机关档案信息化建设策略分析

2024-01-10张萍

兰台内外 2023年35期

摘要：现阶段，信息技术已成为人们工作和生活中不可或缺的一部分，信息化建设也得到了迅猛发展。当前，信息技术已在机关单位中得到了广泛运用，为机关单位档案管理工作提供了诸多便利，而随之出现的问题也应引起高度重视，这些问题阻碍了信息化建设的顺利开展，需要结合实际情况运用有效措施解决。信息化时代的发展已成为当今社会的大势所趋，传统的纸质档案管理工作已经很难和时代发展相适应，必须积极开展数字化档案管理工作，文章主要探讨了机关档案信息化建设的相关策略。

关键词：机关档案；信息化建设；意义

在机关档案管理工作中，因为涉及诸多档案，管理工作复杂性很强，传统的人工管理方式很难使现代化的机关档案管理要求得到满足，因此，加大信息化建设力度，促进网络信息化管理模式效率提升，是新时代机关档案管理必须满足的要求。此外，借助网络信息化管理模式管理机关档案，可以缩短查询时间，查询方式丰富多样，满足档案使用者的要求。信息化的管理模式可以完整保存档案，共享档案信息，确保能够第一时间提供给档案使用者所需档案信息。由此可以看出，加大机关档案信息化建设力度，既能为档案管理提供诸多便利，还能更好地应用档案，促进机关档案服务质量显著提升，以推动社会发展。

一、机关档案信息化建设的内涵和意义

1.机关档案信息化建设内涵

机关档案信息化建设的内涵主要包括下述两个方面：第一，在机关档案管理中，利用现代信息技术开发和应用机关档案资料，建立完善的机关档案网络信息平台，制定管理、查询和分类的统一标准，构建科学、合理的机关档案管理模式，使机关档案利用效率得到保证；第二，借助现代信息技术，高效调取与客观记录机关档案信息，进而做到绿色管理机关档案。

2.机关档案信息化建设的意义

（1）可以提升档案利用效率

加大机关档案信息化建设力度，可以有效提高档案利用效率，以往的档案部门只能保存纸质档案，在查找档案信息的过程中，要先翻阅目录，之后在纸质档案中查找。因为纸质档案卷数多，占用较大空間，需要花费诸多查询时间，具有较大的难度，而利用计算机系统开展数字档案管理工作，则可以有效解决上述问题，只需要在计算机系统中输入所查询的关键词，便能借助搜索引擎，迅速查找到所需档案信息，显著加快了查询速度，还能保证查询的准确性和完整性。

（2）减少泄密事件发生

纸质档案的归档装订均以卷为单位，若是需要查询相关内容，需要整卷查询，很可能泄露档案信息，而运用计算机方式管理档案，则可以针对不同的借阅对象展开分类查询，只需要提供所需档案信息，便可以有效防止泄密问题的发生。

（3）电子档案保存更持久

自然条件带给纸质档案的影响较大，如纸质档案一旦受潮，便会发霉甚至无法使用，而频繁地翻阅与使用，也会造成纸质档案破损，使档案信息的完整性受到影响。电子档案则能有效解决这些问题，可以反复利用，如此便解决了纸质档案存在的不足，从而延长了纸质档案的使用寿命，确保了其安全性。

（4）实现档案信息资源共享

一般来说，纸质档案只存在于原立档单位中，若是档案利用人员需要档案，需要到原立档单位档案部门展开调卷查询，会花费诸多时间和费用，而借助计算机系统共享档案资源后，档案利用人员只需借助网络便可以查找所需档案信息。共享档案信息资源后，各相关部门在网络系统中便可以提取到所需信息，节省了工作时间，促进了工作效率大幅提升。

二、机关档案信息化建设原则

在优化机关档案管理模式时，档案管理人员要注重完善现有的档案管理机制，并立足于相关原则，不断促进机关档案工作有效性提升。在开展机关档案信息化建设中，需要秉承下述原则。

1.整合档案信息资源

开展机关档案信息化建设，可以为高效开展机关单位各项工作提供保障。针对机关单位建设来说，档案真实、详细记录了机关单位的整个发展历程，还涉及人事、财务与教育等诸多信息。新形势下，开展机关档案信息化建设，需要围绕档案信息资源的整合展开，重视在日常工作中细化档案信息，整合不同的信息资源，确保各部门之间可以共享档案资源信息，确保档案管理工作更加有效。

