网络环境下高校档案信息资源共享探析

张灵

根据高校档案信息资源共享的核心理念，分析网络环境下高校档案信息资源共享体系，以及深化网络环境下高校档案信息资源共享的利用率，是未来高校档案发展的大趋势。

1 网络环境下高校档案信息资源共享的涵义

网络环境的根本意义就是把分布在各个地点的一些多媒体计算机进行互联，按照相关的协议互相通信，最终达到软、硬件与相关网络内容资源共享的目的，其基本可分成硬环境以及软环境。高校档案资源在网络环境下我们将其理解成数字化信息库，通过数字化的高校档案资源才可以归类到网络环境下，从而被有效地利用，而且也只有利用一些档案网络应用程序才可以实现对档案资源的录入及使用。

从根本上分析，信息资源共享最终是让组织内的所有人都可以最大化地使用资源。而信息资源与物质资源有很大的差异性，后者在共享的环节会伴随使用者的增加而让人均保有量降低，但是，前者会因其能够没有限度地进行复制而有可共享性，也就是和别人分享后不会减少本身的价值。常规意义上信息资源共享是利用整合信息资源在区域、时效以及系统上的分布，让信息资源的构架更为合理，让使用方获得最多的信息资源量。

2 模式的建设

2.1 共享的程序。网络环境下发展高校档案信息资源的共享程序，其实就是怎样在国内相关高校档案系统与档案使用方之间构建全面的档案信息共享空间，达到相互连接以及多点共享目的。

2.2 能够进行共享的档案资源

2.2.1 按照相关条款及规定，高校档案信息资源基本包括下述几大类：（1）党群类；（2）行政类；（3）学生类；（4）教学类；（5）科研类；（6）基本建设类；（7）仪器设备类；（8）产品生产类；（9）出版物类；（10）外事类等。

2.2.2 针对在网络环境下共享的先决条件是数字化格式的高校档案信息以及常规模式。

2.2.3 馆藏档案全部为目录内容库。基本都是按照学校馆藏各档案的实际情况，利用对案卷目录以及内容目录的类型、全宗、档号、名称以及责任人、构建时间、关键词、摘要等相关情况予以标示，构建以原有档案存储状态为单位的一些内容目录库，它的共享功能为利用计算机查找是否存在此类档案内容，再给出档案的相关原件。

2.2.4 一些数字化档案信息专题内容库，从概念上去分析高校所存储的档案，基本都能够构建一整套较为完整的数字化档案信息专题库，不过在共享的实际环节里，由于共享目标的局限性、实践以及客观条件等问题还有数字化校园网络构架的影响，一般按照学校的基本管理要求和未来发展的流向，多层次综合同一阶段高校档案利用的特性以及客观条件，主要现构建起数字化档案的专题库。针对教学档案要归纳到下述几种数据库当中：学生的评分档案库、学籍内容档案库、论文以及各类试题档案库、教案档案库。而科研档案上也要归纳到下述几种数据库中：科研档案库、论文档案库、著作档案库、专利档案库以及学术专题档案库等。在人事档案上：要按照人事内容里所显示出的相关情况，构建人事内容信息库。

2.3 网络环境下高校档案信息资源共享需求的主体与范围

2.3.1 网络环境下的高校档案数据资源共享是依附于资源优化的，且针对师生与社会的全面使用，利用专项的拟定，达到了内容之间的联系性以及最大化的使用率。常规档案内容的构建核心一般都是档案形成者以及某一些和档案数据相关的使用方，而在网络环境下信息内容共享的受众主体可以是组织、部门，同时还针对了各类企业以及个人，一种信息对应多种共享主体，而档案信息共享的主体则体现出了多元性特点。例如校园的学生信息内容，对教务系统而言，需要依附于学籍的管理，而财务系统则要实施收费统计，而就业系统则要实施分配管理。

