学生资助业务系统与档案管理系统融合建设的可行性研究

摘要：学生资助业务系统与档案管理系统的融合建设，根本目的是确保学生资助工作的公平性和准确性。本文探讨了学生资助业务系统与档案管理系统的融合建设在实际操作中的可行性，分析了融合建设的优势与劣势，并结合福建省明溪县学生资助工作要求，构建了自下而上由数据层、业务层、接口层和功能层构成的业务系统与档案管理系统归档集成框架。结果显示，该档案管理系统建设的可行性得到了充分验证。希望通过本文的研究，让教育资源得到更加合理的分配和利用，提升管理效率和智能化水平。

关键词：学生资助；档案管理系统；归档集成；归档功能

DOI：10.12433/zgkjtz.20242648

在现代教育管理体系中，学生资助业务系统与档案管理系统无疑是最关键的组成部分。学生资助业务系统主要承担着对学生资助资金进行合理分配与严格监管的重要任务，确保每一分资金都能准确无误地到达需要帮助的学生手中，保障资金使用的透明性和效率。档案管理系统是记录学生个人信息、教育背景、成绩表现等关键数据的平台，它对维护教育秩序、促进教育公平起着基础性作用。随着信息技术的不断发展和普及，这两种系统之间的融合建设得以深入推进，展现出巨大的发展潜力和实际应用价值。

一、学生资助业务与档案管理融合建设的可行性分析

（一）技术可行性

信息化时代，云计算、大数据、移动互联网、物联网、人工智能、区块链等前沿互联网信息技术的成熟运用，为各行各业的深度融合和创新发展提供了坚实的技术支撑和保障。这些技术的综合运用，能够有效应对和解决大规模数据存储、高速数据处理、高效数据传输、深度数据分析、严格数据安全等方面的问题，从而保障系统运行的高效性、稳定性和数据信息的真实性、可靠性[1]。

（二）制度可行性

2023年7月30日，国家档案局、国务院办公厅颁布实施《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》，规范了电子档案管理系统制度性建设。同时，福建省教育厅联合福建省档案馆发布了《福建省政务服务电子文件归档和电子档案管理办法（试行）》、《福建省学生资助档案管理办法》，规范福建省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，明确了档案管理的基本原则、适用范围、责任分工、电子档案的分类登记管理、安全管理等内容，为学生资助业务和档案管理系统建设提供了依据。

（三）应用可行性

融合建设后的系统将大幅提高资助工作的效率，实现资源的最优配置，显著降低因人工操作可能带来的风险和误差，减少工作中不必要的重复环节。此举不仅提高了流程的流畅性，也为工作人员提供了更加清晰明确的工作指引，从而降低了工作负担。此外，系统通过打造更加便捷的服务通道，提供高度个性化的服务体验，有效提升了学生和家长的使用满意度以及对资助政策的信任感。

二、构建与业务系统相融合的档案管理系统态势分析

（一）优势分析

1.数据互联互通

融合建设的实施，打破了数据之间的孤立状态，使资助业务和档案管理数据能够相互交流和互通有无。通过这种方法，数据的共享性和利用率得到了显著提高，为精准资助提供了有力的科学支持。这一举措不仅优化了数据管理流程，还进一步提高了工作效率，确保了数据的准确性和实时性。在此基础上，相关部门可以便捷地获取所需信息，从而作出更加精确的决策。

2.提升工作效率

自动化和智能化处理方式大大降低了人工操作的需求，减少了纸质材料在流转过程中的复杂性，这不仅提升了工作效率，也对档案管理工作产生了积极影响。另外，这些系统还具备实时更新数据的功能，可确保信息的准确性和时效性，为决策者提供更可靠、更及时的数据支持。这样一来，无论是资助工作的管理，还是档案的管理，都可以更加精准、高效地完成，从而提高了整体的工作质量。

3.优化资源配置

通过对学生资助数据的全面、深入分析，系统能够精确地识别出真正需要资助的学生，确保资助资源被合理地分配到最需要的地方，从而极大地提升教育资源的优化配置和公平分配，使学生专心致志地投入学业，无需为经济问题分心。这不仅是对个体命运的改善，更是社会整体公平正义的体现，是国家教育公平理念的具体实践。

（二）劣势分析

1.技术复杂程度高

融合建设是指将多种互联网技术与信息技术深度整合，实现各种技术间的无缝衔接和协同工作的过程。这种建设方式不仅涉及互联网技术的创新应用，还涉及各种信息技术的集成和融合，因此，技术难度相对较高。为了保证融合建设的顺利进行，需要一个具备丰富的技术知识和经验，能够熟练运用各种互联网和信息技术专业的技术团队负责开发和维护工作，以满足融合建设的需求。

2.资金投入大

实施融合建设需要技术革新并整合教育资源。然而，在这一工作的推进过程中，教育机构需要面对的一个重要问题便是经费[2]。具体而言，融合建设要求教育机构投入大量的资金用于技术研发，以保证教育资源的更新和升级，满足现代化教育的需求。同时，还需购置大量先进的教学设备，为学生提供更好的教学环境和条件。然而，对于资金有限的教育机构来说，这是一个不小的负担，它们面临较大的经济压力，甚至会影响其它项目的开展。

3.数据共享与隐私保护难题

在当今这个信息技术迅猛发展的时代，数据共享已经成为推动社会进步的重要力量。然而，在享受数据共享带来的便捷和高效的同时，如何妥善处理数据共享与个人隐私保护之间的矛盾，成为一个极具挑战性的课题。这不仅涉及技术的应用，更关乎法律法规的制定与完善，亟需构建一套既能够促进数据资源的合理利用，又能有效维护公民个人信息安全的政策和制度体系。

