地勘地质档案资料信息化建设管理及策略探讨

2024-01-10唐劼

兰台内外 2023年35期

摘要：随着我国勘查地质领域的快速发展，地勘地质档案资料生成量、档案管理需求以及档案管理质效均呈现大幅增长的态势。对此，唯有借助信息技术构建信息化档案管理模式，方可满足新型档案管理要求。同时，也对信息化建设管理水平提出较高要求。文章阐述了地勘地质档案信息化建设的意义及内容，并针对建设过程中的主要问题及其解决对策展开重点研究，希望所提出的措施建设对地勘地质档案管理信息化建设工作有所助力。

关键词：地勘地质；档案资料；信息化建设管理

引言

在建筑施工、采矿、水利和水电等项目建设前期，需要开展地质勘察工作。在此环节中，不仅会生成大量地勘数据信息，形成多份档案资料，这些档案资料还将应用于项目设计、施工、验收、运行维护和改造升级等各个阶段，意味着地质勘察档案资料不仅长期有效，还会被多个主管部门所查询调用。在新时期，地勘地质档案资料的妥善保管已经无法满足使用需求，需要通过档案管理信息化建设，提高档案管理质效及其使用率，使其更好地服务于社会发展与经济建设。

一、地勘地质档案管理信息化建设的相关概述

1.地勘地质档案管理信息化建设的意义

地勘地质档案管理质效不仅直接关系工程项目建设进展与成效，还关乎人民的生命财产安全以及社会的稳定和谐。尤其近几年来，我国城市化进程、新农村建设步伐不断加快，市政工程建设规模、施工难度和质量要求大幅提升，导致地勘地质档案的信息量、重要性以及应用管理需求也随之增长。在这种情况下，以往那种人工化、纸质化档案管理模式已经无法满足新的需求。为此，需要引进信息化档案管理的新理念与新模式，推动档案管理工作朝着信息化、智能化和数字化方向发展。只有这样，才能满足日益提高的档案资料存储需求、管理需求以及使用需求，使地勘地质档案资料的作用价值得到充分、有效的发挥。

2.地勘地质档案管理信息化建设内容

在地勘地质档案管理信息化建设过程中，需要建设单位结合自身档案管理需要，借助计算机、网络数据库、扫描仪、硬盘以及信息技术等软硬件设备设施，建立一套完善的档案信息系统。通过该系统，以信息化、智能化和无纸化的方式对地勘地质档案资料展开搜集、编目、整合、统计、检索与管理。在很多环节中，运用自动化方式取代人工手动方式，促进地勘地质档案资料的共享率、管理水平以及工作效率的整体提升。

二、地勘地质档案管理信息化建设存在的问题

1.工作体系不够完善

由于地勘地质档案管理信息化建设是一项系统性工程，包含众多工作模块。但是，一些地质勘察单位由于工作体系不够完善，导致在划分业务模块时欠缺科学性、合理性或者各模块之间无法做到统一管理，存在各自为政、衔接不畅等现象。在这种情况下，一旦涉及档案信息资源的整合，便会暴露较大问题，对档案管理信息化建设必然构成严重阻碍。

2.档案资料开发利用深度不足

现阶段，有些地质勘察单位在档案信息资源开发利用方面还处于初级阶段，有些地质勘察单位由于资金、时间和人员等限制，只开发了部分成果资料，大部分有利用价值的原始资料还维持在纸质资料状态，导致档案资料的内在价值尚未得到充分挖掘与利用，更没有针对档案信息做出系统的信息化成果转化。在这种情况下，地勘地质档案资料的应用范围将受到较大局限，无法在更宽广的领域发挥数据分析、决策参考、规避风险以及经验指导等综合价值，致使档案资料的实用价值大打折扣，更不利于企业与社会发展。

3.软硬件和技术水平低下

由于地勘地质档案管理信息化建设需要引进大量软硬件设备设施，不仅在建设前期需要投入大量资金，还涉及后期运行维护、系统升级以及数据更新等一系列费用支出。但是，有些地质勘察单位存在预算不合理、资金管控不严等问题，建设资金不足导致很多环节存在“先天不足”的问题。比如，在采购软硬件设备设施时，由于受资金的限制，软硬件和技术水平相对落后，刚使用不久就面临着迭代升级的问题，有些新采购的软硬件设备设施甚至直接被淘汰，反而造成资源浪费，更给档案管理信息化建设带来诸多阻碍。