2.3.2 高校档案信息内容共享的局限性，使各类档案信息内容在一定程度上抑制了差异化的共享主体，差异化的共享主体影响着各类的共享资源。针对很多非开放的档案信息内容，按照划分等级而影响档案信息内容共享的限制。档案的非公开性的等级越高，其共享的局限性就越大，同样其共享主体就越少。而且，档案信息的收集主体也影响共享的局限性。

2.3.3 共享需要的相关范围，一般来说，高校档案信息共享内容是通过很多学校所提供的，按照共享范围划分的情况，共享信息化构建的范围基本整理成下述几点：（1）院校内的共享，共享资源是校园里的一些档案信息内容，共享主体针对本校里的职能系统以及教师等，给出档案信息内容客体为校园档案系统，利用校园中网络去完成，且不针对校园以外进行共享。（2）校际的共享，此共享指的就是在学校网络的根本上，一些学校档案系统进行互联，利用教育网络实施信息传播，从而达到档案信息内容共享的目的。一些学校的档案系统是其他学校档案信息内容共享的基础，而且还是给出本校档案信息内容共享的客体。（3）社会共享，其指的是校园档案系统利用公用信息平台，打破时空局限性，针对差异化档案需求者，给出相应档案信息。此共享是校园档案资源共享最高端，其共享主体十分广泛，其中包括了政府、单位、档案系统以及档案管理者等。

2.4 高校档案信息资源共享模式选定

2.4.1 全面式控制体系，所谓的全面式控制体系，指的就是一种常规的控制措施，基本以档案信息数据为核心对共享档案资源实施全面控制。档案信息资源均录入到性能优异的服务器，共享者要利用网络进入服务器去获得需要的档案数据，相关客户间没有沟通功能。此体系的数据集中度强，且数据开发效率高，其缺点为档案信息内容的更新都要依附于服务器端数据库，其硬盘要有非常高的容量，从而去满足用户持续更新以及采集资料的需要，因此成本也随之提升。

2.4.2 依附于档案信息网络共享的网式控制体系，选用P2P（即点对点）的方式，利用系统间的互联去共享档案信息。因为网络里的用户所构成资源节点，因此用户也为对等体，对等体再实施数据传输，因此所有的计算机都能够获得相应的资源，还能够给出资源。针对那些跨系统应用的使用方，就无需对数据实施集中以及分析。其缺点为，在进行资源共享的过程，其自身资源只有通过主动共享其余用户才能够使用，其余用户没有办法得到实时的共享资源，从而有碍对档案信息内容的管理以及使用。

3 实现的相关机制

高校档案信息资源共享的实现机制，也就是利用信息内容共享措施以及手段降低其负面因素带来的副作用，达到高校档案信息内容共享模式框架的一个环节，要根据技术的革新，通过专门的构建系统，再利用相互制约去确保资源传递途径的顺畅。此传递其中涵盖了学校系统内部的，同时还涵盖不同学校系统间的，其实质是多层次的，确保繁琐的系统间信息流的顺畅，以此达到高校档案信息资源共享的目的。

3.1 保障机制。运行保障机制针对高校档案资源内容共享运行机制的构建以及发展给出一定的保护，只有构建稳定的保障机制，才可以让高校档案资源内容在网络环境下更持久且更有效地协调。高校档案资源内容共享运行保障机制基本都集中于规范机制、法律条款机制以及利益制衡机制等。

3.2 激励以及协作机制。深化高校档案资源内容共享要通过各个学校的协调努力，也就是要采取协作机制进行控制，同时还要有激励机制的促进。因为很多档案资源内容并不是真正意义上的公共物品，能够自由获得，所以要制定相应的规章、协议以及合同等，去深化共享的控制力，利用构建协作机制去分出不同高校档案系统的义务及权益。而且构建激励机制，深化沟通，加强了解，第一时间整合信息化构建共享效益，促进学校档案系统参与共享的主动性，因此去延伸共享的品质，为共享模式的顺利运行做好铺垫。

（作者单位：河南牧业经济学院 来稿日期：2015-02-15）