酒业制造公司存货内部控制体系建设及优化分析

李佳丽

摘 要：存货是制造企业中重要的流动资产，完善相关的管理体系对企业的持续发展具有重要作用。本文主要以某酒业制造公司为例，对存货管理的概念以及目的进行阐述，对当前企业内部管理的现状进行分析，并针对目前管理中存在的问题提供解决方案，以此确保企业的稳定发展。

关键词：酒业制造；存货管理；内部控制

存货作为企业中重要的流动资产，其运转情况会直接对企业的资金使用情况和经营效率产生影响。加强存货内部控制体系建设，有利于保证内部生产活动的正常运行，最大限度地降低成本投入，同时保证销售经营的需求。现阶段，我国的经济发展迈入新时代，酒类制造业虽然历史悠久，但是近年来受到多种因素的影响，导致生存环境恶化，盈利下降。对此，酒类制造公司要想在市场竞争中占据有利位置，就要加强对存货内部控制体系的建设。

一、存货管理的概念及目的

1.存货管理的概念

存货主要是指在实际的生产过程中为满足后续的销售而提前准备的资源，主要包含原料、半成品、易耗品等。存货能够帮助企业在保证正常运营和销售的基础上，降低成本投入。通过整批采购的方式，以降低前期投入的资金，从中获得更大的收益。酿酒工艺中运用的原料较多，不同酒类采用的材料也有所差异，同时运用的工艺以及制造流程也根据不同酒类而改变。酒类产业的产品多为成品酒。对于不同香型的白酒，由于自身特性不同，在进行存货管理中所采用的管理方式也应进行适当调整，不同白酒采用相应的储存方式。例如，酱香型白酒多采用坛子进行储存，以保持酒的香气；而清香型白酒则需要在容器中进行密封处理，并放置在温度稳定且无光照的环境中。

2.存货管理的目的

酒业制造企业的存货项目多为原料、半成品和成品。在进行实际管理中，主要目的有以下几个方面。

首先，加强对资本的有效应用。存货作为在企业中占据较大比例的流动资本，其管理工作开展的实际情况会直接对企业资金的使用产生影响。如果出现存货大量积压的情况，会对资金的正常运转产生严重影响。企业内部只有保证资金灵活且进行良好循环，才能产生较高的收益。因此，想要保证自身的盈利水平较高，需要对存货管理工作给予高度重视。

其次，防止物料陈旧，节省费用投入。由于酒类制造工艺较为复杂，在原料使用方面多为谷类和薯类。为保证原料的状态，需要花费大量的资金进行储存管理。而增加储存量在一定程度上也能减少对库存成本的投入。

再次，缩短生产周期，提升运行速度。科学合理地对材料以及半成品进行保管，能够有效降低生产时间。酒类产品在生产过程中需要不断对原料进行运转，以保证后续的生产工作。而提前进行存货管理能够有效缩短原料在各车间的运转时间，以此增强工作实施的效率。

最后，保证合理库存。存货过多会花费企业大量的资金，而存货不足会对生产效率以及销售产生影响。因此，在管理工作中应保证存货的合理，同时根据市场的实际情况对存货数量进行调整，如在节日前后适当增加库存，其他时间则根据市场需求对存货量进行调整。

二、存货内部控制体系现状

某企业成立于2001年5月，现有资产7000万元，占地面积约为15万平方米，工作人员600人。年均生产约6000吨优质白酒，55000吨优级食用酒精，600吨特色酒品。该企业在2005年被列为省级白酒行业综合实力五十强企业，是当前典型的中型民营酒业制造企业。当前，在存货内部控制工作中存在的问题主要有以下几个方面。

1.缺乏工作流程

在实际工作中，相关的审批以及授权体系不完善，使其容易出现存货丢失、盗窃的问题，对企业的资产造成一定影响。在工作流程设计方面，一方面，审批授权设置不合理。通常情况下对存货的采购计划以及实际购买都由供应部进行，但是在计划制订以及材料购买工作中对于生产部门的实际情况考虑不到位，且审批工作也仅由供应部领导负责，没有经过生产部门的审批，导致出现采购不符合实际情况的问题。另一方面，对审批的执行力度较低。在材料出入库的过程中，需要向保管人员出示相关的证件以及提货依据，同时，需要所属部门的领导签字。但是，在实际执行工作中，由于人员变动较小，出现“见人”即可出库的问题，在一定程度上使库存管理工作出现一定漏洞。

2.缺乏信息运用

在当前的环境下，信息化技术的应用范围日益广泛。但是，该企业管理中信息化应用程度较低，各环节的工作多数由人工完成。这种情况不仅加大了人力方面的投入资金，增加工作人员的任务量，且存在一定的出错概率，影响后续工作的实施。同时，人工操作存在一定的舞弊可能性。而信息化技术的合理运用能促使授权以及审批流程更加规范合理，防止出现徇私的情况。同时，加强各部门之间的沟通交流，全面提升交流效率，以此保證管理工作的实施效率。

