项目档案在法律诉讼中的关键作用

陈敏

法律和证据是法官判案的两把尺子，在诉讼中鉴于法律的严谨和权威性，当事人在法律上很难发挥其主观能动性的作用，所以只能在证据上下工夫，由于证据是在事实发生过程中形成的，谁在事实发生过程中保有充分的证据，能够再见现事实，能够以证服人，谁就掌握了胜诉的主动权，众所周知，在工程施工中存者诸多的风险因素，虽然在项目的前期准备阶段，项目单位往往会邀请施工单位对施工现场进行实地勘察，并要求出具详细的施工设计方案，但这并不能完全避免潜在风险的发生，可谓“百密必有一疏”，下面结合一起工程建设施工合同纠纷诉讼案，对其过程中项目档案作为证据成为强有力的武器的剖析和解读，以供各位同仁参考借鉴。

1 案例概述

2007年11月28日，***股份有限公司（以下简称甲方）与***娱乐有限公司（以下简称乙方）签订《***商业区项目总承包工程合同》，合同价款*万元，土建工程总价为人民币*万元。施工中乙方严重拖欠巨额工程款，项目被迫停工。甲方就欠款问题多次与乙方协调未果。甲方针对乙方申请索赔向厦门仲裁委提出反申请索赔，采用财产保全措施，列举项目档案资料作有力的证据。最终乙方接受调解，由其支付尚欠的工程款、逾期付款利息、各项损失等共计*万余元。

2 主要做法

2.1 案例基本事实

合同签订后，甲方按照工程进度要求如期进场， 但施工过程中，由于乙方严重拖欠工程款，甲方被迫向乙方发出 《关于工程被迫停止施工的函》，该项目全面停工。甲方编制了一份工程结算书，结算汇总金额*万元。乙方以甲方在项目履约过程中存在违约为由，向甲方发出《解除合同通知书》。

乙方向厦门仲裁委员会提出仲裁申请，要求乙方承担工期、质量违约金600万元。甲方向厦门仲裁委提交《仲裁反请求申请书》，要求乙方支付甲方尚欠的工程款、逾期付款利息、各项损失。

2.2 针对上述案例实情，甲方利用档案的做法

1）巧用工程项目档案，反驳乙方公司索赔。这起案件的起因是由于乙方严重拖欠工程款，甲方被迫停工，而乙方向厦门仲裁委员会提出仲裁申请，要求甲方承担工期、质量违约金*万元。甲方的项目部很快配合法务部门提供了工程合同、补充协议、施工日志、《有关总工期节点计划》、《工地例会会议纪要》、《监理日记》、《照片及说明》、《工作联系函》、《监理工程师通知单》、《备忘录》等。甲方与乙方公司就有关问题进行谈判。施工日志、会议纪要、相关函件、材料进场等实际施工资料证明乙方已按合同在履行施工义务，并未影响工期;材料见证取样、土方检测报告、分部分项检验批质量验收资料明确显示施工过程中，施工单位在自检合格基础上监理单位验收合格、第三方检测合格。以上证明有力反驳了乙方公司的索赔。

2）巧用房产档案，进行财产保全。甲方向厦门市仲裁委提出反申请。与此同时，甲方采用法律途径对乙方调查，结果显示：第一，乙方公司存在资金周转困难。第二，项目土地面临随时被查封的风险。业主的资金链断裂可能导致本项目被查封，并将直接导致该工程款债权无法实现。甲方向厦门仲裁委员提起仲裁请求，尽快查封乙方名下的价值*万元土地权，并申请甲方享有该项目工程优先受偿权。这为甲方顺利保全到乙方财产提供了支撑，也给乙方造成了巨大的诉讼压力，为后续的双方和解奠定了基础。

3）巧用完整的工程档案资料，完胜诉讼案。在仲裁过程中，甲方与乙方公司多次协商，甲方向厦门仲裁委全面举证。裁决前，甲方前后提供各类档案资料约101份，其中营业执照、資质证书4份;合同文件、补充协议、备忘录4份;结算方面的证据资料：（1）结算单及回执、中期付款估值证书及复检、工程量清单、施工进度表等;（2）甲乙双方确认的变更签证单;（3）施工委托任务单及指令;（4）因市场变化导致的钢材价差费用申报表;（5）其他措施费及模板等周转材料费用损失表;（6）停工、窝工费等损失说明及附件;（7）工程合理利润的损失计算说明及明细附付款银行凭证;（8）其他人事方面的文件。以上档案资料真实有效，齐全、完整且具有说服力，明确锁定了甲方对乙方的债权。

