大数据时代企业档案管理模式的升级与思考

2024-01-10王云云

兰台内外 2023年35期

摘要：大数据时代，档案管理模式迎来全面的变革发展。特别是对于档案存量巨大的企业单位而言，传统的数字化档案管理正面临档案信息胀库、档案存储信息重复、档案管理思维及模式滞后等一系列严峻挑战。因此，相关企业必须深刻认识到大数据技术给档案管理工作带来的机遇、变化与挑战，积极引入大数据技术，创新档案管理思维、升级档案管理模式，实现由数字化向数据化的全面升级，并在开放数据模式下完成对大量档案信息的智能化管理，合理应对新环境下的挑战与危机，促进企业档案管理工作在大数据环境下的可持续发展。

关键词：档案管理；数字化；数据化；创新升级

大数据技术的革新发展及深化应用影响着各行各业，其中也包括档案行业。对于规模较大的企事业单位而言，一直以来企业档案的存取管理及高效利用都是重大難题。互联网的出现为企业档案管理带来第一次变革发展，实现了由数字化、信息化等现代办公手段对传统人工的全面替代，但数字化管理只是在档案存档、档案利用等方面提供了便利，实现由线下纸质文件存档向线上电子文档管理的模式转变，但档案管理实质性的问题并没有得到解决，仍然面临一系列困难及挑战，而大数据技术的出现为档案管理模式提供了新的变革发展契机。

2016年，国家档案局将推动“档案数据开放计划”作为下一阶段工作重心。同年，国家将纸质档案文件向电子、数据档案的逐步转化纳入档案事业“十三五”发展规划中。2017年，国家档案局再次明确表示，档案工作应积极应用大数据思维、技术转型升级，简化档案管理模式，提升档案管理效率。2019年，国家倡导企事业单位积极革新传统办公模式，应用开放数据思维加快档案管理工作转型发展。2020年，国家再次将档案管理由数字化向数据化的全面转型纳入档案事业的“十四五”发展规划，由此也为企业档案管理模式的转型升级提供了更为明确的方向。

一、大数据技术革新企业档案管理模式

大数据时代，企业档案管理模式由数字化向数据化的转型升级有着一定必然性。早在2012年，瑞士达沃斯论坛发布的《大数据，大影响》报告就预示了大数据技术在传统行业所带来的革新发展，其中就包括档案行业。档案管理涉及数据信息量巨大，即便已经用信息化办公模式替代了人工记录，但面对与日俱增的档案存取信息，其管理工作仍然面临严峻挑战。而正是大数据、人工智能技术的出现为档案管理模式的纵深化发展提供了新的契机，国外最先开始推动大数据档案技术，并从2013年开始逐步采用大数据技术整合档案信息，合并重复数据，优化档案存储空间，构建档案管理的数据平台，为档案工作提供了更多可能性。

国内的企事业单位在档案管理工作上也是策马扬鞭乘势而上。以A集团为例，目前，集团正在积极推动档案信息化发展，随着集团信息化建设的深入，传统档案工作面临着办公自动化应用、用户多样化需求的严峻挑战，结合集团信息化发展实际，从2016年开始集团档案管理信息化，在传统档案系统成熟软件功能的基础上，结合档案法规和信息化相关要求，对集团档案管理中存在的问题，档案利用及查询的实际提出了新的设计理念。档案管理系统于2017年1月上线试运行，并与OA公文系统成功对接，实现办结文件自动推送至档案管理系统，进一步完善了系统功能。2018年与OA会议系统成功对接，并在所属二级单位范围全面推广应用，实现了在线借阅和审批，提升了档案利用效率。

该集团积极同开发单位合作，不断开发完善档案管理系统功能，加快与其他业务系统对接的同时，在基础设备设施方面，集团着力搭建核心机房、虚拟化平台和软硬件资源池，并于2020年启动数据湖项目，提供海量数据采集、存储、价值挖掘和云计算等专业服务，为数字档案室的建设提供基本条件。为推进集团档案管理由分级管理向集约管理转型，优化和完善现有集团公司档案管理机制，2021年成立档案中心，数字档案室建设项目正式启动，面对集团下属的26家试点单位，将全宗室藏的21000卷、53000件纸质档案文件一步步扫描、上传、存储与入档，正在逐步完成档案文件的数字化转换与数据迁移，跟上大数据技术对档案管理模式带来的新变化。

