事业单位财务报销现存问题及优化措施探讨

摘要：事业单位资金管理是财务管理核心工作之一，而财务报销工作又在其中占据重要位置。近些年，审计问题突出，是在以查阅财务报销单据为起点、从费用报销入手、逐步扩大到财务管理方方面面的过程中发现的。以事业单位日常财务报销为切入点，通过梳理事业单位财务报销模式和流程，发现财务报销工作中的现存问题，并探讨优化措施，以提升财务基础工作质量，提高财务工作效率，降低差错率，规避审计风险和廉政风险。

关键词：事业单位；财务管理；财务报销

0" 引言

财务报销是财务基础工作中相对重要的一环，是预算执行最直接的体现，也是组成财务报表的基础元素。无论是大中型企业集团还是小微企业，无论是行政单位还是事业单位，财务报销都是财务基础工作中数量多、业务烦琐、耗费人力较大的一项工作。财务信息化虽然可以减轻财务人员的部分工作压力，减少手工录入凭单工作量，但是选择适用的规章制度是信息系统无法自动识别和匹配的，需要依靠财务人员的职业判断和经验才能完成。这要求财务人员必须储备大量的制度和政策依据等相关知识，在审核单据时能立即判断出适用的制度和政策遵循。审计、监督检查等工作也往往从报销凭证入手，检查是否存在违规报销、违反“八项规定”、违反廉洁自律准则等行为。现阶段，事业单位财务报销还存在制度建设不完善、财务信息化基础薄弱、报销审批程序环节烦琐、报销口径不统一等问题，亟待尽快解决。

1" 事业单位财务报销模式

事业单位财务报销是事业单位财务人员在预算控制数内，对单位工作人员在业务活动中所发生的费用支出，根据国家和单位内部相关政策依据进行审核、报销的一项活动，包括预算下达、填制报销单据、单据审批、报销入账等环节。

1.1" 预算下达

一是以单位整体预算为依据，将整体预算分解下达到各报销部门，作为部门内部预算。可以按照预算支出经济分类科目细化预算，选择总额控制或细化科目控制。根据部门职能和业务特点，参考部门以往成本数据下达预算额度。例如，经常发生赴外埠办理业务的部门，差旅费科目预算应占比重较大；经常召开会议的部门，会议费科目预算应占比重较大；经常举办培训活动的部门，培训费科目预算应占比重较大。二是要求各报销部门上报预算，将上报的预算汇总，再与单位整体预算核对一致后下达至各部门，作为部门内部预算。费用报销以部门预算为上限，原则上不得超预算，如遇特殊情况调整预算，需要按照预算调整审批程序办理。

1.2" 填制报销单据

按照报销费用类别填制与之对应的报销单据。例如，报销差旅费，需要填制《差旅费报销单》；报销市内交通费、邮寄费、零星采购办公用品等费用支出，需要填制《现金支出单》；对公付款，需要填制《付款申请单》。以差旅费报销为例：

（1）收集、整理原始票据和其他需要提供的资料。原始票据包括标注有政府采购机票查验号码的航空运输电子客票行程单、火车票、长途汽车票、船票、住宿费发票及交通退票、改签票据和托运费票据等。其他需要提供的资料包括出差审批单、公务卡（银行卡）刷卡凭证等，购买非政府采购飞机票的，需要提供与政府采购机票比价的截图信息及情况说明等资料。

（2）填制报销单。在财务信息系统或纸质报销单据上填制报销单。根据出差业务实际情况填写出发到达日期、出发到达地点、交通工具类型，依据原始票据金额填写报销费用明细，包括城市间交通费、住宿费和其他费用。市内交通费和伙食补助费按照标准乘以出差自然天数计算填列，或者由信息系统自动生成报销金额。

1.3" 单据审批

报销人填制报销单据后，按照资金审批流程进入审批环节，审批人依据制度规定的权限实施审批。一般审批流程为：经办人填制单据后，经部门负责人或项目负责人审批，传递到财务管理部审核。如果该笔报销单据的报销金额超过资金审批权限，或者该笔报销单据是部门负责人本人的报销单据，还需要上报上一级领导审批签字。遇到特殊事项或金额达到规定标准，最终需要单位负责人签字审批。达到“三重一大”规定的事项和金额标准，需要上报办公会或党委会集体决议。例如，部门报销差旅费，需要报销人填制差旅费报销单据后上报部门负责人审批签字，部门负责人对该出差事项的真实性和出差行程的真实性负责。国家拨款科研项目和单位内部科研项目资金需经项目负责人审批签字。上述流程执行完毕后，需要交给财务人员审批。财务人员根据业务性质依据适用的制度标准进行审核，重点审核报销单据的完整性、原始票据的合规性及报销金额、适用标准的正确性。

