浅析核电站部门文档管理体系的建设

刘丽娟

摘 要：本文以田湾核电站技术支持处为例，对核电部门文档管理体系的构架设计和建设进行研究探索，在充分考虑核安全、质量、多机组管理、机组不同阶段状态的前提下，对部门文件管理体系的建设目标和原则进行梳理，对部门文档业务流程、文件归档范围和载体形态等进行全面的分析，提出一套适合核电多机组部门全生命周期的文档管理体系，为指导核电站部门文档工作进行规范化管理、保障部门文档管理体系有效运作打下坚实的基础。

关键词：核电;部门级;文档管理;体系建设

1 前言

部门文件管理工作是核电站档案管理工作的基础，如何做好部门文件管理，将文件合理分类，保证各项工作开展后有据可依、有据可查，文件产生后、移交前的有效保管，做好文档管理的前端控制，确保产生文件后按计划有序已交，后期文件的有效利用，建设与完善具有电站特色的部门文件管理体系，已成为核电站各部门管理者不断探索的重要课题。

田湾核电站技术支持处，作为电站专业性最强、技术力能最高的部门，其文件管理的策划和建设始建于生产准备阶段，2002年技术支持处成立后，开始开展1、2号机组技术支持文件体系建设和管理支持体系建设，工作随着电站的发展逐步加入3、4号机组技术支持工程建设、调试阶段和生产运行阶段的文件管理，5、6号机组技术支持工程建设、调试阶段的文件管理，以及后续会开展的7、8号机组开工建设文件的文件管理。其中，对于技术支持文件的分类、编码、格式和内容要求，编审批和升版流程，不同专业文件不同的属性，如何有效的分类及管理，以及后期涉及不同类型多机组，不同状态模式下文件管理要求，随着各机组建设、调试、生产阶段的需求和管理模式的成熟而不斷的完善。时至今日，田湾核电技术支持文件管理体系，日臻稳定和完善，为电站核燃料管理、反应堆堆芯物理监测、机组设备性能试验监测、金属材料役检、机组安全分析等各项工作的开展打下了良好的基础。

2 文件管理体系建设

田湾核电站非常重视各部门文件的管理和维护工作，要求各部门分别配置有程序工程师、文档工程师及文档管理员岗位。随着各台机组陆续的开工建设、逐步进入调试、投入生产各个不同阶段，各部门处室根据所分属的职能不同，所产生的文件也不同，文件的分类、文件的管理模式，是否下设文件库、文件站等均有不同的情况。

技术支持处根据所在的部门职能，部门处领导负责牵头组建文档管理体系，下设各科室科级领导，负责审核科室专业工程师编制的技术文件、记录报告、程序、纪要、函件等文件，专业工程师监督检查承包商编制的各类文件、报告，程序工程师负责对部门编制的各类程序进行质量把关，部门文档工程师统筹规划部门文件管理，文档管理员负责配合文档工程师工作，收集各科室产生的文件，统一保管，按期组卷归档进行移交，同时文档管理员需及时地更新、定期发布处内接收到的文件管理数据及电子文件清单，做好部门文件库房的管理工作，文件站的文件更新、替换工作，接受上级部门监督检查。

2.1 部门文件管理的分类

部门文件需以性质、用途、专业特性，结合文件管理特点和要求，进行分类。技术支持处根据所管理机组及报告类型将文件分类如下：

2.1.1 1、2号机组的文件分类

田湾核电站1、2号机组分别于2007年、2008年先后投入商业运行，其现阶段技术支持处所产生的现行文件包括综合记录报告、生产记录报告两大类。

综合记录报告下设核安全、核燃料管理、科研管理三个领域。核安全领域主要负责机组安全分析，产生的文件有概率安全评价及堆芯风险趋势分析月报、设备数据采集报告。核燃料管理领域主要负责反应堆外燃料管理、反应堆内燃料管理、核材料衡算与控制、燃料管理对外技术协作项目，其下产生26个子类文件，涉及电站保密文件2类。科研管理领域主要负责技术支持处产生的专业科研项目文件，包括科研立项申报书、实施计划、论证报告、总结报告、验收报告等。

生产记录报告下设反应堆堆芯管理、检查/监督和试验、老化管理和寿期管理三个领域。反应堆堆芯管理领域是核电站专业科研性最强的一个领域，主要负责换料堆芯设计、堆芯监测、反应堆物理试验，其下产生13个子类文件;机组设备检查/监督和试验领域要负责机组设备在役检查、机组设备定期试验、电站计量归口管理，产生的主要文件有机组大修/日常在役检查项目报告、无损检验报告、机组设备防腐管理报告、设备性能试验报告、设备振动分析报告、计量器具的检定报告等23个子类文件;老化管理和寿期管理领域主要负责机组老化管理，产生的主要文件有设备老化管理前期研究报告、老化管理报告。

2.1.2 3、4号机组的文件分类

田湾二期3号机组2012年12月27日浇注第一罐混凝土， 4号机组2013年9月27日浇注混凝土，两台机组延续1、2号机组类型，于2018年2月和12月投入商业运行。虽然机组类型相同，但在建设上存在着差异，采用工程承包模式，跨越工程建设、调试、运行三个阶段。如何有效地保证各阶段情况下文件合理分类，保证产生的文件不遗漏，如何加强对承包商文件的质保检查，保证产生的文件符合质保标准，是文件管理的难点，只有合理分类才能更好的区分开各阶段文件，避免不同阶段的文件混淆。考虑以上各方面问题，技术支持处按照机组的阶段不同分为工程记录报告、调试记录报告、生产记录报告三个类型，各类型下子文件领域与1、2号机组文件分类对接延续。

