大数据背景下机关事业单位人事档案管理创新探析

作者简介：宋霞（1983—），女，汉族，山东潍坊人，硕士研究生，馆员，研究方向：人事档案、党员档案、交通档案。

摘 要：随着信息技术的快速发展，大数据技术被广泛地应用于各行各业中。在机关事业单位人事档案管理中，通过大数据技术可以有效解决人事档案管理中存在的信息片面、信息滞后以及信息低效等问题，进一步提升人事单位的档案管理质量。所以，机关事业单位需要以大数据技术为基础来不断创新人事档案管理工作，充分结合当前人事档案管理中存在的问题采取相应的解决措施，并充分利用大数据技术的优势来实现机关事业单位干部的全面、综合、高效的评价，为机关事业单位人事任用等事项提供更加准确的参考依据。

关键词：大数据；机关事业单位；人事档案；档案管理；管理创新

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

人事档案管理工作在机关事业单位有着非常重要的作用。一方面，人事档案管理工作可以实现对机关事业单位工作内容的全面记录与跟踪；另一方面，人事档案管理是机关事业单位服务于人民群众的重要凭证。在大数据背景下，充分利用信息技术的优势做好人事档案登记、分类、筛选以及信息传输分享等相关工作，能够有效减轻工作压力，提升人事档案管理的质量，推动机关事业单位工作顺利开展，更好地服务于人民群众。

一、大数据背景下机关事业单位人事档案管理的特点

1.复杂性不断增加

随着机关事业单位深化改革，机关事业单位之间的人事调转更加频繁，机关事业单位的人员构成也更加复杂化，导致机关事业单位人事档案管理工作中人事信息、职务晋升以及人员流动等相关工作不断增加。同时，大数据技术的应用将传统的纸质档案转化为数字档案，使人事档案管理的成本增加。并且，在数字化技术的快速发展下，人事档案从传统的文字档案逐渐转化为文字档案、视频档案以及音频档案相结合的形式，需要机关事业单位不断优化升级人事档案管理系统，以满足大数据背景下人事档案管理的需求。此外，基于大数据技术的人事档案管理会使人事档案的获取方式发生改变，提升人事档案获取的速度。因此，在人事档案管理过程中需要机关事业单位不断优化人事档案信息的处理速度，加快人事档案更新速度，进一步提高人事档案的运转效率。

2.创新性不断增强

大数据技术在机关人事档案管理中的应用为人事档案管理提供了一个全新的环境，需要机关事业单位在人事档案管理过程中以满足用户需求为基础，将传统的被动管理模式转化为动态的主动管理模式。管理模式的转变需要机关事业单位在人事档案管理过程中具备较强的求变意识和创新精神，通过不断对人事档案管理创新优化，实现对人事档案的及时更新，从而实现人事档案管理与用户需求的良好匹配。同时，不断创新人事档案服务模式，是提升机关事业单位人事档案管理与用户需求匹配程度的重要措施。机关事业单位在人事档案管理中通过构建更加紧密的上下游联系来提升人事档案信息的开放性，并充分利用大数据技術来辅助人事档案管理中的重大决策、重大项目以及风险防控等工作。大数据技术的应用会使人事档案管理向着虚拟化的方向发展，打破人事档案管理中的时间与空间的限制，进一步提升人事档案的获取性和正式性。通过对用户人事档案需求的准确判断，为人们提供更加全面的人事档案内容，实现提供个性化的人事档案服务工作。

3.威胁性在不断增加

大数据技术在为机关事业单位人事档案管理构建智能化、个性化、便捷化的人事档案服务的同时，也给人事档案管理提出了一定的挑战。首先，在机关事业单位档案管理中应用大数据技术需要具备和不断优化更新相关的设备设施。通过引进具有大数据技术的高端设备来满足人事档案管理需求，增加了机关事业单位人事档案管理的成本；其次，大数据环境会让人事档案管理存在更多的威胁，信息安全问题成为最重要的安全隐患。机关事业单位在人事档案管理过程中需要更加重视人事档案的追踪和控制，防止发生人事档案被泄露的风险。

二、大数据技术对机关事业单位人事档案管理产生的影响

1.有效提升日常工作效率

大数据技术为机关事业单位人事档案管理工作提供了更加快速的数据处理技术，有效地提升了人事档案数据收集、整理以及数据挖掘的效率和质量，可以更好地应对复杂的人事档案管理环境。同时，能够实现对人事档案各项数据的统一管理和深度整合，进一步提升人事档案管理的效率。

