电子化人力资源管理系统在某大型公立医院人力资源管理中的应用

张梅梅 刘立善 刘兴荣 胥萍

摘 要：根据医院人力资源的发展需求，人事信息系统由单机版转换为网络版，通过网络版人事软件系统的应用，使人力资源管理自动化、规范化、系统化，提升了工作效率。全面、准确的人事数据为医院管理者制定人才发展战略并做出决策提供支持，同时为医院员工提供了自助化服务功能，提高员工满意度，为医院的人力资源发展提供了支持。

关键词：电子化人力资源管理系统 大型公立医院 人力资源管理

中图分类号：F240

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）10-276-02

人力資源是当今社会竞争的重要因素。在人力资源管理中，融合先进管理理念与管理技术的电子化人力资源管理（eHR），成为大型公立医院提升管理水平的重要途径。在医院快速发展的新时期，员工数量逐年快速增加，截止2015年2月，在职各类员工数目为3745人。机构设置庞大：设有24个行政职能处室、80个行政科室、12个临床医学中心、83个临床医技科室、133个亚学科、68个护理单元。人力资源管理逐渐复杂化，因此，人力资源管理信息系统成为大型公立医院发展的重要的支持系统，是提高大型公立医院管理水平的重要途径。

e-HR（Electronic Human Resource）即电子化的人力资源管理，是基于先进的软件和高速度、大容量的硬件基础上的新的人力资源管理模式。e-HR中的“e”主要包含了三种中文释义，既是“electronic”—电子化、信息化的人力资源管理，同时还是“efficiency”—高效的人力资源管理和“employees”—全员参与式的人力资源管理。它是一套利用现代信息技术手段，通过集中式的信息库自动处理信息、提供员工自助服务、外协以实现人力资源信息共享及有效整合的解决方案。

所研究的兰州市某大型公立医院使用的人事软件系统采用业界成熟稳定的纯B/S网络应用模式。系统的使用不再受地域的限制，员工通过浏览器登陆e-HR，同时也使医院不同应用系统间的信息共享成为可能，避免了信息孤岛的出现。

一、单机版人事软件的应用现状

在构建e-HR之前，医院人力资源管理还处于单机版的人事信息管理系统，对考勤、数据统计等均由HR员工使用Microsoft Excel进行信息的录入，完成相应的统计分析。随着医院近年来的飞速发展，医院的核定床位数由原来的800多张达到2166张、职工人数已经达到3745人，使原有的人力资源管理方式已无法满足医院当前发展的需求，其不足主要体现在以下几个方面：（1）系统陈旧。旧系统只能做一般的查询，对于数据的统计分析需要导出EXCEL来做统计，信息化内容不够全面，缺少必需的组织架构、岗位体系、绩效考评、招聘、薪酬保险、培训等管理功能。（2）信息更新不及时，准确性差。员工无法实现自助服务，导致个人信息不能及时更新，造成信息的不准确。（3）业务流程混乱，院内调动、辞职、退休、员工学历教育、出国学习等信息无法及时与其他相关科室衔接，信息无法共享，重复工作。

二、e-HR的功能和特点

e-HR的应用为人力资源管理搭建了一个全方位的工作平台，将大多数的日常业务都转移到信息系统中操作，e-HR具有以下功能：（1）自定义组织机构及岗位结构：医院组织机构庞大，根据机构发文设置机构分级，同时系统也可以定义不同组织之间的层次关系，从岗位的层面来定义人员编制和能力需求。（2）职业生涯管理：根据组织结构和岗位结构的定义、以及人员编制的制定，系统可以帮助医院分析当前的人力资源情况和医院目前或将来某个时段所需要的人力资源和能力的差距，帮助决策者制定相应的人力资源管理方案。其中，员工招聘、甄选、调配是人力资源管理的常用方法。（3）合同管理：系统可以使用栏目的形式记录合同的关键内容和属性，如合同类型、签订时间、有效时间、续签时间、合同状态等信息，同时合同的相关文档信息可以通过各种附件的形式保存。系统可以通过预警功能来提醒人力资源管理者进行合同的相关业务处理。（4）薪酬管理：根据医院薪酬体系中的各种项目自定义设置在系统中，设置薪酬计算公式，定期完成薪资计算。（5）招聘管理：HR在医院网站发布招聘信息，求职者申请符合的岗位，将求职人员信息设置成统一的格式，并将简历及相关证件的扫描件投递至e-HR平台，招聘管理提供强大的分筛器，根据医院需求将自动屏蔽不符合要求的简历，大大提高HR招募人员的工作效率。（6）自助化的功能服务模式：在e-HR系统中，每位员工都有自己的用户名和密码，根据系统权限的设定，员工可以查看并修改相关的信息，如学历、学位的更新，通过提交证件的扫描件，提交审批，HR完成在线审核，更新学历学位信息;查看考勤结果、薪资福利、考核结果，在线申请请假、加班、培训。（7）统筹信息管理：与医院医疗运行系统（HIS）系统、财务管理系统、科研管理系统等进行数据对接，整合信息，避免信息重复采集及信息不完整。此外，e-HR 提供相应的数据接口实现各院区之间数据共享。（8）人事报表的填报功能：数据的填报工作是HR的一项重要工作，要定期向统计局及上级单位报送津补贴报表及人员构成报表，通过软件将常用的这些报表模板设计至软件中，对有交叉内容的报表进行整合，实现自动统计功能，提高数据的准确性，提高工作效率。（9）培训管理：根据医院JCI培训要求，制定相应的培训计划，员工可以登录到相应的自助式服务页面，自动查看最新的培训课程目录，选取相应的培训课程进行培训。（10）绩效管理：按部门职责及目标、岗位说明书中注明的岗位职责为主要考核要素，同时结合自定义指标库中的通用绩效指标，准确灵活设计及调整不同部门与岗位的考核方案，合理选择考核指标，灵活定义考核方案的各种权重，要通过计算机终端进行绩效评价，系统对评价结果自动整理与计算。此软件的特点为：可扩充性，根据业务发展需求，系统可进行业务模块的添加;安全性：数据自动备份、使用权限划分明确;操作简单。

