企业档案鉴定销毁工作中的问题和对策

刘静

摘要： 档案鉴定销毁是档案工作中的一项重要内容， 也是档案工作的难点。做好企业档案鉴定工作， 对提高企业档案保管质量、 加强档案的科学管理、 全面确定档案的保管和利用价值， 具有十分重要的意义。本文对企业档案鉴定销毁工作中遇到的问题进行了梳理， 并提出了相应的对策， 旨在为企业档案鉴定销毁工作提供参考， 保证有价值的档案得到有效的管理和利用。

关键词： 企业； 档案； 鉴定； 销毁

DOI：10.12433/zgkjtz.20240236

对于大多数企业而言， 档案“有进无出”或“进远大于出”的现象普遍存在， 导致企业档案库房容量紧张， 增加了档案管理成本。但是随着时间的推移， 档案的价值也在发生变化， 为确保档案的有效性和可用性、 缓解企业档案库房压力、 优化档案资源配置、 降低档案管理成本， 须定期开展档案鉴定销毁工作。笔者所在企业已有超过50年的历史， 累计库存档案超过50万卷， 库房建筑面积超过2000m2。随着企业规模的增长、 业务范围和业务量的扩张， 档案年度增长量节节攀升， 致使库房容量紧张。因此， 档案部门对已到保管期限的档案进行了鉴定。

一、 企业档案鉴定销毁工作中存在的问题

从笔者所在企业档案鉴定销毁工作的实际情况来看， 档案鉴定销毁工作主要存在四个方面的问题， 即鉴定销毁依据不明确、 鉴定人员难确定、 档案价值难判断和鉴定销毁流程不清晰。

（一）鉴定销毁依据不明确

档案鉴定销毁工作是档案管理所有工作中业内公认的难点， 但行业内尚无权威文件明确档案鉴定销毁的标准及指导实践。而已有的《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《科学技术档案工作条例》《会计档案管理办法》《企业档案管理规定》等各种档案法律法规和规范， 只对鉴定人员的构成和销毁要求这两个方面进行了规定， 并没有对档案鉴定销毁工作的全流程管控给予清晰的规定和具体的指导。档案具有不可再生性， 一旦销毁， 将永远消失， 不复存在。而由于法定鉴定销毁依据的缺位， 使得针对企业已到保管期限的档案开展销毁工作缺乏强制性， 导致多数企业档案鉴定销毁管理工作缺失。

（二）鉴定人员难确定

档案鉴定销毁工作由谁来组织、 谁来实施， 也是企业档案鉴定销毁工作的主要问题之一。《企业档案工作规范》（DAT42-2022）规定： 企业应成立由主管领导、 职能部门、 专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组）， 负责确定文件保管期限和到期档案的鉴定。规范明确了鉴定人员的构成， 但在实际执行过程中， 相关人员的资历经验、 专业水平和专业能力也不能完全满足工作要求。

（三）档案价值难判断

档案鉴定即通过对档案进行评价和审查， 确定档案的价值， 把有价值的档案保存起来。档案价值的鉴定是企业档案鉴定工作的核心内容。但是由于档案相关法律法规和规范没有对档案价值的鉴定给出明确的判断方向和标准， 使得档案价值鉴定工作难上加难。

（四）鉴定销毁流程不清晰

档案鉴定销毁工作对任何一家企业来说， 都是一项重大而严肃的工作， 清晰的鉴定销毁流程是工作顺利开展的基础之一。当前档案相关法律法规和规范没有涉及鉴定销毁流程的内容， 加之大多数企业从未组织开展过档案鉴定销毁工作， 使得档案鉴定销毁流程没有可参考的政策文件和可借鉴的实践经验， 导致企业档案鉴定工作难以下手。

二、 企业档案鉴定销毁工作的优化策略

（一）明确鉴定销毁依据， 建立档案鉴定销毁管理制度

企业应以《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》《企业档案工作规范》及集团公司档案管理办法等为依据， 在充分调查研究其他企业已有档案鉴定销毁工作经验的基础上， 结合本企业档案管理的实际情况， 深入分析、 统筹兼顾， 建立相应的管理制度， 使档案鉴定销毁工作有据可依。笔者所在企业为了满足档案鉴定销毁工作的需要， 编制发布了《档案鉴定销毁管理规定》， 其中明确了档案鉴定销毁的工作职责分工、 组织要求、 鉴定原则、 工作内容和流程。为了使档案鉴定销毁工作更具操作性， 笔者所在企业还编制了年度《档案鉴定销毁工作计划与方案》， 其中明确了年度档案鉴定销毁工作的专项组织、 实施计划、 推荐的鉴定范围、 工作流程等内容。这些都为科学有序地开展档案鉴定销毁工作打下了坚实的基础。

