档案管理和档案服务

陈蕊

摘   要：档案记载历史、保存史料，可见档案管理与服务的重要性。全面了解掌握民生档案工作的基本情况，加强和改进民生档案管理工作，更好地发挥民生档案在服务民生、促进经济发展和社会和谐方面的积极作用，这是阶段从事档案工作人员的重要职责。把广大人民群众的根本利益作为工作的出发点和落脚点，结合实际，找准档案工作服务民生的结合点，采取多种有效措施，全力推进档案规范化管理工作。

关键词：档案管理;档案服务;数据化

中图分类号：G270      文献标识码：A        文章编号：1005-5312（2016）26-0290-01

一、加强民生档案的管理

加大民生档案宣传力度。进一步提升全社会的民生档案意识，充分利用电视、报刊、档案信息网、张挂横幅等宣传媒体，宣传民生档案的有关法律法规和信息，真正做到电视上有图像、报刊上有文章、单位里有行动。加大培训和监督指导力度，着力提升档案管理人员的民生档案意识和业务操作技能。针对部分单位档案法治观念不强，以平时业务工作要经常查阅为由，不愿意把到期的民生档案移交给档案馆的情况，加大执法检查和监督力度，督促按期移交档案。推出演讲比赛、网上月月赛等一系列活动，形成具有行业特色的宣传工作新格局，提高了广大干部群众的档案意识和档案法制观念。使民生档案工作的开展有一个良好的思想基础。加强民生档案规范管理。加强对劳动、社会保障、医疗保障、卫生、林业、移民、新农村建设等民生档案工作的监管和指导，以档案行政执法和档案目标管理标准为抓手，扎实推进民生档案管理的规范化、制度化和现代化建设。按照“八防”要求，经常对馆舍建筑、周边环境、办公区域、档案实体安全进行全面检查，改造库房线路和屋面渗漏处理，天天对库房温湿度进行登记和对档案有无积尘、新霉、虫蛀、鼠咬、受潮等现象进行检查，发现问题，及时解决。在此基础上，切实加强对档案信息网络系统的管理，保障操作安全、接入安全和应用服务安全，切实依法履行督导职责，形成齐抓共管、协作配合、各司其职、层层落实、合力推动的民生档案工作新局面。

整合民生档案信息资源。针对民生档案资源分散保存于各部门，给民众利用带来不便的客观情况，整合民生档案信息资源，通过接收、寄存、代管等多种形式，把关系到人民群众利益的民生档案集中到档案馆收藏保管。加强对民生档案的抢救、保护，形成以档案馆为主、部门相辅相成的档案管理网络体系。按照规范标准，对各门类民生档案进行了收集、整理、编目。在丰富馆藏民生档案的基础上，对涉及民生的各类档案，集中力量，优先编制各种专题目录，建立起比较完善的民生档案专题数据库，建立档案信息查询利用的平台，满足民众查档利用需求，档案馆工作人员在为群众提供证明材料的同时，经常主动与相关部门取得联系，帮助查档人员解决有关问题，为老百姓与政府之间搭建一座“连心”桥，取得良好的成效。真正实现信息资源共享、利用快捷方便的目标。

二、加强民生档案服务

立足档案服务群众，做精、做细档案查询工作，以服务查档群众为中心，量身定制“‘一系列”服务套餐，热情接待每一个查档者;认真查阅每一份档案;耐心解答每一个疑问;决不放过每一个线索，力争使每一个查档者高兴而来，满意而归。针对群众反映的查档时间长、方式单一的情况，进一步简化办事流程，大力推广档案数字化查阅服务，实行函电代查、现场查询及跟踪服务、热线服务等人性化服务方式，并为群众提供老花镜、放大镜、便民笺等，为解决工龄工资、退休、拆迁、社会保险、房产继承、民政优抚、民族成分、落实政策等方面问题提供大量的有效凭证，及时化解诸多民生矛盾纠纷，真正发挥档案服务群众的积极作用。通过向档案利用服务对象发放《征求意见表》，实行档案查询信息公开化，服务对象直接参与服务监管，请群众当“裁判员”。张贴服务流程图，就应办流程作出详细注解、具体说明;明确档案利用服务“零收费”、“高效率”，坚决抵制乱收费、私自收费、无故推诿等现象;向服务不佳、态度生硬、“庸、懒、散、拖”、乱收费等现象亮出利剑。牢固树立为民服务意识，进一步加强档案统筹管理，着力构建档案立体服务网络，切实提升档案服务效能，推进档案服务民生、服务群众、服务社会。构建档案服务网络。按照地域、行业和服务对象的不同，构建多元化、全方位的档案服务管理体系，形成覆盖的档案管理服务网络，进一步提升档案服务效能。推行免费查档服务。积极推行免费查档服务，所有群众均可按相关规定免费查阅所需档案、免费出具各种证明，进一步推进档案服务民生、服务群众，充分发挥档案公共服务效能。推行便民查档服务。积极推行电子查档服务，切实提高查档效率，提升档案服务效能。在信息网、政务公开栏上公开公布查档电话、查档所需资料和查档程序，认真开展电话、QQ、来函等多种形式的档案查阅利用代理服务，函寄档案利用证明，为外出务工群众提供轻松便捷的“保姆式”查档服务，切实深化便民服务。制定档案人员岗位职责、档案首接首问责任制度和限时办结制度、档案利用管理制度等，明确档案受理项目、服务范围、办理程序、需要提供的资料以及承诺办理的时限，并定期公开公示档案承诺、践诺、服务等情况，广泛接受群众社会监督，倾力打造“阳光档案”，切实密切档群关系，提升档案公信度和群众满意度。

参考文献：

[1]陈容韶.提高办公室档案管理效率的方法分析[J].办公室业务， 2016（10）.

[2]黄以宁. “互联网+”时代加快完善疾控档案管理进度面临的问题与对策[J].科技经济导刊，2016（07）.

[3]宜玉琴.提升办公室档案管理效率的探讨[J].办公室业务，2016（12）.