档案管理中的信息安全问题及其解决方案探析

摘 要：随着信息化时代的到来，档案管理中的信息安全问题越来越受到重视。文章针对档案管理中存在的信息安全问题展开深入分析，并提出了相应的解决方案。首先，通过对档案管理中信息泄露、篡改以及丢失等问题的研究，发现档案管理系统的薄弱环节；其次，介绍了目前常见档案管理系统中的信息安全技术，包括访问控制、加密保护、备份与恢复等；最后，针对不同类型的档案管理系统提出了相应的信息安全解决方案，以期促进信息安全问题得到更好的解决。

关键词：档案管理；信息安全；信息泄露

一、档案管理中的信息安全问题分析

在档案管理领域，信息安全问题的存在对组织和个人都带来了严重的影响。

1.信息被泄露的影响

（1）内部人员泄露。内部人员泄露是指组织或组织内部的员工或相关人员故意或不慎将敏感信息泄露给外部人员。这种情况可能导致机密信息被泄露，给组织造成巨大的经济损失和声誉损害。

（2）外部攻击导致的泄露。外部攻击是指黑客利用各种手段入侵系统，获取未经授权的访问权限并窃取档案信息。这种情况下，档案管理系统的安全性可能会受到严重破坏，导致机密信息被盗取，给组织和相关人员带来重大损失。

（3）数据共享中的泄露。在档案管理过程中，数据共享是必要的，但如果没有正确的安全措施，可能导致敏感信息在共享过程中被泄露。在这种情况下，未经授权的第三方可能获取到组织的敏感信息，给组织带来财务和声誉上的损失。

2.信息被篡改的风险

（1）篡改的特点。信息被篡改是指对档案信息非法修改或伪造，以达到某种目的。在这种情况下，档案信息的真实性和完整性受到严重威胁，可能导致档案信息被恶意篡改，给组织和个人造成极大的困扰。

（2）篡改手段的研究。为了更好地应对信息被篡改的风险，需要对不同的篡改手段开展深入研究。从技术角度上，包括使用数字签名、数据加密等手段来保证档案信息的安全性。同时，还需加强对档案管理系统的监控和审计，及时发现并纠正任何篡改行为。

（3）篡改对档案管理的影响。信息被篡改可能导致档案管理的混乱和错误，给组织带来不可估量的风险。一旦档案信息被篡改，可能会导致错漏信息的产生，影响工作的正常开展，甚至引发法律纠纷。因此，积极应对信息被篡改风险，加强档案管理的安全性至关重要。

3.信息丢失的原因

（1）硬件设备设施故障。硬件设备设施故障是导致信息丢失的主要原因之一。例如，在磁盘损坏、服务器崩溃等情况下，存储在设备上的档案数据可能无法恢复，造成信息永久丢失。

（2）意外删除或格式化。意外删除或格式化也是信息丢失的常见原因。如果在执行操作时出现错误，可能会导致重要的档案数据被误删或格式化，从而无法恢复。

（3）自然灾害和人为破坏。自然灾害，如火灾、洪水，以及人为破坏行为，如盗窃、破坏等都可能导致档案信息的丢失。这些情况下，档案管理系统的安全性和防护工作都需要加强，以降低信息丢失的风险。

二、档案管理系统的薄弱环节

1.访问控制不足

访问控制是档案管理系统的核心功能之一，它确保只有授权用户才能访问系统内的敏感信息。然而，在实际应用中，访问控制系统往往存在以下不足：

（1）权限分配不合理。在一些档案管理系统中，权限分配过于简单，只允许用户访问部分文件或目录，可能导致某些敏感信息被未经授权的用户访问。

（2）权限审批过程烦琐。在一些组织中，对用户权限的审批过程过于烦琐，需要多个部门或人员审批，不仅增加了系统的运行成本，还可能影响用户在使用系统时的效率。

（3）密码保护不严格。虽然大多数档案管理系统提供了密码保护功能，但在实际操作中，用户往往使用简单的密码或者相同的密码登录不同的账户。这种做法使得一旦某个账户的密码被破解，其他账户的安全也受到威胁。

（4）非法访问难以追踪。在一些情况下，非法访问者可能会通过各种手段绕过系统的访问控制，进入系统中。由于缺乏有效的追踪手段，一旦发生这种情况，组织很难找到入侵者并采取相应的措施。

2.安全策略的缺失

安全策略是档案管理系统的重要组成部分，规定了系统应该如何保护数据以及在发生安全事件时应该采取什么措施。在实际应用中，安全策略往往存在以下问题：

（1）缺乏全面的安全策略。有些档案管理系统只关注数据的安全传输和存储，而忽略了其他方面的安全问题。例如，系统可能没有设置防止恶意软件传播的措施或者没有制定应对社交工程攻击的策略。

