智慧医院建设背景下的干部人事档案管理研究

摘 要：随着现代医院管理的精细化、智能化程度不断提升，2021年，国家卫健委发布《医院智慧管理分级评估标准体系（试行）》，为各级医院智慧管理建设搭建了科学系统的评估标准体系，文章通过分析评估标准体系对医院干部人事档案管理工作的要求，探讨在智慧医院建设背景下，人事档案管理面临的主要问题，并提出提升管理水平的有效途径。

关键词：智慧医院；智慧管理；干部人事档案；档案管理

智慧管理作为“三位一体”智慧医院建设的重要组成部分，2021年，国家卫健委发布《医院智慧管理分级评估标准体系（试行）》（以下简称《标准体系》），进一步落实和细化了智慧医院管理建设的具体要求，由此，各级医院推进智慧医院管理建设工作有了体系化、科学化、规范化和可执行的评估标准，给干部人事档案管理工作带来了新的要求和改变。

一、干部人事档案管理的工作要求

《标准体系》中针对医院人力资源智慧管理分级评估的内容包含：人力资源规划、人事管理、人员考核与薪酬管理3个部分，人事档案管理业务本身属于人事管理模块。同时，作为人员基础数据的来源，人事档案管理对于医疗护理管理、财务资产管理、设备设施管理、药品耗材管理、运营管理、运行保障管理、教学科研管理和办公管理等其他医院智慧管理模块同样具有较大影响。为推动医院管理智慧化全面发展，建立医院智慧管理信息系统，实现高级业务联动与管理决策支持功能，《标准体系》对人事档案管理工作提出了更新、更高的要求。

1.转变档案信息收集形式

《标准体系》要求人事部门以信息化的手段记录和管理人员的个人信息，信息内容不仅包含人力部门职能范围内应掌握的人员档案、专技资格、合同和培训等信息，还包括通过信息系统获取人员的临床工作、科研成果及教育情况等信息。智慧管理要求人事部门能够应用信息技术全面收集人员信息，不仅要能够通过信息技术收集传统档案，还需要通过信息系统收集各类电子档案，档案信息收集形式发生了质的改变。

智慧管理背景下的人事档案信息收集手段更先进、信息种类更丰富、信息量级更庞大，推动了人事档案信息收集形式整体发生转变。不同于传统手工管理档案的收集形式，以信息技术收集、录入档案信息，更加便捷高效，以信息系统的数据库为载体，信息存储量大，收集到的档案信息也更加全面、完整。

2.增强档案信息处理能力

《标准体系》要求人事部门能够通过信息化手段维护和管理人事档案信息，为院内提供统一的人力资源管理基础字典，实现全院人员信息的唯一标识，建设人员档案校验知识库，自动检测数据是否存在逻辑错误。这要求人事档案管理部门在档案信息整理的过程中，能够将收集到的档案信息，按照信息系统数据存储的规则和标准处理，录入档案信息时应当以人员信息有效的唯一标识，如员工工号、身份证号等为索引，避免档案信息“张冠李戴”，录入信息要与系统内各类别、条目一一对应，以保障人力资源管理基础字典准确规范，在人员信息变更或经信息系统检测存在逻辑错误时，要基于人事档案内容及时、准确地更新或修正。

人员信息作为重要的基础信息，其准确性和完整性对于医院各业务系统的智慧管理建设至关重要，而人员信息来源于人事档案，人事档案管理部门需要不断提升档案信息的处理能力，精准匹配相关信息字段，确保全院各業务系统内实现人员信息准确、真实和统一。

3.扩大档案信息共享范围

《标准体系》要求人员信息能够在人事部门内部共享，如在人力资源规划管理中及时变更组织机构、岗位设置和人员编制信息。在人员考核和薪酬管理中，实现薪酬和福利与人员岗位、级别、工龄等信息联动计算。同时，《标准体系》还要求人员信息能够通过唯一标识与其他业务系统账号关联，在医疗、教学、科研、安全保卫和协同办公等其他管理系统内共享，如在医疗准入管理中，调取医务人员信息，管理医务人员的岗位职责和业务权限；在教学管理中，匹配医务人员教学任务，做好课程安排、导师遴选、教学工作评估及人员继续教育等工作；在科研管理中，对接人员学历、职称等信息，开展课题申报、立项审批和学术活动等科研事务的办理和审批工作；在安全保卫管理中，根据人员信息实时调整医院内各区域门禁权限，人员离职后同步取消门禁授权；在协同办公管理中，依据人员不同职权分级设置公文流转、行政审批等事务的办公权限。

在智慧管理背景下，人事档案管理部门需要积极主动地面向档案利用者，根据业务工作的需要，规范、有序地扩大档案信息的共享范围。同时，也要做好档案信息的安全维护工作，对于涉密和涉及个人隐私的档案信息应当严格按照工作权限开放共享。

