人工智能技术在档案管理中的创新与未来发展趋势

刘大伟 张世卿

作者简介：刘大伟 （1977—），男，满族，辽宁宽甸人，本科，馆员，研究方向：档案管理、档案现代化管理； 张世卿 （1980—），女，满族，辽宁宽甸人，本科，馆员，研究方向：人事管理、档案管理、档案信息化管理。

摘 要：档案管理是一项重要的社会公共服务工作，也是国家治理和社会发展的重要基础。随着信息技术的快速发展，特别是人工智能技术的广泛应用，档案管理工作面临着新的机遇和挑战。文章从档案管理的概念、特征、功能和价值出发，分析了人工智能技术对档案管理的影响和作用，探讨了人工智能技术在档案管理中的应用现状和存在的问题，展望了人工智能技术在档案管理中的发展趋势和方向，提出了加强人工智能技术在档案管理中的创新应用和规范管理的建议和措施。

关键词：档案管理；人工智能；创新应用；发展趋势

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案是记录社会活动过程和结果的文献资料，是历史的见证，是文化的传承，是权利的保障，是决策的依据。档案管理是指对档案收集、整理、保存和利用等一系列活动的过程，是一项重要的社会公共服务工作，也是国家治理和社会发展的重要基础。随着信息技术的快速发展，特别是人工智能技术的广泛应用，档案管理面临着新的机遇和挑战。如何利用人工智能技术提高档案管理的效率、质量、安全和服务水平，如何促进档案管理与社会需求、经济发展和文化建设等方面的协调一致，如何实现档案管理与人工智能技术的有机融合和创新发展，是当前档案界亟待解决和探索的重要课题。

一、人工智能技术对档案管理的影响和作用

1.人工智能技術对档案管理环境、对象、内容等方面产生了深刻影响

传统档案管理需要大量的纸质文件和人工处理，而人工智能技术的应用使得档案管理逐渐数字化和自动化，改变了档案管理的工作环境，减少了纸质文档的使用，提高了工作效率。传统档案管理主要集中在纸质文档上，但现在数字档案越来越普遍。人工智能技术可以帮助管理大规模的数字档案，包括文本、图像、音频和视频等多媒体内容。人工智能技术可以自动分析和提取档案中的信息，包括文本内容的自动识别和分类以及对多媒体文件的元数据分析，有助于提高档案管理的精确性和可搜索性。

2.人工智能技术对档案管理功能、价值、目标等方面产生了积极作用

人工智能技术可以对档案展开自动化处理、分类和归档，减少了人工处理的工作负担，提高了管理效率，使得档案管理人员可以更专注于高级任务，如策略规划和决策支持。

通过机器学习和自然语言处理技术，人工智能技术可以帮助档案管理人员挖掘隐藏在大量档案中的有价值的信息，从而支持组织的决策制定和战略规划。同时，智能搜索引擎可以提供更快速和准确的档案检索功能。

人工智能技术可以用于监测和识别潜在的档案安全风险，包括数据被泄露和未经授权的访问，其可以自动检测异常活动，帮助维护档案的完整性和机密性。

二、人工智能技术在档案管理中的应用现状和存在的问题

1.人工智能技术在档案管理中的应用现状

（1）在数字化档案管理中的应用

数字化是当前档案管理的主要形式和发展方向。如今，人工智能技术在数字化档案管理中的应用已经十分广泛，如扫描仪、光学字符识别、条形码和二维码等，也有一些新兴的技术，如人脸识别、语音识别、手写识别和图像识别等，都可以用于数字化档案的采集、整理、存储和检索等环节，提高了数字化档案管理的效率和质量。

（2）在网络化档案管理中的应用

网络化是数字化档案管理的重要特征和发展趋势。目前，在网络化档案管理中已经广泛应用的技术，如搜索引擎、数据库管理系统、数据挖掘和数据分析等，也有一些前沿的技术，如区块链、边缘计算和联邦学习等，都可以用于网络化档案的传输、共享、保护和分析等环节，提高了网络化档案管理的安全性和服务性。

（3）在智能化档案管理中的应用

智能化是数字化档案管理的高级形式和发展方向。目前，在智能化档案管理中已经初步应用的技术，如自然语言处理、机器翻译、机器学习和深度学习等，也有一些探索性的技术，如知识图谱、问答系统和对话系统等，都可以用于智能化档案的理解、生成和交互等环节，提高了智能化档案管理的质量和水平。