1.4" 报销入账

经过审批无误的报销单据最终传递到出纳人员，由出纳人员按照资金审批权限核对审核签字是否齐全。签字不齐全的，退回报销人补全签字手续。审批无误、手续齐全的单据由出纳人员按照金额付款。大部分事业单位利用信息化系统，通过云支付网络付款，付款效率和正确率得到大幅度提升。付款后，通过与银行系统对接，可实时查询付款状态。系统提示付款未成功的，由出纳人员联系报销人核对公对公付款的收款单位名称、账号和开户行等信息是否正确。对于个人支付报销费用，出纳人员需要核对领款人姓名、收款银行卡账号等信息是否正确。系统提示付款成功的，由出纳人员打印银行回单，并与报销单据匹配后传递给会计人员。会计人员在账务系统中录入记账凭证，或者通过财务信息系统自动生成记账凭证。

2" 事业单位财务报销存在的问题

2.1" 相关政策依据数量繁多，修订更新不及时

随着国家对事业单位的监管力度不断增强、审计力度不断加大，新的财务管理制度也不断推陈出新，涉及财务报销的国家层面、部委层面及单位层面的政策和依据数量繁多。有些国家层面的制度制定时间较早，逐渐不能适用现代管理模式，修订和完善不及时，造成制度制定和执行“两张皮”。由于国家制度修订不及时，事业单位制度无法跟进修订，就会出现实务中已经不适用，制度上还未改变的情况，往往导致报销工作不合理。审计人员往往也会关注事业单位制定的制度未有效执行而将该情况予以披露，进而形成审计风险。

2.2" 财务信息化管理薄弱，手工处理业务较多

事业单位财务信息化起步较晚。由于单位规模不同，大中型事业单位已经建立并逐步完善财务信息化系统，小型事业单位的财务报销工作还停留在审核纸质报销单据和手工录入财务账务系统上。部分事业单位虽然已经实现了信息化，但信息化水平普遍不高，大量报销工作仍然依靠审核纸质报销单据，审核流程为线下手工审核，审核人员需要在纸质单据上手工签字审批，只在生成凭证的环节采用了信息化手段，通过财务信息系统自动生成记账凭证。

2.3" 财务人员职业判断不统一，报销口径存在差异

事业单位财务人员普遍存在年龄偏大、学历层次不高、业务水平良莠不齐的情况。特别是由于单位性质不同，事业单位分为科研事业单位和非科研事业单位。有些非科研事业单位资金来源较复杂，不但有自有资金，也有中央财政科研项目资金。不同性质的事业单位及不同来源的资金适用的报销制度各不相同。财务人员对政策的学习和把握程度有偏差，对同一报销事项的制度理解不统一，职业判断存在差异，导致报销口径也存在差异。例如，在报销差旅费时，报销人未取得住宿费发票，不同的财务人员会有不同的处理方式，最终报销的金额也不同。这往往造成报销人和财务人员之间产生矛盾。审计人员也会关注报销口径不统一而出现的错误，造成审计风险。

2.4" 财务报销审批手续烦琐、复杂，报销流程较长

事业单位的经费组成多样，包括财政拨款、科技部专项资金、单位内部自有资金和单位内部立项的科研项目资金等。不同性质的资金审批流程不同：财政拨款、科技部专项资金和单位内部立项的科研项目资金采取“项目负责人制”，报销单据由项目责任人审批；单位内部自有资金以各部门为报销单元的，报销单据由部门负责人审批。单笔支出超过一定数额或部门负责人及项目负责人本人的报销单据，还需要找上一级领导审批；特殊事项或金额达到标准，需要单位负责人签字审批；涉及“三重一大”事项的，需要集体决策。有些事项在项目立项或货物采购环节已经上会决议，在支付资金时还要层层审批，往往造成一事重复审批，审批流程漫长、效率低下。事业单位负责人往往承担多元化工作，有的既是单位负责人，又是学科带头人、首席专家等，日常工作繁忙。报销人要找齐部门负责人和单位负责人签字，有时非常困难，“报销繁”“周期长”问题亟待解决［1］。

3" 事业单位解决财务报销现存问题的主要途径

3.1" 制修订和完善报销制度，夯实财务管理基础

制修订和完善内部报销制度是夯实财务管理的基础工作之一。在制定制度前，事业单位要学习和把握国家政策和制度，定期对常用的报销制度进行梳理，在充分调研和分析实际情况下开展工作。在修订和完善制度前，事业单位要对照检查国家政策和制度是否有更新或废止，追踪制度实际执行情况，当有更新、废止或不能适用实际情况时，修订和完善自身内部报销制度。例如，中央级事业单位适用的《中央和国家机关差旅费管理办法》，后续有《中央和国家机关差旅费管理办法有关问题的解答》《财政部关于调整中央和国家机关差旅住宿费标准等有关问题的通知》等文件跟进，需要事业单位根据国家制度变化，及时调整和修订内部报销制度。事业单位要合理设置内部报销审批制度，将报销审批流程制度化、合理化。事业单位在制修订并完善报销制度时，要确保制度既规范制定又切合执行，避免制定和执行“脱轨”。

