区块链技术在电子档案管理方面的应用研究

摘 要：区块链技术是一种用于验证信息有效性的新兴信息技术，已逐渐走入人们的视野，去中心化、不可篡改等的特点为电子档案管理提供了新思路，满足了人们电子档案管理安全性的要求。文章针对当前电子档案管理在真实性、完整性、安全性以及可用性等方面存在的问题，介绍了区块链技术在电子档案管理中的应用，希望对提高电子档案管理有所帮助。

关键词：区块链技术；电子档案；档案管理

大数据时代，数据成为生产新要素，区块链技术是当前提高数据可信度的重要手段，也是解决电子档案管理一系列问题的有效手段。区块链技术作为一种创新技术被广泛研究，在电子档案管理中的应用，满足了电子档案对安全性、真实性和长期保存等方面的需求，有利于提高档案管理质量。

一、电子档案管理存在的问题

为了推动“十四五”期间档案事业高质量发展，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，明确了电子档案管理工作在“十四五”期间的主要方向，要加大电子档案长期保存技术的研究力度，保障电子档案的真实性、完整性、安全性以及实用性。但目前，电子档案管理工作在这四个方面都存在一定的不足。

第一，电子档案的真实性被质疑。大部分电子档案是经过档案馆加工后形成，类似于纸质档案或是原版档案的复印版，以现在技术而言，若未采取安全技术保护，那么属于“复印件”的电子档案会在技术干预下即使被更改也不易被察觉，基于此，当前有很多人质疑电子档案的真实性。除此之外，电子档案在交换、存储和管理过程中也会经常出现问题，且错误率高于传统档案管理。

第二，无法确定电子档案是否完整。伴随着收录时间的延长，被分散存储的电子档案难以追本溯源，很难查清楚电子档案的脉络，也难以保障电子档案附件信息是否完整，在收录归档时是否包含全部信息。另外，由于电子档案结构复杂、存储方式多样化，其内容容易丢失且难以寻回。除此之外，元数据也会影响电子档案的完整性，若是元数据未设置合适的节点，就难以保障信息采集的完整性，最终影响电子档案的完整性。

第三，电子档案管理安全等级低。电子档案以数据的形式被存储在计算机内，虽然实现了档案信息的共建共享，但安全性很难保障，在共享期间，电子档案容易被恶意篡改或是破坏。当前，电子档案的安全性成为密切关注的一点，导致电子档案出现安全问题的原因包括人为影响，如借阅者操作不当、恶意篡改、安全制度不完善以及措施不到位等；病毒入侵，利用病毒传播广、影响力大以及具有潜伏期的特点，直接或间接破坏电子档案的相关数据，以达到破坏电子档案系统的目的；黑客攻击，黑客出于某种目的，非法入侵网络和系统，攻克防火墙，破坏电子档案的完整性或是恶意更改档案信息等。

第四，电子档案是否可用。受第三方储存媒介影响，若磁盘、磁带等物理设备出现老化或是破損等问题，电子档案的可用性将会受到质疑。电子档案依靠软件程序运作，若是第三方机构经营不善，软件程序的维护将会成为一个难题，也同样影响着电子档案的可用性。另外，若是相关工作者操作不当，系统无法识别指令、读取文件，就会受限系统工作机制，电子档案是否可用将会再一次被讨论。

二、区块链技术在电子档案中的应用体现

1.在档案收集、归档环节的应用

区块链技术在档案收集、归档环节的应用主要体现在捕获真实、完整档案数据上。首先，通过借助区块链技术的非对称加密技术以及智能合约，自主收集元数据信息的同时，能够对收集到的信息初步筛选和鉴定，将重复、多余的信息排除在外，以保障收集有价值的档案信息。其次，将有价值的档案信息交给相关部门，由相关部门利用非对称加密技术对其加密处理，合格后再储存。最后，在共识机制的作用下，加密处理后的档案信息会被保存在特定区块中。

在利用区块链技术收集和归档档案数据的环节中，档案管理机构相关负责人需要制定和明确电子档案信息的收录标准。同时，在元数据各节点收集和记录数据的工程中，要不断强化数据的标准化水平和规范程度，还要保障元数据节点适宜，确保每个节点都能够完成对应数据的收集和记录工作。另外，找寻电子档案管理与区块链技术的关联点和融合点，不断在电子档案管理中找寻区块链技术的应用机会。除此之外，定期评估区块链技术，以评估结果为参考做好工作的下一步部署。