首先，大数据技术可以有效提升人事档案各项信息的准确性和安全性，能够有效分析人事档案信息的真伪，进一步提升人事档案的管理质量。其次，通过大数据技术的应用可以搭建人事档案共享平台，通过共享平台可以有效提升人事档案的运转速度，降低人事档案的运转成本。同时，共享平台能够有效解决传统人事档案管理中的一些不利因素，让人事档案工作开展变得更加有序。最后，人事档案管理中可以利用大数据技术构建人事档案管理体系，人事档案管理工作开展更加现代化、共享化、实时化和便捷化，使人事档案管理能够更好地满足机关事业单位的发展需求，推动机关事业单位更好发展。

2.创新人事档案管理工作方法

首先，充分利用大数据技术的分布式数据存储和管理特征，可以将人事档案的工作内容有效拆分，通过让不同的人事档案管理专员来分别处理拆分后的人事档案内容，可以有效简化人事档案管理专员的工作内容，从而提升人事档案管理专员的工作效率，能够实现人事档案信息的更好收集和整理；其次，能够推动人事档案管理工作有序开展，有效提升人事档案管理工作的规范性。大数据技术能够对人事档案有效识别，还能有效分析人事档案数据中存在的错误，并及时解决。同时，通过大数据技术可以有效提升人事档案信息的检索速度，增强人事档案信息检索的便捷性，协助人事档案管理人员完成具有较高复杂性的工作，有效提升了人事档案管理的质量。

3.推动机关事业单位更好发展

人事档案管理中应用大数据技术可以为机关事业单位提供一个更加安全、便捷和科学的人事档案信息环境。同时，还能够满足机关事业单位工作中的各种人事档案信息需求，通过深度分析人事档案信息，可以科学地分析机关事业单位的人才配置情况，从而能够更好地发现机关事业单位人才配置中存在的问题，为机关事业单位的人事安排提供良好的数据基础，帮助机关事业单位更好地引进人才，从而能够更好地发挥人才的价值，推动机关事业单位的良好发展。

三、大数据背景下机关事业单位人事档案管理存在的问题

1.专业人才不足，档案管理信息化意识薄弱

专业人才是机关事业单位人事档案管理中应用大数据技术的关键，通过专业技术人才开展人事档案管理信息化建设，实现大数据技术的更好应用。所以，机关事业单位不仅需要具有人事档案管理专业素质，还应具有较高的计算机技术的专业人才。但是，机关事业单位存在人事档案管理人员计算机技术水平普遍较低的情况，导致机关事业单位缺乏兼具人事档案管理专业素质和计算机技术水平较高的专业人才，专业人才的缺乏会直接导致大数据技术在人事档案管理中的应用程度较低，无法实现对人事档案管理效率的提升。其中，对大数据技术在人事档案管理中的重要作用认识不足是导致专业人才缺乏的主要原因，认为当前人事档案管理人才能够满足工作需求，从而没有引进专业人才。同时，人事档案管理人员的计算机技术水平不足，需要较长的培养时间才能得到有效提升，直接导致机关事业单位人事档案信息化建设不足。

2.设备设施和技术投入不足，人事档案安全性有待提高

机关事业单位在开展人事档案管理信息化建设过程中，信息化设备设施和技术是非常重要的内容，二者缺一不可。所以，机关事业单位在信息化设备设施和技术两方面的投入程度会直接影响人事档案信息化建设程度，直接影响了人事档案管理的效率。其中，导致机关事业单位信息化设备设施和技术投入不足的因素有：

一是政府职能部门对机关事业单位信息化设备设施和技术的购置、使用以及更新都有严格的规范，并且审批流程较长，与当前信息技术快速发展的情况不匹配，导致信息化设备设施和技术落后。

二是机关事业单位在信息化设备设施和技术的总体投入无法完全满足人事档案管理信息化建设需求，直接影响了大数据技术在人事档案管理中的应用。机关事业单位的人事档案管理具有较高的保密性，在人事档案管理信息化建设过程中，人事档案信息的安全问题是非常重要的。所以，机关事业单位在人事档案管理信息化建设过程中需要更加注重人事档案信息的安全性能，通过不断优化信息技术提高档案信息的安全性，从而避免发生档案信息被泄露的情况。

