浅议如何做好档案管理工作尝试

袁飞

[摘要] 档案管理工作存在着诸多问题和需要提高改进的地方，为了能够厘清档案管理工作认识上的偏差、管理技术方法落后和管理程序不符合规范等问题，该文阐释了如何做好档案管理工作的具体对策，做出了有益的尝试办法，为相关单位办事人员减少档案管理工作的工作量提供积极有效的建议，同时，也能够实现档案管理工作的制度化、流程化，从而为档案的科学管理奠定良好的发展基础。

[关键词] 档案；档案管理；医院管理

[中图分类号] R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）09（a）-0066-02

档案管理也被称作档案工作，它是档案室直接对档案实体和档案信息进行的管理，并提供利于服务的各项业务的总称。它是资料保存的主要方式，也是记录信息的集中营。伴随信息时代的到来，我国档案管理工作面临着巨大的冲击，传统的管理方式已经无法满足高效办公的要求，不利于减少劳动强度。要做到档案的信息化管理，做好档案收集、整理、保管等各项工作，就必须对档案管理工作有一个新的认识，明确其重要性。同时，要结合当前管理工作存在的不足，从制度建立、档案人员培训学习以及技术创新等方面强化管理，走出固有的管理局限性，为做好档案资料的保存提供有效的方法。

1 重视档案管理工作的意义

现如今很多管理者对于档案管理工作有错误的认识，不重视档案管理工作的发展。事实上，若想保证我国现代管理事业的持续健康发展，档案管理工作起到很大作用。档案管理事业的作用不容小觑，它能够全面反映出事业单位的经营发展状况，帮助单位领导了解历史，并对未来的发展提出进一步的指示。同时，档案中包含很多原始数据和凭证信息，关于单位职工的基本信息也在其中，这使得它能为人们验证和解答问题提供有力的历史凭据。在日常工作中当人们面对一些要处理的问题时，首先找到问题的根本和解决问题的根据，档案能够给研究问题和处理问题的提供有力依据，全面体现档案的凭证作用。档案的另一作用信息参考可以提供信息资源给人们发展各项事业，一方面，它可以给单位发展提供大量有利信息，另一方面它能推动服务质量的提高。因此，合理的利用档案信息，发挥它的参考作用，能够确保为事业单位带来更多的效益。

档案工作涉及广泛，与每个部门和个人息息相关，是重要的信息资源，做好档案管理工作是一个单位能够健康发展所必不可少的。随着现代管理模式转向科学化、规范化的方向， 强化管理的主要方法之一就是加强档案管理。在我国经济全面发展的背景下，通过加强对档案工作的重视和档案工作的制度化管理，不断改变档案管理的理念，与时俱进更新工作方法，不断探索和研究利用新的档案管理方法，可以显著提升工作质量和效率，对于各个单位和相关部门都具有重要意义。通过档案工作的管理情况是否规范化就可以看出一个单位的业绩怎样与管理水平的高低，能将档案管理工作做好，可以使单位高层的管理人员根据档案工作分析单位真实情况和面临的问题以及前景，从而及时调整工作策略。从另一个角度来说，重视档案管理工作，并合理运用其与单位管理的相互协调，能够优化单位资源配置的模式，从而影响单位的未来发展方向和长远发展道路，所以说，重视档案管理工作能够带动整个社会经济的全方位发展，能够让单位更具有市场竞争力。

简言之，档案管理工作是各个单位都需要高度重视的一项工作，也是各项管理工作中需要重点发展的，做好档案管理工是推进事业单位发展的重要保证。

2 档案管理工作当前存在的不足

①很多管理者对于这项工作的理解存在误区，没有意识到档案管理工作對于单位政治经济文化建设的重要作用，这是我们当前档案管理工作出现的一个非常显著的缺陷。虽然有一部分单位已经认识到了档案管理工作对于单位的重要作用，但是仍然有些管理层认为这项工作难度低，没有太大作用、可有可无，不重视宣传档案管理工作，甚至还有一些单位管理者为了应付一时检查之后就放任不管。很多档案管理工作者不够积极地面对工作，没有树立良好的职业道德和仔细认真的工作态度。这两点直接导致档案管理工作缺乏长期性和持续性，对于档案管理工作没有长远的规划，不及时改进和更新档案管理办法，最终导致单位整体的档案管理意识淡化，管理形式落后。所以说，目前档案管理工作的落后，源头上，还是管理者和工作人员对于档案管理工作的错误认识导致的。

