关于新时期高校档案管理信息化建设的几点思考

董博宇

在新的发展时期，高校的规模逐步扩大以及师生人数逐渐增多，档案管理工作的压力也逐渐增大，传统的档案管理工作方法与模式已经无法满足高校发展的需求，因此高校必须加强档案管理信息化建设，这也是新时期高校发展的必然要求，本文从分析了新时期高校档案管理信息化建设几点建议。

【关键词】新时期；高校档案管理；信息化建设

随着高等教育的发展，高校的办学规模不断扩大，高校师生人数也逐渐增多，而高校档案的数量以及种类也不断增长，这不仅给档案管理人员带来很大的工作压力，而且也给高校带来巨大的人力物力损失。传统中高校档案管理只是采用纸质档案管理，这不仅占用较大的空间而且纸质档案存在着一定的保管期限，保管期限过后就会导致档案信息的丢失，在新的形势下，如何更好的保管档案已经成为高校档案管理面临主要问题。而随着信息技术在社会领域中的普遍应用，给档案管理工作带来了很大的机遇，高校只有加强档案管理信息化建设才能够减少信息的流逝，保障档案信息的完整与安全，有效的提升档案管理的服务水平。因此高校档案管理实现信息化也是时代发展的要求。可以从以下几个方面加强高校档案管理信息化建设。

1 更新观念，对档案管理工作引起足够的重视

在计算机信息技术的快速发展的新时期，高校档案管理工作也逐渐由传统的手工管理模式逐渐过渡为以计算机为中心的管理模式，这不仅有效的节约了高校的档案管理成本，而且逐渐增加了高校档案管理的成效，因此高校建设档案管理信息化建设也成为促进高校发展的必然选择，但是有目前高校对于档案管理信息化建设的重视程度不够，严重影响了高校档案管理信息化建设的进程。传统的手工档案管理需要耗费较大的人力物力，而高校档案管理实现信息化以后不仅能够实现高校资源共享，改善档案的储存条件，而且有利于档案管理的工作效率与水平，使档案管理工作更加的标准化规范化，为高校的档案管理工作节约更多的成本。因此高校要认识到档案管理信息化建设的重要性，从思想上对档案管理信息化建设引起足够的重视。从而推动档案管理信息化建设的进程。同时高校要强档案概念以及相关法律法规的宣传力度，促使高校全体人员认识到档案管理的重要性，努力配合高校的档案管理信息化建设，加快高校档案管理信息化建设的速度。

2 加强基础设施建设

随着新时期的发展以及计算机信息技术的发展与普及，高校也不断完善各项基础设施，这个给档案管理信息化建设打下良好的基础，但是由于高校更加注重教育方面的投入与建设，导致只高校中档案管理工作中使用的技术与设备较为落后，信息化程度也相对较低，导致高校档案管理工作的效率无法及时提高。因此在新时期高校不仅要重视高校档案管理信息化建设，而且要加强高校档案馆的基础设施建设，这也是实现档案管理信息化建设的前提条件，这就需要高校要加大资金经费的投入，为档案管理实现信息化提供重要保障。高校档案管理信息化建设工作要划入到高校的整体规划中，加大专项资金的支持力度，从而使高校的信息化建设的基础设施更加的完善，比如：计算机、路由器、存储器、服务器、交换机等硬件设备，还需要一些操作系统信息安全系统等软件设备，从而保障档案管理信息系统能够安全顺畅的运行。

3 加强档案管理人员的培养力度

随着现代信息技术的发展，高校也逐渐加快档案管理信息化建设，这就加大了对档案管理人员的要求，需要档案管理人员既需要熟悉档案管理业务，又要掌握较为熟练的现代化的信息技术，才能够有效的促使高校档案管理实现信息化，而从实际的情况来看，受传统档案管理的影响，大多数的档案管理人员更倾向于运用传统的手工档案管理模式，导致档案管理人员的计算机信息技术无法得到提升，制约了高校在新时期档案管理信息化建设的进程。虽然有少数档案管理人员加数量的掌握了信息技术，但是却又缺乏档案管理经验，因此在新时期培养档案管理信息化人才成为高校档案管理工作中的关键部分。档案管理要实现信息化与网络化发展离不开大批的高素质人才，需要高校档案管理部门加大对高素质人才的培养力度，首先可以采取多元化的方式对在职档案人员加强培训，促使这些人员的网络专业技术、计算机使用技术得到提升，同时逐步调整这些人员的知识结构，从而促使在职档案信息管理人员的业务水平得到有效的提升。其次要逐步完善聘用机制，引进计算机方面的专业人才，并对新引进的人员进行档案知识的培训，从而使他们的整体业务素质水平得到提升，充实高校档案管理人员的队伍，促使档案管理尽快实现信息化。

4 加强档案管理信息化标准体系建设

在新时期由于高校虽然已经出台了一些信息化管理标准，但是信息化管理标准并不能够适应当前档案信息化建设的实际需求，比如说：档案管理信息化管理标准不是很完善，不能满足高校信息化管理体系的需求，阻碍了高校档案管理信息化建设的进程，为了改善此种情况，高校相关部门要逐步完善信息化管理标准，加强档案管理信息化标准体系建设。首先高校要根据档案管理的实际情况，逐步完善档案管理标准，制定一套具有约束力的规范标准来完善档案管理体系建设，改变新时期高校档案管理工作条块分割的现状，促使全国高校档案管理实现统一网络化管理，不仅有利于尽快实现高校档案信息化管理，而且有利于实现了信息资源共享。

总之：高校档案管理信息化建设是高校数字化建设中的重要部分，直接反映出了高校的教学质量、学术水平以及管理水平，因此高校加强档案管理信息化建设是为了适应新时期的发展需求，这就需要高校要对档案管理信息化建设引起足够的重视，加大宣传的力度，加强基础设施建设为档案管理信息化建设提供重要保障，另外，还要逐步加大档案管理人员的培养力度，加强档案管理信息化标准体系建设，从而促进高校档案管理进尽快朝着信息化、数字化方向发展。

参考文献

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作者单位

吉林工商学院 吉林省长春市 130507