3.数据资源开发力度不足，数据基础不够广泛

通过大数据技术可以有效地提升人事档案信息的收集、整理、保存以及利用的效率。所以，在機关事业单位人事档案信息数据资源开发的过程中，需要基于大数据技术的资源利用视角来扩大人事档案信息的基础数据收集范围，从而提升人事档案数据信息的收集、开发力度。但是，我国正处于大数据技术发展的过程中，很多机关事业单位人事档案信息化建设还不够完善，存在系统更新不及时、数据收集不够广泛以及数据资源开发力度不足的情况，需要相关单位不断完善人事档案管理信息化建设，拓宽人事档案基础数据信息的收集广度，并深度开发数据资源，更好地提升人事档案管理的质量。

四、大数据背景下机关事业单位人事档案管理创新策略研究

1.强化大数据技术在人事档案管理中的重要性

人事档案管理对个人和机关事业单位具有非常重要的意义，需要在人事档案管理信息化建设中更加重视大数据技术的应用，从根源上提升人事档案管理的重视程度。所以，机关事业单位需要充分结合本单位人事档案管理的实际情况和需求来制定大数据技术应用方案，并对档案信息的归纳整理、借阅、资料更新以及资料保管等有明确的规定，从而保障人事档案管理工作高效运行。同时，机关事业单位需要定期确认人事档案管理过程中存在的问题，通过增加财政预算等方式来优化、升级人事档案管理工作，解决存在的问题，进一步推动大数据技术在人事档案管理中的效果，推动机关事业单位人事档案管理高质量发展。

2.进一步完善管理模式与机制

通过大数据技术可以有效提升机关事业单位的人事档案管理效率，机关事业单位需要在人事档案管理过程中不断总结经验，推动人事档案管理模式的创新。首先，机关事业单位可以设置单独的管理科室，通过管理制度来实现定岗、定人和定责，从而保障各项制度能够有效落实。同时，在实际管理过程中充分结合大数据技术全面分析干部职工的人事档案信息，为各项人事安排提供相应的支持；其次，需要通过强化重点模块建设的方式来推动人事档案信息的更新、升级，并结合岗位职责来合理设置人事档案的查阅权限，充分利用大数据技术增强人事档案信息的保密性，推动人事档案实现专人专管模式，有效防止发生人事档案信息被泄露等事件。

3.加强人事档案信息数据库建设和创新

机关事业单位需要不断建设和完善人事档案管理系统，并将人事档案数据信息处理建立在数据库的基础上。通过数据库的建设可以有效提升人事档案信息的整理质量，通过分类模块实现对人事档案信息的分类统计，并通过权限设置来增强人事档案信息的机密性，更好地实现对人事档案的及时补充。在人事档案信息管理过程中，管理人员需要采取有效的手段提升人事档案信息的更新速率，严格把控人事档案信息管理的各项流程，防止发生信息被泄露的风险。人事档案管理部门可以通过与劳动、人事、监察等部门建立协作系统的方式，强化对人事档案信息的管理，从而提高人事档案管理的工作效率。

4.提高人事档案管理人员的工作水平

机关事业单位可以充分利用大数据技术全面评价人事档案管理人员的工作水平，分析当前人事档案管理人员在工作中存在的不足，对其开展针对性的培训，有效提升人事档案管理人员的综合水平和业务能力。同时，利用大数据技术分析人事档案管理人员配置的合理性，从而有针对性地引进高素质的人才，不断壮大人事档案管理队伍，提升人事档案管理人员的总体水平以及机关事业单位人事档案管理的质量。

五、结语

综上所述，本文分析了大数据技术背景下机关事业单位人事档案管理的特点，说明了大数据技术对人事档案管理的影响，分析了当前机关事业单位人事档案管理过程中存在的问题，制定了大数据背景下机关事业单位人事档案管理的创新策略。大数据技术可以实现人事档案数据化处理，通过高效的数据处理方式优化人事档案信息，有效提升了人事档案管理的质量。在大数据技术背景下，机关事业单位人事档案管理人员要基于大数据技术不断创新人事档案管理方式，提升人事档案管理质量，从而推动机关事业单位的更好发展。

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（作者单位：高密市交通运输局）