（二）成立专业鉴定小组， 保证档案鉴定判断和评价的公正性

根据规范要求， 结合档案管理实际， 企业应针对各档案类型分别成立专业档案鉴定小组， 成员一般由档案分管领导、 编制部门负责人和专业技术人员、 归档部门负责人和专业技术人员、 档案部门负责人和档案管理人员等构成， 总人数不低于5人且应为奇数（部分档案的编制部门和归档部门为同一个部门）。同时， 各鉴定小组的成员应专业扎实、 经验丰富、 资历深厚、 了解本企业历史和发展情况。这种由多方面、 多部门人员构成的档案鉴定小组， 保证了档案鑒定判断和评价的公正性。

除此之外， 据财政部、 国家档案局令第79号《会计档案管理办法》第十七条的规定： 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头， 组织单位会计、 审计、 纪检监察等机构或人员共同进行。会计档案鉴定小组成员除了档案分管领导、 归档部门、 编制部门和档案部门相关人员外， 还应增加审计、 纪检监察相关人员。根据企业的保密管理要求， 涉密档案鉴定小组成员除了档案分管领导、 归档部门、 编制部门和档案部门相关人员外， 还应增加保密业务负责人和专业的技术人员。

同时， 建立科学的档案管理激励机制， 激发员工参与档案管理工作的热情与积极性， 有效调动非档案工作者的主观能动性， 让大家自愿参与企业档案管理工作。而且科学的激励机制还可以提升个人的档案管理意识、 知识与技能， 从而构建高素质、 高水平、 高能力的档案鉴定小组。

（三）确定价值鉴定的基本原则， 确保档案鉴定结果的准确性

檔案价值鉴定由各专业档案鉴定小组成员共同研讨、 确定初始判断标准， 必要时可一事一议。随着工作的推进， 应不断优化价值鉴定要求， 使档案价值判断标准全面且有针对性。档案鉴定的基本原则可包括以下六个方面：

第一， 注重档案的历史价值。档案是历史发展的真实记录， 是联系过去、 现在和未来的纽带。因此， 在开展档案鉴定工作时， 应充分考虑档案的历史价值。对于企业而言， 全面反映企业职能活动面貌、 历史沿革、 企业文化等方面内容的档案具有历史价值， 社会影响力大的机构或人物的档案具有历史价值， 重特大事件的产生的档案也具有历史价值。

第二， 关注档案的利用价值。企业档案的目的在于得到有效利用， 即为企业管理和经营决策提供支持， 为企业主营业务、 活动开展提供参考， 为企业文化建设提供助力， 为员工提供档案证明服务， 为维护企业的合法权益不受侵犯提供凭证。档案的鉴定销毁工作应参考过往被利用的频次和将来被利用的概率， 到期之前利用率高的和具有长远利用需求的档案价值最高。此外， 企业档案不仅对本单位有用， 对社会也有重要的价值， 因此， 还需要考虑档案的社会价值。

第三， 抓住档案的独特性。档案鉴定的独特性应考虑档案内容的独特性和重复性。一般情况下， 档案内容具有独特性的孤本档案、 文物档案具有较高的价值， 内容重复的文件、 复制件、 普发性且不需要本单位办理的文件、 供本单位参考的抄送件价值相对较低。

第四， 提高档案的效益。需要考虑档案收益与付出的比例， 当档案发挥的作用大于因保存所付出的代价时， 档案价值较高。档案的价值通常包括经济效益和社会效益， 因此， 在进行档案鉴定时需综合考虑。

第五， 要求档案的完整性。由于各类档案的保管期限不一致， 当已到保管期限的档案为某个项目、 活动或事件档案的一部分时， 为了保证档案的完整性， 此类到期档案应继续保留。

第六， 遵循法律法规和相关规范明确的特殊要求。例如： 根据财政部、 国家档案局令第79号《会计档案管理办法》的要求， 对于涉及债权、 债务及税务问题的会计档案， 鉴定销毁时要根据其特殊性， 应保留相关已到保管期限的会计档案。

（四）规范档案鉴定销毁流程， 确保档案鉴定销毁工作的可操作性

由于缺乏明确的指导文件， 企业应自发地进行探索和实践， 规范鉴定销毁流程， 保证档案鉴定销毁工作的可操作性。具体可分为以下八个步骤：

第一， 制定年度档案鉴定销毁工作方案。企业档案管理部门每年应根据档案鉴定销毁工作的实际情况， 编制年度档案鉴定销毁工作方案， 由部门领导审核、 企业档案业务分管领导审批后， 正式启动年度档案鉴定销毁工作。

第二， 编制档案鉴定清册。企业档案管理部门应根据审批通过的年度档案鉴定销毁工作方案， 梳理已到保管期限的档案， 分门别类编制待鉴定档案清单， 并提交相应的档案鉴定小组进行鉴定审查。

