新时期智慧城市建设的档案管理信息化发展思考

2024-03-24王静

兰台内外 2024年1期

作者简介：王静（1989—），女，汉族，陕西韩城人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。

摘要：在我国城市化建设不断推进的过程中，不仅需要做好对建筑等基础建设的重视，还应做好对多方面城市建设情况的分析，如科技、文化和社会服务等方面的内容。档案管理作为关系城市发展及相关资料数据的关键性工作也是上述情况中需要重点考虑的内容，为进一步做好对智慧城市建设的有力支持，应主动推动档案管理的信息化发展，通过对信息技术的应用，确保档案管理工作效率和工作质量的提升。在落实档案管理工作，在应用档案服务的过程中，应围绕智慧城市建设来开展思考，推动信息技术与档案管理工作的有效结合，构建更加完善的档案管理信息化服务机制，从而将档案管理信息化发展与智慧城市建设联系起来，共同推进工作落实。文章就新时期智慧城市档案管理信息化开展思考，以期推进智慧城市建设水平的提升，确保能够更好地提供高质量的档案管理服务，有效应对智慧城市建设、发展的需求。

关键词：新时期；智慧城市建设；档案管理；信息化发展

中图分类号：G271 文献标识码：A

智慧城市的具体建设情况将会直接对城市居民的生活质量造成影响，并对城市的未来发展产生较大的作用，档案信息化发展作为智慧城市建设中的重要组成部分，具有较为独特的作用和意义。为了更好地保证智慧城市的建设和发展情况，应当加强对档案管理信息化发展的重视，共同关注档案管理信息化发展和智慧城市建设，持续推动档案管理信息化建设水平的提升，确保在智慧城市建设过程中，可以借助完善的档案管理信息化体系及时获取资料信息的支持，将信息技术充分应用到智慧城市建设中。

一、智慧城市建设与档案管理信息化发展

1.智慧城市建设

智慧城市，是指在城市规划、设计、建设、管理与运营等领域中，通过物聯网、云计算、大数据、空间地理信息集成等智能计算技术的应用，做好对城市关键基础设施组建和服务的保障，提升城市内部建设的互联效果，确保城市能够更加高效、智能地运转，并在此基础上为大众提供更加优质的城市服务，具有较强的现实意义。

在智慧城市建设过程中，必须注重全面性，考虑好城市的各方面需求和具体功能，将我国先进科学技术应用到城市建设中，推动城市相关基础设施建设、应用水平的提升。为保证智慧城市的建设和运行效果，必须注重相关组成部分之间的有效联动，从而持续推动智慧城市建设水平的提升。

2.档案管理信息化发展

随着我国信息技术的持续发展，各个行业领域都在寻求自身与信息技术之间的有效结合，借此推动自身管理、业务等方面工作的合理优化。档案管理作为在城市运行过程中必然会涉及的重要工作内容，自然也在考虑应用信息技术对现有档案管理工作开展优化改造，从而推动档案管理信息化建设。

我国档案管理的信息化发展起步于个别单位的自发性研究和实验，在其效果得到有效验证并且可行性得到充分肯定后，档案管理相关信息化应用、系统也开始研发，为我国档案管理的信息化发展奠定了重要基础。在最初阶段，信息技术、设备设施在档案管理工作中的应用，更多是以辅助手段的形式出现，通过使用计算机设备单机管理的方式来开展档案管理。在档案管理工作中涉及的工作内容不断增加，单纯使用单机管理的方式已经逐渐无法满足档案管理工作的需求，需要通过部门联动与其他信息技术综合应用的方式，才能更好地实现对档案管理工作的有效应对。因此，必须做好对档案管理信息化发展的重视，保证相关技术应用、系统建设和设备设施的先进性。

3.智慧城市建设与档案管理信息化发展相互结合的重要意义

就目前智慧城市建设的具体情况和档案管理工作对信息化发展的需求来看，智慧城市建设与档案管理信息化发展相互结合有着重要的意义，具体而言，其主要表现在以下四个方面。

第一，优化智慧城市档案管理工作理念。通过档案管理信息化发展，能够做好对重要资料数据的保存保管，并持续推动档案服务的多元化、社会化。始终坚持“以人文本”的重要原则，确保能够为大众提供更高质量的档案服务，优化调整以往单纯重视档案资料本身的传统工作理念。通过对档案管理和档案服务等多项工作的兼顾，推动工作理念的合理优化，确保在智慧城市建设过程中能够更加便捷地从档案管理方面获取及时、有效的支持，促进智慧城市的建设进程。