2.以电子文件管理为基础

新时代背景下，在开展机关档案信息化建设的过程中，电子文件档案信息化是尤为重要的一部分，主要包括各种电子表格、影音资料等文件。因此，机关档案信息化建设需要以电子文件管理为基础全面优化。

3.实现档案信息的安全同步

以往，机关单位在开展档案管理时，大部分档案信息不能第一时间共享，工作效率不高。在传统的纸质档案管理中，损坏和丢失的问题发生率较高，极大地影响了后期的档案应用。现阶段，人们对机关单位档案信息化的安全问题重视较高。为进一步提高信息管理的安全性、有效性，要求档案管理人员合理优化技术，并将档案信息工作、机关部门工作联系起来。同时，机关单位还应努力实现档案信息的安全同步，即将档案信息共享于各个部门的同时，安全性较高，最大化地控制档案丢失、损坏的问题。

三、机关档案信息化建设策略

1.健全档案工作机制，完善管理制度

建立健全档案管理工作机制与制度，可以让各部门切实做好本职工作，构建有机的运行机制，从而形成协调参与档案工作的格局。综合档案室的职能在于收集、保管本单位的所有档案资料，并提供给各部门各种数据，根据规定将档案工作移交给上级档案馆。为了有序开展档案信息化建设，各机关事业单位应加大综合档案室的建设力度。机关事业单位应明确档案管理工作量，与工作的实际需要相结合，配备工作人员。在各科室中配备兼职或专职档案工作人员，负责收集和整理档案材料。除此之外，机关事业单位应构建完善的档案管理制度，让相关人员充分认识到自身的工作职责。现阶段，档案信息化事业发展速度日益加快，部分机关单位在开展档案管理工作中仍存在诸多问题，如信息技术缺乏可操作性、工作职责模糊、档案制度不完善等。因此，当前急需对各种管理机制予以构建和完善。在开展工作的过程中，可以借助档案统计制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案保管制度、档案归档立卷制度、档案数字化管理制度等，构建各种具有可操作性和实用性的规章制度，确保档案管理各项工作的规范性。

2.迅速构建和创新档案信息数据库建设

在信息化时代背景下，机关单位更应注重积极构建信息管理系统。数据信息的处理主要是立足于数据库展开的。构建数据库，不仅可以为档案信息的整理工作、档案模块的分类设置提供方便，还可以运用设置权限加密管理重要信息，第一时间补充有效信息，档案管理人员可以以机关单位人员的变动为基础，展开动态化管理，保证档案完整性和真实性。同时，还能为工作人员提供帮助，让其能够迅速查找、提取信息，设置身份管理功能，以便于信息使用人员能够在线浏览。并且，档案管理人员要确保可以第一时间开展更新工作，确保数据库信息的时效性，严格把控管理流程，以免不法分子盗窃网络信息。为了促使信息化档案管理要求顺利实现，机关单位的档案管理部门可以加大和单位部门、纪律监察部门以及劳动部门等的合作力度，统一开发和管理单位内部档案。

3.落实档案文件电子化创建与管理工作

首先，合理规划、创建档案管理电子系统。在档案信息化建设中，最重要的一个步骤就是对档案管理电子系统做出设计、规划，广大档案管理人员必须以相应的技术规范为基础，在固定的时间检测电子化档案系统。同时，基于目前机关行政管理的专业性开展设计工作，确保档案信息化建设得以顺利開展，有效提升档案人员管理、操作档案系统的水平，以便于在今后的工作中能够熟练管理、检索和利用档案，促使档案信息管理目的与功能顺利实现。

其次，规范电子文件归档管理流程。在登记电子文件方面，要实施“一条龙”式的出入档记录。即严格按照《电子文件归档与管理规范》的相关要求完成对各类资料的整理、鉴定、接收与移交，规范、标准地处理电子文件。为保证电子文件的安全，应通过多种加密方式开展管理工作，包括文件、设备设施和网络等，详细记录档案的查阅和浏览记录，最大限度地规避各类问题出现在档案信息化建设过程中。

