数字科技在中职学校档案管理中的应用探究

摘 要：数字技术在职业学校档案管理中的应用面临着基础设备设施落后、信息共享有限和专业人才短缺等挑战。要解决这些问题，需要采取升级硬件、培养信息共享文化、有针对性地培训和协作平台培养专业人才等战略性措施，并通过投资基础设备设施、加强合作及赋予员工相关专业知识，职业学校可以为高效、创新的档案管理铺平道路，确保教育环境与技术进步保持一致。

关键词：数字科技；中职学校；档案管理

在职业教育领域，数字技术与学校档案管理的整合彻底改变了行政管理流程。数字化平台简化了记录保存，实现了学生数据的高效存储、检索和分析。这些进步使曾经以纸质为中心的档案管理系统实现了现代化，促进了对学生档案的快速访问，提高了准确性，并加强了利益相关者之间的沟通。数字化解决方案不仅优化了行政工作流程，还使职业院校能够迅速适应不断变化的教育需求，营造一个更加灵活、反应更快的学习环境。

一、数字科技在中职学校档案管理中的应用概述

数字技术深刻改变了职业学校的档案管理，从纸质档案数字化到实施强大的数据库系统和专业软件等一系列应用。通过数字化技术，学生档案和行政文件的存储、组织和访问变得更加便捷。此外，数据分析和云平台的整合进一步加强了对这些信息的管理和利用，促进了知情决策过程。此外，采用数字档案不仅能确保高效保存和记录，还能支持教育者、管理者和学生之间的协作，在职业院校内形成一个更加互联和精简的教育生态系统。数字科技在中职学校档案管理中的应用是一个重要的发展方向。随着信息技术的迅速发展，数字科技已成为改善和优化档案管理工作的重要工具。在中职学校档案管理中，数字科技主要表现为数字化存储、智能检索、电子档案系统的构建以及云存储等方面。数字化存储极大地提高了档案资料的保存效率和安全性。传统的纸质档案容易受潮、损坏，而数字化档案则可以长期保存，且易于复制和备份。通过扫描、录入等方式，将纸质档案转换为电子格式，不仅节省了空间，还方便了档案的管理和利用。智能检索系统的应用使得档案查询更为快捷方便。在庞大的档案数据库中，利用关键词搜索、分类浏览等功能，用户可以迅速找到所需资料。这种智能化的检索方式大大提高了工作效率，减少了人力资源的消耗。电子档案系统的建立是数字科技在档案管理中的重要应用。这一系统不仅包括档案的数字化存储和检索，还包括档案的整理、编目和归档等一系列工作流程。通过这样的系统，可以实现档案管理的标准化、规范化，提高管理的专业水平。云存储技术的使用为档案管理提供了新的解决方案。通过将档案资料存储在云端，不仅可以实现数据的远程访问和共享，还能提高数据的安全性。云存储的灵活性和扩展性使得档案管理更加高效和现代化。数字科技在中职学校档案管理中的应用具有明显的优势，它不仅提高了工作效率，还提升了档案管理的质量。随着技术的不断进步，未来数字科技在档案管理领域的应用将更加广泛和深入。

二、数字科技在中职学校档案管理中应用面临的问题

1.技术更新缓慢

由于职业学校的基础设备设施陈旧，技术更新往往面临障碍。与现代数字技术缺乏兼容性的旧系统、硬件和软件阻碍了高效档案管理解决方案的整合。这些过时的系统不支持简化数据存储、检索和分析所需的升级或功能，学校不愿意或没有能力投资新的基础设备设施，会阻碍实施更灵活、更有效的数字档案系统。此外，缺乏用于技术升级的资金也进一步加剧了这一挑战，限制了學校跟上快速发展的技术步伐的能力。与此同时，教职员工或管理人员对管理模式创新的抵触情绪也会严重阻碍技术更新，对新数字工具的忧虑或不熟悉往往导致其不愿采用更新的档案管理系统。此外，让相关人员熟悉新技术的培训计划不足也进一步加剧了这一问题。缺乏使用更新系统的全面培训会造成巨大的障碍，导致对档案管理的技术利用不足或实施不当。由于缺乏接受技术变革的准备，导致在职业学校档案管理中采用数字化解决方案的步伐缓慢。除此之外，预算限制是职业学校档案管理技术更新的一大挑战。用于技术改进的资金分配与其他各种教育需求相竞争，有限的预算导致对加强档案管理系统所需新技术的投资不足或推迟。因此，学校会优先考虑眼前的需求，而不是长期的技术进步，加上预算审批的周期性往往拉长了新技术的采购过程，导致数字档案管理系统的更新或升级速度缓慢，进一步阻碍了技术的及时更新。