2.在档案流转、管理阶段的应用

在档案流转的过程中，电子档案的安全性备受关注。在该阶段主要是利用区块链技术进一步强化传输过程中的数据安全，主要体现在加密算法和方位数字签名的应用上。

一方面，需要维护核心环节，防止数据丢失、破损或是失窃。利用区块链技术做好电子档案信息安全的基础保障工作，维护线上操作系统，避免其中的元数据数据库、档案编辑工作站等核心环节出现问题，而影响电子档案数据安全。为了避免数据丢失或是被窃取，应将电子档案数据异地备份处理，如将电子档案数据上传一份到云储存空间，还可以利用加密算法全程加密处理电子档案信息，使各环节的档案数据全程处于加密状态，以避免电子档案数据在某个环节被窃取。

另一方面，完善区块链环境下线上电子档案系统的权限机制。将系统中的电子档案按照价值的大小、使用场所等标准分类，并将访问权限分配给不同需求、不同等级的用户，对于重要的电子档案可以设置禁止访问，避免造成重要数据被破坏或是丢失。建立区块链长效应用机制，构建电子档案信息共建共享平台，完善电子档案存储标准，重视数据备份，延长在区块链环境下电子档案系统的应用周期。

区块链技术在前端控制和全程管理中具有一定的操作空间。从文件的形成、系统的设计入手，扩展文件管理的逻辑结构，以实现前端控制。受管理方式不同的影响，电子档案管理工作很难被安排到具体管理部门的工作中，也就是说，通过形成部门管理电子档案可行性不高。区块链技术为解决这一问题提供了可能。以区块链技术为依托构建电子档案管理系统，通过管理相关电子文件的方式管理档案，在一定程度上能够提高电子档案的管理质量和水平。

以区块链技术为依托，尝试构建线上管理系统是一种新的尝试。作为基础构建单位，区块被用来记录元数据信息，而块体被用来记载主题，即针对上个区块内容的审批意见以及处理结构等。在每个区域、每个节点都存在一个元数据，当文件在区域内被保存后便会形成特定的哈希值，利用哈希值与下个区域相连接，从而形成了电子档案管理的链条。在电子文件形成后，会利用块式信息处理办法处理区域内的元资料，并在存档后形成电子档案。静态和动态的元数据都会被存储在区块内形成数据集，如档案利用人信息、调用时间和被利用次数等动态数据都会被储存其中，以此实现电子档案的全过程处理。

3.在挖掘档案价值、提供服务中的应用

首先，利用区块链技术创新电子档案的利用服务方式，可以利用区块链多节点的特征，挖掘各节点相互配合下电子档案数据产生的价值。利用智能合约以及识别机制，构建资源平台，多渠道整合信息资源，实现集成化管理，提供集成式档案服务等；其次，提供个性化档案服务。利用区块链技术根据用户需求在各节点上获取所需信息，拉近用户和电子档案之间的距离，点对点式服务有利于提高电子档案的利用率。

基于区块链技术的智慧合约，有利于提供全自助利用服务。虽然当前部分档案馆已经向用户提供了全自动利用服务，但局限于发布可供查询的电子档案目录，用户依旧无法了解电子档案中的具体内容。除此之外，当前档案馆提供的全自动利用服务还受限于地域以及网络等，从实质的角度讲，当前的全自助利用服务属于半自助范畴。

利用区块链技术，以智慧合约为依托，最大限度地体现全自治和全自动，同时，各节点中的合约内容具有一致性，也就是说，当用户与系统发生交互请求时，签订的智慧合约会被传输到每个节点中。系统能够根据使用者要求自动操作并处理时间，根据使用者请求将对应的电子档案以传输或是打印的方式提交给使用者。

以区块链技术为依托向使用者提供的全自动利用服务，不需要人为监督工作，最大限度地节约了人力成本的同时，智慧合约在中间发挥着协调作用，保障了双方的可信度。技术赋能电子档案管理，使得电子档案管理质量和水平有了大幅度提升。但由于区块链技术在电子档案管理中的应用处于初期阶段，使得技术的应用存在两面性，相关工作人员需要从客观的角度分析是否需要信任该技术。同时，也要不断推动二者的有机结合，在电子档案管理中彰显区块链技术的优点。

4.在提高存证效力中的应用

在互联网背景下，各种病毒、黑客技术兴起，电子档案的数字证书很容易在被攻击的情况下出现问题，从而影响电子档案的有效性，难以保障电子档案的真实性。基于此，有必要通过分散式管理提高电子档案的可信度。

