新形势下信息技术在事业单位档案管理中的应用探索

摘 要：随着社会的发展和科技的进步，信息技术在事业单位档案管理中的应用逐渐成为关注的焦点。文章通过对事业单位档案管理现状的分析，深入探讨了传统档案管理模式存在的问题，并详细阐述了信息技术在事业单位档案管理中的作用。重点介绍了电子化档案管理系统、云存储与备份以及移动化档案管理等应用方式，并提出了辅助策略与措施，为事业单位档案管理信息化建设提供了理论支持和实践指导。

关键词：事业单位；档案管理；信息化技术；云存储；移动化

引言

传统的档案管理模式在纸质档案管理方面存在着信息检索效率低、易损坏丢失等问题，给事业单位的日常运行和管理带来了一系列挑战。随着信息技术的飞速发展，电子化、云存储和移动化等新兴技术逐渐成熟，为事业单位档案管理提供了全新的解决方案。通过引入现代化信息技术，事业单位档案管理有望摆脱传统模式的束缚，提高管理效率、加强信息安全以及实现档案共享与协同工作，从而更好地适应社会发展的需要。

一、事业单位档案管理的现状

1.事业单位档案管理的特点

事业单位档案管理具有其独特的特点，这些特点直接影响着档案管理工作的开展和效果。事业单位档案管理面临多领域、多层级的复杂性。由于事业单位通常涉及多个部门和业务领域，其档案信息涵盖了各种类型的文件和数据，包括财务、人事等方面的档案，多样性使得档案管理工作需要处理不同性质和用途的文件，要求管理系统具备高度的灵活性和综合性。事业单位档案管理注重隐私性和安全性。事业单位往往会处理敏感性极高的信息，对档案信息的安全性要求极高，要求档案管理系统具备高效的权限控制和安全机制。另外，事业单位档案管理具备长期性和延续性。一些档案数据需要长期保存，可能会伴随机构的运行而持续积累，要求档案管理系统能够有效应对大容量、长周期的档案信息管理，确保信息的完整性和可追溯性。总体而言，事业单位档案管理的特点在于其复杂性、隐私性和长期性，对档案管理系统的设计和应用提出了更高层次的要求。

2.传统档案管理模式存在的问题

传统的档案管理模式在新时代面临着一系列问题，这些问题直接影响着事业单位档案管理的效率和质量。传统的文件存储方式通常采用纸质档案，难以适应大量信息和多领域的管理需求。纸质档案占用大量空间，不便于检索和利用，限制了档案信息的高效管理，而且纸质档案管理容易受到自然灾害、火灾等意外事件的影响，档案信息的安全性难以得到有效保障。与此同时，传统的手工管理方式效率较低，文件检索和整理需要耗费大量时间和人力，与当今追求高效率的管理理念存在矛盾。此外，由于一些工作人员年龄偏大，缺乏先进的档案管理观念以及先进的信息化管理手段，导致档案管理的局限性，无法充分利用现代信息技术带来的便利和高效性。

二、信息技术在事业单位档案管理中的作用

1.提高管理效率与工作质量

信息技术在事业单位档案管理中的首要作用之一是显著提高管理效率和工作质量。通过引入先进的电子化档案管理系统，事业单位能够更加高效地组织、存储和检索档案信息。不仅消除了传统纸质档案管理中烦琐的手工操作，还大大减少了人力成本。电子化档案管理系统具有便捷的检索功能，使档案管理人员能够在短时间内获取所需信息，从而加速了决策过程和工作执行效率。此外，系统的自动化功能还有助于减少人为错误，提高了工作的精确性和质量。

2.强化档案信息安全保护

在新形势下，信息安全成为事业单位档案管理亟须解决的问题。信息技术通过引入多层次的安全措施，强化了档案信息的安全保护。电子化档案管理系统具备访问权限控制、加密传输等功能，有效防范了非法获取和篡改档案信息的风险。同时，云存储技术的应用为档案信息提供了安全可靠的备份手段，防范了因灾害或人为因素导致的信息丢失风险。通过信息技术，事业单位能够建立起完善的信息安全体系，确保档案信息的机密性和完整性。

3.实现档案共享与协同工作

信息技术为事业单位档案管理带来了档案共享与协同工作的新模式。通过建立云存储系统，不同部门间的档案信息能够实现快速、便捷的共享，避免了传统纸质档案需要通过复制或传递的烦琐流程。同时，电子化档案管理系统支持多用户同时协同操作，促进了跨部门之间的信息交流与合作。这种协同工作模式有效提高了各部门之间的协同效率，有助于更加快速、灵活地应对各类工作挑战。信息技术在事业单位档案管理中的作用不仅在于提高管理效率和工作质量，还表现在强化档案信息安全保护和实现档案共享与协同工作方面。这些优势为事业单位提供了更为先进和可持续的档案管理手段，有助于适应新形势下复杂多变的工作环境。

