精细化理念在事业单位档案管理中的运用

摘 要：随着社会的进步与管理理念的不断更新，档案管理的方式方法与思维路径也在不断变革创新。尤其进入“互联网+”与大数据网络时代，档案实现精细化、规范化管理显得尤为重要，其是各事业单位档案管理部门顺应时代发展、发挥档案价值、提升服务水平的重要手段。本文围绕精细化理念在事业单位档案管理中的运用，针对档案精细化管理构建的必要性及意义展开分析，从思维建设、体系建设、团队建设、信息化建设等多个方面提供具体实施路径，旨在为事业单位档案部门提供决策参考。

关键词：事业单位；精细化；变革创新

事业单位档案是各项活动中产生的党务、政务、财会、业务等方面的资料、信息、数据记录。其对于体现单位工作情况、正确选拔人才、合理分配岗位、提供优质服务、为经营决策提供依据具有重要意义。由于各行各业事业单位受传统管理理念影响，现代档案管理意识淡薄，以粗放式管理为主，效率低下，档案资源价值难以充分体现。这就需要领导者与管理人员正视当前存在的问题，更新理念，转变管理方式。通过引入大数据、人工智能、区块链等信息化技术，更好地落实精细化管理理念，优化档案精细化管理路径，进一步发挥档案资源价值与优势，为事业单位实现可持续发展提供强有力支持[1]。

1 事业单位档案精细化管理的必要性及意义

1.1 岗位职责精细化 提高档案管理效能

对于档案工作而言，科学化的分工与精细化的管理息息相关，应实现人与岗位的高度匹配，并依据相关职能科学配置人力资源，实现人尽其职。事业单位管理部门通过明确工作措施，细化岗位职责分工，在顶层设计层面构建统一指挥、多方协作的工作格局，推动档案管理运转高效、反应灵敏、协调有力。以清单式管理、节点化推进、责任化落实的工作作风，全面检查档案管理工作薄弱点，排查风险，摒弃不足，进而达到精细化管理的标准。例如人事档案保密工作，可通过制定规章制度，设置人事档案管理工作专班，专项负责优化档案管理流程及措施，避免管理漏洞和违法风险，进而有效防止档案丢失、泄露、损毁，保障档案安全性、合规性。

1.2 管理运转精细化 促进单位高效发展

事业单位开展各项活动，产生的效益及社会影响是其未来发展的核心，尤其是在竞争激烈的新时代背景下，事业单位要实现档案精细化管理，从内部着手强化精细化运作模式较为关键。于档案的前期收集汇总、中期整理归档、后期开发利用等各个环节，不断完善工作机制、优化工作流程、层层压实责任，构建内部控制体系，以保证事业单位档案管理组织结构的科学性及合理性，并加强内部控制体系的执行力度、管理水平和质量，促进管理工作不断朝规范化、科学化、精细化发展。同时始终坚持问题导向，勇于且善于创新，及时发现问题、解决问题，确保各环节精准、快速、顺畅运行，使得档案精细化管理服务于单位发展实际，推动其健康稳定发展[2]。

1.3 社会服务精细化 充分发挥档案价值

对外查询利用服务是档案工作发挥档案存史资政育人价值最为关键的路径。事业单位档案管理部门面向行业内部与社会公众，进一步强化服务理念，提高精细化服务水平，通过规范查档流程，简化查档手续，创新查档模式，提供优质服务，在实际工作中采取电话查档、预约查档、节假日查档、延时服务、异地查档、邮寄服务等多种服务新方式，让档案多跑路、让群众少跑腿，为查档群众提供“绿色通道”，确保“一站式”查档服务，以优化查询利用服务为抓手提升档案精细化管理水平，进而提升政务服务能力水平，用心用情为社会各界提供精准、便捷、高效服务，彰显档案部门“为党管档、为国守史、为民服务”的责任担当。

2 事业单位档案精细化管理存在的问题与挑战

2.1 精细化理念尚未真正树立

一是事业单位领导者与管理人员精细化管理意识薄弱。认为此项工作仅仅是文件收集，以传统的管理方式去完成任务，在事业单位内部的归档、整理等流程存在较大随意性，甚至存在“说时重要、做时次要、忙时不要”的现象，在一定程度上拖慢了档案精细化管理改革进度。二是信息化意识不强。档案管理模式长期满足于常态化、正常化，视野不够开阔，知识不够全面系统，缺乏创新观念，主观能动性不足，使得“重发展、轻管理”思想较为严重，管理结构简单、管理层次较低，难以在短时间内引进现代科学技术促进档案精细化管理水平的提升，在整体上造成档案信息化管理工作被动开展[3]。