档案作为企业治理体系的重要组成部分，围绕构建整体数字化转型中新特点、新要求，加快改变档案工作的传统管理模式，拓展档案资源收集范围，加强档案资源质量管控，优化档案资源结构，强化档案数字资源建设，确保档案利用和档案安全，给档案管理提出新的课题和挑战。因此，新环境下需要客观认识到大数据技术给档案管理工作带来的革新变化，认识到档案管理正在逐步由数字化向数据化转型。大数据作为全新的档案管理思维及技术手段，能够在全面调研档案基础文件数据的基础上，全面整合数据信息，深入挖掘数据内容，以此精准、高效完善档案管理，这也是档案管理工作未来的变革发展之路。

二、大数据背景下企业数字化档案管理面临的困难及挑战

学者詹姆斯·尼古拉·格雷曾在数据密集科学发现中预测了数据发展的四个阶段，并表示未来随着数据量的进一步增长，数字化处理手段必然会表现出一定滞后性，仅仅依靠计算机已经难以满足海量数据的复杂、分类处理，需要应用更高阶的数据技术处理。现如今，企业档案管理面临的最严峻问题就是持续激增的基础文件信息，传统的数字化档案已经难以实现对海量档案文件信息的有效处理，面临困难及挑战。

1.档案信息胀库问题日趋显著

目前，档案数字化管理只是在做到实体文件整理归档的同时，提出了简单的数字化转换原则，按照“由近及远、历史价值高、利用率高”的原则，做好传统纸质档案的信息录入及电子归档，虽然档案数字化转换工作走出了由线下向线上的重要一步，每一份档案文件都需要电子扫描、实物拍照以及信息导入，并占据一定的存储空间，形式上却没有实质性改变。由于没有构建档案数据库，导致档案信息化存档与管理仍然会面临传统纸质文档受限于库房容量而出现的胀库问题，对后期档案的调取、使用仍会面临一系列麻烦，管理上也存在困难。

2.档案数字化存储信息大量重复

对于规模较大的企业而言，其室藏档案年度跨度大、数量丰富，企业馆藏档案的数字化转换工作，主要是将纸质档案文件通过电子扫描转化为电子文档，整个数字化转化过程中既不能实现对档案文字内容的采集利用，也不能实现对不同期档案文件的对比处理。通过无筛选、无类比的数字化转换与电子文件存档，不能对数字化档案的内容精准分类、识别利用，从而会造成数字化档案存储信息标题、内容的重复，在后期的档案文件调取、利用方面也会面临较多问题。

3.档案数字化管理复杂，缺乏统一的标准

档案数字化管理对象十分复杂，突出表现为档案载体形式多、档案种类多和档案数量多等。档案的记载载体包含纸张、照片和光盘等，档案类型包含文书、会计、声像、实物、科技以及合同等，且随着电子化、信息化的发展，档案信息增长速度加快。在数字化技术的支持下，需要借助先进的技术形式将庞大的数据信息整合管理，最终将有效的数据信息整合为有实际应用意义的信息，在数据信息整合的时候，对信息的归类标准提出了更高的要求，是信息化管理的一个难点问题。

4.数字化管理在信息存储和长期保存方面存在隐患

在企业档案资料日益增多的背景下，档案的安全保密问题成为档案数字化管理所面临的一个重要问题。和纸质时代相比，数字化时代背景下的档案资料信息将会面临更加严峻的信息被泄露问题，具体体现在计算机软硬件带来的信息使用安全问题、网络系统运作安全等问题。据了解，为了切实保障涉密档案的安全，企业在档案存储模式上会依旧采用纸质档案归档的单套制模式，由此可以发现，受计算机系统本身属性的影响，档案数字化在安全管理方面任重道远。

5.存储导向思维下的数字化档案管理相对滞后

在现有档案文件的数字化转换工作中，一方面，会对纸质档案的全文完整扫描与数字化入档；另一方面，也会建立Excel表格对不同科目、不同类别的档案文件目录登记，体现数字化档案管理的优势。但这样的数字化档案管理考虑最多的还是存储工作，实现对数字化档案的深层次开发及利用，整个数字化档案管理模式相对滞后。

三、企业档案管理模式由数字化向数据化转型的创新升级路径

基于上述分析，了解到企业数字化档案管理在新环境下面临的困难及挑战，并考虑全面升级企业档案管理模式，不再只是完成简单的数字化转换工作，而是利用大数据技术革新档案管理模式，积极推动企业档案管理由数字化向数据化的转变，强调大数据环境下对数字档案的深入开发及利用。因此，企业档案管理模式应从以下三个路径实现由数字化向数据化的转型升级。