第三， 成立档案鉴定小组。档案管理部门根据已编制完成的待鉴定档案清单， 根据企业鉴定小组的要求， 组织相关部门负责人和专业的技术人员进行讨论， 有针对性地建立相应的档案鉴定小组。各类型档案鉴定小组成员应符合鉴定工作的要求。

第四， 鉴定审查。各专业档案鉴定小组组长应组织小组成员根据待鉴定档案的实际情况， 充分研究讨论鉴定标准和原则。鉴定小组可采用直接鉴定法， 对已到保管期限的档案逐卷、 逐件、 逐页审阅鉴定， 并给出鉴定意见。对于准备剔除销毁的档案， 应说明销毁原因， 对于仍需继续保存的档案， 应重新划定保管期限， 并编制档案鉴定清册。最后由鉴定小组讨论后， 给出鉴定意见。

第五， 编制档案鉴定销毁报告和档案销毁清册。档案管理部门应根据当年档案鉴定的实际情况和各档案鉴定小组的鉴定意见， 汇总编制档案鉴定销毁报告和档案销毁清册， 并将报告和清册上报领导批准。

第六， 销毁档案。根据审批通过的档案销毁清册， 由档案管理部门将需销毁的档案调出， 并存放在指定位置， 后续根据销毁要求统一销毁。由于档案一旦销毁将不复存在， 档案人员在调查时须极其细致， 不能有任何差错。一般由一人负责调出需要销毁的档案， 一人复核， 在销毁前进行清点并移交销毁人。

第七， 善后处理工作。销毁档案的电子文件仍保管在档案系统中， 档案管理员应在档案系统中注明销毁情况。涉及调整保管期限的档案， 应在档案系统及档案实体中注明， 更新保管期限。案卷内凡有部分档案销毁的， 应当对案卷、 排架进行调整和重新组合。

第八， 档案鉴定销毁工作结束后， 档案部门将整个鉴定销毁工作中产生的工作计划、 实施方案、 鉴定清册、 鉴定报告、 销毁清册、 鉴定小组会议纪要、 公司领导审批等相关文件按档案管理要求分类整理， 并归档入库永久保存， 以便日后查证。

（五）做好鉴定销毁经验反馈， 持续提升档案的鉴定销毁管理水平

在完成年度档案鉴定销毁工作后， 应及时进行总结， 并将鉴定过程中发现的鉴定销毁管理制度的适用性问题、 对档案价值的最新认识和判断标准、 对档案利用需求的评估和预测、 鉴定销毁流程的简化建议和优化需求、 鉴定销毁全过程的合规性评价反馈给档案部门和档案管理人员， 由其深入研究， 完善鉴定销毁管理制度、 修订归档范围和保管期限表、 优化鉴定销毁流程， 使有价值的档案都得到保管和有效利用， 持续提升档案的鉴定销毁管理水平。

同时， 加强档案工作的对外交流与学习、 培训， 提升档案人员的素质和管理水平。由于档案鉴定工作是一项综合性的工作， 对档案人员和鉴定小组成员都有较高的要求， 其既要具备档案专业知识， 尤其是丰富的档案鉴定知识， 又要拥有良好的历史文化素养， 充分掌握企业的发展和变迁史， 同时还要拥有敏锐的洞察力、 预见能力、 发展的思想和综合分析能力。为了更好地服务企业的各项管理和生产工作、 支撑企业的主营业务， 档案人员应主动加强学习、 培训和对外交流， 不断获取档案工作， 特别是档案鉴定工作最前沿的工作理念和管理方法， 例如： 加强档案专业知识和业务技能的学习， 重点学习档案法律法规和验收标准规范； 增强档案鉴定销毁工作交流， 学习档案馆、 档案室或企业档案管理部门鉴定销毁的实践案例， 为鉴定销毁工作的开展提供参考。此外， 由于档案涉及文书档案、 商务档案（合同与采购）、 会计档案、 实物档案、 科技档案、 知识产权档案、 声像档案、 保密档案等诸多门类， 档案人员应扩展学习范围， 了解企业各类业务产生的档案与利用需求， 辅助档案鉴定销毁工作， 确保档案鉴定结果更准确。

三、 结语

档案鉴定销毁是企业档案管理工作的一项重要内容， 也是企业档案管理部门和人员大胆探索、 勇于实践的业务工作。因此， 企业应重视档案鉴定销毁工作， 建立明确的鉴定销毁管理制度、 组建专业的档案鉴定小组、 掌握档案价值鉴定原则、 规范档案鉴定销毁流程， 并做好鉴定销毁的经验反馈工作， 促进企业档案鉴定销毁管理水平提升。

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