基于共词分析的我国档案信息化研究热点探讨

2015-04-20赵静

档案管理 2015年3期

赵静

摘要：基于CNKI中国学术期刊全文数据库利用共词分析方法对我国档案信息化的相关文献进行了分析，发现我国档案信息化的研究热点主要包括档案管理人员的素质、电子政务中的电子文件管理、城建档案信息化、档案信息资源共享中的信息安全、高校档案信息化、档案管理信息化中的信息技术等12个主题，存在国外相关状况研究和档案信息化评价研究比较缺乏及混合研究方法使用较少的不足。

关键词：共词分析；档案；信息化；研究热点

在社会信息化背景下，人们对档案信息资源的需求日益增长，利用方式发生着巨大的改变，档案信息化成为档案管理的必然趋势，也已成为档案学研究的热点问题，并发表了高水平的研究综述。[1]然而，该综述基于的文献截止到2007年，而且主要基于作者广博的相关知识和专业经验，对档案信息化研究内容的归纳有较强的主观色彩。因此本文拟利用共词分析法，对CNKI中国学术期刊全文数据库中所有档案信息化文献进行定量分析，力争客观形象地反映我国档案信息化的研究状况。

1 数据来源与研究方法

1.1 数据来源。为了解我国档案信息化领域的研究热点，笔者在2014年1月4日，以CNKI中国学术期刊全文数据库为基础，检索篇名包括“档案”和“信息化”的论文，共获得3789篇文献，剔除会议通知、报道、刊物征稿、人物专访等消息类文献，舍弃没有关键词的文献，最终得到有效分析文献2178篇。

1.2 研究方法。本文借助Excel和SPSS等统计分析软件，采用共词分析法，探析我国档案信息化的研究热点。共词分析的方法通过对文献中某一学科领域专业词汇的出现情况进行统计，来判断该学科领域各主题之间的远近关系。它统计文献中每两个主题词出现的频率，并把这些词汇组成的网络用数字和图表表示，可以更加直观呈现该领域研究的具体情况。

2 数据处理

2.1 高频关键词选取。将2178篇文献的关键词导入Excel，利用数据透视图统计关键词词频，共得到7255个关键词。由于关键词不是规范化的主题词，具有一定的随意性，需对相似关键词进行规范化预处理，比如将高等学校、高等院校、高校等统一为高校。由于本文是以档案信息化为研究对象，因此删去档案和信息化两词；而诸如对策、问题、现状研究、原则等表达较为宽泛的关键词也不宜作具体分析，删去。处理后，选择词频不少于10次的高频关键词作为共词分析的基础（见表1）。

表1 高频词表

2.2 构造矩阵。高频词虽然可以在一定程度上反映研究热点，但并不能反映这些热点之间的关系，因此需要利用Excel统计每篇文献中高频词出现的情况，构建共词矩阵（见表2）。由于关键词频次的大小直接决定共现频次，为消除自身频次差异的影响，首先利用Ochiia系数将共词矩阵转换为相关矩阵，Ochiia系数=关键词A和B共同出现的次数/sqrt（关键词A出现的次数×关键词B出现的次数）；为消除共词频次差异过大而导致的误差，再用1减去相关矩阵中的数值，得到相异矩阵。

2.3 聚类分析。聚类分析将词视为不同的类，并根据词之间的亲疏关系进行聚合，将相似的关键词聚合为一类，从而可以反映出某研究领域的热点问题。把2.2生成的相异矩阵导入SPSS，采用组间联接和平均Euclidean距离，经过系统聚类分析得到聚类树状图（见图1）。

3 我国档案信息化研究热点分析

在聚类分析树状图中阈值为21.5处将高频关键词分为12大类别，即档案信息化的12个研究热点主题。

3.1 档案管理人员的素质。档案信息化的发展使得档案管理工作发生了根本性的变革，档案管理人员要承担档案资源数字化、网络化、信息化的重要角色，这给档案管理人员提出了更高的素质要求。可以通过加强思想政治建设、提升职业道德水平、树立现代化的档案管理理念、优化知识结构、掌握现代化档案管理手段及强化服务意识拓宽服务领域等途径不断提高档案管理人员的综合素质。[2]