1.存储导向思维向开放数据管理思维的转变升级

档案数据管理的目标是互联互通、信息交换和信息共享，为了更好地实现对数字化档案的有效开发及利用。可以积极借鉴其他等国家基于档案信息著录的数据化管理模式，革新集团落后的数字化存储思维，向开发数据环境下的高效管理思维转变。在全新的数据化存档规则下，应首先按照全宗级、案卷组合级、案卷级、文件组合级、文件级以及分析级六个层次归类数据建档，根据档案著录原则，识别和分类档案文件中的文本内容、图像信息，以此完成著录与标引，形成一个个标题清晰的数据模块，不仅便于数据存储，也为后期档案数据资源的开发、挖掘与利用提供了重要基础。

2.信息化初级管理向档案全文数据库的转变升级

随着新一代信息技术的广泛应用，档案工作环境、对象和内容发生巨大变化，传统的档案管理模式已经不能满足现代化企业发展的需求，迫切要求创新档案工作理念、方法和模式，采用信息技术和手段，加快全面数字转型和智能升级，跟上企业信息化发展的步伐。实现档案管理的标准化、信息化和规范化，加快档案信息化建设与数字档案室建设等任务要求，已经成为档案工作长时期的系统工程。实现档案管理模式由数字化向数据化的升级，关键是要转变数字化原则下初级的档案信息应用模式，采用大数据技术构建集团专属的档案全文数据库，并在数据库内实现对数字化档案的高效开发与利用。

全文数据库不同于简单的档案数字化存储空间，数据库是集存储、检索、阅览以及下载于一体的档案数据资源线上平台。区别于计算机后台的无差别存储模式，构建全文数据库将不再面临档案电子信息的胀库问题，因为数据库采用了区块链技术，将完成数字化转换的电子档案按照不同著录目标形成一个个小的数据模块，并通过区块链技术数据关联，由母块集中管理，各子块独立存储，不仅节约了档案数据存储空间，还大幅提高了档案数据检索、调取应用的效率。全文数据库会按照档案文件著录内容形成不同的分类模块，如财务文档、人事管理文档、企业战略文档以及薪酬绩效考核文档等，在档案数据化管理模式中区分集团业务职能，并满足集团不同职能部门、不同员工存取档案的使用需求。实现由数字化向数据化的全面升级，需要构建这样一个全文档案数据库，并以数据库平台为基础配合纸质档案文件数字化转换工作的推进，在互联互通、信息共享的大原则下逐步实现数字化转换小原则，提升数字化档案转换效率的同时，为全方位的数据化档案管理奠定有力基础。

3.档案数字化存取向档案数据化应用的转变升级

档案最终的功能是发挥其服务企业发展的价值，实现数字化到数据化，需要实现由档案数字化存取向档案数据化应用的全面升级。

企业规模体系庞大，除了集团总部，还包括下属二级单位和三级单位，这些集团子公司分别设立有单独的馆藏档案室，要做到档案全面数据化管理，一方面，要推动所有子公司、下属单位纸质档案文件的数字化转换；另一方面，在构建集团档案数据平台收录子公司及下属单位数字化档案的同时，各子公司及下属单位就不再需要单独存储档案文件，完成数字化转换的电子档案统一归存于企业总部的档案数据库平台，实现电子档案的集中保存与管理。可以为全下属单位开放档案数据空间，方便每一个企业员工在档案数据平台的检索、查询及应用。同时，通过档案数据平台为每一个集团员工开通个人账户，只要登录账户就能够在档案数据库完成全文檢索及应用，彻底打破了企业不同子公司及下属单位之间的空间界限，并真正实现了档案数据的互联互通与共享利用，发挥档案数据化管理的作用及价值。

四、结束语

大数据环境下，企业传统的数字化档案管理模式逐渐暴露出一定弊端及问题，仅仅只是档案文件的数字化转换与数字化存储，既不能满足新环境下档案使用需求，也不能提升企业档案管理效率。因此，企业应积极更新档案管理思维，推动企业档案管理模式由数字化向数据化的升级转变，利用大数据技术实现对数字化档案的分类管理，构建全文档案数据库及档案数据应用平台，以此促进企业档案管理在大数据环境下的可持续发展。

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