第二，确保多种类型资料都能得到有效的保存保管。随着我国互联网产业、技术的进一步发展，在互联网环境中包含了大量的重要资料信息，单纯通过纸质资料保存这部分资料信息并不现实，需要通过对档案资料的有效整合，将常规文件资料、网页、图片、视频和音频等多种类型的资料集中保管，通过城市内部的互联效果，确保能够在其他部门出现信息需求的第一时间，做好对相关权限的验证，并提供相应的资料数据。

第三，推动档案服务方式的转变。在传统的档案管理工作中，如果调用档案资料，需要前往专门的单位、部门信息验证，再按照规范流程完成资料调用，在整个过程中需要消耗大量的时间，还有可能因为信息验证方面的问题导致工作效率进一步下降。通过推动智慧城市建设与档案管理信息化发展的方式，能够结合城市居民对档案管理方面的具体需求，在智慧城市服务平台中加入档案管理相关工作，在完善智慧化档案管理服务体系的同时，还能提高智慧城市服务平台的服务水平，保证大众对智慧城市服务平台的满意度，在智慧城市服务平台正常运转过程中赢得更加广泛的认可。

第四，提升档案资料管理工作的安全性。在我国信息技术的持续发展过程中，虽然能够有效保障多个行业领域工作的处理效率和工作质量，但是由于信息技术本身存在较强的通用性和共享性，在实际使用过程中，容易被不法分子利用技术手段窃取，进而对档案资料管理的安全性造成威胁。在当前档案管理工作涉及资料数据较为庞大的情况下，一旦出现信息被泄露或丢失的情况，其造成的影响往往很难在短时间内得到有效控制。通过持续推动档案管理信息化建设的方式，助力智慧城市建设与档案管理信息化相互结合，从而进一步建立健全安全保障体系，运用更加先进的技术手段和防护措施，降低出现上述问题的概率，保障档案信息的安全性。

二、智慧城市建设档案管理信息化建设存在的问题

为推动智慧城市建设的档案管理信息化，应针对当前智慧城市建设中档案管理信息建设在实际应用中存在的具体问题开展分析，通过对问题的分析和对其根源的探讨，明确档案管理信息化建设的具体优化方向，借此为提高智慧城市建设水平提供重要支持。具体而言，智慧城市建设中档案管理信息化建设主要存在以下四个方面的问题。

第一，建设、管理意识相对薄弱，重要资料信息的安全性难以得到有效保障。无论是在档案管理信息化建设还是使用上，都需要具备较强的思想意识，确保相关工作能够得到有效落实。但是，就目前智慧城市档案管理信息化建设和使用的情况来看，相关部门仍处在“在摸索中进步”的阶段，在重要资料信息保护上还存在一定的欠缺。

第二，档案管理信息化建设相关基础设备设施建设水平相对不足。档案管理信息化建设需要有完善的基础条件作为支撑，但由于资金支持力度存在一定的欠缺，导致相关建设落实效果有待优化。从档案管理信息化建设的具体需求来看，需要得到网络环境和硬件、软件三方面的有力支持，在支持力度难以得到有效保障的情况下，想要满足上述三方面的条件有较高的难度。并且，我国信息技术、设备设施还在不断地更新发展，如果未能在保证性能稳定的前提下做好及时的设备设施和技术更新，就无法保障档案管理信息化建设和应用的实际效果。

第三，缺乏充足的复合型专业人才支持。任何工作的有效落实都离不开专业人才的支持，档案管理工作最初对人才的要求是具备较强的档案管理专业知识和档案管理能力，现有的档案管理人员基本能够达到这一方面的要求。但随着档案管理工作的内容、因素不断增加，其工作难度也在不断提升，在信息技术应用到档案管理工作中后，该项工作对档案管理人员的综合能力水平要求进一步提升，导致在实际工作中出现缺乏充足的复合型专业人才支持的现实问题。

