小微企业档案管理的思考

朱文君 刘诚

摘 要：在国富民强的强大背景下，越来越多的小微企业如雨后春笋般蓬勃发展，档案管理作为企业可持续发展的一部分也越来越受到重视。由于小微企业固有的弱点，使档案管理在不同程度上存在着领导重视不够、档案员素质偏低、档案管理制度欠缺、服务手段薄弱等共性的问题。文章具体分析了小微企业档案管理的特点和管理过程中存在的问题，并提出提高档案管理意识、加强档案队伍素质建设、完善档案管理体系、实现档案科学管理等相应的对策，以期将档案价值发挥到最大。

关键词：小微企业;档案管理;特点;对策

中图分类号：F270      文献标识码：A      文章编号：1008-4428（2018）12-0044-01

一、 引言

今年8月20日，国务院促进中小企业发展工作领导小组第一次会议在北京召开。会议强调：“要对大中小企业平等对待，要充分认识促进中小企发展的重要性。目前，我国中小企业贡献了50%以上的税收，60%以上的GDP，70%以上的技術创新，80%以上的城镇劳动就业，90%以上的企业数量，是国民经济和社会发展的生力军。”其中当然也少不了小微企业的作用。

事实证明，小微企业作为市场经济的重要组成部分，对国民经济的发展发挥着不可替代的作用。企业档案很能反映出企业各项活动和生产经营状况，不仅仅是企业管理的第一手材料，也是企业资产的重要组成部分，更是企业生产、经营、管理等各项工作的基础。因此需要对小微企业档案进行全过程管理，以保证档案的有效利用。

二、 小微企业档案管理的特点和存在的问题

（一）管理层重视不够

多数小微企业的管理层对档案管理的重要性认识不足，由于其自身的局限性，管理层往往追求经济效益和社会价值最大化，更加注重经营和生产管理状况。

实际上，小微企业多头出击，为生存而有啥干啥，造成产品种类繁多，带来档案管理工作内容繁杂，耗费精力多，且短期内对创造效益的作用不明显等问题，这些特点造成企业管理者对档案管理工作有意无意地采取回避态度。

管理层疏忽档案管理还表现在对选拔档案员不提胜任条件的要求，只要具有一定文化基础就行。平时对档案管理情况很少过问，更谈不上培养和考核。把档案员当成文件资料的库房保管员，完全不能发挥档案的有效作用。

（二）档案员能力偏弱

小微企业的管理层普遍认为只要把技术材料放入档案室就行了。有些小微企业甚至未设立正式档案室和档案员，大部分档案工作均由其综合管理部门管辖，档案工作也是由其他行政人员兼职。档案管理得不到应有的重视，对档案员也只是用而不培，许多小微企业的档案员文化程度偏低，又得不到专业的培训，业务能力弱。殊不知，科技在不断进步，档案件数在逐年递增，如不善于管理，就会造成检索困难，或流失，或泄密等问题的隐患亦会随之出现。

（三）档案管理制度不完善

小微企业从上到下对档案管理的意识淡薄，导致档案管理工作无制度可循，实际工作中无据可依。许多小微企业在档案管理工作中参照大型企业的档案管理制度执行，小微企业无论在设施、资金、人员管理上都和大型企业有较大的差距，大型企业的档案管理体制较为健全，发展程度较高，大中型企业的档案管理模式不适合小微企业自身的发展，长此以往会限制企业档案管理的发展，使档案管理在企业中发挥不了应有的经济效益。

（四）档案服务手段薄弱

小微企业的档案管理局限于收集、整理、保存等档案管理基本职能，对档案管理的现代化、科技化和数字化却很少涉及，没有认识到档案信息化管理的重要性、必要性和紧迫性。随着信息技术的发展、云计算技术在企业档案管理中的应用，档案管理在企业经营活动中发挥的作用越来越大;随着网络贸易的兴起，虚拟档案的出现也给企业档案管理带来了巨大的挑战。许多小微企业却不能适应这一变化，档案工作模式仍停留在相对被动的状态，投入不足而导致在档案管理上只能保持着“人来借，我去取”的传统习惯，没有形成一套科学有效的电子档案管理流程，档案保管和利用处于一种无序状态。