2.人工智能技术在档案管理中存在的问题

（1）技术问题

技术问题是人工智能技术在档案管理中面临的挑战之一。虽然人工智能技术可以自动化处理大量的档案和信息，但其准确性和可靠性仍然存在问题。人工智能系统可能会出现错误，导致档案数据的损坏或错误的分类。此外，人工智能技术的更新和维护也需要大量的资源和专业知识，可能会增加档案管理的成本和难度。

（2）法律问题

随着人们对数据隐私和信息安全的关注不断增加，管理者需要确保人工智能技术处理档案的方式是否符合法律法规，特别是涉及敏感信息的档案。同时，知识产权问题也需要考虑，因为人工智能技术通常需要使用大量的数据和算法，可能涉及知识产权的争议。

（3）伦理问题

伦理问题是人工智能技术在档案管理中必须面对的挑战之一。例如，人工智能算法可能会引入偏见或歧视性，导致不公平的档案管理。此外，自动化技术可能会导致人员减少，从而引发就业和社会伦理的问题，管理者需要谨慎考虑这些伦理问题。

三、人工智能技术在档案管理中的发展趋势和方向

1.人工智能技术在档案管理中的发展趋势

（1）深度融合

人工智能技术与档案管理之间不仅是相互作用和相互影响的关系，还是相互促进和相互创新的关系。未来，人工智能技术与档案管理将实现更深度的融合，形成更紧密的合作和更高效的协同关系。

（2）全面普及

人工智能技术已经成为档案管理的重要支撑和推动力，也将成为档案管理的普遍需求和基本条件。未来，人工智能技术将在档案管理中得到更广泛和更深入的应用，覆盖档案管理的各个环节和层面，服务各类主体和对象，满足档案管理的多样化需求和目标。

（3）持续创新

人工智能技术是一门不断发展和变革的学科，也是一门不断探索和突破的学科。未来，人工智能技术将在档案管理中展现出更强大的创新能力和创造力，不断涌现出更多的新理论、新方法、新模式、新产品和新服务，不断提升档案管理的水平和价值。

2.人工智能技术在档案管理中的发展方向

（1）提升档案质量

档案质量是衡量档案管理水平和效果的重要指标，也是保障档案功能和价值实现的重要基础。未来，人工智能技术将在提升档案质量方面发挥更大的作用，通过对档案更加智能地采集、整理、存儲和利用等，能够保证档案的真实性、完整性、可靠性、有效性和有序性等质量要素。

（2）拓展档案服务

档案服务是体现档案管理社会效益和经济效益的重要方式，也是满足社会需求和用户需求的重要途径。未来，人工智能技术将在拓展档案服务方面发挥更大作用，通过对档案更加个性化、多样化、立体化、互动化和智能化推荐、展示和应用等，满足不同用户的不同需求。

（3）增强档案保护

档案保护是维护档案安全和完好的重要任务，也是实现档案长期保存和利用的重要保障。未来，人工智能技术将在强化档案保护方面发挥更大的作用，通过对档案更安全、稳定、可控、可追溯和可恢复的传输、共享、备份和恢复等操作，防止档案的被泄露、篡改、损坏和丢失等风险。

四、加强人工智能技术在档案管理中的创新应用和规范管理的建议及措施

1.加强人工智能技术在档案管理中的创新应用

（1）加强人工智能技术与档案管理的交流与合作

人工智能技术与档案管理的交流与合作是指通过跨学科研究、技术开发和共享，促进人工智能技术在档案管理中的应用，以提高信息管理效率、准确性和智能化水平。

首先，通过举办跨领域研讨会来促进合作。定期组织人工智能和档案管理领域的专家、研究人员和从业者之间的研讨会，提供一个平台，让他们分享最新的研究成果、案例研究等，有助于建立双方的关系，并鼓励知识和经验的共享。其次，跨学科研究项目是促进合作的另一重要手段。资助这些项目，鼓励人工智能专家与档案管理专家合作，一同解决相关问题，包括自动化文档分类、元数据标记、智能搜索和语音识别等各方面的合作，从而推动创新和技术进步。最后，制定共同的标准和指南是确保合作顺利开展的关键因素。专业组织应共同制定标准，覆盖数据格式、隐私保护、数据存储和检索等方面，以确保人工智能技术能够有效应用于档案管理工作中。这些标准有助于消除不必要的障碍，促进更广泛的合作。

（2）加强应用研究和示范推广

加强应用研究和示范推广是指通过深入研究和实际示范项目，促进新技术或方法的广泛采用，以解决实际问题并促进创新和最佳实践的推广，涉及测试、验证和传播创新解决方案，以提高效率和效果。

