数字化战略转型背景下的档案规范化建设

摘 要：本文从数字战略转型的要求出发，认为石油行业档案规范化建设方面存在着资源建设不足、共享平台建设滞后、价值挖掘不充分、风险防控力度不够等问题。要适应时代发展要求，着力在资源建设全面化、制度体系规范化、共享平台标准化、服务方式精准化、安全防护常态化方面加以改进，推动石油行业档案管理创新发展。

关键字：数字化 档案  规范化

随着数字化转型和数字时代的到来，档案数据正成为重要的生产驱动力，成为石油行业高质量发展的关键生产要素。实现档案的有效治理、充分释放档案数据新动能，需要加强档案规范化建设，着力构建高效、丰富、安全的档案生态治理新体系，实现档案管理的数据化、标准化转型，做实做细档案服务，更好发挥档案的独特作用。

1 数字化战略转型背景下档案规范化的要求

数字社会与传统的信息社会对档案管理要求不同。因此，要明确新的目标，才能更好推动档案管理的规范化建设。

1.1 石油档案数据化

2023年2月，中共中央、国务院印发《数字中国建设整体布局规划》，并正式组织国家数据局，标志着数字化建设已上升到国家战略。档案信息资源作为重要社会资源，与数字中国建设有高度的耦合性。数字化战略要求利用信息技术手段将传统纸质档案转化为数字档案，以便更好地进行保存、管理和利用。数字化档案具有存储方便、占用空间小、易于检索和管理等优点，已经成为现代档案管理的重要趋势。石油档案资源包含技术、研发、产品等信息，对其进行数据化管理，能够实现档案业务信息化的全面动态管理，为国家政策制定和经济运行提供决策参考。

1.2 档案利用便捷性

数字化社会的突出特征就是提供了更高效和标准的服务流程。通过移动应用、在线平台等数字化工具，用户可以随时随地访问并使用服务，避免了传统服务中的时间和空间限制。数字化工具还能够提供实时的消息提醒和通知，使用户始终保持对服务的掌控。与传统服务相比，数字化资源便捷性使得用户获得服务的过程更加简洁和优化。石油系统部门构成多、业务范围广、资料类型繁杂，需要改变传统的利用程序和结构，以信息化缩短环节，同时信息技术支持对档案信息进行录入、修改、删除等操作，确保档案信息的准确性和完整性。信息化也提供了强大的检索功能，用户可以根据关键词、时间、类别等多种条件进行检索，快速找到所需档案。

1.3 档案信息化建设规则性

推动数据信息的健康发展需要制度规则进行有效规范。新一代信息技术让档案数据管理的机遇与危机并存，具有革命性的科技创新往往使原有的受众规则遭到挑战，新的发展环境要求建立正能量的稳定规则，特别是在“互联网 ”的时代，档案利用和服务安全的监管难度越来越大。目前，《档案数据安全法》《信息安全技术大数据安全管理指南》对信息化建设做出了规范，是石油档案信息化规范化建设的指导性规则。伴随信息化工作的推进，石油行业传统的档案管理规则要进行重新制定，以适应新的发展形势。

1.4 档案信息共享性

当前，信息共享的缺少使得组织单位在实现信息资源统一、透明和高效共享面临着难题，对各部门、各行业间的工作推进有极大的阻碍作用。数字时代，共享性已成为石油行业的重要竞争力，信息环境越来越复杂，组织单位对信息共享的需求越来越高。以档案信息共享平台为载体，数字资源可以同时满足多人的利用，最大限度发挥好档案价值。

1.5 人文性

数字社会建设的目标是通过数字化的手段，提升社会各个领域的效率和质量，推动社会进步，提升人民群众的幸福感和获得感。数字转型背景下，石油行业要构建更高质量、更高效率、更公平、可持续的档案资源治理体系，重视服务能力建设，既实现技术的变革，也要在服务水平和效果上统一升级，真正让高效、优质的服务实现“马太效应”。

2 数字化战略转型背景下档案规范化的困境

近年来，石油行业档案管理虽然取得了一定进步，但是与数字社会发展相比，还存在着短板弱项。

2.1 档案收集不完整不齐全问题突出

虽然石油行业档案管理人员档案意识有了一定提升，但在数字资源海量增长的时代背景下，依然存在着档案收集应归未归、缺项、漏项的問题。石油工程档案包括前期的论证、招标、施工、结项、验收等材料，工期长、资料多，有的档案人员在收集过程中只注重某一方面的归档，缺乏系统观念；电子档案范围较为狭窄，未能及时修改“三合一”制度，收集上还以常规经验为指导，未能完全按照《归档文件整理规则》开展。