三、新时期智慧城市建设档案管理信息化发展策略

1.优化调整顶层设计，高度重视档案信息的安全性

考虑到档案管理信息化建设是基于新时期智慧城市建设所开展的重要优化措施，必须注重顶层设计，从整体角度上对顶层设计优化、调整，完善档案管理信息化建设中的综合规划、高端设计、施工建设、执行能力和绩效评估等多个方面的工作内容，加强对工作细节的重视。将具体的工作内容划分给对应的工作人员，确保每一项工作内容均有专人负责，并将工作内容的具体落实情况与工作人员的综合考评联系起来，降低出现工作失误的概率，进一步提升档案信息的安全性。此外，还需要注重内部宣教，通过会议、讲座或互联网交流平台等多种形式，强调档案信息保护的重要性，以此让每一位参与档案管理信息化建设、应用的工作人员都能正确认识档案信息的重要性。

2.保障有力的资金支持和科学、合理的分配资金使用

基于智慧城市建设档案管理信息化对网络环境和硬件、软件三方面条件的需求，应明确只有充足的资金支持，才能确保其先进性，从而实现对档案管理工作处理效率和工作质量的有效保障。为此，在资金使用上需要将关注度放在上述三方面内容中，通过对网络环境的定期检查，对硬件设备设施的维护和及时更换以及对软件版本的更新和调整，明确资金使用有具体的用途，从而为档案管理工作的有效落实奠定重要基础。

在资金使用上需要有明确的计划，针对网络环境和硬件、软件三方面的开支，可以整合分析，将其作为必要的开支来考虑，在实际工作中制订科学的计划，定期维护网络环境、硬件设备设施，确保其能够达到预期使用寿命。如果在市面上出现性能更好且稳定性更强的设备设施，就可以通过对比分析的方式考虑是否更换设备设施，从而实现对档案管理工作的有力支持。在软件方面，主要考虑软件的版本，定期安排专业人员检查软件本身是否存在问题，结合工作需求重新调整软件，通过更新或替换的方式，确保软件功能能够完全满足工作需求。

3.注重对复合型人才的培养，优化人才培养体系

人才是当前时代背景下最为重要的资源，想要做好对智慧城市档案管理信息化建设的保障，必须注重对高素质复合型人才的培养，完善人才培养体系，确保每一位负责相关工作的档案管理人员都具有较强的专业能力和水平。明确现有档案管理人员在档案管理相关领域的专业水平能够达到工作的标准要求，在对档案管理人员培养的过程中，需要将重点放在信息技术水平、实践经验和专业技能锻炼上。为了进一步有效保障人才培养的针对性，应通过定期、不定期考核培训相结合的方式，了解当前档案管理人员综合能力的薄弱环节，按照考核结果开展人才培养。同时，还可以结合实际工作，由专业人员指导或通过档案管理人员自主学习的方式，不断积累实践经验，从而培养出更多的高素质复合型人才，应对档案管理信息化建设对优质人才的迫切需求。

4.建立健全档案管理信息化工作机制，全面管控档案管理工作

为了有效保障智慧城市档案管理信息化建设，必须构建完善的档案管理信息化工作机制，做好各方面档案信息资料的收集和整理，并重点关注在档案管理工作中与部分部门协作的需求，确保能够在工作机制的支持下保障部门间工作联动的效果，提高重要信息资料的流转效率，保障档案信息的利用率。同时，在档案管理工作运行和档案信息资料流转过程中，通过对档案管理信息化工作机制的应用，全面管控档案管理工作，确保档案信息的安全性，在出现问题的第一时间利用工作机制完成对问题的追溯。在档案管理工作中，涉及許多极具价值的档案信息资料，在档案管理信息化工作机制的支持下，能够提升档案管理的实际效果，加强对档案管理各个工作环节的把控，形成更加完善、成熟的档案管理工作处理流程。

四、结语

综上所述，在新时期，档案管理工作需要处理的信息、资料数量较为庞大，涉及的档案类型也在不断增加，为了更好地保证档案管理工作的落实效果，提升工作质量，必须思考如何实现档案管理工作的高效处理。为此，应结合新时代背景下我国信息技术的发展，顺应时代发展的潮流，将信息技术应用到档案管理中，持续优化档案管理信息化建设机制，推动档案管理信息化建设，提高智慧城市的建设水平，更好地保障城市居民的生活质量。

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