4.档案性质界定不清晰

在地勘地质档案资料中，有些档案资料是可以对外“公开”使用的，还有一些档案资料属于国家战略资源，是需要“保密”的，要想对其调取借用，需要执行专属签批流程。但是，在开展地勘地质档案管理信息化建设过程中，由于工作体系不够完善，致使部分档案管理人员存在人为疏忽、工作效率低下等问题，未针对保密档案展开有效保护，致使部分保密档案处于“公开”状态，极有可能导致国家保密信息外泄，带来一些风险隐患。

5.档案信息化处理不彻底

自从新中国成立以来，我国在矿产开发、水文地质、遥感以及物探等领域内开展了大量地质勘查工作，获取了海量资料信息。在这些档案资料中，很多是以纸质形式存储在档案袋中的。在开展地勘地质档案管理信息化建设的过程中，只有部分纸质档案资料得到了数字化处理，而那些未被处理的纸质档案，依然需要档案管理人员手动查找，不仅工作效率和档案使用率低下，还容易发生档案破损、丢失和被篡改等风险，非常不利于档案管理工作的高效开展。

三、完善地勘地质档案管理信息化建设的策略

1.完善与建设管理相关的制度体系

相关部门在开展地勘地质档案管理信息化建设之前，要理顺相关管理体制，建立一套科学、完善和严谨的运行机制。此项工作可以由档案管理部门牵头，与其他各职能部门加强联动，共同制定一套符合本单位实际情况以及档案管理需求的内部管理、借阅制度。并且，推出与管理制度相配套的工作流程、质量标准、监管措施、岗位责任以及績效考核体系。这样不仅可以加大档案管理信息化建设的协调统筹力度，还可以在各部门之间建立起高度统一的工作目标以及执行标准，使各项工作呈现出较高的体系化、标准化与高效化，使档案管理信息化建设工作尽快步入正轨。当遇到一些阻力和问题时，档案管理部门与相关部门及人员尽快查找问题的原因，如果因为制度本身存在漏洞或者偏差，要第一时间研究解决对策，使档案管理信息化制度体系得到持续完善与优化，为最终取得理想的建设质量提供保障。

2.深入挖掘档案资料的内在价值

通过充分挖掘地勘地质档案资料，可使档案管理信息化建设得以高度突破，使档案信息资源在社会经济发展中发挥更高的价值。在深入挖掘地质档案资料应用价值的过程中，要充分发挥计算机技术、网络信息技术和大数据技术的应用优势，使海量信息得到高效化、精细化管理与分析运用。首先，建立一个档案资料共享目录，方便档案资料的快速检索与高效共享。在这个过程中，档案管理人员要借助计算机系统对现存档案资料按照地区、地层、矿种、行业、时间、内容、性质以及用途等类别区分管理，建立多个地质档案资料数据库，并对各数据库展开标签化管理。比如将现存科研档案资料存在同一个电子文件夹中，一旦涉及档案借阅、查询等业务，只要在搜索框中输入关键字即可快速查找到所需档案。此外，各工程项目建设部门以及管理部门要建立起较强的信息化意识，不仅在规则设计、建设施工、质量验收、运行维护以及改造升级等阶段加大对地勘地质档案资料的应用力度，还要将档案信息应用到成本预算管控、风险预测和安全管理等环节。另外，如果工程项目本身存在较大技术难度或者风险性，可以到信息化档案系统中查询一些同类工程案例档案资料，从中学习和借鉴部分成功经验，达到降低施工难度、规避风险和保障安全等目的，使地勘档案资料呈现较高的附加价值。

3.制订科学、合理的资金预算计划

在地勘地质档案管理信息化建设中，涉及很多资金使用环节。例如，采购软件、硬件和基础设备设施以及聘请第三方专业机构、购买办公耗材等。对此，需要在开展信息化建设工作初期，制订一套极具指导意义的资金使用计划，包括明确预算目标、资金用途、项目负责人、费用标准以及资金审批流程等。同时，还需要针对总体预算目标展开细化与分配，针对不同工作项目制定不同的资金使用方案，并指定相关负责人，明确其职责权限。在保证预算执行效果的同时，为后续开展绩效考核、职称评定和人才选拔等工作提供必要条件。在推出预算计算的同时，还要出台相应的管理细则与监管措施，由专业人员负责监督与管控资金使用过程，一旦发现某个环节存在违规行为，一律按照相关制度规定予以处理。如果某个部门或者个人在预算管控中做出突出贡献，同样要给予嘉奖，切实发挥制度的約束作用、惩戒作用以及激励作用，使“人”的主观能动性得到充分体现。

