建好郑州都市区专题档案服务郑州都市区建设

张义德

(郑州市档案局，河南郑州450005)

一、建立郑州都市区专题档案的必要性

1．建立郑州都市区专题档案对当前郑州都市区建设工作的推进有着十分重要的作用。郑州都市区建设意义重大，它是中原经济区发展的动力之源，是“十二五”时期郑州市经济社会发展的主要战略任务。郑州都市区建设对中原经济区建设起着重心作用、龙头作用和示范作用，对实现郑州经济社会跨越式发展，使郑州成为全国区域性中心城市发挥着重要作用。收集、整理好郑州都市区建设档案资料，建立郑州都市区专题档案对当前郑州都市区建设工作的推进有着十分重要的作用。

2．建立郑州都市区专题档案是今后的历史和科学研究的需要。郑州都市区专题档案是郑州都市区的提出、酝酿、论证、形成、规划、建设过程中的真实记录，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。如果收集全面、整理系统、鉴定准确、保管科学，就可以成为非常有价值而又真实的历史文献，可以节省很多考证者的时间。郑州都市区专题档案不仅记录了郑州都市区的建设过程中直接产生和形成的事实经过，而且记录了人们在从事郑州都市区建设过程中的经验教训，以及郑州都市区建设的成果。因此它对于郑州都市区建设这一历史的研究起到相当重要的作用。

3．建立郑州都市区专题档案，是档案部门的职责所在、责任所系。档案部门承载着记录历史、传承文明、服务现实等职责。在经济社会迅速发展的今天，档案工作支撑发展的作用日益凸显，服务社会的需求日渐“看涨”。建设郑州都市区，打造中原经济区核心增长极是郑州市委、市政府今后一个时期的中心工作。建立郑州都市区专题档案正是郑州市档案部门支撑郑州都市区发展，服务郑州市委、市政府中心工作的最好抓手和最佳切入点。

二、建立郑州都市区专题档案的原则、途径和方法

1．切实把握原则，认真做好郑州都市区专题档案工作。建立郑州都市区专题档案要切实把握三个原则。一是集中管理、分级负责原则。在实际工作中，本着“集中管理，分级负责”的原则，开展建立郑州都市区专题档案工作能有效提高郑州都市区专题档案的工作质量和效率。郑州都市区专题档案建设工作是由郑州市各级档案局(馆)依法集中统一收集、管理。郑州市市直各单位、市管企业、市管高校形成的郑州都市区专题档案向郑州市档案局、馆移交，各县(市、区)内形成的郑州都市区专题档案的收集整理由各县(市、区)档案局(馆)负责。二是收集齐全、规范整理原则。建立郑州都市区专题档案最终目的是服务利用，而档案服务利用工作有效实施的基本前提是郑州都市区专题档案资料齐全完整。如果档案资料缺失，郑州都市区专题档案的服务利用工作就是无米之炊。一方面，郑州都市区建设活动中将形成大量文件、图片和音像等档案资料，这些档案资料如果不及时加以收集整理，或者收集不齐全、整理不规范，就可能导致日后查询不到这部分档案资料。另一方面，如果这些档案资料在各相关部门或个人手中，就很容易造成丢失，导致日后这部分档案资料的缺失。因此，郑州都市区专题档案资料要收集齐全、完整，并及时规范整理。郑州都市区专题档案资料要能完整诠释郑州都市区内涵、外延、布局、功能区划分等概念;要完整记录和展示郑州都市区从提出到付诸实施的全过程，完整记录郑州都市区的成长历程。三是档案原始性的原则。档案原始记录性是档案的本质属性，只有保证了档案资料原始记录，才能体现档案的历史真实性和档案的凭证价值与历史再现，所以在郑州都市区专题档案资料接收征集中要把握好档案原始性的原则。为了真实记录和反映郑州都市区成长过程，专题档案除收集保存正式印发的文件、资料外，更要注重收集保存形成过程中的原始材料，特别注意收集郑州都市区建设有关“首次”、“第一”的档案资料。

2．加强理论研究，为郑州都市区专题档案建设提供强大的理论支撑。郑州都市区专题档案不同于以往传统意义上的专题档案，它有自身的特点，在工作中往往会出现新情况、新问题。比如，传统的全宗理论，一个立档单位形成的全部档案构成一个全宗，而郑州都市区专题档案，需要将跨行政区域、跨不同行业、多个立档单位、多种门类和载体的有关郑州都市区建设的档案组合在一起，因此传统全宗理论难以支持。这就需要我们聘请有关专家、学者和具有丰富实践经验的档案工作者组成专家组，开展理论层面和技术层面的研究，探索这一专题档案建设实践规律与特点、科学管理方法，追踪解决专题档案建设中出现的新问题，为郑州都市区专题档案建设提供必须的理论和技术支撑。