三、e-HR的应用体会

从单机版人事管理软件系统到网络版e-HR人事管理软件的应用，体会如下：一是信息的录入得到了规范的管理，明确了机构的划分，层级机构清晰，人员归属明确。二是系统设定了自定义查询功能，根据所需的查询条件，设定查询方案，在短时间内查到所需的人事信息，经常要用的方案还可以保存，方便快捷导出，这在很大程度上提高了工作效率，所研究的大型综合型三甲医院，病案科、医务科等院内相关科室不定期的需要提供各类人事数据，通过保存查询方案，在短时间内就可以统计出所需数据，确保数据的准确性。除了院内各部门所需数据外，人事处需定期向统计局及上级单位上报人事数据及薪酬，津补贴等报表，通过软件中设定的报表模板，实现数据自动统计功能。三是软件中添加了员工档案管理子集，电子档案囊括了学历、履历、家庭情况、职称和专业资格、奖惩情况、培训经历、考核、工资发放情况等，按月按年自动归档。同时，电子档案层次结构清晰，数据全面，赋予权限后可以随时随地调取，能做到信息及时更新。四是实现了人员的动态分析及管理，对辞职、退休、调动人员进行分类管理，HR可以对员工辞职原因进行分析，提高管理水平。记录、查询、统计员工离职、退休、退休预警等信息。五是员工劳动合同的规范化管理，所研究的大型公立性三甲医院，员工数目大、人员类别复杂，因此，签订劳动合同是HR工作的一项重要工作，通过此系统添加合同管理子集应用后，可实时查看、统计各类合同签订时间、到期时间、续签次数、涉及的人员及岗位等信息，按人员类别及来院时间查看合同明细信息，实现合同签订或续签提醒功能。六是通过考勤系统的上线，员工可在线办理请假手续，在线提交请假申请，按照审批权限完成审批。审批后自动记入员工考勤记录。部门考勤负责人可在线登记员工出差、出国、参加培训学习、年休假等信息。HR根据不同的请假记录，按医院的考勤制度在薪酬管理中进行处理，这较传统的纸质版考勤每月上报，统计考勤节约了80%的时间，为员工请假提供了方便，考勤按期汇总，为绩效准时发放提供依据。七是实现招聘及应聘全过程的管理。各科室年度招聘计划可在线申报审批，系统根据专业需求完成分类审批。自动生成招聘计划明细表、应聘情况明细表、应聘人员构成情况表、招聘过程各阶段人数统计表、录用情况统计表等各类报表。通过系统中设置的规范应聘简历格式及内容，应聘者将求职信息发送到系统中，根据岗位需求进行筛选，导出应聘信息表，避免了之前将求职人员信息录一一录入EXCEL表。工作量大、容易录错等问题。

该系统具有很好的延展性，根据实际业务需要添加模块，实现工作需求。如培训管理、薪酬管理、保险福利管理、绩效管理等，这些模块亟待上线。本文所研究的大型公立医院，目前正在做JCI（joint commison international）评审，JCI医院评审标准是世界公认的医疗服务标准，代表了医疗服务和医院管理的最高水平。其中建立员工技术档案是JCI评审的重点工作之一，技术档案必须包含员工资格认定的相关材料、岗位说明书、岗前培训记录、工作的绩效考核结果等，通过员工自助服务在系统中提交相关材料进行审核，以完善JCI技术档案，加快JCI评审的进度。e-HR系统在医院投入使用后，减少了日常重复性工作，提高了工作效率，尤其是對各科室信息管理员进行统一管理，并及时进行系统操作的培训工作，调动其积极性;及时对系统进行优化和更新，确保数据的准确性，实现精细化管理，提升管理水平，提高员工满意度。通过此系统的应用，使HR管理者真正从事务性的工作中摆脱出来，有更多的时间考虑人才战略评价与开发，提高大型公立医院的核心竞争力。

参考文献：

[1] 朱蓉蓉.电子化人力资源管理（eHR）研究[D].长安大学

[2] 曾亮.企业电子化人力资源管理系统设计及应用研究——以M公司为例[D].湘潭大学

[3] 张黎明.电子化人力资源管理在D公司的实施研究[D].云南大学

[4] 杨秀群.JCI标准在医院人力资源管理中的应用[J].卫生经济研究，2014（4）

（作者单位：张梅梅，兰州大学公共卫生学院，兰州大学第二医院;刘立善，刘兴荣，兰州大学公共卫生学院;胥萍，兰州大学第二医院   甘肃兰州 730030）

（责编：贾伟）