数字化转型视野下固定资产投资项目档案数据管理策略研究

摘 要：在数字化转型时期，固定资产投资项目档案（下称“固投档案”）管理需要转变方式，更好地适应数字中国要求。本文从档案数据化管理的时代背景出发，认为其存在着数据质量、体制机制、技术应用等方面的问题，需要在加强顶层设计、深挖数据价值、搭建反馈机制、强化安全保护等方面予以提升，推动固投档案管理转型升级。

关键词：数据化；固投档案；治理

固定资产投资项目是指利用国家预算内资金，以扩大社会生产为目的，通过投资、技术提升等手段对建设项目进行提档升级的工程。固投档案是工程项目的最真实记录，是项目运行、维护和提升的主要依据，主要包括项目的立项、可行性研究、勘察设计、施工准备、验收竣工等。新技术环境下，固投档案要适应新形势，推动数据化管理转型升级，更好地发挥在经济社会发展中的作用。

1 固投档案管理面临的新形势、新任务

按照根据《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）和《建设工程档案管理规范要求》（DA/T28-2018）的要求，固投档案管理是一项重要的基础性工作，需要适应新形势、新要求。

1.1 档案现代化治理的必然要求

一是顺应社会治理的客观要求。档案是人类社会活动的真实记录，在社会治理中发挥着独特作用，是国家治理现代化进程中不可缺少的一环。当前，数字社会加速推进，数字资源成为重要的战略资源。固投档案数据资源呈几何倍数增长、收集范围更广泛，数据存储工具更快捷，这为融入社会治理提供了物质基础。二是档案利用模式的内在要求。随着电子档案单套制的实行，电子档案的增长速度明显超过纸质档案，档案管理和利用的方式发生变化，数据成为档案形态的主流，档案管理需要适应环境变化，进行全方位的过程重塑，提升档案治理效果。三是工程档案管理高效化的现实需要。工程数据管理改变的不仅仅是对象，档案利用、开发的模态都发生了变化，数据挖掘、分析、采集、清洗等技术突破了传统管理方式的局限，实现了利用服务的高效化。固投档案管理需要以数字化改革工作为牵引，充分发挥数字赋能效用，更好地让数据多跑路。

1.2 档案价值挖掘的时代要求

一是发挥档案资政作用的要求。数据资源只有实现充分利用才能体现其价值。固投档案作为国家经济活动的重要记录，反映了经济指数和社会发展情况，做好档案信息的挖掘和阐释，有利于更好地为党委政府提供经济参考。比如新技术赋能档案信息价值发挥的空间更为广阔、场景更为丰富，通过分析某一阶段固投档案数据，可以掌握相关市场主体的运行态势，有利于经济结构调整。二是档案信息化建设的要求。在建设数字中国的背景下，实现固投档案数字化转型成为题中之义。《数字中国建设整体布局规划》指出，要提升数字中国建设的整体性、系统性、协同性，成为固投档案数字化建设的努力方向。

2 固投档案数据管理存在的主要问题

固投档案数据管理离不开管理机制、治理手段和数据质量。目前，管理部门陆续开启了数据化管理模式，但是仍然面临着诸多问题，主要表现在以下几个方面。

2.1 数据化质量不高

固投档案因周期长、类别多或受其他因素影响，导致数据在同构性、兼容性上存在约束和障碍，限制了档案效能发挥的空间。一是资源分散性强。固投档案受项目特点制约，形成于不同的时期，在空间和时间上存在跨度，有的档案因管理质量不高，处于散存状态。加之，固投企业部門间缺乏横向沟通，存在资源重复保管的问题。二是数字化质量层次不齐。数据化加工质量管理不严格，数据信息不完整，缺页漏项严重，无法达到利用挖掘的要求。比如有的电子档案只收集重要论证材料，未能将前期勘察、设计等环节完整收集，元数据内容不完整影响了数据治理实效。三是数据标准不统一。数据格式兼容性不够，数据单元命名不统一、信息化规则不一致，易出现数据乱码和识别错误，加之各种不良数据，横向数据通道不顺畅，造成了数据互联互通障碍，强化了“数据孤岛”。

