信息时代档案文化建设现状及其发展探析

麦郁珊

摘 要：我國文化底蕴渊博精深，档案文化在人类历史的长河中蓬勃发展为保存、汲取、消化、再创造于一身的崭新文化。信息技术的应用，对行业发展造成了重大影响。在信息时代，档案机关在开展档案文化建设工作同时要顺应时代的发展趋势，深刻认识档案文化建设的重要性，并利用互联网信息化技术手段，促进档案文化建设工作向新的高度发展。本文对信息时代档案文化建设现象开展了研究。

关键词：信息时代；档案；文化建设；现状

引言

随着现代化进程的日益增强，中国的信息化还将进一步升级。档案文化也带有社会教育、传播的性质，在建设档案文明的进程中，档案机关应进一步研究当前档案文化发展中存在的新问题，紧随时代潮流，了解信息时代的新特点，迎接挑战，抓住新机遇，积极提高信息时代档案文化建设的水平高度。

1 信息时代的到来对档案文化建设的影响

信息时代的来临，为档案文化建设提出了新的机会与挑战。而档案文化建设若想在信息时代进行进一步蓬勃发展，就必须对信息时代对其有怎样的影响加以分析，从而使之能更快发展。

1.1 对档案原始文件保存的影响

由于历史原因，一直以来档案资料主要都是采用纸质材料为载体进行保存，特别是一些机密性较高的机关文件，大多采用纸质文件存档。随着档案数量逐年递增，各企事业单位档案存储空间告急。由于储存环境不达标，年久的档案发霉字迹不清，受到破损，存在引起纠纷的风险，而且在数以万计的传统档案室中，想要准确而迅速地找出所需要的档案好比大海捞针。随着日新月异的信息技术时代到来，计算机技术运用更加广泛，能够将大量档案数字化。在档案文化建设中，可将原始文档通过电子扫描，在电脑数据库进行存储，以后发生查阅或更改的情形，人员即可直接使用电脑进行查阅或更改，不必再查找原件，使其更为方便。此外，利用电脑进行存储，能够做到档案工作者与人员之间的信息资源共享，便于彼此间的交流沟通。

1.2 对档案收集的影响

在信息时代以前，资料采集大多是采用人工方式，采集与处理既复杂又易错误，花费巨大的人力物力资金，降低了效率。在信息化社会，档案数据和信息呈现出“井喷式”增长的态势，档案信息形成的数据往往是海量且冗长的，在对档案进行信息化采集时，如何从海量的数据中快速提取到有保存价值的信息数据是档案收集过程中首先需要解决的问题。通过计算机技术，能够对收集的资料进行加工、分类、细化、清理等，既降低纸质资料的成本，也减少了发生差错的可能性，从而提高了档案收集的质量和效率。

1.3 对档案保管的影响

传统的纸质档案置于档案室中加以保管。在这种保管模式下，一方面纸质档案易于损毁，又极易出现重要文档模糊或遗漏的现象；另一方面在进行检索时，范围很大，无法检索。信息化背景下档案保管不仅节约了人力成本，也节省很多纸质材料，档案录入工作也更加便利，只需录入一次就可以通过网络在不同的部门之间进行共享。使用U盘、移动硬盘或者是网盘等电子技术存储文档，能够很大程度避免文档的缺失和遗漏，便于工作人员检索。不过，在使用计算机存储文档时，要注意进行备份操作，谨防电子数据的流失。

1.4 对社会大众的影响

信息时代对于电子档案的管理工作，更应该重视社会大众的实际需要，切实实现电子档案文化信息服务全民共享。新媒体增强了人们对档案信息利用和传播的迫切性，档案信息由潜在记忆模式转变为真实记忆模式的过程处于加速状态。记忆的不断再现，为人们系统化和整体化存储过去的记忆提供了可能性。与纸质档案的分散与低使用度相比，档案数字化为档案资源的整合与共享提供了可能性，有助于档案资源的集中及重组。随着档案数字化、建立档案网站等基础性、技术性工作的推进，越来越多的档案资源被推送到互联网，可供用户直接查询，为大众更正已有记忆的错误、形成新的记忆开辟了广阔道路。