3.2 电子政务中的电子文件管理。电子文件已成为电子政务的主要管理对象和载体，维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，是电子政务建设和档案信息化建设的重要内容。电子政务中的电子文件管理尚存在各种问题，需通过深入研究、加强管理、提供技术保障、制定法律等来解决。[3]电子政务环境下电子文件中心是档案部门更好服务党政工作、开发利用政务信息资源的新举措，它应具备文件的报送、权限设置、审核发布、查阅、统计和保存的功能，并与本地区电子政务网建设同步；其建设应确定原则对电子文件中心实行规范有序的管理，借助电子政务平台建立集中检索机制，建章立制形成有效的工作链。随着电子政务建设的发展，政府电子文件越来越多，可以引入市场机制实现电子文件管理的层次化、文件管理职能外移及电子文件管理制度化进而实现电子文件社会化。[4]

3.3 城建档案信息化。城建档案信息化工作主要涉及城建档案的计算机辅助管理工作、建立完善城建档案数据库、通过信息化手段促进城建档案利用、城建电子档案的接收与管理、城建档案与地理信息系统的结合、通过信息化加强自身建设等方面，其建设工作是信息化标准和规范、信息技术和信息系统、信息资源、信息化工作流程、信息服务的集成。[5]由于城建档案信息化是以计算机、互联网技术为基础的，因此加强其安全保障体系的建设是极为重要的工作，只有建立可靠的管理系统，才能保证城建档案信息化工作的顺利开展。罗敏提出了一种城建档案信息管理系统的设计方案。[6]

3.4 档案信息资源共享中的信息安全。档案信息资源共享是档案信息化的重要目标，但档案信息共享是有权限限制的共享行为，必须坚持档案信息资源共享的安全性原则，即确保档案原件安全、数字化档案与档案原件吻合、涉密档案不泄密、不同保密要求的档案数据应有不同的访问权限等，可以通过管理层面和技术层面的措施保障档案信息资源共享的安全。现有研究提出了档案信息共享的隐私保护技术策略：基于访问策略的档案信息访问控制和基于知识的信息匿名保护和隐私推理防范，[7]分析了网上不同内容的档案信息资源共享时保障敏感信息安全的法规标准、组织管理和技术保护的基本策略。[8]

3.5 高校档案信息化。高校档案信息化有利于高校档案信息资源共享，对高校教育科研工作具有深远的影响。高校档案的数字化、网络化、标准化是高校档案信息化的基础。但我国高校档案信息化尚存在诸如档案管理队伍整体素质偏低、管理体制较为混乱、基础设施落后、缺乏统一标准规范、档案信息资源分散等问题。孙艳丽分析了高校档案信息化建设的技术和非技术因素，探索了高校档案信息资源体系建设、档案管理与利用体系建设、档案信息化人才队伍体系建设及档案信息化安全保障体系建设的方案。[9]

3.6 高职院校档案信息化。高职院校档案同高校档案一样同时涉及教学、科研、人事、财务等档案，但两者的档案工作基础不同，信息化建设也存在很大差距，高职院校档案在进行信息化建设时，要清楚自身与高校档案的差距，建立符合自身要求的管理体制，以保证其信息化建设的顺利实现。李文从高职院校档案信息化建设的现状出发，分析其普遍存在的问题，提出了加大基础设施投入、加强体系建设、开展技能培训、加强安全保障体系建设等相关对策。[10]

3.7 档案管理信息化中的信息技术。档案管理信息化将信息技术和信息管理相结合，全面利用信息技术对档案信息资源进行收集、加工、存储、提供利用。信息技术是档案管理信息化的工具，档案管理信息化的一切工作都离不开信息技术，同时信息技术又是遏制电子文件管理利用失范的重要机制。档案管理信息化必须以有效的技术组织为前提，加强对档案管理软件系统的管理，注重档案管理信息化的前期规划和设计，将信息化和档案信息资源的开发利用结合、将信息技术需要与技术人才培养和技术储备结合、将信息化和档案管理基础工作相结合。[11] 3.8 医院档案和健康档案信息化。随着社会信息化的发展，传统的医院档案管理模式面临着巨大的挑战，医院档案信息化是医院进行可持续发展的重要保证。研究者分析了医院档案信息化中的人才队伍建设问题、信息安全问题、医院档案编研问题，并提出了相应的应对策略。而健康档案的信息化则主要研究了社区健康档案信息化及区域电子健康档案共享的实现问题，特别是利用了SWOT分析方法分析了社区居民应用电子健康档案的优势、劣势、机会和风险。[12]