2.2 体制机制不够优化

数据管理与传统管理的区别在于共享与利用，然而，管理主体在资源优化配置上的不到位，使共享利用存在困难，究其原因主要是体制机制不健全。一是产权归属的不统一。数据所有权和开发权分离，难以实现共同的目标，无法形成最大合力。比如管理部门对部分档案密级设定和使用有严格限制，使得二级建设单位无权对资源进行共享和开发，造成了积极性、主动性不高。二是传递和流转通道不顺畅。管理组织层级多导致档案数据的横向流动渠道狭窄，传递速度慢、网络结构受限，数据失真、丢失问题突出。三是容错机制不够健全。档案开放是数据治理的关键，由于受传统思维的影响，有些单位担心数据分级不到位，担心出现数据被泄露问题，采取较为严格和稳妥的办法，出现档案数据公开力度不够的问题，使档案服务覆盖面不够。四是激励措施不到位。档案信息化动力不足，未能建立相应激励措施，难以激发档案数据化管理的潜能。

2.3 新技术应用不足

随着经济社会生活的数据化和智能化，档案数据载体呈现、服务技术、界面交互以及风险管控等领域都发生的重大变化。固投档案管理在新技术应用上差距还较为突出，特别是结合人工智能、区块链、物联网等新技术深化赋能运用不深，激活档案数据新动能的开拓性和创新性举措不多。比如在档案服务方面，随着数字政府的全面铺开，档案服务的应用场景得以拓展，在项目建设、工程招投标等领域发挥着重要作用。但是固投档案新技术的工具势能还未释放。主要原因有：一是思想观念转型不够，简单地以为大数据就是质态的改变，未能认识到在服务中的重要作用，数据的便利性、安全性、拓展性没有发挥出来。二是共享平台建设力度不够。资源跨部门、跨领域的融合不够，数据流的带动作用较弱。

3 固投档案数据管理的路径分析

当前，固投档案数据管理正迎来重大机遇，数字化大潮迸发出澎湃的动力。随着经济社会加速数据化，新型算法层出不穷，应用场景拓展使得关联数据更为紧密，为固投档案数据生产方式变革提供极大可能。

3.1 要在保障要素建设上下功夫、求实效

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要健全档案管理体制机制，增强统筹谋划和指导协调能力。固投档案数据管理包含收集、利用、治理等节点，部门环节众多，是一项系统工程。要站在国家经济社会发展和治理体系建设的高度出发，系统梳理各环节的特点，在规划、建构和设计等方面加强统筹谋划，建立档案数据管理的系统方案。一是强化规划引领。以科学规划为前提，以管理主体为基本实施单元，整体开展数字化、档案共享和安全保护等，对质量低效、数据破坏的单元开展综合治理活动。要瞄准信息技术发展，适度动态调整发展规划。二是强化物质基础建设。要加强固投企业资金、设备等方面的多要素流转和精准保障，为转型升级奠定物质基础。三是加强专业队伍建设。要将人才培养放在突出位置，在人员培训、外出学习、继续教育上予以倾斜，释放人才红利。

3.2 要在制度建设上下功夫、求实效

制度建设是提升固投档案管理效能的保障。在实践中，固投档案面临着制度建设缺位失位的问题，成为数据管理的制约因素。要把制度建设作为长期任务贯彻落实好，一是明确档案数据的地位和作用，以数据利用为导向，以深化管理方式为核心，将数据管理纳入“三合一”制度上建设。二是平台建设制度化。构建统一、高效的数据管理平台，建立数据保护制度，推动档案资源高效利用。三是数据使用制度化。持续加强数据保护，固投档案多涉及国家重大建设，档案资源密级较高，要将分级分类管理制度化，在数据流动的基础上提升利用精准化和安全性。

3.3 要在数据智能协同上下功夫、求实效

《“十四五”全国档案事业发展规划》要求加快档案资源数字转型。受体制机制限制，固投档案管理和利用结构性矛盾凸显，协同应用是突破这一困局的主要手段，也是破解固投档案管理二元结构的有效之策。协同应用通过构建一体化的系统，将海量的档案数据包括文档、任务、交流记录等进行数据整合、分析和可视化，利用者可以获得丰富、系统化的数据资源，从而做出更明智的决策。档案管理部门要利用数据分析工具，识别档案管理中的瓶颈问题，利用协同模式，优化管理方式，提高整体效率。同时，要借助人工智能技术，对档案利用和共享情况的分析，分析企业和大众的偏好，从而更好地定制支持模式，实现档案资源的优化配置。

