行政事业单位政府采购内部控制信息与沟通问题研究

摘要：目前，政府采购已经覆盖行政事业单位，并深入政府经济管理的各个领域。政府采购降低了行政事业单位采购的随意性，充分调动了采购人员的主观能动性。随着财政优化审批环节、简化流程、提高效率，采购人员权限变大，相应的责任逐步增加，从而带来了新风险。因此，加强行政事业单位政府采购内部控制显得尤为必要。但是，当前行政事业单位政府采购相关部门之间信息沟通不畅，影响了政府采购效率和内部控制效果。基于此，对政府采购内部控制中信息与沟通方面存在的问题进行分析，提出解决措施，以期为加强行政事业单位政府采购内部控制提供思路。

关键词：行政事业单位；政府采购；内部控制；信息与沟通

0" 引言

行政事业单位政府采购内部控制存在政府采购预算和计划编制不合理、采购活动不规范、内部监督不到位等问题。政府采购相关部门之间信息沟通不畅会在一定程度上加剧上述问题的严重性。因此，对行政事业单位政府采购内部控制中信息与沟通问题进行研究，避免信息与沟通协调机制缺失、信息传递不准确和不及时等因素影响政府采购内部控制的质效，是非常有必要的。

1" 行政事业单位政府采购内部控制概述

政府采购是各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。经过20多年的发展，我国政府采购已经覆盖行政事业单位，并深入政府经济管理的各个领域。根据财政部2022年9月发布的数据，2020年全国政府采购规模为36 970.6亿元，是2002年1 009.6亿元的36倍多；占全国财政支出和GDP（国内生产总值）的比重较大，分别达到10.2%和3.6%。随着政府采购执行范围及规模的显著扩大，政府采购在经济发展中发挥的作用日益显著。

2003年1月，《中华人民共和国政府采购法》正式实施，标志着我国政府采购制度改革全面进入法治化轨道。2015年3月，《中华人民共和国政府采购法实施条例》施行，加快建立全面规范、公开透明的政府采购制度迈出更加坚实一步。2018年11月，中央全面深化改革委员会第五次会议审议通过《深化政府采购制度改革方案》，吹响新时期深化政府采购制度改革的号角。可见，政府采购制度改革不断向纵深推进，政府采购机制不断优化和完善。

政府采购制度和采购机制不断改革和完善，在规范和节省财政性资金的同时，也能大大支持国家建设和发展，体现出了巨大的影响力。从实际执行看，政府采购降低了行政事业单位采购的随意性。但与此同时，随着财政审批环节的优化及流程的简化，在提高效率的同时，采购人员权限也在变大，相应的责任逐步增加，从而带来了新风险。因此，加强对行政事业单位政府采购的内部控制，以减少政府采购“放管服”带来的内部风险，显得尤为必要。

党的十八大和党的十八届四中全会提出规范公共权力运行，对政府采购等活动提出制约和监督的要求，并要求对采购人内部流程加以控制。2016年6月，财政部出台《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（以下简称《意见》），提出建设依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度［1］。当前，行政事业单位在《意见》指导下虽然普遍建立了内部控制制度，但是实际情形是，部分行政事业单位对内部控制制度不够重视，内部控制建设与执行流于形式，应付工作、应对检查居多。内部控制制度往往是一纸空文，未得到有效实施，更没有发挥应有的作用，完善和优化内部控制制度也就无从谈起。政府采购作为内部控制业务层面的组成部分，也往往容易被忽略。行政事业单位政府采购内部控制的规范性、有效性直接影响政府采购活动的质量和效率。识别政府采购各业务流程的风险点，建立健全行政事业单位政府采购内部控制，对提升行政事业单位政府采购活动的质效、提高财政资金使用效率、保证行政事业单位履职效能等具有重要的现实意义。

当前，行政事业单位政府采购相关部门之间信息沟通不畅，影响了政府采购效率和内部控制效果。本文就政府采购内部控制中信息与沟通方面存在的问题进行分析，提出完善和改进行政事业单位政府采购内部控制信息与沟通机制的措施，旨在为加强行政事业单位政府采购内部控制提供思路。

2" 行政事业单位政府采购内部控制信息与沟通方面存在的问题

2.1" 信息沟通机制尚待完善

行政事业单位不同部门之间缺乏有效的政府采购信息共享和协调，可能导致信息不对称，造成重复采购或错失采购机会。缺乏有效的沟通渠道和协作机制，也可能阻碍信息流动和及时决策［2］。