（2）安全策略更新滞后。随着技术的不断发展，新的安全威胁和漏洞不断出现。然而，有些档案管理系统的安全策略并没有及时更新以适应新的安全环境，导致系统在面对新的威胁时无法提供有效的防护。

（3）缺乏安全意识培训。即使有完善的安全策略，由于用户缺乏安全意识，也无法有效地保护系统的安全。因此，应该定期为员工提供安全意识培训，增强他们的安全防范意识。

3.备份与恢复机制不完善

备份与恢复机制是档案管理系统保障数据安全的重要手段。然而，在实际应用中，备份与恢复机制往往存在以下问题：

（1）备份周期不合理。有些档案管理系统的备份周期过长，导致数据在发生变化后很长时间才能完成备份，不仅增加了数据丢失的风险，还可能导致备份数据的时效性降低。

（2）备份数据质量不高。在一些情况下，备份数据可能存在损坏或者丢失的问题，导致在系统发生故障时，无法依靠备份数据快速恢复。

（3）恢复策略不明确。有些档案管理系统没有明确的恢复策略，导致在系统发生故障时，无法确定应该如何恢复数据，可能会使数据丢失或者业务中断。

（4）恢复测试不充分。为了确保备份数据的可用性，应該定期实行恢复测试。然而，有些档案管理系统在这方面的工作做得不够充分，导致在实际需要恢复数据时，发现备份数据已经无法使用。

三、档案管理中的信息安全解决方案

1.访问控制技术

（1）身份认证与授权

身份认证是确认用户真实身份的过程，授权是指授予用户特定权限的过程。为了加强档案管理系统的安全性，应采用多种身份认证技术，并准确控制用户的访问权限。首先，可以引入双因素认证，结合密码和其他身份验证方式，如指纹识别、面部识别等，提高身份认证的准确性，可以有效防止恶意用户盗用他人账号，并提供更强的身份验证保护；其次，对于档案系统中的各个用户，应该建立细致的授权机制，确保每个用户只能访问其所需的数据和功能。通过设置不同的用户组和权限级别，可以限制用户的操作范围，防止未经授权的访问和修改档案数据。

（2）多层次访问控制

除了基本的身份认证和授权外，多层次访问控制是一种有效的安全策略。其根据用户的角色、组织架构和数据敏感性等因素，将访问权限划分为不同的层次，以确保敏感数据的保密性。首先，可以通过角色-based访问控制（RBAC）来管理用户权限。RBAC基于用户在组织中的角色和职责分配相应的权限，从而简化权限管理的复杂性；其次，可以采用自动化的数据分类和标记技术，将档案数据按照敏感等级分类，并为每个等级分配相应的访问权限，确保只有具有足够权限的用户才能访问和修改对应等级的数据。

（3）安全审计与监控

安全审计和监控是档案管理系统中不可或缺的环节。通过对用户操作行为的监控和审计，可以及时发现异常活动和潜在的安全威胁。首先，档案管理系统应该记录用户的操作日志，并保存一段时间以便后续审计，以追溯用户的操作，帮助发现潜在的安全问题和违规行为；其次，可以利用日志分析工具和行为分析系统来实时监控用户的行为。这些系统可以识别并警示异常活动，如大量数据下载、频繁访问等，从而及时发现并阻止潜在的安全威胁。此外，还可以结合人工智能和机器学习技术，对档案管理系统开展异常检测和自动防御。通过分析多个维度的数据，建立用户行为模型，可以更准确地识别恶意行为，并自动触发相应的安全防护措施。

2.加密保护技术

（1）数据加密算法选择

数据加密是一种重要的技术手段，用于保护档案管理系统中的敏感数据。在选择加密算法时，需要考虑算法的安全性、性能和适用性。首先，应选择具有高强度的加密算法，如AES（高级加密标准），它是一种对称加密算法，已被广泛采用并被认为是安全可靠的。AES算法使用128位、192位或256位的密钥长度来实行数据加密，提供了高度的机密性和数据完整性；其次，还可以选用非对称加密算法，如RSA算法。RSA算法利用一对公私钥来实行加密和解密操作，公钥用于加密数据，而私钥则用于解密。RSA算法具有较高的安全性，特别适用于密钥分发和数字签名等场景。另外，还可以采用混合加密算法，将对称加密算法和非对称加密算法结合使用，充分发挥各自的优势。例如，可以使用RSA算法来加密对称加密算法所需的密钥，进一步增强数据的安全性。