为推动人工智能技术在档案管理中的应用研究和示范推广，首要任务是加强研究与开发。首先，应建立跨学科的研究团队，集结人工智能专家、档案管理专家和信息科学专家，共同探讨如何更好地结合AI技术和档案管理需求。政府和企业等可以提供政策和资金支持，鼓励开展创新型项目，开发智能档案管理工具、自动化归档系统和智能搜索引擎等，以提高档案管理的效率和准确性；其次，应积极推动开展示范性项目。政府机构、高校和档案管理机构可以合作开展示范项目，展示AI技术如何改进档案管理流程，包括数字档案的自动分类、元数据标记、文本识别、语音转录以及基于机器学习的信息检索。同时，促进公共和私人部门之间的合作，鼓励企业提供AI技术支持，以建立更多的合作机会；最后，为了推广人工智能技术的应用，需要加强档案管理人员的培训和教育。开设面向档案管理从业者和相关领域专家的培训课程，以帮助他们了解如何有效地应用AI技术来管理和检索档案。

（3）加强创新开发和创新应用

档案管理部门应该鼓励和支持人工智能技术的创新和开发，包括开发定制化的人工智能工具和系统，以满足档案管理的特殊需求。例如，自动化处理可以用于快速分类和归档文件，减轻了人工处理的工作量；信息提取可以帮助人们从大量文档中提取有关特定主题的信息，而智能搜索可以提供更快速和准确的检索结果。这些工具和系统的开发需要专门的研究和投资，确保其具有高度的可靠性和安全性，能够适应档案管理的特殊需求。此外，也可以利用大数据分析挖掘档案中的有用信息，帮助机构做出更明智的决策。风险管理可以通过监测和评估档案的完整性和安全性来降低潜在的风险。利用人工智能技术自动识别重复的文件，可以减少不必要的存储和维护成本。智能化的审批流程可以加速文件的批准和访问过程，提高了工作效率。

2.加强人工智能技术在档案管理中的规范管理

（1）确保人工智能技术的合法合规使用

在档案管理工作中，确保人工智能技术的合法合规使用至关重要。为了实现这一目标，需要建立更为明确的法律法规框架，不仅涵盖数据隐私保护，还应包括知识产权、数据存储和共享等方面的规定。为了确保人工智能技术的合法合规使用，需要设立独立的监管机构，负责监督和执法，确保人工智能技术使用者遵守相关法律，保护用户的权益。例如，美国的联邦贸易委员会（FTC）负责监督数据隐私和消费者权益，对于不合规的企业开展处罚和调查，以维护用户的权益。

（2）加强伦理准则和伦理监督

伦理准则可以最大限度地确保人工智能技术的使用是道德和公正的。为此，相关行业和组织应制定明确的伦理准则，规定人工智能算法的公平性、透明度和不歧视性要求。例如，在医疗档案管理中，伦理准则要求人工智能算法在诊断和治疗过程中不应歧视患者，而应基于客观数据做出决策。

为了监督和评估档案管理中的伦理问题，应建立独立的伦理审查委员会，可以对涉及伦理争议的案例开展审查，确保合规性。对于违规行为，应采取相应的惩罚措施，以约束不当行为。例如，在研究档案管理中，对于违反伦理准则的科研行为，学术界通常会采取撤销发表论文、暂停研究资金等措施，以示惩戒。

（3）提升专业标准和专业评价

更严格的专业标准可以最大限度地确保人工智能技术的质量和可靠性。专业评估机构可以定期对人工智能系统开展审核和评估，以确保其性能符合标准。例如，ISO 27001是一种国际信息安全标准，适用于各个领域，包括档案管理。通过实施标准，组织可以确保其信息安全管理系统与国际最佳实践保持一致。

对从业人员的培训和认证也至关重要，以此提高其专业水平，更好地应对档案管理中的人工智能挑战。例如，在医疗档案管理中，医生和护士需要接受培训，以了解如何正确使用人工智能工具，提高诊断和治疗的准确性。这些培训和认证将有助于确保从业人员具备必要的技能和知识，以有效地管理档案和使用人工智能技术。

五、结语

人工智能技术是当今时代的重要驱动力，也是档案管理的重要支撑力。本文分析了人工智能技术对档案管理的影响和作用，展望了人工智能技术在档案管理中的发展趋势和方向，有针对性地提出了加强人工智能技术在档案管理中的创新应用和规范管理的建议及措施，希望能够为人工智能技术与档案管理的深度融合和创新发展提供一些参考和启示。

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[3]李 雷.人工智能背景下档案数字化管理路径研究[J].兰台内外，2023（22）：16-18.

（作者单位：辽宁省丹东市宽甸满族自治县政府政务服务中心）