交通工程档案管理中的问题与对策探微

林素琼

摘 要：基于社会发展建设的不断深入，我国交通事业其数量、规模呈现出日渐增多的趋势，这就使得交通工程档案管理工作的开展变得越发困难和复杂。作为交通工程信息记录的主要载体，交通工程档案不仅是工程建设过程中主要参考，更是后期工程管理与运行的重要依据。但是纵观现阶段交通工程档案管理工作的开展，仍尚存些许问题导致交通工程档案资料无法进行作用和价值的发挥。基于此，本文针对交通工程档案管理存在问题及其对策进行分析研究。

关键词：交通工程;存在问题;档案管理;对策

交通工程档案汇总了包括项目立项、施工、运用、设计以及维护等环节的资料，可以为施工单位、设计单位、监理单位、运营单位相关工作的开展提供重要的参考依据。而交通工程档案管理工作的开展直接影响到档案资料的管理、存储有效性。但是纵观现阶段档案管理工作开展，尚存的些许问题使得交通工程档案的应用受到较大限制，需要通过对问题的深入探析，采取合理对策来进一步强化档案管理效果，最大化发挥出交通工程档案的作用和价值。

1 交通工程档案管理存在问题分析

1.1 档案资料失真

交通工程建设过程中，大部分施工单位只侧重对实际工程的管理，而针对档案资料的管理缺乏重视度，使得档案资料的编制与录入过于形式化，其实际信息资料与档案信息之间不相符，例如施工数据与测量数据在编制过程中造假，导致档案资料失真，无法发挥出交通工程档案应有的作用和价值。与此同时，部分建设单位虽然设置相应的档案管理岗位，但是在档案管理人员配置方面，大多选用施工人员，或者是具备信息管理能力的人员，但是缺乏综合性管理人员，这就导致交通工程档案在具体管理过程中存在分类不明确、数据录入不规范等现象，档案资料作用与价值相对较低[1]。

1.2 檔案建设过于滞后

部分建设单位针对档案的建设仅是为了应付检查和审查，只是在工程建设竣工阶段进行档案资料的统一建设，导致交通工程档案资料的录入缺乏应有的实时性和准确性。例如在通常情况下，针对路基灌注桩施工开展，需要将放样数据、检测数据进行实时录入[2]。而在实际工程建设中，其管理人员仅是在后期阶段按照经验或者是借鉴其他工程数据进行填写，这就导致交通工程档案数据与实际数据之间存在差异，致使档案管理工作开展的作用和价值被大幅度降低。

1.3 档案管理不完善

纵观当前交通工程档案管理工作开展，主要是依据《项目档案管理办法》来开展档案管理工作，但是处于个人、外界、企业等因素的影响，使得档案分类、归档等工作的开展存在较大差异。例如在管理桥梁工程数据资料过程中，针对数据资料的录入，部分管理人员会采取纵向归档的形式，将归档单位设置为每个桥墩，而每个归档单位中具体包括立柱、承台、盖梁以及其它基础等资料。部分管理人员则习惯于采用横向归档方式，将归档单位设置成桥墩的立柱、盖梁等，这就导致档案管理工作的开展不完善[3]。

2 交通工程档案管理问题产生因素分析

2.1 档案管理意识匮乏

在交通工程建设初期阶段，建筑单位会结合具体情况进行《项目档案管理办法》、《竣工档案编制细则》等规定制度的完善构建。但是在具体管理过程中，因管理人员素质能力的匮乏，对档案管理工作缺乏正确的认知，再加上管理期间未接受相应的培训和教育，导致人员未对交通法律有正确认知，无法进行项目档案的合理设计与规范，导致交通工程档案管理工作产生诸多问题[4]。

2.2 工程建设程序未严格执行

交通工程项目准备阶段，会结合具体情况进行管理制度机制的构建，并通过对合理奖惩措施的实施来进行档案管理工作的规范和完善，达到落实档案管理工作的目的。但是建设单位在具体建设过程中未进行工程进度的有效控制，选择对档案管理进行忽视，这就导致交通工程档案管理工作开展受到限制。