（2）密钥管理与分发

密钥管理是保证加密系统安全性的关键环节。在档案管理系统中，密钥的生成、分发和维护都需要合理的策略和流程。首先，对于对称加密算法，可以采用密钥派生函数（KDF）来生成随机密钥。KDF利用密码学安全的伪随机数生成器（PRNG）通过一个或多个输入值产生密钥。为了增加密钥的强度，还可以采用多因素认证的方式，如用户密码和硬件设备设施等；其次，对于非对称加密算法，需要生成一对公私钥。其中，私钥应该被妥善保管，而公钥可以自由分发。对于公钥的分发，可以采用数字证书技术实行签名和验证，确保公钥的真实性。另外，对于密钥的分发和更新，可以利用安全的通道或密钥交换协议，如Diffie-Hellman密钥交换协议。这些技术能够安全地将密钥传输给授权的用户，防止密钥被泄露和篡改。

（3）加密体系结构设计

在档案管理系统中，合理的加密体系结构设计是保护数据安全的基础。首先，采用端到端加密的方式，确保数据在传输和存储过程中都能得到加密保护。端到端加密意味着数据在发送方加密后，只能在接收方实行解密。可以通过TLS/SSL协议来实现对数据传输的加密保护以及使用加密存储设备来保护数据的安全存储；其次，可以采用数据库加密技术，对檔案管理系统中的数据库加密。数据库加密可以分为两种方式：一种是对整个数据库实行加密，即整体加密；另一种是对敏感字段实行加密，即字段级别加密。选择合适的加密方式可以根据关键性数据的敏感性和访问需求来确定。另外，可以使用安全的密钥管理系统来存储、分发和维护加密密钥。密钥管理系统可以提供密钥保护、密钥生命周期管理、密钥轮换等功能，确保密钥的安全性和可管理性；最后，需要考虑加密性能和用户体验的平衡。加密会增加数据处理的开销，因此，需要在性能和安全之间找到平衡点。可以通过硬件加速、优化算法和分布式计算等手段来提高加密性能，为用户提供更好的使用体验。

3.备份与恢复机制

（1）备份策略与周期

在档案管理系统中，备份是保障数据安全的重要措施之一。通过合理的备份策略和周期可以确保数据在意外灾害或数据丢失时能够快速恢复。首先，需要确定备份的频率。备份的频率应根据数据的变动情况来确定，以确保备份数据的实时性和完整性。对于频繁更新的数据，可以选择更高的备份频率，如每天或每小时备份；对于少量变动的数据，可以选择较低的备份频率，如每周或每月备份；其次，需要选择合适的备份策略。常见的备份策略包括完全备份、增量备份和差异备份。根据实际需求，可以选择以上备份策略的组合方式，如每天增量备份，每周完全备份。

（2）灾备方案设计

灾备方案是为了应对各种自然灾害、人为错误和硬件故障等意外情况而制定的一系列措施。在档案管理系统中，灾备方案的设计旨在保证数据的持续可用性和业务的连续性。首先，需要采取风险评估和业务影响分析，确定灾备方案的目标和范围。根据不同的风险级别和业务需求可以采取不同的灾备策略，如冷备、暖备和热备；其次，需要选择合适的备份存储介质和技术。常见的备份存储介质包括磁带、硬盘和云存储等。可以根据数据量、性能需求和安全性考虑选择合适的备份存储介质。同时，还可以利用数据压缩和数据去重等技术，减少备份数据的存储空间和传输带宽。另外，应定期测试和验证灾备方案的可行性和有效性。通过模拟故障和灾害情况，测试备份数据的恢复时间和恢复成功率。针对测试结果实行改进和优化，确保灾备方案能够在真正的灾害情况下有效保护数据和业务的连续性。

（3）数据恢复与验证

数据恢复是在出现数据丢失、损坏或被篡改等情况时的重要操作。为了确保数据恢复的准确性和完整性，需要采取相应的恢复流程和验证措施。首先，需要根据备份的类型和策略选择合适的数据恢复方式。对于完全备份，可以直接将备份数据恢复到原始环境中，对于增量备份和差异备份，需要依赖之前的备份实行完整的数据恢复；其次，对恢复后的数据实行验证和测试。可以比对恢复的数据与原始数据的差异，确保恢复数据的准确性和完整性。同时，还可以实行访问权限的验证，确保只有授权用户才能访问恢复的数据。

四、结论

信息安全是档案管理中不可忽视的重要环节。本文针对档案管理中的信息安全问题开展了深入研究，提出了相应的解决方案，包括访问控制技术、加密保护技术和备份与恢复机制等，希望这些解决方案的有效实施可以提升档案管理系统的安全性和可靠性。

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[3]崔 进.档案信息化视域下的档案信息安全管理刍议[J].内蒙古科技与经济，2023（08）：41-42+45.

（作者单位：文水县人力资源和社会保障局）

作者简介：郝晓攀（1988—），女，汉族，山西吕梁人，本科，馆员，研究方向：档案管理。