2.缺乏信息共享

缺乏信息共享往往会导致职业学校内部数据访问的孤岛化。不同部门或个人会将数据存储在孤立的系统或格式中，从而在需要时难以获取全面的信息。这种缺乏整合的情况导致效率低下，由于多个利益相关者保存着不同的档案，造成数据重复和不一致。因此，工作人员在获取全面的学生档案时遇到困难，阻碍了知情决策和合作努力。由于无法共享相关信息，导致集体解决问题和制定战略规划的潜力受到抑制。此外，还阻碍了各部门之间的实时沟通，妨碍了关键信息的及时交流，缺乏一个有凝聚力的信息共享框架，降低了数字档案管理在促进职业学校人员之间顺畅交流的有效性。缺乏有效的信息共享会导致档案信息检索效率低下。当数据分散在不同的系统中或没有以标准化方式访问时，检索特定档案就会变得费时费力。教育工作者或管理人员会花费过多时间搜索相关信息，影响工作效率，延误决策进程。数据存储格式的不一致或索引的不充分也会妨碍数字档案系统搜索功能的有效性，低效的信息检索不仅妨碍了日常运作，也影响了为学生提供服务和支持的及时性。

3.学校不重视

学校在档案管理中不优先考虑数字技术，相关资源分配有限，包括用于技术升级的预算拨款不足或提供的必要基础设备设施和工具不足，限制了档案管理工作中采用和实施强大的数字档案管理系统建设，资源不足也阻碍了开发和维护数字档案解决方案所需的现代软件、硬件的购置以及专业人才引进。学校在档案管理中不重视应用数字技术，培训和宣传计划的缺乏或不足，导致教师、行政人员等缺乏有效利用数字档案系统的必要技能。此外，缺乏强调数字技术在档案管理中的好处和意义的宣传计划，会使人们普遍低估数字技术对提高效率、数据安全和可访问性的潜在影响。缺乏持续的培训和宣传活动，会使技术在档案管理中的潜在效益长期得不到开发。学校不愿意或抵制技术变革，阻力往往源于根深蒂固的文化规范、行政惰性或对未知的恐惧。当教育机构因抵制变革而固守传统的纸质档案系统时，就会阻碍采用更高效、更现代的数字解决方案的进程。学校要克服在档案管理中采用数字技术的惰性，就必须克服文化障碍，培养重视创新和技术进步的文化。

4.缺乏硬件设备设施

职业学校档案管理工作缺乏足够的硬件基础设备设施，其往往使用过时或较落后的硬件，如过时的计算机、有限的存储设备或无法兼容现代数字档案系统的设备设施。硬件的短缺或陈旧无法匹配数字档案管理系统所必需的应用软件的安装和有效运行，导致档案管理工作面临处理速度缓慢、系统经常崩溃或存储受限等问题，严重阻碍了有效存储、访问和管理数字档案的工作开展。职业学校档案管理工作缺乏网络硬件，包括路由器、交换机或电缆不足，导致连接不畅和网络拥塞，阻碍了档案数据无缝传输，影响了数字档案的及时检索或上传。除此之外，一些职业学校缺乏足够数量的设备设施，如电脑、平板电脑、打印机、扫描仪或其他移动设备，无法提供给教师、管理人员和学生访问数字档案，阻碍了在日常工作中利用数字档案的效率和效果。

5.缺乏专业人才

目前，职业学校在实施档案管理数字技术方面的专业知识不足。教育机构缺乏具备数字档案系统、软件应用或数据库管理专业技能和知识的人员。由于缺乏精通选择、实施和维护数字档案解决方案的人员，导致在设置和配置阶段面临挑战。专业知识的匮乏阻碍了数字档案系统的整合，也限制了学校充分利用先进技术实现高效档案管理的能力。与此同时，职业学校数字档案系统的技术支持和故障排除能力有限。职业学校可能缺乏精通解决系统问题、提供用户支持以及排除数字档案平台技术故障的专职技术人员，这一缺陷造成在解决系统故障、软件错误或用户询问方面的延误，影响了数字档案系统的使用效率和效果。由于缺乏能够及时提供技术支持的专业人员，因此，影响了档案管理数字技术的应用。此外，档案管理工作落后也凸显了职业学校专业人才的不足。职业学校往往不能提供全面的培训计划，使员工掌握利用数字档案系统的必要技能，缺乏持续的技能发展机会、研讨会或认证计划，限制了员工适应不断发展的技术和利用数字档案平台先进功能的能力。缺乏持续培训造成了技能差距，阻碍了学校优化数字技术以实现高效档案管理的能力。

三、数字技术在中职学校档案管理中的应用对策

1.及时更新技术

定期升级可确保学校的技术基础设施与当前的行业标准保持一致，促进先进档案管理方案顺利整合。与此同时，中职学校可以制订全面的培训计划。这些计划应针对所有利益相关者，包括管理人员、教师和辅助人员，确保每个人都精通利用最新数字工具实施档案管理。培训计划不仅要涵盖技术方面，还要强调更新系统的好处和实际应用。通过开展持续教育和培训班可以最大限度地减少档案管理人员对变革的抵触情绪，提高工作人员有效利用技术的熟练程度。除此之外，合理的预算分配在确保及时更新档案管理技术方面发挥着关键作用。学校必须为技术更新划拨专项资金，将其视为长期规划的组成部分。制定合理的预算，既要满足当前的业务需求，又要兼顾未来的技术升级，这一点至关重要。同時，与技术提供商建立伙伴关系，可以最大限度地发挥所分配资金的作用。通过在预算中优先考虑技术更新，职业学校可以跟上不断发展的技术步伐，优化档案管理系统。