②档案管理工作管理程序缺乏制度化、系统化、规范化。随着社会的进步、单位体制的改革，档案数量的不断增长，档案管理工作也进入了一个全新时期。目前很多单位都暴露出档案工作管理不规范的问题，首先在收集档案方面，由于档案管理制度的不健全，管理形式不规范，管理方式不系统，导致档案资料的采集工作不合格，资料采集零碎；其次，在整理档案过程中没有依照卷内文件目录规范排组、归纳整理，甚至出现档案丢失的现象，给查找和利用档案带来很多不便；另外，很多单位对于档案管理力不足，整合工作不到位，导致了档案资料的查阅率和利用率降低；还有在查找和利用档案时不按程序办事，不按规矩查阅，比如档案管理人员对档案借阅工作不认真，内松外紧，影响档案的归还率和完整程度，导致档案资料不能及时归还或归还资料不完整，从而导致档案的利用效率低，不能充分发挥其该有的作用。

③档案管理技术古老，档案管理办法落后，档案管理模式封闭，这使档案管理工作跟不上日益进步的社会，逐渐老化。随着科学技术的进步，现如今自动化技术已经广泛应用到各个领域，然而在档案管理工作这方面，并没有全面实施自动化管理方式，很多单位的档案管理技术还是非常的陈旧，跟不上时代发展的步伐，不能与时俱进的更新管理技术。还有很多单位没能将现代科学技术与档案管理工作结合运用，有了计算机技术但是没合理利用互联网，档案管理技术不够智能化，没有实行现代化管理技术。还有一些单位，有先进的计算机及配套设备支持，也有条件实施智能化的档案管理，但是却缺乏这方面的技术人才，或是管理人员对于计算机运用不熟悉，有优秀的设备和资源也全部浪费了，起不到先进作用。

3 对于改进档案管理工作的一些建议

3.1 建立定期学习培训的管理制度，加强管理者思想教育

从思想上重视档案管理工作的发展，这是改革档案管理工作需要迈出的的第一步，也是最重要的一步，只有管理者重视这项工作的发展，才能使整个单位提高档案管理意识。换句话说，就是要先改变过去人们对档案管理工作的不重视态度。这需要领导者先理解档案资料的职能和属性，深刻认识到档案管理工作对社会主义现代化建设的作用以及市场经济发展的重要影响，上层管理者先重视起来，才能带动基层管理者改变想法，领导者的思想是改善档案管理工作的要點。思想上认识深刻，能够更好的完成工作。因此，这要求领导者积极监督档案管理工作，向自己的下属职工宣传档案管理工作的重要意义，从而提高基层管理工作者对档案管理的认识；关心档案工作的建设，把档案管理工作也作为重点发展的对象，引导其他各个部门配合档案建设的工作，配合档案资料的收集并且合理规范的借阅档案；同时倡导更新档案管理手段，吸取其他单位档案管理的经验，借鉴优秀的管理办法和管理手段，鼓励员工对于改善档案管理办法提出建议，选择合理建议采纳实施。另外，做好档案管理工作要求管理人员要有基本的职业道德和职业素养和不肯吃苦耐劳的态度，不能玩忽职守，改变以往对待工作不认真，不积极的态度。通过定期组织管理者参加学习培训，进行专业的、针对性的训练，来提高档案管理工作者各方面的综合素质和工作能力，树立端正的工作态度和勇于奉献的工作作风，从而提高档案管理工作的规范性和综合利用效率。

3.2 让档案管理工作实现“四化”—规范化、系统化、制度化、标准化

要让新形势下的档案管理工作实现规范化，规范化管理档案、公文资料，规范的管理档案将大大提高单位的工作效率和档案的利用率，在前期收集和整理档案时注意档案资料的筛选和规范化处理，以此来提高档案资料内容的质量，为做好档案管理工作打下基础。系统化管理档案，是对收录的档案资料进行系统的归类整理，使其具有系统的排列，以便于查阅档案的使用，做好档案管理工作将档案资料系统化处理是很有必要的。衡量一个单位的制度体系是否完备，档案管理工作的制度化程度也是重要体现之一，管理的制度化有助于全面改善档案管理工作。档案管理标准化，通过建立一个标准的管理制度，通过制定、发布和实施标准达到统一，来获得档案管理工作的高利用率和高效率。

3.3 利用先进技术，建设现代化的创新管理模式

随着改革深入发展，科学技术进步，各个单位的档案管理事业面临着更多难题，古老的档案管理手段已经跟不上新时代下的管理要求。越来越多并且复杂的档案资料给档案管理工作困难，档案数量庞大，导致档案资料的收集和查阅难度增大。因此，想要把档案管理工作做好，一定要与时俱进，不断更新想法，挖掘和试用新的管理技术和手段。利用先进的计算机技术，使用互联网上传档案资料，建立电子档案，加强信息档案的网络建设和档案的资源共享，完善网上档案查阅系统，使档案管理面向科技化、自动化。为避免电子档案被损坏，要在初步建立档案时进行备份，并且制定一套查阅档案的规章制度，保证档案的安全性，需要办理的手续齐全方可查阅。做好档案管理工作需要根据新形势而做出改变，针对单位自己的发展状况改善档案管理办法，把握重点注重创新，与时俱进，扩展思维向开放型转变。

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（收稿日期：2018-06-06）