最后，以“双轨制”来管理档案。所谓档案信息化并不就是将纸质档案完全摒弃，而是将“无纸化办公，有纸化归档”有效落实。在档案管理中应秉承此原则，使用传统方法开展资料归档工作，借助“双轨制”模式管理电子信息。通过把传统档案管理与现代档案管理充分联系起来，增强档案信息的包容性，最大化地发挥数字档案和纸质档案的优势。

4.不断加大基础设施的建设力度

在机关档案信息化建设中，基础设备设施硬件建设工作是尤为关键的一环，也是开展信息化建设的重要保障。在机关工作中需要由专业的机构或相关部门负责管理电子文件资源，既要具有备份、迁移、检测和存储电子文件的技术能力和基础设备设施以及完整归档保管等条件，还必须不断加大技术创新力度，提高电子档案信息管理领域中的各种应用和系统技术建设水平。还要与时俱进，与新时代社会的现实需求相贴合，在机关办公自动化系统中纳入信息化档案管理系统，才能为顺利开展档案信息化建设工作提供保障。与此同时，还要不断加大对档案资源建设的优化和丰富力度，积极借助各种途径和渠道收集档案信息资源，从资源上支持档案信息化建设，是基础设备设施建设必不可少的一部分。坚持优化和加强基础设施建设是新形势下对机关档案信息化工作的客观要求，也是为机关办公和档案工作自动化、信息化同步发展提供保障。

5．加强档案信息化安全管控

现阶段，信息技术发展速度日益加快，社会各行各业纷纷开展了信息化建设，虽然促进了单位工作质量与效率的提升，但随之也引发了诸多安全问题，对单位信息数据的安全造成了极大威胁。机关单位内部档案资源较为私密，和国家发展战略与方针以及政策息息相关，若是信息被泄露，后果不堪设想。对此，机关单位必须重视档案管理信息化的安全，建立健全网络安全体系，采用现代化安全防范手段，确保档案信息的安全性。具体而言，要想防止不法分子盗用单位内部电子档案的信息，应积极优化现有防火墙，不断加强现代化加密监控技术，确保电子档案信息资料更加安全。同时，机关单位还应立足于实际情况构建安全体系。第一，确保硬件设备设施的安全性，尽量排除档案管理信息化发展路线、设备设施和环境等方面存在的安全隐患，按时开展全面维护与排查工作，保证其他因素不会影响档案信息化管理体系中的各项数据信息；第二，做好网络安全保护，在固定的时间全面扫描档案信息化管理体系中的档案资源，防止单位重要信息被病毒、黑客盗取，确保机关单位档案信息化管理建设更加安全和可靠。

6.增强机关档案管理人员信息化意识和能力

要想将机关档案信息化建设工作真正落到实处，一定要提升档案管理人员的信息化意识，增强其工作能力。机关档案管理人员不能找任何理由拒绝接受档案信息技术培训，而应该根据相关要求，竭尽全力学习相关业务知识，以符合机关档案信息化建设的要求。首先，机关单位可积极引入专业技术人员，并在技术方面为其提供科学指导，帮助档案管理人员掌握相关工作技能，以便能够及时解决档案信息化设备设施出现的问题；其次，在学习培训过程中，应将重点放在备份、扫描以及档案信息录入等技能上，确保档案信息化建设工作有序开展；最后，通过培训增强档案管理人员的信息化管理能力，使之能够高效工作，让机关档案信息资源得到充分利用，最大程度体现档案信息资源的社会服务效能。

四、结语

总而言之，计算机网络技术取得了迅猛发展，在此形势下，机关档案管理工作面临着良好的发展机遇，但从现阶段的实际情况展开分析可知，仍有一些机关单位并未重视档案管理信息化建设，还有一些机关事业单位未配备充足的人才、资金与软件，加大了档案管理信息化建设难度。今后，机关单位可以借助健全档案工作机制、完善管理制度、迅速构建和创新档案信息数据库建设、落实档案文件电子化创建与管理工作、不断加大基础设施的建设力度、加强档案信息化安全管控以及增强机关档案管理人员信息化意识和能力等措施，促进机关档案管理信息化建设水平的提高，在高效利用档案资源的基础上，减轻档案管理人员的工作压力，为落实机关单位各项决策提供保障。

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