试析档案管理系统的需求与功能开发利用

苏莹++李冬梅

摘 要：现代科学技术发展使得我国档案管理方式随之改变，信息技术的应用使得档案管理工作提出了信息化发展的方向，方式的转变给我国的档案管理工作提出了新的发展要求，档案信息化管理使得我国档案管理效率得以提高，同时也使我国档案管理的难度大大降低，但是传统的管理技术已经不能适应目前的档案管理要求，为提升档案管理效率，相关工作人员需要根据当前档案管理系统的工作要求对档案管理功能开发工作進行调整，使其符合我国档案管理事业的发展趋势，推动我国档案事业的进一步发展。

关键词：档案管理系统；功能开发设计；业务需求；用户需求；系统需求；问题

先进科技手段的引进使得我国的档案事业不断发展，为适应网络环境的普及以及档案管理工作的发展趋势，档案管理信息系统及相关软件的种类逐渐增多，这为我国档案信息化的发展创造了便利条件。但这些软件大致大致工功能基本相同，基本都是在档案管理模式的基础上构建的管理系统，但是面对档案管理工作越来越高的要求以及随着信息爆炸所带来的越来越多的档案信息量，现行的档案管理系统中存在的问题逐渐暴露出来。因此，为解决目前我国档案管理工作中的问题，对档案管理系统的需求进行分析，重视档案管理系统的功能开发设计工作已经成为一项必然需求。

1 档案管理系统的需求分析

1.1 业务需求

随着电子信息技术的普及，各行业的工作运转都已经投入到信息化管理阶段，目前大部分行业领域的日常工作都会借助现代化办公设备来完成，这就使得在工作过程中会生成很多电子信息档案或电子文件。但是数量越来越多的电子信息为其管理工作带来了极大的压力，一般情况下，面对大量的电子文件或档案，各单位都会采取集中管理的方式来保障信息安全，以促进信息管理规范，实现对电子文档的长久储存，这样能够为各行业中的通过效率及工作质量的提高提供便利，更有利于电子信息的价值得到充分挖掘。

1.2 用户需求

通常情况下，档案管理系统中的用户主要分为大类，一类是普通用户，另一类是管理人员，还有一类是管理系统的维护工作者，而每一类用户对档案管理系统的应用需求也有所差别。对于普通用户来说，档案管理系统对他们的价值就是档案信息的查找、阅读以及应用。而对于档案管理系统中的管理工作者来讲，档案管理系统对他们的作用是可以通过该系统对档案信息文件进行搜集、输入、检验、整理和保管，但对档案管理系统的系统维护人员而言，该系统于他们的意义是规范档案管理的程序、制定档案管理及利用的相关规范以及对档案信息和用户系统数据进行维护等。

1.3 系统需求

档案管理系统管理的目标是通过成熟而先进的硬件技术软件技术，开发设计出一个安全、稳定、友好、简单的系统，能高效的处理用户请求，自动按照档案管理规则实现档案分类处理。为清楚掌握系统需求，要从功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。从功能需求角度看，要求系统具有采集管理、数据操作、查询利用、增值服务等功能；从数据需求角度看，要求相关数据信息的录入、处理具有精确性、高效性，保持数据的一致性与完整性，以及共享等功能；从非功能性需求角度看，要求保障档案的原始性、完整性，传输安全性，以及身份认证、加密处理、防篡改等功能。

2 目前档案管理系统开发设计中存在的问题

当前我国的档案管理系统开发及利用中还存在不少问题，这些问题不仅减慢了档案系统的运行效率，还阻碍了我国档案事业的进一步发展。当前我国档案管理系统运行工作中最主要的问题就是相关工作人员对业务的认识不充分，这严重制约了我国的档案管理事业的发展。另外，对档案管理系统的需求了解程度不够，使得相关工作人员对行业内部的发展需求理解不完善，对系统需求的了解是系统功能开发和设计效果具有决定性作用。我国目前的档案管理系统中的档案信息完整性难以得到保证，加之我国当前的管理跟踪系统并不是十分完善，不能及时发现档案管理系统工作中存在的问题，随意档案系统的改进效果难以得到大幅度的提升。

3 档案管理系统功能开发设计及利用

3.1 系统功能架构设计

在这里，采用低耦合度和高内聚度的标准进行档案系统架构设计。按照功能性分析，分为输入部分、输出部分和管理部分。输入部分设置档案数据扫描入库、格式转化、录入及分类整编等功能；输出部分设置在库档案数量统计、借出档案数量及类别统计、超期档案自动催还、用户查询档案等功能；管理部分设置档案审核、归档、档案备份、删除等功能。

3.2 功能开发设计与利用

3.2.1 档案的归档与接收。文件的收集、整理、鉴定是档案形成的基础，也是检验档案真实性的关键。对于电子文件，收集、整理、鉴定是一个交叉操作的过程。由于电子档案形成以后，依然可以进行编辑和修改，所以进行电子文件归档时要附属清楚每一份电子文件的静态及动态数据信息，以加强电子档案原始性认定。

3.2.2 档案的存储与备份。档案的存储与备份，是档案管理系统运行的安全保障，所以要求建立一个电子文件的有效备份、恢复的系统，这就要依靠计算机的软硬件产品。基本上应采用通用的存储格式，并设置格式转换功能。此外，还应采用多样的存储方式，如目录存储、光盘存储等，具体采用哪一种则要根据实际需求来定。

3.2.3 档案的检索与利用。档案的检索和利用是档案管理的最主要性能，整个档案管理系统的运行都是为这一目标服务。所以提高档案管理系统的检索服务能力非常关键，为能够给用户提供更好的查询服务，增强用户对信息进行查找和利用的灵活性，在对这一功能进行开发时可以使用组合查询的心事，并对档案信息的可查范围及下载权限进行拓展。

3.2.4 档案的维护性管理。进行维护性管理目的在于保障电子档案的完整性与安全性，能实现长期、有效的存储与利用。对电子档案的维护性管理由用户来实施，根据用户需求设置具有不同功能的维护性管理功能。主要管理内容包括数据库管理、电子档案保管期限坚定及销毁、电力档案加密与解密、电力档案数据输出等。

3.3 数据安全管理

档案管理系统内的信息数据是非常庞大的，为保证相关数据的安全性和完整性，除了依靠计算机及网络提供的安全管理机制之外，还应设立一套完整的数据访问系统，避免机密档案泄露。例如，建立授权管理机制、档案档案密级管理和审批级别设置，从而保障档案信息安全。

结束语

总而言之，对档案管理系统的工作需求进行了解，并采取有效措施及方法做好档案功能开发与档案利用工作有利于我国档案管理体系的完善、增强档案管理信息系统的安全性，推动我国档案事业的平稳发展。另外，重视档案管理系统功能的开发工作能够有效提高我国档案管理提供的工作效率，满足我国各行业、各领域的档案管理要求，确保为大众提供更好的档案管理服务。相关工作人员应该紧跟时代发展的步伐，随时对档案管理的工作方式以及技术手段进行调整，推动我国档案事业不断进步与发展。

参考文献

[1]刘茜.试论档案管理系统的需求与功能开发利用[J].科学与财富，2015（1）：191-191.

[2]王静.浅谈档案管理系统的需求与功能开发利用[J].内蒙古石油化工，2014（1）.