4.设定保密和公开级别

在地勘地质档案管理信息化建设中，要结合档案资料的功能用途设置相应的保密或公开级别，使每一份档案资料都能够得到科学化、精细化管理。针对那些处于“保密”状态的档案资料，需要严格执行保密法、档案法等相关法律法规，并定期审核确认保密文件的保密状态，避免出现信息被泄露事件。另外，在互联网时代，信息的快速传播与网络共享虽然给人们带来诸多便捷，但也带来了信息安全问题。此类问题主要由网络病毒、黑客攻击等原因造成，对档案管理信息化系统安全性、信息可靠性构成严重威胁。首先，需要在信息化档案系统建设过程中，提高系统安全等级，最大限度地避免系统漏洞问题；其次，在信息化档案系统投入使用之后，要面向档案管理人员及拥有系统登录权限的员工展开信息安全知识培训，增强其信息安全意识，使其掌握网络信息安全防护技能，如病毒查杀、系统维护和垃圾文件清理等。必要时，可以在培训过程中实际上机操作，并考核培训效果，确保将培训工作落到实处。网络信息部门要定期针对信息系统展开数据更新，确保信息系统始终具有较高的健康指数；最后，档案管理部门要针对所有档案资料实行分层、分级和分类管理。对于那些保密性强的档案资料，要设置较高的查询、下载权限或者执行独立的签批审核流程，通过审核之后获得浏览权限，为地矿档案资料的安全性、保密性提供保障。

5.做好纸质档案数字化处理工作

在地勘地质档案管理信息化建设工作中，要组建一支专业技术过硬、责任心强和执行力好的档案管理人员队伍，能够优质高效地完成制订的工作计划。对此，档案部门可以安排专人负责对传统纸质档案资料的扫描、分类、存储等数字化处理，在规定时间内将所有纸质档案转化成电子档案。还可以选择一个时间段，由档案部门全体人员共同分工完成纸质档案数字化处理工作。不论采用何种分工形式，均需要针对工作完成质量检验，避免存在疏忽、遗漏和操作失误等问题。在电子档案全部录入完成后，还可以采用光盘、U盘和移动硬盘等方式对其备份，以便于长期存储。需要注意的是，对备份档案同样要给予严格管理，避免出现丢失、外泄和仿造等问题。针对已经完成数字化的纸质文件，要对其妥善保管，最大限度地保证纸质档案的完整性与清晰度，以备不时之需。

四、地勘地质档案管理信息化建设成效的保障措施

首先，更新理念。地勘地质档案管理信息化建设单位相关负责人要本着与时俱进的原则，摒弃传统落后的思想观念，建立互联网思维、大数据思维以及信息化思维。只有这样才能对信息化质量系统建设工作给予高度重视，率领整个团队做好各项工作部署，并给予强大的资金支持与保障措施，确保档案管理信息化系统具有较高的建设质量与管理水平；其次，持续优化建设管理机制。地勘地质档案管理信息化建设是一项系统化工程，需要一个相对较长的建设周期。在建设过程中，可能在内外部环境、行业标准和相关法律法规上发生些许变化。为了确保信息化档案系统能够长期发挥作用价值，相关管理人员应时刻关注内外部环境变化因素，及时优化调整现有的管理制度、执行标准和实施方案，提高其适应性与实效性。只有这样，才能在信息化档案系统建设过程中，始终发挥指导、监督以及管控作用，确保信息化档案系统建设质量满足要求，为自身发展以及社会经济建设作出积极贡献。

五、结语

在信息化时代背景下，给地勘地质档案资料高效管理提供了技术支持。对此，地质勘察单位及地勘地质档案资料使用单位要本着与时俱进的理念，积极开展地勘地质档案管理信息化建设工作。在这个过程当中，要结合自身实际情况，编制科学、完善的信息化档案馆建设规划，明确建设管理目标，针对建设过程中存在阻碍问题出台解决对策，有序推动信息化档案馆建设工作高效开展，确保建设管理质量符合实际需求。这不仅是地质勘察单位及工程项目建设单位的重要职责，更是社会稳定发展的重要保障。

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