电子档案是一种需要被归档保护的电子文件，需要有电子防伪技术证明其真实性和可用性。当前，主要是通过中心机构签发数字证书的方式为电子档案提供保障。但是，由于当前采用集中管理的方式控制数字证书，并且，当前网络环境复杂，受威胁因素较多，因此，希望通过利用区块链技术构建起有效保障电子档案可信度和真实性的保障体系，实行分散管理，以提高安全性。

在体系中，每个节点都需要记录数据信息，并将记录的数据资料传输到下个节点中，确保每个节点的数据资料是实时更新的。采用同一种验证方法设置链条上的全部节点，意味着在验证全部节点后才能够访问电子文件和电子档案内容，同样也意味着若是有不法分子侵入系统更改电子档案信息，他就需要先入侵全部节点后才能展开后续工作，降低了集中管控为电子档案安全性带来的风险，有效保障了电子档案内容的真实性、安全性和完整性。另外，由于每个节点充当着磁盘的角色，每个节点中的数据资料相当于电子档案原件的一次备份，即使某个节点被恶意入侵，其中的档案资料难以辨认是否被篡改，其他的节点依旧能够提供一份完整的档案，因此，区块链技术在电子档案管理中的应用提高了存证效力。

三、電子档案管理中有效应用区块链技术的方式

1.协同合作，利益共享

区块链技术与电子档案管理工作的有机结合涉及多方参与主体，如政府部门、档案管理机构和区块链技术经营企业等。为了在电子档案管理中有效化应用区块链技术，维系多方参与主体的利益，有必要鼓励参与主体协同合作，建立区块链技术产业链，力争在参与主体的共同努力下，推动档案管理工作顺利开展。

（1）明确主体责任，实现利益共享。在区块链产业链中，政府承担着优化顶层设计、出台政策规划以及宏观调控的责任；（2）区块链技术企业承担着技术研究、开发和维护的责任；（3）档案管理机构承担着运行区块链技术，完成电子档案管理的责任。参与主体之间相互配合，才能够利用区块链技术高质量完成电子档案管理工作，实现利益最大化。

2.加大研究，攻克难关

区块链技术在电子档案管理中处于初步应用阶段，仍有很多问题需要解决，其中，最为主要的是缺乏核心技术支持。在技术更新迭代速度不断加快的时代，相关领域要加大研究力度，围绕真实性、安全性、完整性和可用性攻克关键技术研究难关，为电子档案管理带来新技术。电子档案的安全性一直备受关注，在攻克技术难关时，要重点关注安全技术的研究情况，利用哈希值算法找出有效提高安全性的方法，研究出性能卓越的防御技术。除此之外，将传统技术与新兴技术深度融合，利用传统技术和新兴技术的优势弥补电子档案管理的不足，提高电子档案管理质量。

3.建设体系，构建共享新模式

一方面，标准体系对电子档案的长期保存和管理具有重要意义。构建区块链技术标准体系要以政府为主导，在正确解读文件的基础上，与科研机构协同制定体系标准，探索区块链技术与电子档案管理的关联点，推动二者深度融合，将区块链技术应用于电子档案管理实践中。

另一方面，构建共建共享新模式，促进电子档案信息共享，解决信息闭塞的问题，为提高电子档案信息利用率提供信息支持。坚定档案管理机构的主导地位，并与多方主体通力合作，共同构建共享新模式，不断利用区块链技术强化电子档案管理，挖掘档案价值，将电子档案信息与用户和多方主体对接，根据用户需求提供针对性服务，提高用户满意度和对电子档案的认可度。

4.培养复合型人才

人才是“十四五”期间推动电子档案管理高质量发展的重要资源。区块链技术在电子档案管理中的应用，迫切要求相关领域创新人才培养模式，向市场提供“区块链+档案”模式的复合型人才。区块链技术与电子档案管理工作相结合，不仅要求管理人员掌握区块链技术相关理论知识，还要求其掌握基础管理理论和知识。一方面，开展专业知识的系统化教学，让在岗人员的专业水平满足岗位需求，能够在区块链领域起到支撑作用；另一方面，与高校等人才培养基地对接，制定科学合理的人才培养方案，保障输出的人才符合区块链岗位要求，降低毕业生在岗二次学习的可能性。

四、结论

区块链技术作为新兴技术在电子档案管理中具有很高的应用价值，但尚处于起步阶段，亟须相关领域加大研究和推广力度。在实践中，推进区块链技术与电子档案管理深度融合，利用去中心化、不可被篡改等优势提高电子档案的可信度，推进电子档案管理水平不断提高，最终带动整个档案事业高质量发展。

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（作者单位：鄄城县机关事业单位绩效测评中心）

作者简介：肖迪（1990—），女，汉族，山东鄄城人，本科，馆员，研究方向：档案管理。