三、信息技術在事业单位档案管理中的应用

1.落实档案管理制度

（1）加强对相关人员培训的重视，树立正确的档案管理观念

为了更好地应用信息技术，事业单位需要根据《档案法》的相关规定，制定健全的档案管理制度。同时，加强对相关人员的培训，以确保他们具备正确的档案管理观念和必要的专业技能。培训不仅仅是为了传授知识，更是为了培养正确的工作态度和管理意识。培训的目标是让每位工作人员能够在信息化背景下胜任日常工作，提高整体档案管理水平。

（2）将应用现代信息技术纳入制度，规范档案管理人员的工作

档案管理制度应当及时跟进信息技术的发展，将现代信息技术的应用纳入规范之中，为档案管理人员提供明确的工作指引。制度内容应涵盖档案数字化转型、数据库管理与检索等方面的要求，以确保信息技术在档案管理中的有效应用。通过制度的形式，可以规范信息技术的使用流程、数据管理规范和信息安全要求。制度应当明确不同层级档案管理人员的责任和权限，确保信息技术在档案管理中的合理运用。同时，制度也应强调信息技术的可持续性，要求档案管理人员不断学习和更新信息技术知识，以适应科技的不断进步。只有通过健全的档案管理制度，事业单位才能更好地推动信息技术在档案管理中的深入应用。

2.电子化档案管理系统

（1）档案数字化转型

在新形势下，事业单位档案管理亟须通过信息技术革新，其中，档案数字化转型是一项关键举措。通过采用电子化档案管理系统，事业单位能够将传统的纸质档案数字化，实现信息的电子存储和管理。这一转型不仅有助于解决传统纸质档案管理模式存在的空间浪费、检索效率低等问题，更为重要的是提高了信息的可持续性和安全性。档案数字化不仅简化了存储流程，还为事业单位提供了更灵活、高效的档案管理手段，使得档案信息可以更迅速、准确地被获取和利用。电子化档案管理系统的实施带来了信息处理的全新思路。数字化的档案可以开展更精细的分类和标记，使得事业单位能够更加灵活地根据需求开展信息检索。同时，数字档案的备份与恢复变得更加简便，有效应对信息丢失或损坏的风险。这种数字化转型，不仅为事业单位提供了更为安全、高效的信息管理手段，也为其在信息化时代更好地适应多变环境奠定了坚实基础。

（2）数据库管理与检索

电子化档案管理系统的数据库管理是实現高效档案管理的核心。通过建立结构化的档案数据库，事业单位能够更系统地组织档案信息，建立清晰的分类和标签，有力解决了传统档案管理中信息分散、难以查找的问题。数据库管理不仅提高了信息的整合性和一致性，还支持多种检索方式，包括关键词检索、时间范围检索等，极大地提高了档案信息的检索效率。数据库管理系统的建立，为事业单位提供了便捷的档案查询工具，节省了时间和人力成本，使得管理人员能够更专注于核心业务。通过数字化转型和数据库管理与检索的双管齐下，电子化档案管理系统为事业单位档案管理带来了实实在在的效益。这一应用不仅提升了工作效率，也为信息安全、共享与协同工作奠定了坚实基础，符合新形势下事业单位档案管理的要求，助力其更好地适应信息化时代的挑战。

3.云存储与备份

（1）安全性与可靠性的提升

云存储和备份作为信息技术在事业单位档案管理中的关键应用，为档案信息的安全性与可靠性提供了全新的保障机制。事业单位通过将档案数据存储于云平台，不仅实现了信息的集中管理，更有效规避了传统的本地存储方式可能面临的风险，如自然灾害、硬件故障等。云存储平台通常具备高级的数据加密和权限控制机制，有效保障了档案信息的保密性，防范了未经授权的访问。与传统备份方式相比，云备份的实施极大地提升了数据的可靠性。自动化的备份机制保障了档案信息的定期备份，避免了人为疏忽导致的数据丢失。即便在意外情况下，云备份系统也能够提供迅速的数据还原，确保了档案信息的持续可用性。这种安全性与可靠性的提升，为事业单位档案管理带来了更高的数据保护水平，有力地维护了信息资产的完整性。

（2）实现档案的共享与远程访问

云存储不仅提升了安全性与可靠性，也为事业单位档案管理的协同与共享带来了前所未有的便利。通过云平台，不同部门、地点的工作人员能够实现实时的档案共享与协同工作。这种共享机制打破了传统档案管理中信息壁垒的限制，促进了跨部门、跨地域之间的信息流通。特别是在远程办公的背景下，云存储为工作人员提供了随时随地访问档案信息的便利，大幅提高了工作的灵活性和效率。通过实现档案的共享与远程访问，云存储为事业单位打破了地域和时间的限制，促使档案信息能够更广泛地应用于组织的各个方面。这一应用不仅提高了工作的协同性，也为事业单位在信息时代更好地应对多样化工作模式和业务需求提供了有力支持。