3.2" 加强财务人员学习，提升财务报销水平

随着财务管理模式不断精细、管理方式不断优化，财务人员迫切需要向复合型人才转型，不断更新知识结构，朝着多元化方向发展。数智化时代除了要求财务人员不断完善财务管理方面的知识，还要熟练掌握信息化手段，并将其更加灵活地应用于财务管理领域。财务人员在不断学习财务理论知识的同时，还应及时更新现代化管理理念，勇于放弃传统报销方式，敢于接受先进的报销方式。此外，事业单位还要做好针对财务人员的财务报销政策宣传工作，定期对报销人员进行培训等。事业单位可通过组织学习研读报销政策、制定制度以统一报销口径、提升报销服务满意度等措施推进财务报销工作迈向新台阶。

3.3" 加快信息化进程，逐步实现财务报销无纸化

在网络技术快速发展的今天，云计算、云存储［2］等信息技术为财务信息化发展提供了可靠的支持。近些年，我国电子发票经历了从试点到广泛应用的过程，为无纸化报销提供了可行性经验。事业单位应快速加入信息化大潮，推动无纸化报销［3］进程。事业单位将财务信息系统与OA（办公自动化）系统对接，可以获取出差人员相关信息，直接传送到财务信息系统的差旅费报销单中；将城市间交通费、住宿费等电子发票直接导入，从电子发票中提取报销信息，自动填入报销凭单，并将报销凭单以电子档案的形式进行存储和传递；利用手机等移动平台，嵌入审批流程，实现全程线上审批，审批无误的单据报销后自动生成凭单。全流程自动化减少了人为干预报销的可能性，降低了差错率，简化了报销审批流程，提高了报销工作效率。电子发票在导入系统的同时，可对发票的真伪及报销次数进行自动校验，有效规避了报销纸质单据时因多次打印电子发票而出现重复报销的情况，确保了会计信息的真实性和准确性。

3.4" 区分好单位性质，适用不同报销规定

为了促进国家科技事业发展、激发科学工作者的创新创造活力，国家针对科研事业单位使用中央财政科研项目资金出台了一系列“放管服”政策。在报销时，既要根据单位性质判断其属于科研事业单位还是非科研事业单位，又要根据资金来源判断其是否使用了中央财政科研项目资金，即不同的事业单位适用不同的报销规定。科研事业单位按照“精简高效、厉行节约”的原则，根据教学、科研、管理等工作实际需要，在合理调查研究的基础上，确定教学科研人员乘坐交通工具的等级和住宿标准，制定适用的差旅费管理办法。与非科研事业单位不同的是，科研事业单位的出差人员对于难以取得住宿费发票的，在确保出差业务真实性的前提下，可以报销城市间交通费，并按照规定标准报销伙食补助费和市内交通费。非科研事业单位出差人员则不同，实际发生住宿费而无住宿费发票的，不得报销住宿费、城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。科研事业单位举办的学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等业务性会议，会议的次数、天数、人数及会议费开支范围、标准等可以按照实际需要本着节约的原则确定。因工作需要，科研事业单位邀请国内外专家、学者和有关参会人员，可以在会议费科目报销上述人员的城市间交通费、国际旅费。与科研事业单位不同，非科研事业单位举办会议的，参加会议代表发生的城市间交通费，需回其所在单位报销。

4" 结语

随着国家对财会监督力度的加强，以及审计、财经纪律检查等工作的广泛开展，财务报销等基础工作也越来越受到单位领导和财务人员的重视。新型监管体制的建立，对财务报销基础工作提出了越来越高的要求。财务管理的智能化转型为报销工作创新提供了广阔的空间。财务报销数据作为基础数据，最能反映业务的真实情况，也是业财融合最好的数据媒介，在财务与业务之间发挥桥梁纽带作用。财务报销工作将不再是枯燥乏味的烦琐劳动，而是通过智能化系统从经济业务中分离出数据资源，再对这些数据资源进行加工，创造出更高价值的过程。

参考文献

［1］杨茜.破解科研经费报销难问题的对策分析［J］.财务与会计，2021（17）：74-75.

［2］武建华.财务信息化共享模式对会计核算的影响分析［J］.财务与会计，2021（18）：74-75.

［3］张佩.信息化时代无纸化报销存在的问题与对策研究［J］.中国管理信息化，2020（22）：56-58.

收稿日期：2024-01-17

作者简介：

王颖，女，1981年，本科，高级会计师，主要研究方向：事业单位预算管理、财务信息化、财务管理。