数字化档案管理在事业单位中的应用分析

作者简介：苏曦（1989—），男，汉族，山东鄄城人，硕士研究生，馆员，研究方向：事业单位档案管理。

摘 要：随着数字化技术的不断发展，事业单位的档案管理也逐渐向数字化方向转型。文章分析了事业单位档案数字化管理的必要性，明确了事业单位实现档案数字化管理的主要任务以及档案数字化管理所面临的挑战，并提出了数字化档案管理在事业单位中的应用策略，希望为事业单位数字化档案管理的顺利开展提供参考。

关键词：档案管理；事业单位；数字化应用；路径分析

中图分类号：G271 文献标识码：A

数字化档案管理是数字化技术在档案管理领域的应用，其利用计算机技术、网络技术以及数字化技术等手段，将传统纸质档案转化为数字档案，实现档案的数字化存储、处理、检索和传输等操作，不仅增加了存储空间量，还降低了工作量。随着事业单位信息化建设的不断推进，数字化档案管理在事业单位中的应用也越来越广泛，也是现代社会发展的必然趋势。

一、事业单位档案数字化管理的必要性

档案数字化管理的必要性在于为事业单位提供了一种更为高效、可持续和安全的档案管理方式。首先，纸质档案管理需要大量的物理储存空间，不仅占用了办公空间，还增加了租赁和维护成本。其次，纸质档案容易丢失或损坏，可能导致信息的不完整和不准确。此外，检索和共享纸质档案通常需要耗费大量的时间和人力资源，影响了工作效率。

数字化档案管理通过将纸质档案转化为电子格式，解决了这些问题。首先，数字化档案不再需要大规模的存储空间，可以轻松保存在电子设备或云存储中，降低了存储成本。其次，可以备份和加密数字化档案，提高了信息的安全性和可靠性。此外，数字化档案可以通过关键词检索和全文搜索迅速定位所需信息，提高了信息的检索效率，提供了更好的工作条件。最重要的是，数字化档案还支持远程访问和在线共享，有助于实现跨部门协作和信息共享，提高了工作效率和决策质量。

二、事业单位实现档案数字化管理的主要任务

事业单位要实现档案数字化管理，需要完成一系列的主要任务。首先，建立合理的数字化档案管理体系是关键，包括确定档案的分类、命名规则、存储结构和权限管理，以确保数字档案的有序管理和安全访问；其次，机构需要实行档案的数字化转换工作，包括扫描纸质文件、转化电子文档格式、建立数字档案库等。这一过程需要高质量的数字化设备设施和专业人员的支持。另外，事业单位还需要投资信息技术基础设备设施，以确保数字档案的安全性和可用性，包括数据备份与恢复系统、安全控制措施、网络带宽等方面的改进。同时，制定档案数字化管理的政策和流程也至关重要，包括审批流程、权限控制、保密措施、定期审计等方面的规定，以确保数字档案合规管理。另一项关键任务是培训员工，使其熟悉数字档案管理系统的操作和规范。员工需要了解如何上传、检索、编辑和分享数字档案，以确保数字化档案系统的有效使用；最后，定期的维护和更新工作也是必要的，以保持数字档案系统的性能和安全性，包括清理过期数据、更新软件和硬件设备设施，以持续改进数字档案管理流程。

三、事业单位实现档案数字化管理所面临的挑战

事业单位在实现档案数字化管理过程中面临一系列挑战。一是数字化转换的成本问题是一个重要的挑战。购置高质量的数字化设备设施、软件系统和信息技术基础设备设施需要投入大量资金。同时，还需要在扫描、整理、上传和维护数字档案的工作中投入大量的人力，这些都需要资金的支持；二是数据安全和隐私问题。数字档案可能包含敏感信息，如个人身份信息、财务数据等，需要建立强大的安全控制措施，以防止未经授权的访问、数据被泄露或滥用。事业单位需要制定有效的政策和流程，以确保数字档案的保密性和完整性；三是技术标准和互操作性问题。不同的数字化档案管理系统可能使用不同的文件格式、命名规则和数据结构，可能导致数据格式不兼容和数据迁移的问题，因此，需要在选择数字化档案管理系统时考虑互操作性，并制定标准化的文件格式和数据交换协议；四是员工培训和接受新技术的能力。员工需要适应新的數字化工作流程和工具，这可能需要时间和培训资源，管理团队需要鼓励员工接受数字化变革，并提供支持和培训，以确保其能够有效利用数字档案管理系统。