3.9 创新档案工作。档案管理工作仍存在档案馆政治属性大于社会属性、档案馆定位不够明确、档案开放程度较低、档案服务大众的途径较少、档案服务技术手段比较落后等问题。现代化档案工作要抓调研在工作思路上创新、抓住突破口在工作重点上创新、抓典型在整体工作上创新、抓规范在工作机制上创新、抓培养提高档案工作人员的创新精神。[13]同时作为政府信息公开的重要场所，档案馆也应不断创新，在观念上支持政府信息公开、在理念上增强角色意识、建构与政府信息公开相和谐的档案法规体系、整合重组业务流程、建立健全双向监督评价保障机制。

3.10 地质档案和人事档案信息化。随着地质工作信息化建设的发展、地质档案保护利用服务方式的转变，地质档案信息化势在必行，在地质档案信息化时要制定信息化规划、渐进式地开展档案信息化工作、保证档案信息化的安全、与地质信息化工作有效结合、加快基础设施建设（包括硬件和软件的管理信息系统）、坚持统一规范原则、加强人才队伍的培养。[14]无论是政府还是企事业单位都涉及大量的人事档案，人事档案信息化的相关研究包含于各主体的信息化中，不再赘述。

3.11 企业档案信息化。伴随企业信息化的发展，企业档案信息化的基础设施已初步形成，但仍然存在信息化发展不平衡、基础条件薄弱、缺乏统筹规划、没有与其他信息管理有效衔接等问题；存在档案职能分类引起的不便、档案工作职能定位不准确、信息资源整合困难、企业主体档案作用被忽视等影响档案信息化的不利因素。[15]具体到企业档案的类型，企业档案信息化更多关注于企业会计档案的信息化及电子档案的管理。

3.12 工程科技档案和学籍档案信息化。工程科技档案类型很多，如公路工程档案、水利工程档案、电力工程档案、基建工程档案等，研究者针对不同类型的工程科技档案进行了信息化相关研究。吴波等针对公路工程档案，开发了公路工程图文与资料管理系统软件，分析了系统的开发思想及系统的结构与实现；[16]白晓明等以重庆市电力工程为例，分析了电力工程档案管理存在的问题，并详述了电力工程档案管理信息化实现。[17]学籍档案信息化属于高校及高职院校档案信息化的一部分，不再赘述。

4 结论

我国档案信息化的研究热点主要包括档案管理人员的素质、电子政务中的电子文件管理、城建档案信息化、档案信息资源共享中的信息安全、高校档案信息化、高职院校档案信息化、档案管理信息化中的信息技术、医院档案和健康档案信息化、创新档案工作、地质档案和人事档案信息化、企业档案信息化、工程科技档案和学籍档案信息化等12个主题。这些研究既有针对某种类型的档案信息化研究，如高校档案、医院档案、企业档案信息化等，也有档案信息化中具体问题的研究，如档案管理人员的素质、电子政务中电子文件的管理等。从总体上看研究内容比较丰富全面，具有广泛性和发展性，但也存在一些不足：①缺乏对国外档案信息化状况的研究分析；②缺乏档案信息化评价方面的研究，各主体档案信息化的水平是怎么样的，可以从哪些方面进行评价，如何构建评价体系，目前相关研究还比较缺乏；③混合研究方法的使用较少，大多数档案信息化文献还主要采用纯定性研究的方法，主要基于历史事实和作者的经验总结，结论具有较强的思辨性和主观色彩，基于定量分析基础上的更高层次的定性研究比较缺乏。

参考文献：

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[7]王兰成，李超.论档案信息共享中的隐私保护及新技术 [J]. 档案学研究， 2010（ 4）： 41～45.

[8]王兰成，宋容.论网上档案信息资源的共享与档案敏感信息的安全保障[J]. 档案与建设， 2012 （4）： 7～10.

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