2.1.1" 缺乏有效的政府采购信息共享和协调机制

行政事业单位内部不同部门之间缺乏有效的政府采购信息共享和协调机制，不利于政府采购活动的顺利实施及对其进行监督。政府采购需求部门根据其日常运行和建设发展情况确定采购需求，编制采购计划，并将采购计划及时传递给财务部门；财务管理部门根据采购计划申报政府采购预算，并对政府采购资金支付的合理性、合法性和合规性进行审核；政府采购管理部门负责采购需求文件的审查、政府采购业务的具体执行和操作、采购相关文件的存档、政府采购政策的咨询解答等工作；单位内部审计、纪检监察等监督部门负责政府采购全流程的风险管控工作，及时甄别并处理政府采购需求制定、执行过程中及合同履行过程中的风险。由此可见，政府采购业务从采购需求的确定、采购计划的编制、采购资金支付的审核、政府采购预算申报到政府采购活动的执行，每个环节都需要单位内部各相关部门之间进行有效沟通和充分协作。只有这样，才能确保政府采购需求计划的合理性、政府采购预算编制的准确性和规范性、政府采购活动执行的合规性和政府采购内部监督的有效性。

然而，目前的实际情况是，大多数行政事业单位各部门处于相对独立的状态，工作职责和承担的业务各不相同，部门的专业化水平越来越高。各部门大多只专注于自身职责范围内的业务和工作，信息沟通和共享意识不强，对于本部门以外的业务内容、业务流程知之甚少，只有在本部门与其他部门业务上存在交叉或融合时才会进行相关信息沟通和共享，部门间的边界越来越清晰。政府采购与其他工作有所不同。从其流程看，政府采购全流程需要单位内部相关部门之间相互沟通与协作才能有效完成。从其涉及的内容看，小到行政事业单位办公用品、办公设备的购买，大到大型仪器设备的采购、工程项目的实施，都需要内部相关部门反复沟通、有序衔接。但是，因相关部门之间缺乏有效的沟通渠道和协作机制，难免出现信息处理不便利、沟通交流不及时的情况，不利于政府采购活动的顺利实施及对其进行监督。以政府采购活动的执行为例，因缺乏信息沟通和共享机制，政府采购活动的执行部门很少将采购进展情况等有关信息及时传递给资产管理和监督部门。相关部门需要了解政府采购相关情况时，大多只能借助询问采购执行部门有关人员的方式。信息来源单一，信息准确性和可信度有待考证，沟通效率不高，沟通效果不尽如人意，都影响了政府采购内部控制的效果。

2.1.2" 缺乏积极、有效的沟通机制

行政事业单位与财政相关部门就政府采购系统运行及实际使用等方面缺乏积极、有效的沟通，在一定程度上影响了政府采购效率。行政事业单位作为政府采购系统和平台的直接和主体使用者，具有最直观的感受，也最能发现政府采购系统运行及实际使用等方面的问题。但行政事业单位与财政相关部门很少就政府采购系统的实际使用和系统功能的改进、优化、提升等方面进行积极、有效的沟通。行政事业单位大多发现的是系统和平台操作方面的问题，对系统和平台改进的实际情况缺乏充分的了解。财政相关部门很少对系统和平台的使用体验感等方面的问题进行专门的了解和调查，导致相关问题有时无法得到及时、有效的解决，影响了行政事业单位政府采购的效率。

2.2" 信息的准确性和时效性有待提高

政府采购涉及行政事业单位多个部门，由于缺少部门间的信息共享和沟通协调机制，跨部门的信息沟通成本高、沟通效率低、沟通效果不理想。相关部门执行政府采购内部控制各环节工作时会持事不关己、高高挂起的态度，认为只要完成自己职责范围内的业务工作就可以了，下意识或人为把自己与其他部门割裂开来。因此，相关部门在执行政府采购内部控制各环节工作时难免出现拖沓、不理解、不配合的情况，政府采购相关信息的准确性、及时性必然受到影响，最终影响政府采购内部控制的效率和效果。与此同时，政府采购涉及大量信息，包括采购需求、供应商资质、合同条款等。如果这些信息不准确或更新不及，也会影响决策的准确性和效率。主要表现在：