3.4 要在深挖数据价值上下功夫、求实效

目前，档案数据挖掘技术得到广泛应用，已成为发挥档案独特作用的重要推动力。《档案法实施条例》指出，国家鼓励有条件的单位开展文字、语音、图像识别工作，加强档案资源深度挖掘和开发利用。对于固投项目来说，挖掘档案价值能够阐释项目实施的背景、决策过程、施工进度、效益产出等，是实现投资最大化的有力抓手。加强数据挖掘可通过类比分析方法，对数据进行整理并分类归纳，使原本杂乱无章的数据变得有条理，并从中提取有价值的信息资讯，最大化发挥数据的价值；也可运用关联分析方法，阐释各种数据之间的内在关系，提炼出有用的信息。需要注意的是，数据挖掘的基石是更多、更有价值、更全面的数据和算法应用，企业要在收集阶段加强统筹指导，确保档案资源的应归尽归，同时加强资源征集体系建设，将音视频、口述档案一并纳入数据建设范畴，以强有力的“数据池”助力价值赋能。

3.5 要在治理过程上下功夫、求实效

《档案法》指出，要着力推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。固投档案形成主体较多，实现规范化建设必须加强流程治理。数据时代，固投档案在收集、利用、保管等环节上需要更加优化。目前，PDCA理论在档案管理中得到推广，该理论注重过程的不断优化，对于提升固投档案治理具有借鉴意义。首先，在收集阶段，要结合档案数据来源主体和类型，深入分析对档案形成场景，特别是固投项目的建设流程、竣工验收等；其次，在檔案数据整理阶段，要利用机器学习等手段，发现数据背后隐藏的规律和模式；最后，在利用环节要分析受众的行为和需求，为提供个性化服务奠定基础。现代化固投档案数据治理，强调改进和优化策略的重要性，特别是要运用人工智能等手段，弥补数据质量问题和治理活动的缺陷，进一步使治理体系高效化，为项目顺利进行奠定基础。

3.6 要在安全建设上下功夫、求实效

《档案法实施条例》指出，要为不同网络环境中的档案数字资源的收集、长期安全保存和有效利用提供保障。当前，新技术既带来管理的便捷化，（下接43页）

（上接34页）也为数据管理带来了极大的安全挑战。企业要把数据安全建设作为底线，一是要强化前瞻性思维，主动防范新型安全风险。要及时关注跟踪生成式人工智能、深度合成、算法推荐等新技术发展趋势，深入分析应用场景，研判新技术、新应用在数据采集、存储、传输、使用等环节存在的风险隐患，准确把握数据安全风险发生的规律、动向和趋势。二是要夯实安全底座。固投企业要结合数据管理的基础和优势，围绕关键数据和重点领域应用，打造集约化、特色化数据安全防护网，加快数据安全技术和人工智能、大数据等技术的融合利用，赋能提升数据安全态势感知、风险研判等能力水平。三是提高网络安全风险意识。网络数据安全具有伴随性、跟随性，只要有新技术、新模式产生，必然会产生新的安全风险和挑战。这需要企业用动态的思维审视安全问题，不断跟踪信息技术前沿发展趋势，做好固投档案分级分类管理，尤其是对管理系统的安全漏洞要常态化开展修补，及时更新病毒库，构筑起新型的防护体系，在推动经济社会发展中展现固投部门责任担当。

结语

固投档案作为国家经济发展的重要财富，保管好利用好是档案部门的应尽义务，也是新时代数据化应用的题中之义。面对数字化大潮，固投档案管理机构要以数据为核心，加速提升档案数据的整合能力和服务水平，推动档案资源安全防护网络建设，构筑新的固投档案数据管理生态，在深度和广度上提升固投档案治理能力，为工程项目建设的顺利开展奠定坚实基础。

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作者简介：王维（1988—），硕士研究生，航天精工股份有限公司档案主管馆员。研究方向：固定资产投资项目档案管理。