2.加强信息共享

一般而言，职业学校可以建立中央数据储存库。该数据库应整合各种系统和数据库，将学生档案、行政管理信息等整合到统一的平台上。通过集中档案数据，职业学校可以全面了解学生信息，使教师和管理者能够高效获取全面、最新的信息记录。与此同时，职业学校可以部署协作平台和通信工具，以提供共享工作空间、论坛和实时信息等功能，鼓励合作和交流见解。此外，将这些平台与中央存储库整合在一起，还能为简化沟通和知识共享营造一个具有凝聚力的环境。职业学校可以实施档案管理标准化和人员全面培训计划，为数据录入、存储和检索制定明确的指导原则，确保各部门开展档案管理的一致性。培训计划不仅应关注数字档案系统的技术方面，还应强调有效共享信息的重要性。员工了解信息共享和正确使用协作工具的益处，促进他们转变观念，优先考虑在职业学校环境中实行透明、高效的数据交换。

3.加强学校的重视程度

中职院校可以加强预算分配和资源规划。学校需要优先为技术升级提供资金，确保专门为数字档案系统分配充足的资源。通过指定一部分预算用于技术更新，该款项不仅应包括硬件和软件的购置，还应包括数字档案管理专业人员的聘用或培训，从而为技术进步奠定坚实的基础。中职院校可以实施全面的培训和宣传活动。学校应制订科学的培训计划，让教职员工了解数字档案系统的好处、功能和正确使用方法，使其熟练掌握相关技术，充分体现数字档案管理系统广泛的优势，如简化工作流程、加强数据安全和提高可访问性。同时，积极开展数字技术对档案管理积极影响的宣传活动，可以在职业学校中培养重视和积极应用先进技术的氛围。学校领导、行政人员和部门负责人在倡导技术进步方面起着至关重要的作用，他们要积极促进将数字解决方案纳入档案管理实践。通过阐明数字档案系统的好处、设定明确的目标并以身作则，领导层可以推动重视创新和技术进步的转变，创造一个鼓励实验、学习和适应新技术的工作环境。

4.改善硬件设备设施

硬件基础设备设施的升级和扩展是提高职业学校档案管理效率的基础，职业院校需要投资现代化的硬件设备设施，如计算机、服务器、存储设备和网络设备。将过时的系统升级为处理能力更强、存储容量更大、连接性更好的系统，可以大大提高数字档案系统的性能和可靠性。扩大硬件基础设施可以确保职业学校拥有先进的工具，以支持高效档案管理所必需的软件应用程序。与此同时，职业院校要积极利用信息技术、数字技术，改善网络基础设备设施和连通性至关重要，这就需要升级网络硬件，提高带宽容量，并实施强大的连接方案，如升级路由器、交换机和布线，减轻网络拥塞，使数据传输更加顺畅，对访问和管理数字档案至关重要。并且，提高网络的可靠性和速度可确保顺畅访问存档数据，使教师和管理人员能够高效检索信息。

5.培育专业人才

职业院校可以为档案工作人员实施量身定制的培训计划，应涵盖一系列技能培训，包括与档案系统相关的数据库管理、软件使用、数据分析和网络安全维护。通过定制培训课程，满足职业学校教职员工和管理人员的具体需求，使其获得必要的专业知识，有效地利用数字档案系统。培训班可以侧重相关软件和工具的应用经验分享，以提高熟练应用档案管理数字化技术。职业院校可以为工作人员提供专业发展和认证计划，鼓励员工追求与档案管理技术相关的认证或参与专业发展计划。通过激励和支持员工获得相关认证，职业学校可确保拥有一批具备行业认可资格的专业人才，以有效开展数字档案管理。同时，职业院校可以创建培养协作和知识共享平台，创建论坛、在线社区或协作空间，让专业人员可以交流见解和经验，从而加强持续学习。

四、结语

在职业学校档案管理中采用数字技术有望带来变革性的发展。通过培养专业人才、及时更新技术、加强信息共享、改善硬件设备设施，充分利用数字技术优化工作流程、提高数据的可访问性，为师生提供一个更加灵活、反应更快的教育环境。

参考文献：

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[2]刘 红.“互联网+”时代中职学校档案管理信息化的难点与对策[J].中国新通信，2022，4（21）：95-97.

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[4]陈培发.新形势下中职院校档案管理的创新思路[J].黑龙江档案，2021，000（001）：P.168-169.

（作者单位：福建省泉州华侨职业中专学校）

作者简介：林小娟（1993—）女，汉族，福建泉州人，本科，助理馆员，研究方向：档案及其相关领域。