做好事业单位人事档案管理工作的几点思考

葛鑫

摘 要：事业单位人事档案管理可指导单位人事工作顺利开展，根据档案信息（人员工作经历、工作能力等）合理调配人员，促使人才充分发挥自身职能。新形势下，事业单位人事档案管理需要实现规范化、信息化的目标，如此才可以促进事业单位人事管理工作开展效率提高，进而实现事业单位整体发展质量有效提升。一些事业单位在人事管理工作方面仍有诸多问题存在，就这些问题需要和当前形势发展相结合，对其整体质量进行优化改善。

关键词：事业单位;人事档案管理;信息化

一直以来，人事档案管理是事业单位重点事务之一，发挥着不可忽视的作用。开展科学合理的人事档案管理，可确保事业单位可持续健康发展。但新形势下，对各个方面的工作提出了更高的要求，事业单位对人才的需求不断增大。只有做好事业单位的人事档案管理工作，才可以确保充分发挥出优秀人才的作用。

1 当前事业单位人事档案管理工作存在的问题

1.1 不重视档案管理工作

目前，大多数事业单位及档案管理人员并未意识到人事档案管理的必要性。相比于其它事业单位业务，人事档案管理往往流于形式，特别是相较于核心业务，更不重要。因为人事档案工作并不是核心业务，又不能获得有效业绩，对单位的贡献很小，所以，人事档案管理工作并未受到重视。此外，一些人事档案管理人员觉得档案管理工作十分机械化、简单化，不公布成绩，需要了解的时候便查询一下，此项工作毫无意义和难度。

1.2 档案管理人员综合素质角度

事业单位的人事档案管理工作具有较强的复杂性和系统，通常而言，需要要求档案管理人员全面了解和掌握档案室中所有档案材料，以便于可以立足于单位工作的实际需要第一时间添加材料。使档案材料的完整性得到保证，但诸多事业单位的档案管理人员素质较低，导致其在开展工作的过程中并不熟悉档案材料的装订、整理、归档和收集等业务，对人事档案管理工作水平的提升造成了影响。

1.3 人事档案管理信息化建设严重滞后

现阶段，虽然有的事业单位已经构建了人事档案管理系统，然而管理人员对这一系统作用、流程及操作了解甚少，只是将职工信息进行单纯地记录与统计，对于职工生活、工作等方面的信息并未涉及，严重影响了档案信息化效果。同时，还有诸多事业单位因为领导忽视、缺乏足够经费等，在推动人事档案管理信息化工作开展方面力度不足，仍运用传统的手工操作[1]。这样，档案管理工作量大，难以保存，且管理效果差强人意。

1.4 档案管理制度有待完善

对于档案管理而言，管理流程尤为关键，是管理工作开展的主要依据，也是必备条件之一[2]。由于事业单位往往忽略了档案管理工作，也没结合单位实际情况制定相对应的档案管理制度，存在诸多不足。这些问题的存在导致在档案管理过程中出现调取难度大、资料散乱、效率低、甚至损毁、遗失的情况出现。档案管理制度的问题即会导致档案遗失，甚至可能有造假的行为出现，使部分缺乏较高职业操守的员工有机可乘。只要国家有新改革出现，需要调动职工档案的时候，因为前期管理不当，会阻碍此项工作的顺利开展，使国家事业单位改革的发展速度严重减缓。

2 加强事业单位人事档案管理工作策略

2.1 加强人事档案管理意识

为了进一步变革人事档案管理模式，应将充分了解人事档案管理工作当作工作重点，同时在人事工作建设中纳入人事档案管理。其中进一步强化人事档案管理意识的方式可以从下述几个方面着手：第一，事业单位应就内部工作人员将考核体系设计出来，增加档案管理项目，在一定程度上可以将一些工作人员在日常人事档案管理中存在的问题反映出来，第一时间科学有效处理这些问题。第二，这种有效的考核体系，在对管理人员存在的问题进行纠正时，也能防止这些人员再犯同样的错误，进而再一定程度上也使工作人员的压力得到减轻，使其可以有更多的时间和精力参与其它工作。

2.2 提高人事档案管理人员的综合素质

人事档案管理工作人员的综合素质和事业单位人事档案管理工作的服务水平息息相关。必须借助各种各样的手段促进人事档案管理工作人员综合素质增强，不仅要展开思想教育和业务培训，同时还可以借助建立健全奖惩制度使人事档案管理人员的工作水平得到保证[3]。应立足于单位的实际情况选用人事档案管理人员，人事档案管理人员应优先选择工作经验丰富的人、熟悉业务的员工担任，防止因为人员流动影响人事档案管理工作。加强培训，有针对性的培训教育人事档案管理人员，首先，将其业务水平和工作能力提高，其次，借助岗前培训和岗中培训促进人事档案管理人员综合素質和思想境界提高，为顺利开展人事档案管理工作奠定坚实的基础。要构建奖惩机制，对档案管理人员言行举止进行严格规范，以此来确保人事档案的安全性，实现高质量管理。

2.3 完善人事档案管理制度

对于人事档案管理而言，事业单位应进一步完善有关制度，以此来确保管理工作顺利进行，提高档案管理工作的规范性。因为开展人事档案管理工作需要各个部门的配合，所以在对相关制度进行完善的时候需要建立网络系统，同时在具体设置的过程中将人员工作的分配做好，这有利于充分了解各部门的职责。其次，机构编辑数据中心需要重视构建管理体系，可以其他单位在人事档案管理方面的模式和制度为参考，对自身的人事档案管理体系予以完善，同时可以运用一些奖励手段给予表现优秀的档案管理人员激励，这些均有利于不断完善和优化人事档案管理制度。

2.4 提高事业单位人事档案管理信息化程度

目前，我们正处于信息时代，事业单位信息化建设进程不断加

快[4]。在这一形势下，人事档案传统管理模式已经出现了各种缺陷，完全滞后于单位需求。所以，事业单位为了能够提高人事档案管理质量与效率，应对管理手段进行个性，积极引入现代化信息技术，开展信息化建设。事业单位应立足于自身情况，购买现代化信息设备，将人事档案及时录入到电脑系统中，生成各种电子档案，不仅可提高信息查询的效率，而且还可减轻工作人员负担，预防档案损坏与磨损，促使档案充分发挥自身价值，并满足事业单位人才流动管理需求。同时，事业单位应积极建立人事档案网络化管理系统，以计算机网络平台为媒介共享档案信息，通过身份确认、密码等多重验证后，人们便会查询到有关档案信息。

3 结语

对于事业单位而言，人事档案管理是重点事务。事业单位中人才济济，所以应加强其档案管理，立足于单位现状，对管理制度进行完善，创新管理理念及方法，善于利用现代化信息技术，增强管理人员专业素养，以确保人事档案管理顺利开展，进而充分发挥出人事档案的参考价值和历史价值，为事业单位的持续、稳定发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]张云娟，周密.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].神州，2017（7）：232-232.

[2]王晓霞.对加强事业单位人事档案管理工作的思考[J].文存阅刊，2018（4）.

[3]徐万杰.规范事业单位人事档案管理之我见[J].活力，2018（14）.

[4]赵秀伟.事业单位人事档案管理新思路探讨[J].明日风尚，2018（20）.