4.提高档案信息利用水平

《标准体系》对人事档案信息利用工作的要求，主要体现在三个方面：第一，人事部门能够通过信息系统简化人事管理基础业务流程，提高工作效率，提升管理水平，如人事管理系统能够实时调取人员信息，支持院内人员在线办理个人事务，包括个人信息浏览、入职申请和工资证明打印等；第二，人事部门能够通过信息系统，利用人事档案信息对复杂性的管理问题展开分析、评估和规划，如基于人员信息的变化，预测和规划岗位编制、人力资源需求及人力成本；第三，其他管理部门能够利用共享的人员信息，实施智慧管理模块功能升级，如医疗护理管理系统能够根据人员信息变化，科学管控人员岗位职责和业务权限，并支持医务人员通过信息系统申请、查询个人职责信息，包括处方权、特殊检查、手术操作和专业护理等方面的业务权限；在科研管理系统中，实时生成人员科研情况，并展开人员科研能力对比及科研产出分析。

智慧管理对人事档案的开发利用提出了更高要求，意味着在智慧医院时代，人事档案管理不再是简单的收集、整理、归档、查找，而是要以开发优质人力资源为导向，以服务人才、培养人才以及不断完善人才发展体制机制为落脚点，通过信息技术与数据分析，为医院人力资源开发和人才发展战略规划提供有效的决策依据。

二、干部人事档案智慧管理的主要问题

2014年，国家发改委、工信部、财政部等八部门发布《关于促进智慧城市健康发展的指导意见》，首次提出了智慧医院建设的概念。此后，国家各部委就电子病历、预约诊疗和医疗付费等方面，对智慧医疗建设提出了标准和要求。随着智慧医院建设体系不断完善，逐步形成了智慧医疗、智慧服务以及智慧管理“三位一体”发展布局，2019年，国家卫健委发布《关于印发医院智慧服务分级评估标准体系（试行）的通知》，智慧医疗与智慧服务均具备较为完善的理论支撑和评价标准。相较于前两者，智慧管理的标准体系落地较晚，直到2021年，国家卫健委才发布《医院智慧管理分级评估标准体系（试行）》，医院智慧管理标准化实践经验较少，人事档案管理作为智慧管理的模块之一，也存在一些亟待解决的问题。

1.智慧管理顶层设计缺失

一方面，智慧管理标准体系发布时间较晚，各级医院在引入信息技术提升医院管理水平时，缺少可依据的标准体系，内设管理部门常常“各自为政”，只能针对本部门个别业务开发信息化管理工具，人事档案管理部门亦是如此，如使用人事档案信息系统实现档案数字化，以方便使用计算机查阅档案信息；使用干部任免审批表生成器制作干部任免审批表，以保证表格制式规范统一等。虽然这些信息化工具为人事档案日常管理工作提供了便利，但当医院管理上升到全面推进智慧化的阶段时，由于各个信息系统形制不统一，数据集中提取和互联存在阻碍，融合发展的难度较大。

另一方面，大部分医院在实际推进智慧管理的过程中，缺少统筹布局，各个管理模块智慧化发展不均衡，管理者多偏重于医疗护理智慧化建设，或是后勤运维和设备设施耗能的系统建设，对人事档案管理不够重视，很多医院仍然沿用传统的人事档案管理方式，人事档案的智慧化管理水平远远落后于其他管理模块。管理者没有意识到，人员信息作为智慧管理体系建设的基础数据，信息数据不完善、变动更新不及时和数据调配不合理都将对整个医院的智慧管理系统造成不良后果。

2.人事档案管理信息化水平落后

提升人事档案管理信息化水平，是实现人事档案智慧管理的基础条件和重要抓手。目前，各级医院的人事档案信息化工作仍有较大提升空间。一方面，人事档案数字化程度较低。由于档案材料多由传统纸质材料构成，大部分医院仅仅将人事档案装订成册，归档入库，没有对纸质人事档案实施数字化整理。利用者也只能通过电话咨询、现场查阅的方式开展档案利用工作，传统查询、借阅模式受到时间与空间上的约束，耗时耗力。

另一方面，人事档案管理系统的协同办公功能较差。目前，人事管理系统主要用于协助人员填报考核材料、职称晋升申报和查询个人信息等人事基础事务，与医疗管理、科教管理、绩效管理及运维保障等其他业务系统间协同性不足。其他业务部门无法及时调用最新的人员信息，在利用人员信息开展工作时，仍要通过人事部门展开人工核对。信息系统被“束之高阁”，在医院整体智慧管理中发挥的作用十分有限。