3.缺乏合同管理

合同是保证企业权益的关键内容，同时也存在着大量的风险。如果相关人员缺乏对合作对象信用情况的调查，以及对相关法律法规和行业规定的了解，对合同中各项条款的审查不仔细，都会在一定程度上对企业造成影响。该企业在材料购买以及成品销售的合同签订工作中，多由采购人员和销售人员负责。而部分人员由于缺乏相关知识的积累，导致在合同签订工作中存在严重漏洞。同时，在材料到货后，没有根据所签订的合同内容对货物的质量进行详细检查。此外，未结合情况变化，及时签订补充合同，导致在发生问题时容易产生争议。

4.缺乏有效的控制活动

开展多种形式的控制活动，有助于提高企业风险管理能力，实现战略发展目标，但当前控制活动推行期间存在诸多不处，缺少有效性。具体而言，该企业审批流程较为简单，制订存货采购计划时，应优先考虑企业经营现状和战略规划，并与生产部门、采购部门、销售部门等展开深入沟通，但当前该企业仅由采购部门单独制订存货采购计划，忽略前期调查工作，各项资料准备不充分，且未有效落实轮岗制度，频繁出现舞弊、贿赂等不良行为。此外，该企业盲目扩大业务规模，未考虑市场发展规律，造成供给与需求处于不平衡的状态，产品积压较为严重，显著提高存货内部控制管理难度，并间接提高劳动成本，造成较高的经营压力。

三、存货内部控制体系优化措施

1.优化工作流程

内部控制工作应贯穿企业生产的各个环节，是企业对工作中产生的风险进行防范的有效手段。由于该企业的存货种类较多，为保证企业的正常运行，需要加强对内部的控制工作。

首先，注重各项工作流程的管理。审批与授权工作是进行管理的有效手段，各部门在实际工作中应对审批流程进行严格落实。企业在日常的生产经营中会涉及大量的单据，各类销项单、进项单、提货单、出货单等都是财务进行管理工作的有效依据。因此，相关人员需要严格按照所规定的流程进行审批工作，以防止财务在记账时出现混乱。同时，通过对工作流程进行规范，在一定程度上能够防止职责不清的问题。由于存货管理工作涉及各部门的工作，各部门在工作中存在一定的交叉，而规范工作流程能够在发生问题时对相关负责人进行明确，以便于及时有效地解决问题。为改善在出库以及授权审批环节存在的问题，根据原材料采购工作中存在的隐患，设计采购流程，以便于对审批流程进行规范。在实际的审批工作中，相关人员需要根据具体要求，在自身的职责范围内进行审批工作，以防止出现越权问题，保证存货内部管理工作的规范。

其次，完善定价机制。该企业在定价方面主要由采购以及销售人员直接与供应商和客户进行协商，这种方式存在较强的主观性。为规范工作实施，可加强各种定价方式的结合，如将竞价采购和比价采购进行结合，以保证定价工作的规范性。同时，根据当前市场的变化对价格进行适当的预测分析。在产品价格制定工作中，应根据自身的财务情况以及发展目标、产品成本等多方面因素进行考虑。同时，对定价的科学性进行定期分析，在工作中产生的销售订单应经所属部门领导的审批。

最后，建立盘点清查机制。该企业的盘点工作开展得不到位，盘点仅停留在表面，次数较少，在后续工作中容易出现问题。对此，该企业需要根据实际情况建立库存盘点机制。相关人员要根据具体情况制订相应的计划，对于存货根据相应特征進行分类，对于不同类型的存货采用相应的盘点方法。在进行原材料盘点工作中，不能仅关注数量，对于材料质量和含水情况也应加以关注。盘点工作中应对存货进行详细的记录，防止出现遗漏。同时，对工作人员的职责进行划分，规定工作流程，对于各项数据的登记方式进行统一。此外，财务人员需要根据存货盘点情况与账单进行核对，以便于及时发现两者存在差异的位置，并进行分析，明确产生问题的原因，落实工作职责，对相关负责人进行相应处罚，以此实现盘点工作的科学性和规范性。

2.加强信息技术运用

该企业应针对信息技术应用程度较低的问题，加强对信息交流以及信息化建设工作环节的关注。要将企业内部的信息共享给相关部门的负责人以及成员。强化信息沟通渠道，加强员工之间的沟通配合，以此促使信息交流更加顺畅，保证企业运行的效率。在信息化建设工作中，应从以下三个方面开展。

第一，加强内部与外部的沟通效率。由于当前企业的沟通机制不完善，缺乏完善的工作流程，信息的共享性较低，导致在实际工作中缺乏信息传递的主动性，以此对存货工作的周转以及企业的正常运行造成一定影响。对此，为改善上述问题，应建立科学完善的沟通机制，强化内外沟通效率。首先，建立各部门之间的沟通机制。通过定期召开会议，分析各部门在实际工作中存在的问题以及存货管理的实际情况，以月度或季度对预算的执行情况以及企业的经营效果进行全面分析，并明确两者之间存在差异的原因，从而对预算管理工作进行完善。其次，建立职工之间沟通的程序。制定统一的公文处理方法，如建立信息化平台，员工可以在平台上分享工作中产生的问题以及相关经验，以此提高问题的解决效率。同时，采用邮件的方式进行工作沟通，并明确相关责任。再次，建立双向沟通机制，并开设有效的投诉渠道，制定可供客户与供应商进行反馈的程序，以便于企业根据实际情况对生产计划进行及时调整改进。最后，建立专门的企业网站，积极宣传企业内部文化以及经营理念，从而树立良好的企业形象。