工程记录报告主要为役前检查领域文件，包括役前检查质量计划、役前检查项目报告、役前检查项目完工报告、役前检查总报告、役前检查人员资格证书、役前检查设备仪器清单及证书等子文件。

调试记录报告下设核燃料管理、反应堆堆芯物理、检查/监督和试验、核安全分析四个领域。核燃料管理领域包括电站核燃料准入资格、核燃料接收入厂检查、首炉燃料装料监督等14个子类文件;反应堆堆芯物理领域包括机组临界/启机状态下物理试验报告、堆芯监督报告、反应堆运行数据状态等6个子文件;检查/监督和试验领域包括设备性能试验报告、振动分析报告等3个子文件;核安全分析领域包括机组安全分析、设备数据采集报告。

生产记录报则延续1、2号机组文件分类的模式，将报告分为综合记录报告、生产记录报告两大类，各领域子项与1、2机组的分类相同。

2.1.3 5、6号机组的文件分类

田湾三期工程5号机组2015年12月27日开工建设、6号机组采用中核集团M310+改进机型，额定功率1118MW，6号机组于2016年9月7日FCD，三期工程建设全面开展。这是我国“十二五”期间新建核电机组的收官之作。5、6号机组建设工期60个月，计划2021年年底前投入商业运行。

2.2 文件的管理模式

基于上述分类特点，技术支持文件的管理模式采取设立部门文件库和4个工作文件站，配置专人负责文件管理，将各个不同机组，产生的文件分类保存，配置不同文档管理人员负责管理不同机组文件，现阶段1、2号机组一名文档管理员，3、4号机组一名文档管理员，5、6号机组一名文档管理员，7、8号机组还未动工人员待定。实现技术支持文件自上而下分发、记录报告自下而上统一收集的模式，最终向电站文档归档部门信息文档处的移交的有效管理。

2.3 承包商文件的管理

承包商文件管理一直是部门文件管理的一项重要考核指标，承包商产生的文件需严格按照电站文件管理要求进行编制、归档，为保证承包商在文件编制初期就依据业主要求执行，技术支持处对所有承包商入厂时均进行文档培训，要求在工作中必须使用正确版本的工作文件，文件编制模板一律按照业主提供的格式进行编写，各项记录报告不得随意涂改、真是记录。定期由所负责科室的主管，对承包商进行监督检查，并形成监督检查记录。对于重大作业，联合公司安全质量处等部门对承包商进行联合检查，发现问题及时纠正，下发纠正行动，定期整改。

3 部门文档管理业务流程分析

核电部门文件管理与一般企业的文档管理有所不同，核电文件与核安全、核质量息息相关，这取决于核电企业对于安全和质量的高度重视，并在部门文档管理体系的建設中得到了充分体现。在核安全的重要法规HAF003的第4章节“文件控制”和第12章节“记录控制”中，明确了文件和记录控制要求：即通过对工作执行和验证所需文件的产生、发布与分发进行控制，与确保文件的使用者能及时得到并使用最新版本的正确文件：通过对工作执行过程中产生的文件记录进行有效控制，以确保文件记录的安全保管和高效利用。核安全的高要求把核电文档工作的范畴从传统的档案管理扩展为文件管理和档案管理，把部门文档工作的起点从档案收集延伸到档案的前身——文件产生阶段。作为核电文件的前端控制，如何为核电文件全生命周期管理，奠定良好的基础，是部门文档管理业务流程中的重点。

在传统档案管理的基础上，从严要求考虑核安全和质量的重要性，核电部门文档管理业务流程，进行了拓展，包括以下两个环节：

第一部分部门文件管理业务环节，即文件的产生、收发、保管利用和处置环节，其中设置有两层含义，一是对无价值文件进行销毁处理，二是对有价值文件进行组卷归档，而组卷归档是档案业务管理的主要内容;

第二部分是部门档案业务环节，即档案的收集、整理、保管利用，其中收集、整理是部门文档工作的重要部分。技术支持处1、2号机组所产生的文件，在部门组卷归档后集中移交信息文档处生产文档科进行审核、上传公司系统、入库存档，形成最终文件到档案闭环。3、4、5、6号机组所产生的各不同阶段文件，需在部门归档后，自行上传公司系统，进行立卷，最终由信息文档处工程文档科审核后入库存档，形成档案闭环。

4 结束语

综合电站部门文档管理在部门文档体系的建设下，做好部门文件的分类，合理划分各机组不同状态文件，保证部门文档管理业务流程与电站总体文档管理良好的对接，是部门文档管理体系建设的良好体现。在充分来考虑核安全法规兴业要求的基础上，将文档管理覆盖到部门的各项业务工作中，搭建一套层次分明、构架完整的文档管理体系，有效指导部门文档各项工作规范化管理，确保部门文档管理体系的有效运作。

参考文件

[1]EJ/T 1225-2008   核电文件档案管理要求（行业标准）

[2]DA/T42-2009    企业档案工作规范

[3]HAD 003/04     核电厂质量保证记录制度

[4]DM-TW-1       文档领域管理