四、数字化档案管理在事业单位中的应用策略

1.制定数字化档案管理政策和流程

制定数字化档案管理政策和流程是确保数字化档案管理系统有效运行及其合规性的基础步骤，这一策略需要根据事业单位的具体需求和情况定制，以满足组织的要求。在政策中，可以规定档案的创建与收集规定，明确所有新的文件和记录必须在数字化档案管理系统中创建或收集，避免纸质档案的增加，促进数字化管理的一致性。同时，必须确立清晰的分类和索引标准，包括标准的文件夹结构、元数据字段和标签，以便将数字档案组织和检索文件命名规则统一规定，以确保文件能够容易被识别和检索。例如：规定文件名包括日期、文件类型和关键词等信息。另外，政策还应规定存储和保留期限，明确数字档案的存储位置、备份策略和保留期限，有助于防止数据丢失和确保合规性。在权限控制方面要设定不同用户对档案的访问和编辑权限，有助于确保数据的安全性和隐私保护。此外，政策应明确定义数字档案的审批流程，包括文件的创建、修改、批准和归档等，以确保档案的合规性和可追溯性。同时，建立审计与监控机制，追踪访问档案痕迹，有助于防止滥用和维护合规性。还需要强调员工培训的重要性，确保员工了解政策和流程，并知道如何使用数字化档案管理系统，有助于降低潜在的风险，确保数字档案的安全和有序管理。

2.选择合适的数字化档案管理系统

选择合适的数字化档案管理系统对于事业单位的数字化档案管理至关重要。这个过程需要综合考虑多个因素，以确保最佳的系统选择。第一，必须充分了解本单位的需求和目标，包括单位的档案规模、类型和复杂性以及对档案管理的期望。基于这些需求，可以制定系统选择的标准。其中，系统的功能是一个关键方面，需要确定系统是否具有足够的功能来满足档案管理需求，包括文件的创建、编辑、检索、共享和归档等功能，系统还应支持多种文件类型，如文本、图像、音频和视频等，以满足不同类型档案的管理需求；第二，性能也是重要的考虑因素。系统的性能必须可以应对大规模数字档案的处理和存储需求，确保高效的访问和检索速度，也包括系统的可用性和稳定性，以确保数字档案随时可访问；第三，系统的互操作性是另一个关键因素。系统应该能够与其他组织的系统相集成，以促进数据共享和协作，对于跨部门、跨机构的项目和信息共享至关重要；第四，数字档案管理系统必须具备强大的安全控制功能，包括数据加密、访问权限控制、身份验证和审计跟踪，以确保档案的机密性和完整性，特别是对于包含敏感信息的档案，安全性必须放在首位；第五，可扩展性也是一个重要的考虑因素。随着单位的发展，档案管理需求可能会不断变化和扩展，选择系统时需要确保其具有足够的可扩展性，以适应未来的需求；第六，资金预算也是一个关键考虑因素。选择的系统必须在预算范围内，并能够提供良好的性价比。

3.数据安全和隐私保护

数据安全和隐私保护在数字化档案管理中至关重要，特别是当档案中包含敏感信息时。采取强有力的数据安全措施是保护档案安全和合规性的必要步骤。第一，数据加密是关键措施之一，对于存储在数字化档案管理系统中的数据，采用强加密算法对数据加密，确保即使数据被非法访问，也难以被解密，有助于保护数据的机密性和完整性；第二，访问控制。系统应该设定明确的权限，以限制不同用户对档案的访问和操作权限，只有授权的用户才能访问特定的档案，这有助于防止未经授权的访问和滥用。此外，多层次的权限控制可以确保不同级别的用户具有适当的权限，以适应单位内部的不同需求；第三，身份验证是确保系统安全性的重要手段，确保用户身份经过验证后才能访问系统，可以通过用户名和密码、双因素身份验证、生物识别技术等方式来实现。强有力的身份验证可以防止未经授权的用户访问系统；第四，定期备份数字档案是防止数据丢失的关键步骤，包括本地备份和远程备份，以确保即使发生硬件故障或灾难，数据也能够恢复；第五，员工培训也是数据安全的一部分，员工需要了解数据安全最佳实践和政策，以确保使用数字化档案管理系统时不会引发安全问题。