2.2 档案信息共享平台建设较为滞后

随着数字资源重视程度的提高，社会各界也开始越来越关注组织内部的信息共享，并充分认识到其与单位发展之间的相互作用，纷纷搭建数字化信息共享平台。石油行业受固有思维的影响，共享利用的顶层设计和制度安排不健全，未能将系统内资源进行有效整合，同时，由于二级单位较多，系统内使用的管理系统不同、数据质量层次不齐、存储方式多种多样，缺乏数据统一利用的标准规范，数据共享的技术瓶颈较多，多重因素的叠加，构成了信息资源“不能共享”的困境。

2.3 利用服务处于被动状态

档案的价值在于对其充分地利用，为企业发展和国家中心大局服务。新形势下，档案服务于石油事业发展的着力点在于提供优质地利用服务。在实际中，档案部门长期不受重视，造成了新服务理念的缺失，主动服务意识欠缺，利用服务处于被动状态，未从大局出发进行信息地关联、提取、组合，难以发挥档案的独特作用。档案服务方式较为滞后，新一代大数据、人工智能技术为分析用户偏好、进行精准画像提供了的平台，实现了档案服务精准化，但是在石油系统这一技术尚未推广，档案智能化服务处于起步阶段，与其他行业差距甚远。

2.4 保密工作落实不到位

石油档案中包含着大量涉及国家核心竞争力的数据，是重要的国家秘密。如果保管不到位，发生丢失或被盗现象，将会对国家利益和安全产生重大危害。当前，数字技术的广泛应用，在提供便捷服务的同时，也带来一些风险挑战。首先是档案人员的保密意识不强，对档案数据保密级别划分不到位，有的涉密数据开放在共享平台。其次是安全审查机制不到位，档案保密责任制落实存在差距。最后是安全防护技术不到位，档案存储环境不安全，安全体系抵御风险的能力较差，这就要求石油部门要统筹发展和安全，确保数字技术和档案管理的结合始终朝着服务经济社会发展和人民群众的方向发展。

3 数字化战略转型背景下档案规范化的路径

要精准把握好数字社会的发展要求，瞄準管理中存在的短板弱项，优化路径选择，以数据驱动推动档案治理体系建设，提升档案服务效能。

3.1 资源建设全面化

一是实行清单式管理。按照“应归尽归”要求，建立衔接一致、完整有效的档案归集数据目录，将各部门应收集的档案数据的职责进行清晰界定，建立各部门的“档案数据清单”，将职能和业务映射到档案收集层面，完成“档案数据化、数据档案化”的转型过程。二是扎实推进存量数字化。对利用率较高的档案进行优先数字化，着力解决好利用率不足的问题。三是大力推进增量电子化。实现公文、会计、项目、生产管理系统的在线数据采集，逐步推动各类来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件实现单套制归档。四是加强征集体系建设。进一步优化档案接收征集工作流程，加强对重大事件、重要节点、关键人物档案的定向征集和口述档案采集；加强不同介质档案的收集，对新媒体、个人创作的有价值档案进行精准征集；大力开展数字资源建设，利用数据挖掘、清洗、处理的技术手段开展数据收集，全方位留存好石油行业发展变迁的宏达历程。

3.2 制度体系规范化

数字时代档案管理涉及收集、存储、分析、利用等不同管理阶段，传统管理手段难以应对愈发复杂多元的档案管理需求，要进一步完善档案管理要素制度体系，为石油行业档案管理规范化提供有力支撑。一是加强标准化制度建设。及时修订档案内部控制管理规程，参照《归档文件整理规则》《电子文件归档与管理规范》等，明确收集范围和保管年限，重新制定“三合一”制度，建立档案收集、整理、存储、分析、服务等环节的全链条标准，提高数据要素的准确性、规范性，促进档案治理全链条高效衔接。二是加强管理流程的规范化。制定档案管理环节流程再造。明确档案管理职责分工、工作人员岗位职责、利用借阅规范、保管规范、鉴定销毁等方面的规范，切实做到流程明确、标准统一、衔接有序、管理合规，为档案管理工作顺利开展提供有力的组织和制度保证。三是加强业务培训。常态化开展档案工作培训，对工作中存在的问题及常见的疑问进行说明和解答，提高对档案工作的认识，群策群力推进档案工作有序开展。