第二，成立监管部门。传统人工处理问题的方式在一定程度上存在舞弊的可能性。为改善上述问题，相关企业可成立专门的监管机构，对容易产生问题的环节进行调查，并建立相应的处理机制，以此对工作中产生的问题进行审查，并严格按照规章制度进行处理，及时进行存档记录。同时，开设投诉渠道，针对工作中存在的舞弊行为及时进行报告。

第三，强化信息化建设。当前，企业运行工作中的信息化建设水平较低，各类关键的功能不全面，导致工作效率较低。对此，企业应积极引进信息管理系统，减少人工操作的环节，在系统中设置相应的访问权限，规范工作流程，以此保证审批工作的规范性。同时，建立一体化的沟通平台，运用OA等专业的办公软件，以方便各部门之间的信息沟通，提升企业工作的运转效率，节约人力资源方面的投入。对于专业办公软件的开发工作，可采用外包的方式，并建立专门的管理部门，对人员进行合理配置，以有效解决员工的多样化需求。同时，利用信息软件加强内部控制的执行情况，以此强化内部控制工作的信息化水平。

3.加强合同管理

企业在生产经营工作中会存在大量风险因素，增强企业内部的风险防控意识至关重要。

一方面，加强合同风险管理。合同是保证企业与客户和供应商之间合法权益的关键，具备相应的法律效力。在日常工作中，销售以及采购人员需要在签订合同之前对对方的信用情况以及资产证明、营业执照进行严格审核，以保证对方具有一定的债务偿还能力，降低企业所承担的风险。对于合同的内容进行规范，注重合同中存在的细节部分，加强对时间以及违规责任方面的关注。在合同签订过程中，应增加监督人员。对于涉及条款多且金额大的合同，在签订前应安排专门的法务人员对合同内容以及相关条款进行审核，在领导人员审批后进行签订，以防止存在不利于企业管理的条款。此外，避免双方口头约定的现象，防止在出现问题时产生纠纷。加强对合同章的管理，避免他人滥用的现象，对企业利益产生损害。相关工作人员要对合同的履行情况进行监督，对存在违约的风险制定相应的应对措施，以减少企业的损失。

另一方面，强化员工风险识别的意识。为增强风险管理工作，企业应邀请相关领域的专家或有丰富经验的从业人士，根据当前企业的实际情况向员工说明风险管理工作的重要性，并树立提前进行风险评估的习惯，使员工明确自身在工作中的职责，对自身工作内容进行规范，强化风险识别的能力。加大对财务管理工作的重视，并运用当前的财务信息明确自身存在的风险。对客户情况进行全面分析后，提前制定风险预估方案及解决措施，以此降低风险带来的损失。

4.强化控制活动的有效性

为有效强化控制活动的有效性，提高酒业制造企业的经营效益，应注重审批与授权程序的完善，科学制定企业发展战略，以此推动企业稳步前进。企业一方面应结合既有管理制度，制定完善的存货业务岗位责任制，明确各部门岗权责，体现岗位的专一性和独立性，达到约束和监督人员工作行为的目的。与存货相关的岗位包含采购、存货预算、存货销售与收账、验收与结算、审批与提取等，要求每个岗位杜绝由一个部门或职工单独办理。在存货管理过程中，总经理负责审批管理制度、处置报告以及其他重大事项，日常工作任务量较多，为此需设置存货分管岗位，作为存货内部控制第一责任人，定期向总经理汇报近期工作情况，以便及时发现各环节存在的问题。另一方面注重企业战略规划的制定，从总体战略、业务战略、职能战略三个层面入手，解决長期发展与短期利益之间的矛盾，提高企业核心竞争力。以业务战略为例，重点关心企业核心业务领域、业务规模、业务格局、实行路径等，将总体战略作为主要方向，重点发展核心业务。

四、结语

综上所述，由于酒业制造企业所涉及的存货种类以及数量较多，在进行内部控制工作时，需要对工作流程进行优化，加强信息技术的运用，注重对合同风险的管控，分析工作中存在的缺陷以及成因，以此进行有针对性的改善，以便于企业应对市场的需求变化以及政策的调整，在竞争日益激烈的市场环境中获得更大的收益。

参考文献：

[1]徐志均.基于功效系数法的财务风险预警研究[D].贵阳：贵州财经大学，2022.

[2]罗勇.湖南泵业制造有限公司薪酬体系改进方案设计[D].衡阳：南华大学，2020.

[3]姜旗.河北相聚酒业有限公司存货内部控制改进研究[D].沈阳：沈阳理工大学，2019.

[4]骆玎玎.MT企业环境成本核算研究[D].北京：北京交通大学，2020.

[5]方逸文.A酒业公司关联交易税务风险控制研究[D].南京：南京理工大学，2020.