三、与学生资助业务系统融合的档案管理系统框架内容

（一）与学生资助业务系统融合的档案管理系统归档要素分析

档案管理系统归档要素，是建设学生资助业务系统与档案管理融合系统的基本框架内容，是档案管理系统的基础。在探讨业务系统与档案管理系统的归档集成要素时，不同的业务系统因其特定的业务逻辑和数据特性，会有不同的归档集成需求和要素。经过查阅文献和研究分析，本文筛选出了几种主流的业务系统与档案管理系统的归档集成要素系统，如PDM系统、OA系统、网上行政审批平台，并列出了每个系统的归档集成要素[3]。作者基于频次定量和人工定性相结合的方法，判断是否适用于一般业务与档案管理系统的融合建设要素，最终筛选出15个业务系统与档案管理系统归档集成要素，包括电子文件及元数据、目录、归档范围、归档方式、接口、封装、数字签名、格式、四性检测、用户权限管理、日志记录与查看、归档结果反馈、流程管理、保管期限、密级划定。其中，关键性的业务系统需要针对不同的资助类型采集不同的内容，如下表1所示。

（二）与学生资质业务系统融合的档案管理系统框架内容设计

根据《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92—2022）的要求，本文基于档案管理系统的统一技术要求和业务系统与档案管理系统的要素内容，结合福建省明溪县学生资助工作的需求，构建了自下而上由数据层、业务层、接口层和功能层构成的业务系统与档案管理系统归档集成框架[4]。具体内容如下：

首先，数据层关注的归档集成要素聚焦于电子文件及其元数据，这一范畴涵盖归档集成对象的来源与具体构成。这类以数字形态存在的文件具备易复制性、易修改性、依赖特定软硬件环境、海量存储、高速传输等特征，其重点在于，通过科学合理的手段确保电子文件及其元数据的完整性、真实性、可用性和安全性，即通常所说的档案文件的“四性”。本研究基于明溪县实际工作需求设计，在数据来源上精心规划，整合了全国学生资助管理信息系统以及省、市级学生资助管理信息管理系统作为核心数据源。同时，为了实现信息的全面互通与高效利用，该设计还充分考虑了与各部门的无缝对接，包括财政部门、民政部门、社会保障机构、乡村振兴相关部门、银行系统、残疾人联合会等外部重要机构。

其次，业务层主要指系统业务操作前端的流程和规则配置。业务层的规则配置必须以实现全面的自动化为目的，对于已有的业务系统，如果前端的配置规则功能模块不可行，或需要新建业务系统，则需要基于基本的业务流程配置规则文件，并提前将配置规则置入接口，实现面向文档管理的规范化改造。融合系统框架构建的业务层面主要包括数据汇聚，即通过特定的工具，对文档归档范围、归档方式、保管期限和元数据归档规则进行全面的抽取、转化和聚合，以实现数据的统一和完整，将零散的数据转化成标准化的、可供系统直接使用和操作。

再次，接口层的主要任务是明确接口的技术选型和规定接口的管理性及技术性规范内容[5]。目前，主要的接口技术包括RESTful API、GraphQL、WebSocket、SOAP以及各类消息队列技术（如RabbitMQ、Kafka等）。融合系统建设内容接口层主要是根据这些技术的特点，基于组织机构内部数据特征和业务需求，设计并采取定义数据交换标准、建立统一数据交换接口等措施。具体来说，根据国家档案局提供的归档数据标准，制定有针对性的数据交换标准，建立系统间统一的数据交换接口。该接口设计具有技术选型合理、接口规范完善的特点，能够有效支持不同系统间的数据交互。在数据交换过程中，严格遵循既定的标准和规范，同时注重保障接口的开放性，确保不同系统能够很方便地接入和进行数据交换。

最后，功能层主要是为实现系统的实际操作应用而建设的功能模块，可实现对数据层和业务层要求的具象化。融合系统设计了包括档案流程管理、系统操作访问权限管理、档案文件的编目等功能，并为系统使用人员提供了档案查询、借阅等管理服务，还支持文件统计、导出、打印等服务功能。功能层的设计主要是为了保障档案文件的“四性”，有助于保障档案管理的安全性。本研究系统注重用户体验和可操作性。通过优化界面设计、简化操作流程等措施，使系统更加易于上手和使用，从而降低了用户的学习成本和使用难度。

四、结语

研究结果表明，学生资助业务系统与档案管理系统的融合建设具有显著的优势和一定的劣势。基于档案管理系统的统一技术要求和业务系统与档案管理系统的要素内容，结合福建省明溪县学生资助工作的需求，通过构建自下而上由数据层、业务层、接口层和功能层构成的业务系统与档案管理融合系统，极大地优化了学生资助档案管理的规范性和实用性，为提升教育管理水平、促进教育公平做出了重要贡献，以期推动教育信息化的深入发展。综上，本次档案管理系统建设的可行性得到了充分验证。

参考文献：

[1]袁嫣红，王勇，王庆，等.基于云计算的档案管理系统智能化技术分析[J].集成电路应用，2023，40（12）：302-303.

[2]薛晓鹏.医院办公自动化系统与档案管理系统融合研究[J].办公自动化，2022，27（18）： 19-22.

[3]王强，吴志杰.业务系统与档案管理系统归档集成框架：构建与内涵解析[J].档案学通讯，2020，（06）：45-53.

[4]国家档案局.电子档案单套管理一般要求（DA/T92—2022）北京：中国标准出版社，2022.

[5]王强，吴志杰.业务系统与档案管理系统归档集成框架：构建与内涵解析[J].中国档案，2021，（03）：77.