2.3 利用档案资料取得的重大突破性的成果

甲方与乙方达成调解协议。由厦门仲裁委作出裁决，乙方按条款执行并支付甲方工程款、诉讼费等。

此案胜诉并收回工程款，充分证明档案是企业资产的重要组成部分，项目档案显现的作用日益重要。成熟高效的项目管理团队注重项目档案的各个管理过程，从档案资料中可以窥见一斑。项目档案资料为项目变更或进度费用索赔、规避风险、降本增效、竣工验收等各方面起到了举足轻重的作用。

3 经济和社会效益及影响

3.1 项目档案的经济效益

项目档案在工程索赔中为仲裁提供了有力支撑，为企业收回工程款*万元。档案资料本身没有效益，但通过利用和转化，档案资料可以产生直接的经济效益。这一起项目的结案和顺利收回工程款，离不开档案资料在仲裁期间起到了很重要的支撑作用。

1）档案的原始性是扭转案情局势的关键。分析此案，甲方因工程资金问题，没有如期按工程进度和工期节点支付工程款，由此造成过程停工、索赔、反索赔等复杂的环节，使甲乙双方处于胶着状态，相互提起了仲裁申请及反申请。裁决要“以事实为依据、以法律为准绳”，此案中甲方拿出工程商务合约资料、管理性文件和结算费用单等原始的项目档案资料作为重要的证据材料，成为判定仲裁结果的关键性依据。

2）档案的完整性是仲裁中“公正与正义”的保障。工程项目档案资料如往来函件、备忘录、会议纪要、变更单、费用清单、付款凭证、索赔报告及清单、施工记录、质量验收记录、施工日志包括人材机使用情况、窝工情况等资料，均应及时形成、及时收集整理、及时保存归档，形成完整、准确、系统的项目档案资料，为工程进展中可能存在的经济损失提供有力的证据，规避风险隐患。此案的胜利终结，离不开齐全完整档案的保驾护航。

3）档案的价值性是减少经济损失的根本。“时间会产生金钱”，工程拖欠款迟迟回收不了，会产生连锁的反应，例如银行贷款利息、仲裁费用增加，现场本身造成的损失也会扩大。那么尽快提供有效的档案证据，缩短了纠纷持续的时间，加快了仲裁的进程，让资金尽快回收，减少了各费用的累积增加，也说得上是创造了经济效益。这个效益是隐形的，避免了某种损失可能会产生而没有产生。让可能成为坏账呆账的款项变为应收款，抵消成本后一部分变为利润，可以说关键时刻档案创造的价值无可估量。对企业而言，档案可以创造经济价值，也是一笔财富。

3.2 档案的社会效益及影响

这里所谓社会效益主要体现在两个方面：第一是档案为社会发展服务的效益，第二是档案信息、凭证的交流共享所产生的效益。

项目档案由于它存在的“技术存储和交流功能”以及历史依据和凭证功能等，可以为社会服务并创造价值。首先该项目因工程款拖欠问题而停止，但档案资料的使命并未终止，甲方按要求将已完工工程的施工档案移交给乙方，以备后期参考及竣工验收备案之用。其次，项目档案在仲裁中起到很关键的凭证功能作用，充分证实了甲方按照合同在履约，在履行社会责任。

1）档案资料在企业中的价值体现。为企业服务是企业档案的最高使命。此案中档案资料为企业创造的经济、人才与管理效益显著。

2）档案在社会的价值体现。（1）化解双方矛盾。该项目因工程款拖欠而停工，矛盾纠纷的持续，其社会影响不好。（2）维护社会稳定。部分工程处于深基坑阶段，甲方要履行停工期间的工程照管、成品、现场保护的责任，避免不安全隐患。（3）维护地方和谐。该工程位于闹市繁华区，与多条城市主干道相邻，“半搭子”、“烂尾楼”工程长时间的搁置会影响市容及市民生活。

此案成功诠释了档案存在的经济和社会效益。在纠纷面前，法律武器是一把利剑，但法律武器离不开举证，档案就是法律武器的有利支撑和锋刃，只有很好的利用档案，我们的案件才可能成功结案，维护企业的合法权益。