2.3 管理方式不统一

管理人员之间所施行的档案管理方式存在差异，再加上在具体档案管理过程中因某些因素而出现管理人员更换的现象，若管理人员管理方式存在差异，意味着不同管理人员所建设的交通工程档案存在较大差异，使得档案管理工作难度加大，极易在档案管理过程中发生问题和漏洞。

3 交通工程档案管理问题解决对策

要想进一步提升档案管理有效性，确保档案管理工作全面化、及时性、系统性的开展，需要采取与项目建设统一开展的方式，进行职责的明确划分，结合责任追究到个人的形式来大幅度提升档案管理效果。与此同时，采取以下对策来确保交通工程档案管理工作的高质量、高效率开展。

3.1 构建完善档案管理责任制

针对交通工程的施工的开展，需要在前期准备阶段由业主单位牵头，联合施工单位、监理单位、设计单位共同构建完善且科学的档案管理责任制度，并组建专门文档编制项目部，或者是委托专业部门机构进行文档编制项目部的构建，而项目部的主要职能体现为对档案编制的指导和监督。明确建设单位是否建立档案室，倘若单位未建立相应档案室，则需结合具体情况构建专门的档案室。并配置专业管理人员来负责日常的档案管理工作[5]。并要求其档案管理责任制的严格落实与实施，促使交通工程建设涉及到的各个部门都主动积极参与到档案编制与管理工作中。与此同时，需侧重对档案人员素质能力的提升，采取定期培训、进修学习等方式来强化人员档案管理能力，促使人员在工作期间养成良好的档案管理素养。在具体档案管理工作中，需注重对文件档案收集、编制、整理、归档等环节的高质量开展，避免因其中某个环节出现问题而对整体档案管理工作产生影响。

3.2 工程建设与项目档案管理保持同步

在档案管理工作具体开展过程中，管理人员需严格按照相应程序规定，对分项列表、整理工作的高质量开展，结合具体情况进行档案卷号的科学标记，构建完善的预立案卷目录。与此同时，要求档案人员对交通工程项目有一定的掌握和了解，做到交通工程建设施工过程中每完成一个环节，就在第一时间进行数据、信息的收集和整理，并对档案进行分类和归档。与此同时，在档案管理过程中管理人员需始终秉持着随时收集、随时归档的原则进行交通工程设备、材料以及人员档案的归档，进而实现对档案资料真实性和完整性的保障，为后续档案管理工作的开展奠定良好基础[6]。此外，需要求监理单位、建设单位在验收阶段，必须先进行档案资料的会审，只有确保其档案资料与实际情况保持一致后方可进行交工证书的签发。

3.3 强化档案编制检查管理力度

在实际档案管理工程中，可以结合具体情况，对交通工程不同建设阶段采取动态化管理模式，要求相关人员需对相应的档案资料进行定期检查，具体检查内容包括：对电子文件、档案资料的编制情况、整理情况进行严格检查;对资料真实性、完整性、准确性、规范性进行检查审核;对竣工文件收集、编制效果进行检查等。与此同时，在交通工程项目管理条例中纳入档案管理工作，要求其档案的移交数量必须与档案编制数量保持一致，以便于后续交通工程运营管理工作的开展。需要注意，档案移交过程中应尽可能减少移交拖延的现象。而在工程交接后，必须结合具体情况与交通工程施工中涉及到的其它单位共同进行档案汇编工作，进一步提升档案管理效果[7]。