3.管理团队业务素养有待提升

一是传统的档案管理人员多为兼职，缺少专业的档案管理学科背景，未经过系统性、规范化的专业学习以及信息业务的能力培养，缺乏档案管理整体思维，对创新的档案管理模式接受度较低，这部分管理人员虽然累积了较为丰富的工作经验，但在面对档案管理信息化、智慧化改革时，往往固步不前，偏向于依赖传统模式，使得信息化工具在人事档案管理工作中的效用大打折扣。二是人事档案管理团队学科背景较为单一，缺少档案管理+信息技术的复合型管理人才，虽然档案管理的专业课程中不乏电子档案管理、信息系统管理等相关内容，但信息技术更迭日新月异，在不断加强现有档案管理人员业务能力的同时，也要注重吸纳中高端信息技术人才，提升管理团队的整体业务素养。

三、干部人事档案智慧管理的提升途径

医院智慧管理建设是推动卫生健康事业高质量发展、完成“十四五”全民健康信息化目标、实现“健康中国”战略的必经之路，人事档案智慧管理作为医院智慧管理的重要组成部分，同样面临着发展机遇和挑战。

1.落实智慧管理一体化顶层设计

医院智慧管理建设的最终目标是通过建立智慧管理信息系统，实现高级业务联动与管理决策支持，智慧管理体系包含医院管理方方面面的内容，智慧管理模块之间相互关联，而依据人事档案而形成的人员信息，无疑是串联各个智慧管理模块的基础，如果人员信息以及由人员信息组成的组织架构出现错误，就会“牵一发而动全身”，引发各个智慧模块信息调用错误，整个智慧管理系统也将“漏洞百出”。

做好智慧管理一体化顶层设计，不让智慧管理成为“智慧孤岛”，应该以标准化建设为基础推动智慧管理运营模式，使得各个智慧管理模块之间信息精准传递、系统互联互通、运行高效便捷。医院管理层在智慧管理建设的顶层设计中，对涉及智慧管理的各个方面有清楚的认识，要树立正向的人事档案管理观念，把人事檔案管理作为医院智慧管理的重要组成部分，加大对人事档案智慧管理建设的资金与人力成本投入，成立专项工作领导小组指导人事档案智慧管理工作开展，制定有关政策、制度，支持人事档案管理模式的创新与升级。

2.提高人事档案智慧化管理水平

信息技术运用是实现智慧管理的保障基础，信息技术与医院管理融合是推进医院智慧管理的重要抓手，管理信息化水平与管理智慧化程度呈紧密的正向关联，人事档案管理也是如此。第一，要推进人事档案数字化进程。实现人事档案全面数字化，为人力资源管理提供全面、准确的人员数据支持，以线上浏览替代传统纸质查阅，提升档案信息查询利用效率，并建设面向用户的人力资源管理系统，优化人员查询个人信息、开具在职证明、考核考评和晋升申报等办理个人事务的线上办理流程。第二，要充分开发人事档案资源。通过信息技术实现人事管理信息系统的人员岗位编制规划、薪酬管理及绩效考核、人力成本及招聘规划、人员科研成果及教育信息评估等数据分析功能，可利用云计算与大数据绘画人才画像，结合医院发展战略和学科定位，为人才分级分类制定职业发展规划，为基础人才设计职业成长路径，为高层次人才定制专属培养方案，为各学科发展提供高质量的人才保障。第三，要积极搭建协同工作平台。设计信息接口，以标准化制式集成各业务部门现有的管理系统，实现人力资源管理系统与院内其他业务系统信息的共享互通，以此推进信息化技术与医院智慧管理的各项业务高质量融合，让人事档案管理在医院智慧管理体系建设中发挥最大作用。

3.提升管理团队专业素养

传统的人事档案管理模式不再符合医院智慧管理的要求，人事部门应当着力提升档案管理人员的专业素养，特别要着重培养管理人员在信息系统应用、数据统计分析等方面的能力，在档案管理人员继续教育和业务培训课程中，适当提高信息技术内容的比例，逐步提升现有档案管理团队的信息素养。灵活用人形式，通过签署项目协议等形式，聘请专业信息技术人才或信息技术公司团队，作为推进人事档案智慧管理的技术顾问，以改善档案管理团队缺乏中高端信息技术人才的现状。后续招聘新员工和引进人才时，注重招录具有计算机技术、数字信息等相关专业背景的管理人才，引培并举，逐步提升人事档案管理团队的整体专业素养，打造一支同时具备档案管理专业水平与信息技术应用能力的复合型人事档案管理队伍。

四、结语

医疗卫生系统肩负着保卫人民健康的重大使命，为了适应信息时代的发展，更好地满足人民群众的健康需求，医院管理精细化、智能化程度不断提升，医院智慧管理建设势在必行，干部人事档案管理作为医院智慧管理的重要内容，同样面临着变革与挑战，各级医院及其干部人事档案管理部门应当积极响应国家政策号召，推动干部人事档案管理创新升级，为支持智慧医院建设，推动医院高质量发展，实现健康中国战略贡献力量。

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（作者单位：福建医科大学附属第一医院）

作者简介：黄心怡（1993—），女，汉族，福建福州人，硕士研究生，助理馆员，研究方向：人力资源管理、干部人事档案管理。