2.2 规范化体系尚未真正健全

一是管理体系不健全。部分事业单位尚未设置档案管理职能部门，档案管理工作大多由办公室人员兼职，人员流动性较大，难以安排专业性强的固定人员专项负责档案工作，责任分工不明确，业务流程不规范。在管理过程中容易出现收集不齐全、流程不通暢、逻辑不清晰的问题，管理效率大打折扣。二是管理制度有缺陷。事业单位制定的档案管理制度标准，缺乏科学性、规范性、安全性；开展相关工作缺乏精细化的制度参考，严重影响着档案管理的真实性和有效性。三是考核标准不全面。没有将数字档案室建设、档案业务考核、职工工作作风同部署、同研究、同检查，存在责任落实不到位、技术应用较滞后、监督检查浮于表面等问题，形式主义严重，在一定程度上制约了档案的精细化管理。

2.3 专业化团队尚未真正构建

一是人员素质不高、专业化不强。目前事业单位普遍存在档案管理人员学历较低、年龄较大，没有经过专业、系统的岗前培训，新思想、新理念接受程度低的情况。档案管理还停留在手动归档、人工检索的最基础层面，严重缺乏现代新兴科学技术理论知识及专业技术能力，思维模式、创新意识远远达不到新时代精细化管理要求，无法掌握智慧化、科学化、数字化管理技能。二是人才培养政策支持力度不够。单位开展继续教育活动较少，无法通过理论研学、外出参观、技能培训等活动提升干部队伍档案管理水平，使得整体对大数据、“互联网+”、区块链、智慧平台的认知缺口越来越大，不具备超前的管理理念和科学工作方法。三是考核制度不完善。各个事业单位档案管理人员受工作性质影响，职业晋升机制不完善、缺乏监管，极易导致满足于常态化，工作积极性不高，主观能动性和创新观念意识不强，造成工作被动开展。

2.4 信息化管理尚未真正实现

当下信息化技术快速发展，部分单位却仍然依赖传统档案管理模式，难以实现精细化管理。一是财政资金问题。目前，档案部门没有专项经费，资金缺口较大，基础设施水平低下，影响档案精细化、现代化的整体推进。二是数字化工作开展较少。大多文件利用仍以纸质文件为主，尚未完成数字化加工，政务一体化、无纸化办公工作模式没有在本单位推广，档案文件管理还未向电子数据管理转变，没有较大的数据支撑，信息化技术无从应用。三是人工智能技术、区块链、云共享技术应用较少。档案数据管理的深入度、安全度、可信度、广泛度无法赖以提升，没有完全发挥新形势背景下现代科学技术的优势。

3 事业单位档案精细化管理未来发展路径

3.1 转变管理思维 创新精细化管理理念

档案是事业单位的重要资源和宝贵财富，是领导进行决策时的重要参考，提高档案管理意识，推动精细化管理与其他工作相辅相成，可为单位运转提供更好的服务。

3.1.1加强员工管理意识。围绕《档案法》加大力度宣传档案管理工作的重要性，并引导其他员工深入了解档案凭证、参考等诸多价值。积极配合档案业务科室开展档案征集、管理、开发、利用等相关工作。

3.1.2更新档案管理理念。尽快转变思想，更替传统粗放式管理路径，实现传统工作理念到精细化管理的平稳过渡，同时要树立以人为本、民生优先、扩大效益的发展理念，努力破解发展瓶颈难题，多渠道、多路径探索精细化管理、开放流程，扎扎实实推动各项精细化管理工作流程稳步有序开展。

3.1.3拓宽档案宣传路径。通过单位门户网站、微信公众平台、宣传栏、宣传册等方式加强全体干部职工档案精细化管理知识的普及，让现代化档案管理意识扎根全体人员。例如医院卫生部门可依托档案资源，通过拍摄健康生活小视频、编制健康手册、普及文化养生讲座、出版档案文化编著宣传卫生档案文化，彰显档案价值，在更大范围内提升广大群众对档案工作的知晓度、关注度和参与度[4]。

3.2 规范管理模式 优化精细化管理体系

3.2.1健全体制机制。建立档案管理领导小组与档案管理业务科室，由事业单位一把手作为组长，档案工作分管同志为副组长，科室人员为组员，也可邀请当地档案主管部门业务骨干作顾问，着力提升统筹协调能力，全面深入分析本单位档案工作存在的核心问题，分析原因，对症下药，按照任务项目化、项目清单化、清单具体化的要求，明确任务分工，压实主体责任，协调好关键工作、重要活动与常态化工作，保障档案精细化管理工作有效有力推进。