2.2.1" 相关部门传达信息的形式不规范

部分行政事业单位因缺乏制度化的政府采购流程，某些指令或业务流程等信息通过口头传达，没有正式或正规的书面文件。在口头传达过程中，信息传达者与接收者的表达能力和理解能力不尽相同，难免出现传达者没有把信息完全描述清楚或接收者没有完全理解信息的情况。信息传递过程中表达与理解出现偏差，会使信息的准确性受到影响，进而导致政府采购内部控制风险增加。

2.2.2" 信息化程度不高

部分行政事业单位仍主要通过纸质单据传递政府采购信息，且传递工作依赖人工完成。政府采购相关人员需要花费很多时间在单据传递和等待审批等环节，且纸质单据在审批流转过程中容易损坏或丢失，也在一定程度上影响了信息的准确性和时效性，导致政府采购效率低下。与此同时，部分行政事业单位政府采购相关部门没有实现数据共享或共享程度较低，数据“碎片化”“孤岛化”现象比较突出。比如，政府采购需求、政府采购计划与财务部门的预算申报、政府采购资金支付等各个环节没有整合起来，未实现信息和数据共享，也会降低信息的准确性和信息传递的及时性，进而影响政府采购效率［3］。

2.2.3" 政府采购相关信息公开不充分

部分行政事业单位政府采购的具体情况和细节，往往只有该业务的直接经办人员清楚，如政府采购采取何种形式、进展到何种程度、在此过程中出现了什么问题等。同时，单位也没有要求及时统计和公开政府采购项目情况。这些可能会在一定程度上加剧采购信息的不对称，影响信息传递的及时性。

3" 完善行政事业单位政府采购内部控制信息与沟通机制的措施

3.1" 强化信息沟通及共享

行政事业单位应实时掌握业务流动节点，提高业务传递的流畅性，及时传递风险信息，在防患于未然的同时，降低各部门风险信息获取成本。

3.1.1" 扫除信息沟通障碍

行政事业单位应在内部建立规范、有效的政府采购信息沟通和协调机制，扫除政府采购各相关部门之间的信息沟通障碍［4］。一是建立政府采购信息沟通和协调机制。行政事业单位可在内部成立专门的政府采购业务沟通协调小组，小组成员包含单位分管政府采购工作的领导，以及政府采购管理部门、采购需求部门、财务部门、资产管理部门、内部监督部门负责人及相关人员等，共同解决政府采购活动全流程中信息沟通或协调不畅等引发的问题。二是进一步加强政府采购相关部门、相关岗位人员之间的信息沟通和共享。政府采购需求部门、资产管理部门、财务部门和内部监督部门等相关部门，预算编制、预算审批、资产管理、工程及项目负责人等相关岗位人员，需要紧密配合，及时、积极地进行沟通，防止沟通或协调不畅导致信息不对称，造成采购失败或资金、资产浪费，从而提高政府采购效率，防范政府采购风险。

3.1.2" 建立健全政府采购信息公开制度

行政事业单位应建立健全政府采购信息公开制度，使政府采购信息公开规范化、长效化。信息公开是政府采购内部控制中加强信息与沟通的重要手段之一，也是单位内部监督获取信息的一个重要途径。政府采购信息公开得越全面、越详细，相关部门间沟通不畅的问题越能得到及时、有效的解决。行政事业单位可在内部网站上增加政府采购栏目，发布政府采购相关政策和制度、通知公告，将政府采购不同业务的要求和流程、政府采购项目的预算、招标询价公告、采购成交公告、采购合同等各环节的信息进行完整公开，并设置为长期可见。这有利于政府采购相关部门，如财务部门、资产管理部门、内部监督部门等，随时查阅、了解和跟踪政府采购项目情况，及时发现政府采购活动中出现的问题，及时交流和沟通，进一步防范和降低政府采购风险，使政府采购内部控制更加有效。

3.2" 改善信息流动和沟通渠道

行政事业单位应加强采购部门与财政有关部门之间的沟通，拓宽二者之间的沟通渠道。除日常的政府采购系统运维及政府采购主管部门办公电话外，财政相关部门可以增设政府采购系统和政府采购业务的微信交流群，以便行政事业单位将政府采购系统运行和实际使用等方面的问题，以及政府采购业务活动执行过程中遇到的特殊的、不知如何处理的情况，及时在群里进行咨询和反馈。财政相关部门也可以设置专门邮箱或以调查问卷的形式，定期收集、整理、归纳行政事业单位关于完善政府采购系统功能、提升系统使用感等方面的建议，以及行政事业单位在政府采购业务活动执行过程中遇到的共性问题，将采购系统功能完善和提升等方面合理、可行的建议及时反馈后台技术运维人员，由其对系统进行完善和升级，并且定期对进展情况进行跟踪和了解。行政事业单位还可以将政府采购业务活动执行过程中遇到的共性问题和解答整理成册，并定期发布，提高政府采购效率。