3.3 共享平台标准化

信息共享平台提供高效的资料文件存储共享、发布、沟通共享等功能，拓宽档案信息沟通渠道，建立信息互通的途径，实现档案资源利用的最大化。按照《信息与文献文件（档案）管理体系要求》（GB/T 34112-2022）规定，采用集中控制、统一管理的方式，将单位相关的文书档案、专门档案、视音频、图片和文字等信息展示到利用平台，实现不同部门之间实现信息互通，服务于单位的信息利用，促进合作和创新，提升管理效率。共享平台建设中要强化规则制定和落实，在文档利用方面，要及精准定义文档的安全级别和授权规则，在线分享要直接设置对应的密码和时效；文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。在权限设置方面，根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，平台要支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失；利用人需要权限审批才能查看、下载、阅读、浏览的相关文档，没有权限的人不能获取。

3.4 服务方式精准化

一是深化数字化服务。石油档案资源包含大量的科技、工程信息，以文本、图像、视频等多媒体形式存储，利用过程中人们很难迅速地从海量的信息资源中掌握和提取信息，随着人工智能技术的快速发展，将人工智能与档案领域相结合成为时代之需，其中知识图谱技术作为人工智能领域的一个重要分支，借助大数据技术的个人信息的收集和分析，精准抓取用户主要特张，使数字化服务能够了解用户的兴趣、偏好和需求，并根据这些信息提供个性化的建议和推荐。比如，信息化平台可根据用户对石油档案利用类型和内容的需求，推送相关档案资源，通过定制化的服务和推荐，数字化服务能够满足用户的个性化需求，提升服务的价值和用户体验。二是深化资源开发。档案数据作为石油行业重要资产和关键生产要素，是数字经济的核心资源，能否充分挖掘和有效利用，是数字化转型、智能化发展成败的关键。要提升服务企业发展能力，通过打造数据专库、提供信息专报、数据挖掘分析等形式，提高档案信息的供给能力。要加强档案数据研究分析，积极参与数据开发利用，结合经济运行数据和企业发展情况开展理论研究，及时提供档案智力支持。

3.5 安全防护常态化

石油企业汇聚了大量的重要数据资源，包括生产、销售、供应链、技术研发等方面的数据，对于国家经济发展和社会稳定具有举足轻重的地位。要建立档案安全协同治理体系，构筑全方位的安全防护网。一是加强保密意识。要加强档案人员保密教育，分析数据安全形势，提高做好安全保密工作的自觉性和主动性。二是做好数据分级分类。根据石油档案特点，重点对项目、技术、生产档案进行全面梳理，不断优化数据资源分类分级治理，成数据资产分类分级清单，构建覆盖数据资源开发利用全过程的安全保障制度。根据数据资源特性及安全防护等级的不同，明晰数据资源各利益相关方的安全法律责任。三是加强信息安全技术应用。在电子档案采集、传输、存储、处理、交换和利用的全生命周期内采取系统防护、数据脱敏、权限设置、审批核准和应用跟踪等安全保障措施，保障数据的安全性、保密性、完整性。管理系统要强化防火墙、入侵检测、入侵防御、杀毒等功能应用，增强边界安全控制，确保系统安全。加强政务云、区块链、异地备份等技术和方式的综合应用，确保数据的一致性、完整性，维护系统安全稳定运行。

结语

在数字化转型背景下，石油系统档案工作正经历一个从实体管理到数字管理再到数据管理，从档案分散利用到集成共享再到智慧服务的变革过程。在这一历史过程中，档案管理的规范化建设至关重要，它涵盖档案管理的各环节和流程，助推了新形势下档案事业的高质量发展。石油系统要充分认识数字化转型治理的重大意义，进一步发挥档案数据作为生产要素的创新引擎作用，提升档案赋能石油行业治理能力现代化水平。

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作者简介：刘波 （1989— ），大学学历，延长油田股份有限公司富县采油厂助理馆员，研究方向：档案数字化和档案管理。