3．根据郑州都市区专题档案的特点，明确相应档案资料的收集归档范围。在郑州都市区建设中形成的档案资料具有主体不同，内容丰富，形式多样等特点。所以结合实际，建立起覆盖郑州都市区建设的档案资源体系，明确郑州都市区专题档案的收集归档范围非常重要。郑州都市区专题档案是指郑州都市区的提出、酝酿、论证、形成、规划、建设过程中直接产生和形成的，对郑州都市区建设有重要查考利用价值的各种文字、图表、电子、声像、照片、实物、图书、资料等信息资料。主要包括:一是市委、市政府主要领导关于郑州都市区建设的讲话、批示、题词等文字材料和照片、录音、录像材料。二是市委、市人大、市政府、市政协关于郑州都市区建设的文件、会议记录、纪要、建议、提案、议案，包括反映重要文件产生过程的草稿、历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等不同稿本材料。三是各县(市、区)在郑州都市区建设中开展的具有全局典型意义的工作活动档案材料。四是市直各单位、各民主党派、社会团体等主办(承办)的有关郑州都市区建设论坛、研讨会、座谈会形成的讲话、论文、材料汇编、图书、照片、录音、录像等材料。五是各相关科研机构、专家学者有关郑州都市区建设的研究论文、调研报告、研究报告等科研材料。六是各新闻媒体关于郑州都市区建设的宣传文章、照片、录音、录像材料。七是郑州都市区建设中成立的临时机构形成的档案材料，包括机构设置、工作职责、工作简报、文件、会议材料、统计报表、规划图等。八是社会各界支持郑州都市区建设举办的书画、文艺等活动中形成的作品、照片等材料。九是周边城市有关郑州都市区建设形成的文件、资料。十是郑州都市区建设中重大决策、重要活动、重大项目的相关材料等。

4．创新思路，做好郑州都市区专题档案收集工作。建立郑州都市区专题档案要增强档案资料收集工作的敏锐性和主动性，准确把握郑州都市区专题档案特点，分析其难点，创新收集思路，创造性地开展档案信息资源的收集工作。开展郑州都市区专题档案收集工作，除传统的做法以外，还应建立档案收集网络，架设档案局(馆)与外界沟通的桥梁，畅通收集渠道。充分利用和依靠网络人员，系统地、完整地收集郑州都市区专题档案资料。组织社会人员参与收集这部分档案，并对收集工作作出突出贡献的人员实施奖励，把档案信息资源的收集工作变成一种面向全社会开放的机制，从而提高档案收集工作的社会参与率。

三、建立郑州都市区专题档案对策建议

1．领导重视，超前管理。做好郑州都市区专题档案工作，关键在于加强领导，狠抓落实。一是各单位领导要深入学习理解郑州都市区的理论、实践和内涵，要深入领会郑州市领导关于建立郑州都市区专题档案工作的批示精神，充分认识到建设郑州都市区专题档案的重要性。郑州市档案局领导非常重视郑州都市区专题档案工作。2011年3月24日下午，郑州市档案局接到省委常委、市委书记连维良同志关于郑州都市区专题档案建设的批示后，局党委高度重视，立即组织传达贯彻，将批示件印发局机关各处室、市档案馆，并要求认真学习。2011年3月28日上午，市档案局就深入落实连维良书记批示，全力抓好郑州都市区专题档案工作召开了党委扩大会。2011年4月28日，郑州市档案局组织召开了郑州都市区专题档案工作座谈会，就如何建立郑州都市区专题档案进一步统一了思想，理清了思路。二是要把郑州都市区档案的收集管理纳入郑州都市区规划、实施、建设工作当中，纳入郑州都市区建设组织领导机构的工作职责，纳入各部门相关机构的工作职责，把建立郑州都市区专题档案与郑州都市区建设工作同规划、同部署、同实施。三是有关部门要加大资金支持，投入到位，确保郑州都市区专题档案建设顺利推进。

2．科学谋划，积极推进。建立郑州都市区专题档案是一项系统工程，要科学谋划，积极推进。在调查和广泛征求意见的基础上，参照中原经济区专题档案的做法，结合郑州实际，制定行之有效的实施方案。各有关单位的档案部门要密切配合、分工协作;科学设置郑州都市区专题档案工作的整体架构，对专题档案全宗的建立、整理的办法、保管的期限等业务标准认真研究，不断加以规范。郑州市档案馆根据《郑州都市区专题档案建设方案》积极推进郑州都市区建设专题档案库的建设工作，及时组织人员对档案库房进行调整，设立单独库房，指定专人负责管理，同时制定了《郑州都市区建设专题档案库房管理制度》和《郑州都市区建设专题档案查阅制度》等制度。

3．健全组织，完善机制。做好郑州都市区专题档案工作，首先要健全组织，成立郑州都市区专题档案工作领导小组，同时建立一支稳定的郑州都市区专题档案干部队伍，为郑州都市区专题档案工作提供组织保障和人才支撑。各级党委、政府成立的郑州都市区建设组织领导机构中，要有专人负责档案的收集、管理工作。建立工作机制，有效推进郑州都市区专题档案工作的开展;建立档案各部门参与机制，整合都市区建设档案资源;健全监督机制，加强监督、督办、督察;完善考核机制，强化专题档案工作的考核、考评工作。

4．有效管理，充分利用。郑州都市区专题档案实行科学管理、安全管理、资源充分利用。要根据郑州都市区专题档案的管理原则和特点，采取切实有效的管理方法，建立郑州都市区专题档案库和专题数据库。服务利用是建立郑州都市区专题档案的出发点和归宿。各级档案部门要充分利用档案资料，根据利用者的需要，有针对性地对专题档案进行编研，合理开发利用。不断拓宽专题档案的利用渠道和方式，通过报刊、图书等出版物和广播、电视、计算机网络等媒介，通过建立专题档案资源共享平台、编写郑州都市区建设大事记、举办展览等形式，最大限度地开发利用档案资源，积极主动地为郑州都市区建设提供服务。