2 信息时代档案文化建设的现状

信息数字化是信息时代档案文化建设的主要途径，通过对档案文化建设过程中信息资料的利用，可以使档案文化建设和其他各方面相结合，大大提高信息时代下档案文化建设的整体效果。现阶段，虽然档案文化建设工作已经取得一定成绩，但是档案文化建设工作与信息化还在磨合之中，对档案文化建设工作的发展也形成了一些影响。

2.1 对档案信息资源的利用度不深

现阶段，档案管理工作单位对档案工作及史料文化发展的了解还仅仅停滞在史料使用价值上，亟待有需求的个人或其他单位来提供检索。这些档案的文化建设模式往往反映不出档案历史文化建设的功效与社会价值，也限制了档案历史文化建设的深入发展。尤其是随着社会信息化程度的普遍增强，公众对档案信息的需求发生了一定程度的变化，不仅要求提供原始信息，而且要求提供经过分析、预测和汇总的综合信息。而目前部分档案工作者服务方式仍未完全摆脱看摊守业的单一模式，不能满足信息时代多样化的需要。

2.2 档案文化建设信息化缓慢

在信息时代，除涉密内容外，档案信息资源共享应该是一种全民、全面的共享。但现阶段，档案文化建设与信息化融合的步伐还较慢，档案的文化共享性并不高。究其原因是目前档案管理信息化建设较为分散，缺乏统筹安排，再加上很多档案管理信息化建设的目标不够明确，而且在档案信息化建设的过程中缺乏统一的标准，处理信息化建设中的问题方式也比较单一，这阻碍了档案信息化建设的整体发展。此外，由于缺少统一的信息规则，使得档案库的检索功能没有办法顺利开展，从而最终影响到档案信息化建设水平的提高。

2.3 针对档案文化建设的法律规范较少

尽管人们已经逐步意识到了档案文化教育的必要性，但在现阶段有关档案文化建设的法律规定仍然较少，目前主要有《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》。《中华人民共和国档案法》是从法律的角度对国家的档案作出相应的规定，国家的档案必须根据这一部法律进行保存和开放。而《中华人民共和国档案法实施办法》是从行政法规的角度，对《中华人民共和国档案法》的内容进行细致的划分，但其中涉及档案文化建设的内容有限，使得档案文化建设工作若在实施中无法正确地依据法律规定实施，很容易对档案文化教育成果产生消极影响。

2.4 檔案文化工作者积极性不高

步入信息时代发展以后，传统的纸张文档逐步被电子文档所代替，这些变化也给管理档案工作人员增加了一定的困难。档案工作人员中一些由于对信息技术的不熟悉而形成了抵抗性心理状态，另一些由于对变化的无所适从而造成消极态度，严重影响了工作积极性，也抑制了档案文化建设的发展进程。尤其是基层档案人员专业型人才较少，仍然处于供不应求的状况，多数人员虽也受过计算机和专业知识培训，但掌握的信息技术和专业技能十分有限，既懂计算机技术又懂档案专业的复合型人才严重短缺。此外，机关档案人员更迭频繁，兼职过多，难以全身心投入工作，无力承担档案信息化建设的任务。同时，基层档案部门对信息技术人员的教育培训工作相对薄弱，相关制度、规范还未建立或刚起步，培训教育工作开展不力，人员接受信息化知识机会少、层次低，制约了人员素质的提高。

3 信息时代档案文化建设发展

现阶段，由于中国档案文化建设在信息时代中的发展速度缓慢，对档案文化资源开发利用程度较低，所以，必须做好对档案文化建设的宣传，并确定长期发展任务，以确保中国档案文化建设的健康发展方向