（五）档案存放无序

小微企业的档案存放混乱，采用多个档案柜无规矩存放，加之档案管理员变更频繁，又没设置清晰的台账，造成检索困难，甚至张冠李戴的现象。曾有一个生产汽油发电机组和柴油发电机组的小公司，有不同功率的发电机，多达几十种。顾客来调用一种10kW的汽油发电机的使用说明书，档案员找了老半天，最终还是找了10kW的柴油发电机的使用说明书，搞得顾客哭笑不得。

三、 改善小微企业档案管理的对策

（一）提高档案管理意识

“档案”作为企业经营活动的基本产物，通过文字、图纸和电子文件等多种形式来记录企业的发展。首先要提高管理层的意识，使他们认识到档案管理对企业的长久发展存在的积极价值，同时对企业的所有与档案工作有关的员工进行档案管理知识宣贯，加强对档案管理的认可;其次要建立档案管理考核机制，将档案管理作为企业管理工作的一项重要考核内容，使科技人员在工作中自觉将形成的科技文件归档;最后要采取有效措施，稳定档案员队伍，加强档案工作人员的继续教育，从而使档案人员在业务技能和服务方式适应企业发展的需要。在提高档案管理的人员素质的同时，可选拔具备专业能力与管理经验的人员任职，专职专人，使工作做得更全面、精致。

搞好档案工作，最高管理者应舍得投入，包括人力和财力的投入。应选拔有责任心、有事业心的专职人员担任档案员。档案的信息化建设是必由之路，需要一定经费，应予以保证。

（二）加强档案队伍素质建设

档案工作人员素质直接关系到档案管理工作质量的好坏，因此需要档案管理人员不断加强自身，提高素质，强化自身业务能力，保证档案工作质量。在主观意识上，公司方面应培养档案人员的团队意识，建立集体荣誉感，坚持以人为本，让档案工作者在工作中找到归属感，发挥其人生价值，并将这种积极负责的态度转化到实际工作中。同时档案工作人员要自觉学习，积极进取，掌握档案管理的发展趋势，了解档案管理专业的发展态势，通过不断的学习能适应档案工作发展的新需求;在客观行动中，公司管理方面应“双管齐下”，形成一套有效的约束与激励机制。一面合理编制岗位职责任务，实行责任制管理，打破传统的选拔机制，一面多为基层档案人员提供学习和晋升的机会。通过这种方式能帮助档案工作人员解决后顾之忧，从而大大减少档案管理工作岗位的流动性。而档案工作人员要设定远期与近期相结合的档案管理工作目标，通过这种方式确保工作有目的地开展，提高自身的工作水平。

（三）完善档案管理体系

“凡事预则立”，要管理好档案信息，就应该事先制定好详细的管理规则，并按制度严格去执行。“制度”至少应包括归档文件的审查制度、文件整理组卷制度、文件借阅制度、文件保密制度、文件销毁制度等。有了这些基本制度并有效执行，才能保证档案的有效和完整，才能做到检索快捷，并提高其利用率。

随着社会的发展，经济体制的改革，小微企业必须要注重自身矛盾的特殊性，要关注自身的发展问题，结合实际情况，不断完善档案管理体系，制定出更加符合自身的因地制宜的制度。同时应在实际工作中具体问题具体分析，在遵守制度的前提下灵活变通，将档案管理工作价值发挥到最大。

（四）实现档案的科学管理

信息化技术迅猛发展，在档案管理和應用中也应绽放异彩。做好传统档案工作的同时，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使档案管理模式由传统的档案逐步转变为现代化的档案。实现资源共享，大大提高档案工作效率。为此，小微企业也应加大投入，解决好科技档案信息化建设的关键问题，应用现代化计算机网络信息技术，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现代化的档案实体的数字化、网络化信息管理。

四、 结语

习近平总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案工作作为企业管理工作的重要组成部分，对企业的发展有着不可替代的作用，小微企业只有高度重视并不断加强档案管理的建设，有效利用档案成果，才能为企业持续发展增添活力。

参考文献：

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