3.3" 构建合理、高效的政府采购信息传递机制

3.3.1" 建立健全政府采购制度

建立健全行政事业单位政府采购制度，有利于保证信息传递的规范性和准确性。目前，行政事业单位已将符合条件的采购项目全部纳入政府采购范畴。政府采购已经成为行政事业单位的一项重要业务。政府采购制度是行政事业单位开展政府采购活动的具体依据，而目前部分行政事业单位还没有建立政府采购制度。部分行政事业单位即使建立了政府采购制度，也只是笼统地照搬照抄政府采购法律法规和相关规定，没有结合实际情况和特点制定适合自身的合理、规范、细化的政府采购制度。这导致单位在政府采购过程中因缺少制度化的采购流程等，出现传达信息的形式随意或不规范、信息的准确性受到影响等情形。因此，建立健全行政事业单位政府采购制度，对于提高信息传递的规范性和准确性，从而保证政府采购内部控制的有效实施非常有必要。具体来说：

一是因地制宜。行政事业单位应从政府采购业务的实际情况出发，在《中华人民共和国政府采购法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等核心政策制度和规范的指引下，结合单位实际情况或现有政府采购制度建设情况，建立健全政府采购各项规章制度，为政府采购活动过程中信息的规范、准确传递奠定基础。二是因时制宜。随着行政事业单位政府采购覆盖的范围越来越广，政府采购的需求越来越丰富，政府采购工作中会不断出现新问题和新矛盾。对此，行政事业单位需要与时俱进，关注国家出台的关于政府采购的新政策文件，并及时修订本单位政府采购相关规章制度，从而保证政府采购相关人员传递的信息准确、有效。三是建立政府采购制度汇编。行政事业单位可将政府采购规章制度汇编成册，并及时进行更新和修订，便于相关部门及人员了解、学习和查阅；将政府采购具体业务流程制作成业务操作指南，使政府采购业务相关人员可以按照规范、标准的流程进行操作，减少或避免某些指令或业务流程等信息的口头非正规传达，推动政府采购内部控制有效实施。

3.3.2" 进一步加强信息化建设

行政事业单位应构建合理、高效的政府采购信息共享和传递机制，并根据需要不断完善优化和升级，使信息传递更加准确、及时、有效，提升政府采购内部控制的质效。目前，大多数行政事业单位都有OA（办公自动化）系统，要在健全本单位OA系统管理制度的基础上，提高各部门人员尤其是政府采购相关部门人员对OA系统的使用率，使政府采购相关信息通过OA系统进行流转，减少纸质单据在传递和等待审批等环节上耗费时间、在流转过程中容易损坏或丢失等问题［5］。与此同时，行政事业单位可利用信息化系统加强政府采购相关环节数据间的关联和共享，将政府采购的需求发布、计划编制、预算申报、资金支付、档案管理等相关环节统一归入系统，使相关部门能实时共享相关信息，切实提高政府采购效率，提升内部控制水平。

4" 结语

综上所述，强化信息沟通及共享，改善信息流动和沟通渠道，构建合理、高效的政府采购信息传递机制，对于加强行政事业单位政府采购需求计划的合理性、政府采购预算编制的准确性和规范性、政府采购活动执行的合规性和政府采购内部监督的有效性，从而提升政府采购内部控制的效率和效果，都有促进作用。

参考文献

［1］吕亚男.行政事业单位政府采购内部控制问题研究［D］.济南：山东师范大学，2023.

［2］刘秀竹，卿艳.机关事业单位政府采购内部控制管理策略探究［J］.国际公关，2022（16）：92-94.

［3］李飞蓉.内江市政府采购信息化建设的问题及对策研究［D］.成都：电子科技大学，2023.

［4］黑东东.浅谈信息化管理在事业单位政府采购中的应用［J］. 商讯，2021（12）：120-122.

［5］谢彤，李朝晖.高等院校政府采购信息化建设现状及优化探究［J］.中国管理信息化，2023，26（6）：82-84.

收稿日期：2024-04-09

作者简介：

盛丹，女，1982年生，硕士研究生，会计师，主要研究方向：预算管理、政府采购、绩效运行监控。