3.4 进行档案管理信息化的建设

基于我国信息、网络、计算机等技术的迅猛发展，档案管理领域逐渐朝着信息化、智能化、科技化以及自动化的方向不断发展，在缩减档案管理人力、物力成本的同时，大幅度提升交通工程档案管理有效性。鉴于此，需要侧重对档案管理进行信息化建设，通过构建完善的档案管理网络系统来进一步提升档案管理有效性[8]。例如某建设单位依据自身具体情况，借助信息、网络、计算机等技术构建HDS公路工程竣工文档管理系统，实现对档案有效分类处理以及集中处理。并且该管理系统依据《交通工程竣工文件归档管理办法》等依据，在系统中开设相应的7个模块，以此实现对檔案资料的动态化收集和管理。与此同时，该系统可以按照相关规定要求进行电子档案记录的筛查，严格审核档案资料的真实性，进而实现对档案资料真实性的保障。通过对此管理系统的应用，实现对电子文件与交通工程档案资料的同步管理，促使交通工程档案管理工作信息化方向不断迈进。

3.5 强化管理人员素质能力

无论是文件资料收集工作的开展，还是档案管理工作，都需依托于专业管理人员的支撑，若在具体管理过程中缺失应有的专业档案管理人员，会直接导致档案管理工作陷入瘫痪。鉴于此，建设单位在保障其管理人员数量的同时，必须进行管理人员业务素养的提升，除上文提及的定期组织培训学习方式之外，单位可以定期邀请领域专家到企业开展知识、技能讲座，以此强化管理人员对管理知识、技能的掌握，确保管理人员可以充分胜任档案管理工作，最大化发挥出交通工程档案管理工作的价值与作用[9]。

3.6 强化跟踪技术咨询服务

相较于其他工程项目，交通工程具有参建单位多、周期长以及规模大等特点，工程施工过程中涉及到的参建单位具体包括建设、业主、设计以及监理等单位。随着交通工程档案管理工作的开展存在较大难度，而在具体档案管理过程中，管理人员的业务素质能力参差不齐，有的管理人员具备丰富的管理经验，但是却缺乏交通工程建设方面的知识掌握，而有的管理人员交通工程知识掌握扎实，但是缺乏应具备的档案管理能力。并且交通工程施工过程中产生的数据资料并非所有的都可以编织成档案，所以需要管理人员按照《归档文件整理规划》等规定，进行分类、装订、编目、归档、编号等工作的强化。在此基础上，需要相关部门注重对跟踪技术咨询服务的强化开展，结合具体情况构建完善的指导、监督服务机制，确保在整体交通工程建设过程中其档案管理监督检查工作的贯穿与渗透，以期其档案管理水平的提升，消除当前交通工程档案管理工作中存在的问题和漏洞。

4 结束语

综上所述，交通工程建设事业的迅猛发展促使档案管理工作面临着更为严格的标准与要求。而纵观当前交通工程档案管理工作开展，因其限制性问题的存在，导致档案管理作用与价值无法体现，并对后续工程运营管理产生影响。鉴于此，要想实现对交通工程档案管理水平提升，必须深入探究当前档案管理工作开展尚存问题，明细其问题的具体产生原因，以此为依据施行合理解决对策，实现交通工程档案管理水平和效果的提升，最大化发挥出交通工程档案的价值和作用。

参考文献

[1]于宁宁.党校档案管理创新存在的问题与对策探微[J].办公室业务，2016（21）：15-15.

[2]王艳萍.建筑工程施工资料管理的重要性及优化策略探微[J].中国房地产业，2017（20）.

[3]王文峰，韩娜.建筑工程管理中常见问题及对策探微[J].建材发展导向，2017（15）：107.

[4]刘峰.基建工程档案管理中存在的问题及对策探讨[J].江西建材，2018，237（12）：69+71.

[5]吕仁玲.绿色建筑工程管理中存在的问题与对策探微[J].绿色环保建材，2017（11）：190.

[6]陈锦清.交通工程档案管理中存在的问题与解决办法[J].福建交通科技，2016（5）：118-119.

[7]王霞，王婷婷.信息时代对档案保密管理工作的挑战及对策探微[J].现代交际，2018，No.485（15）：122-123.

[8]黄钰华.信息化技术在城市建设档案管理中的应用探微[J].决策与信息，2015（5）：70-70.

[9]邓华云.网络存储技术在档案管理中的应用探微[J].湖南行政学院学报，2016（2）：71-74，共4页.