3.1 加强档案文化资源的利用度

档案文明建设成为文明发展与传播的主要途径，为民众的日常生活提供了很大的方便。档案文化工作单位应以人民群众日益增长的精神需要为引导，进一步提高档案单位的精神地位，积极做好对档案信息资源的利用，比如通过运用方言建档、家庭建档等手段提高群众对档案信息资源的利用程度；同时，通过网站或者其他方式定期公布开放档案的目录，不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利。

3.2 通过各种方式实现档案资源共享

现阶段，我国档案历史科学知识的使用水平低下主要在于我们对档案历史了解不足。所以，一方面可以进行档案室的建设，将其建设成为融历史文化、教学、科学研究等职能于一身的新型档案室；一方面通过举办档案历史文化公益性咨询服务，提高档案历史文化的认知性、娱乐性和趣味性，并运用国家重点节庆或纪念活动日，开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观，进一步增强全国人民群众对档案历史文化的了解；另一方面，通过运用各类新闻等媒体传播档案历史文化的重要性意义，并借助大数据、网络等现代信息技术，建立全国档案历史文化交流平台，共同进行档案历史文化资源共享。

3.3 以法律规范作引导开展档案文化建设

实现中国式现代化，档案工作作为一项基础性、支撑性工作，与其他领域发生密切联系。在推进国家整体发展“四个现代化”进程中，档案法规体系建设应注意档案领域与其他领域的制度衔接与规则相吻合，保证在其他事业领域依然能够实现档案治理的制度化、规范化、程序化。同时，档案事业的自我现代化也是我国档案法规体系建设需要着重考虑的问题。因此信息时代，在档案文化建设过程中，要对目前仅存的档案文化法律制度加以深入研究，掌握法律规定内涵，并根据档案文化建设的实际状况，认真学习并严格执行法律法规政策，在立法条例的指导下，合理进行档案文化建设工作。

3.4 加强档案文化建设工作人员的培训

在档案文化工程建设中，要对档案历史文化工程建设情况做好多角度分析研究，对硬件和软件设备方面加大投入，同时，在人员做好技术培训工作，除培训计算机技术等知识之外，要增加人员对法律法规等的了解，以确保档案历史文化工程建设向信息化时代的发展。一是从档案保管期限、归档范围、档案的作用、归档流程等方面，对档案的收集、整理和利用等进行学习，提高档案管理人员业务水平和工作能力。二是学习档案管理系统使用方法。将档案管理系统运用于档案管理工作中，针对档案管理系统实际运用中出现的 （下接26页）

（上接23页）问题，从系统的设置、导入、挂接、查询等方面进行详细讲解，使档案管理人员利用好档案管理系统，确保电子档案与纸质档案保持一致。三是通过培训，进一步提高参训人员的思想认识，增强其责任感和使命感，树立推进档案事业高质量发展的思想，全面提升档案管理工作能力。同时，优化档案工作人才队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合实力，管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队。

3.5 共同推动信息化电子档案的转化建设

我国的一些企业如果想要提升档案管理的水平，就应与其他各地区以及各部门共同进行电子档案的信息平台建设，搭建具有共享功能的电子档案数据库，按照国家有关规定配置适宜档案保存的电子设备，从而为档案的信息化管理奠定基础。档案的信息化建设必须保证档案内容的真实、完整、有效，并且档案管理必须配备专门的录入扫描仪、控制系统、监督应用以及安全防护系统等，实现物联网的扫描录入，严格监督应用系统的网络安全，避免出现档案丢失与被盗的情况。档案的管理部门应将档案信息化管理作为重点工作内容，建立科学的信息化管理制度，提高档案信息化管理的规范性，实现档案管理的现代化。

结语

综上所述，中国档案文化工作在现阶段面对着全新的问题，中国档案文化工作必须迎接新挑战，抓住机遇，在利用信息化的条件下，增强工作人员的专业技能和法律意识，并利用信息化所提供的服务方式，促进中国档案文化工作稳步前进。

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（作者单位：吉林省高等学校毕业生就业指导中心）