公路工程档案资料管理的信息化创新

2021-04-02刘伟徐莹

中国公路 2021年7期

关键词：档案资料公路工程施工单位

刘伟徐莹

（1.山东省临沂市公路事业发展中心，山东临沂 276000；2.浙江省常山县公路港航与运输管理中心，浙江常山 324200）

在公路工程施工建设过程中，涉及许多档案资料。目前，传统管理模式对档案资料管理缺乏重视，信息化管理进程始终比较落后，已经显现诸多弊端，甚至造成部分重要档案资料流失。因此，公路工程档案资料管理须结合信息化管理方式适当创新。

一、公路工程档案资料管理的作用分析

公路工程档案资料是指，公路工程从工程策划到施工及运营管理期间，生成的大量文字和图表资料，分别具有不同的保存价值。高效妥善的档案资料管理具有非常重要的意义。

一方面，公路工程档案资料作为国家档案管理的重要组成部分，是公路工程建设重要的依据和参考，能保障公路工程按期、高质量完成建设。

另一方面，大部分公路工程建设工期较长，并涉及多个单位。施工过程中生成的项目施工、检测、变更等档案资料，对公路后续的养护及运营具有十分重要的参考价值。

因此，各公路工程参建单位必须加强档案资料管理，明确管理人员的具体职责，并形成档案意识，以确保档案资料归档与工程建设同步。

二、公路工程档案资料管理的现状

（一）重视工程建设轻视档案管理

因为部分公路工程建设的紧急性和重要性，以及其中任何微小错误都可能造成严重后果。所以在公路工程实施过程中，工程本身受到了足够的重视。各参建单位往往在工程建设上投入大量的人力和物力，以确保公路工程的质量。

相比公路工程建设，工程档案资料的作用无法直观地被社会各方看见，也就不容易得到关注和重视。甚至有部分人主观认为，公路工程建设过程中，施工质量与工期是重要的，档案资料的形成和管理是不重要的。监理单位作为参建的一方，通常非常重视公路工程的质量、进度控制和费用控制，却忽视档案资料在实现三大目标中的重要作用。

（二）日常档案资料管理不规范

理想情况下，在公路工程施工期间，投入一定量的人力和物力到档案资料管理中，能确保同步工程建设与档案资料管理的进度。然而现实中，一些施工单位常常在工程完成以后，才集中人员收集整理档案资料。此时，不仅档案资料整理难度较大，而且对于时间跨度较大的工程来说，各种档案资料残缺不全的问题已经屡见不鲜。

在档案资料的整编归档与工程建设尚未有效结合的情况下，收集档案资料只是单纯地符合质量与规范要求。经过签认被施工单位收回后，监理工程师将不再过问。施工单位在收回档案资料后，也仅仅只是按规范整理归档，没有充分发挥档案资料管理的效果。

因此，从管理上说，当前的档案资料管理规范化程度较低。

（三）工程档案管理制度不完善

目前，部分参建单位已经意识到公路工程档案资料管理的重要性，并把档案资料管理放在了比较重要的位置上。但是因为档案资料管理制度不健全、档案资料编制要求不明确等原因，导致实际操作中仍然存在大量问题。

在没有一套切实可行的流程标准和管理规范的情况下，施工单位不知道如何收集工程档案资料，以及收集哪些工程档案资料，导致后期无法顺利整编工程档案资料，进而导致相关保障档案资料质量的措施无从落实。

此外，部分参建单位并未把档案资料管理列入领导职责。因此，系统的档案资料管理也缺乏完善相关制度的动力和决心。

三、公路工程档案资料信息化管理创新策略

当前是信息化时代，公路工程档案资料管理也需要引入信息化的管理方式，并在管理中采取科学有效的创新，以有效管理公路工程档案资料，提升公路工程档案资料管理质量。

（一）加强公路工程档案资料管理的分类管理

公路工程档案资料管理的规范化和有序性是提高公路工程档案资料管理的重要前提，也是后期能充分利用公路工程档案资料的有力保障。

为保证档案资料秩序井然、取用方便，应加强公路工程档案资料的分类管理，而现代信息技术的发展恰恰为此提供了便利。档案资料管理方应积极主动利用信息化手段，提供各种电子设备，健全各种检索工具，编制案卷目录，加大数字化、信息化建设水平，认真开展档案工作科学化管理，做好公路工程档案资料整理，并及时补充完整相应档案资料信息。