4.移动化档案管理

（1）移动终端设备设施的应用

在信息技术的推动下，移动化档案管理成为事业单位提高工作灵活性和效率的关键组成部分。通过充分利用移动终端设备设施，事业单位档案管理得以拓展至更广泛的工作场景。移动终端设备设施，如智能手机和平板电脑，为工作人员提供了随时随地访问档案信息的便利，使档案管理摆脱了传统办公场所的限制。移动终端设备设施的应用不仅是对档案信息的简单展示，还通过专业的应用软件，实现了对档案的实时管理和处理。工作人员可以通过移动设备设施方便地查询、更新和编辑档案信息，提高了工作的实时性和响应速度。这种灵活性不仅适应了事业单位工作的多样性，还推动了档案管理从被动服务到主动参与业务决策的转变。

（2）实时数据更新与采集

移动化档案管理通过实时数据更新与采集，进一步强化了事业单位档案信息的准确性和完整性。传统档案管理常常受限于固定的档案管理点，更新和采集信息需要花费较多时间。而通过移动终端设备设施，工作人员能够实时记录和更新档案信息，确保信息的及时性和准确性。实时数据更新与采集也为档案管理提供了更多的数据来源。通过移动设备设施采集到的实时数据，事业单位能够更好地了解档案使用情况、管理效果等信息，为更科学的决策提供支持。这种数据的及时性和全面性，有助于事业单位更好地适应外部环境的变化，提高档案管理的前瞻性和智能化水平。

四、辅助策略与措施

1.定期更新信息技术和设备设施

定期更新信息技术和设备设施是确保信息技术在事业单位档案管理中持续发挥作用的重要保障。随着科技的飞速发展，信息技术和设备设施的更新换代速度较快，因此，事业单位应该制订科学、合理的更新计划，不仅包括硬件设备设施的更新，还包括软件系统的升级和优化。通过定期更新，事业单位能够获得更先进、更高效的信息化工具，提高档案管理的技术水平，更好地适应信息技术的发展趋势。

2.加强人员培训与引进专业人才

信息技术在档案管理中的应用需要有专业、熟练的人才来保障其正常运行。因此，加强人员培训与引进专业人才是事业单位档案管理的关键一环。培训应覆盖从基础的信息技术应用到档案管理的专业知识，使工作人员能够熟练掌握新的信息化工具和系统。同时，对于高层管理人员还需要培养对信息技术发展趋势的洞察力，以更好地指导和决策档案管理工作。引进专业人才则是为了弥补内部人员在某些专业领域的不足。专业人才具有更深入的专业知识和经验，能够为事业单位提供更有针对性的档案管理解决方案。通过合理配置内外部人才资源，事业单位能够更好地应对信息技术发展带来的新挑战，确保档案管理的高效运行。

3.制定健全的信息安全政策

在信息技术广泛应用的背景下，信息安全问题成为事业单位档案管理不可忽视的方面。为此，制定健全的信息安全政策势在必行，包括建立完善的信息安全管理体系、规范档案信息的访问权限和传输渠道、加强对系统漏洞和攻击的防范等方面。一个健全的信息安全政策应该是全员参与、全面覆盖的。通过培训，使每位工作人员都具备基本的信息安全意识和技能。建立监测和应急响应机制，能够及时发现并应对潜在的安全风险。只有在信息安全得到切实保障的前提下，事业单位档案管理才能更加稳健、可靠地运行。

五、结语

新形势下，信息技术在事业单位档案管理中发挥着不可忽视的作用。通过落实档案管理制度、引入电子化档案管理系统、云存储与备份和移动化档案管理等信息技术手段，事业单位能够提高管理效率、加强档案信息安全保护，并实现档案的共享与协同工作。为了确保信息技术的顺利应用，采取了一系列辅助策略与措施，包括定期更新信息技术和设备设施、加强人员培训与引进专业人才、制定健全的信息安全政策，将有助于提高事业单位档案管理水平，使其更好地适应信息化时代的发展需求。

参考文献：

[1]郭 琳.新时代事业单位档案管理中存在问题及困境的应对策略研究[J].兰台内外，2023（28）：37-39.

[2]牟林辉.事业单位档案管理信息化建设中的问题和对策探析[J].兰台内外，2023（26）：19-21.

[3]李 根.事业单位档案信息化的重要性及建设路径探析[J].兰台内外，2023（26）：16-18.

（作者单位：黄河水利委员会黄河档案馆）

作者简介：刘静（1973—），女，汉族，河南虞城人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。