4.建立有效的数据备份策略和灾难恢复计划

建立有效的数据备份策略和灾难恢复计划是确保数字化档案管理系统的可用性和数据完整性的关键步骤。首先，数据备份策略应该考虑不同类型的数据和其重要性，备份可以包括在本地服务器上的定期备份和在云存储中的离线备份，以确保即使出现硬件故障或数据丢失，可以快速恢复数据。备份数据还应具有版本控制，以便可以回溯到不同时间点的数据状态；其次，定期的备份是重要的，但同样重要的是恢复测试，其有助于提前发现潜在的问题，确保在需要时能够顺利恢复数据。另外，还应制订灾难恢复计划，计划中应该包括应对各种紧急情况的步骤和责任分配，以确保在灾难发生时能够迅速而有效地恢复数据和系统，计划中应该考虑不同类型的灾难，包括自然灾害、硬件故障及网络攻击等，并规定紧急联系人和协调机构，以便在发生紧急情况时可以迅速采取行动；最后，与数据备份和灾难恢复计划相关的一项重要措施是数据的离线存储，将备份数据存储在离线媒体中，如磁带或光盘，可以确保即使网络出现故障或系统受到攻击，备份数据也能够安全保存，可以防止潜在的勒索软件攻击或数据被泄露。总之，数据备份和灾难恢复计划是数字化档案管理系统的关键组成部分，确保数据的可用性和完整性，策略和计划需要经过定期的审查和更新，以适应不断变化的威胁和需求，从而保障事业单位数字档案的安全性和可持续性。

5.为人员提供数字化技术教育培训

通过教育和培训，可以使档案管理人员更好地理解和掌握数字化技术，从而能够更好地将这些技术应用到实际工作中。第一，要明确培训的目标和内容，包括提高员工的数字化技术能力、了解数字化档案管理系统的操作等，培训内容可以包括計算机基础操作、数字化扫描与识别、数据库管理及信息安全等方面的知识；第二，根据培训目标和内容，制订详细的培训计划，包括培训时间、地点、方式和师资力量等，并确保与实际工作需求紧密结合；第三，选择具有丰富数字化技术知识和实际操作经验的师资力量，以确保员工能够获得高质量的教育和培训，可以考虑邀请专业的数字化技术顾问或培训机构来协助培训；第四，建立有效的培训反馈机制，以了解员工对培训的满意度和实际效果，可以通过问卷调查、个别访谈等方式收集员工的反馈意见和建议，以便对培训计划不断改进和优化；第五，定期对数字化技术教育与培训的效果展开评估，并根据评估结果实行必要的调整和改进，建议采取定期考核、实际操作检验等方式来了解员工的掌握程度和实际应用情况，以便及时发现问题并改进。

6.探索持续改进与性能监测

定期检查数字化档案管理系统的性能，追踪使用情况，并及时更新和优化系统，以确保系统的高效性和可靠性。第一，性能监测是数字化档案管理系统持续改进的基础，通过定期检查系统的性能，可以获取关于系统运行状态、效率、稳定性以及可靠性的信息，不仅有助于判断系统的当前状态，还能预测可能出现的问题，从而提前采取预防措施；第二，追踪使用情况可以获取关于系统使用频率、用户满意度、系统各功能模块使用情况等信息，有助于了解用户的需求和习惯，以便根据实际情况优化系统。例如，如果发现某个功能模块的使用频率非常高，那么这个模块就是需要优化的重点；第三，基于性能监测和使用情况追踪的结果，可以识别系统需要改进的方面。例如，可能会发现系统的某些功能响应时间过长、系统的某些模块存在漏洞、某些操作流程过于复杂等问题。针对这些问题，可以制定相应的改进措施；第四，基于识别到的改进机会，需要及时对系统更新和优化，这可能涉及系统的各个层面，包括但不限于硬件、软件、网络、数据库和用户界面等，系统更新和优化后，不仅有助于提升系统的性能和稳定性，还能提升用户的使用体验感；第五，通过持续改进和性能监测，可以确保数字化档案管理系统始终保持高效性和可靠性，对于事业单位的日常运营至关重要，因为一个高效、可靠的数字化档案管理系统可以大幅提升事业单位的工作效率和管理水平。总的来说，数字化档案管理系统的持续改进与性能监测是一个循环的过程，需要定期审查、追踪、识别、更新和优化等步骤，只有这样才能确保系统始终保持最佳状态，满足事业单位不断变化的需求。

五、结语

综上所述，数字化档案管理是事业单位信息化建设的重要组成部分，能够提高档案管理的效率和质量，促进档案信息资源的开发和利用。目前，事业单位数字化档案管理还面临一系列挑战，包括数字化程度、信息安全及人员素质等，需要采取相应的改进措施，如加强数字化基础设施建设、建立完善的安全保障体系、提高人员素质等，以推动事业单位数字化档案管理顺利开展。

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（作者单位：鄄城县机关事业单位绩效测评中心）