3.2.2完善档案管理制度。以新修订的《档案法》为标准，结合国家、省、市档案事业“十四五”规划以及自身单位工作实际需求，制定《档案管理工作实施细节》《档案开发利用流程》《电子档案数据管理标准》《信息化管理应急预案》等制度文件，不断优化工作流程和模式，充分发挥制度的约束力，确保档案管理各项业务流程有章可循、精准规范[5]。例如：某单位开展部门集中归档工作，由档案工作领导小组面向本单位全体业务科室发布通知文件，并制定《归档文件标准与流程》制度文件，由档案业务科室负责集中整理、整合，将缺失资料进行补充，将重复文件及时剔除，按照文件内容进行划分，并根据档案种类分配专门负责人，通过全流程精细化管理保障了档案文件归档工作的精准度、高效率，也为后期档案开发利用工作奠定良好基础。

3.3 精准培养人才 打造精细化管理团队

3.3.1事业单位要加大档案人才引进力度。面向高校企业、人力资源中心，通过社会招聘、定向培养、重点选拔等方式，寻求具备较强的政治素质、良好的档案专业素养、熟练掌握信息技术的现代化档案管理人才，为实现本单位档案精细化管理提供人才保障。

3.3.2加大档案业务培训力度。事业单位要结合精细化管理理念，构建完善人员培训体系，根据目前档案工作缺口有针对性地开展在线授课、理论培训、外出研学、业务进修等活动，为档案管理者提供广阔的学习空间。

3.3.3建立健全科学的考核制度及奖惩标准。利用科学的监督管理工作模式对档案工作的细枝末节、隐含漏洞、制度缺陷、作风问题进行全面细致分析，推动档案管理实效有效提升的同時构建上下联动档案管理新格局的形成。同时明确干部晋升路径，充分发挥考核对事业单位工作人员的激励鞭策作用，激发干部队伍干事创业的激情、主观能动性、创新积极性，进而为实现档案精细化管理提供源源不断动力[6]。

3.4 引入先进技术 推动精细化管理转型

3.4.1申请档案工作专项资金。事业单位部门领导者要及时向上级汇报档案信息化工作存在问题与现实需求，积极争取财政经费补贴，持续加大资金投入力度，将软硬件所需费用纳入制度化轨道，同时制定档案数字化转型、智能化改造的改扩建和结构调整项目方案，努力构建现代化档案产业体系，扎实做好档案精细化高质量发展保障。

3.4.2强化事业档案数字化工作。档案管理领导小组与业务科室要全面掌握档案数字化工作底数和实施进度，按照档案数字化工作的相关要求拟定档案数字化工作计划，明确责任分工、工作进度，细化工作措施和操作流程，安排专门的档案数字化场所，采用高效的数字化转化录入设备，配备专人充实到数字化建设队伍中，加大工作力度，提升工作质效，保证档案数字化建设的规范化、标准化和制度化。同时要强化第三方数字化加工公司工作人员的管理，对其进行档案信息保密和安全教育，强调纪律要求、技术规范并签订保密协议。

3.4.3深入开展市场调研。结合自身工作实际开展情况，制定信息化建设实施方案，引入数据挖掘、云存储、区块链、人工智能等先进技术，推进档案纸质文件与电子信息双套动态管理，同时要建立完善档案信息资源管理平台建设，及时开展数据维护与更新，促进档案管理与信息服务的精细化、快捷化与有效化。同时要推进电子档案资源安全化管理，利用现代化手段全方位做好档案安全保密防护，为档案资源精细化管理提供安全保障。

参考文献

[1]周鑫.事业单位人才培训工作的多维度实践探索[J].人才资源开发，2023（07）：62-64.

[2]赵哲.档案精细化管理模式构建思路[J].办公室业务，2020（16）：94+98.

[3]高晓明.精细化管理在档案管理中的应用实践[J].办公室业务，2020（11）：71-72.

[4]黄宇.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].黑龙江档案，2023（04）：231-233.

[5]史丽波，李莹，王领.新时代干部人事档案精细化管理探究[J].办公室业务，2020（07）：156-157.

[6]申峰.医院档案精细化管理的应用分析[J].兰台内外，2022（01）：22-24.

作者简介：代丽华（1983— ），大学学历，重庆市巴南区规划和自然资源局副研究馆员，研究方向：档案文献编撰以及档案信息化建设。