新形势下公共卫生突发事件医疗卫生档案管理探讨

2023-12-11马晏萍吕旭赵娜

中国卫生产业 2023年16期

马晏萍，吕旭，赵娜

1.天津市河东区东新街社区卫生服务中心公共卫生科，天津 300162；2.天津市河东区疾病预防控制中心健康教育科，天津 300151

突发公共卫生事件档案是指发生新的突发公共卫生事件时，由组织、机构、个人产生的极具保存意义的记录，在对公共卫生事件的具体性质与特征的分析过程中，通过记录与整理相关历史事件，以此为总结提供有效的参考[1]。通过对突发卫生事件档案管理的分析，能使医院在今后发生可能的突发公共卫生事件时，形成应对措施，有效应对突发公共卫生事件。

1 突发公共卫生事件档案的特征及意义

突发公共卫生事件最突出的特征体现在突发性方面，其在短时间内将对公众健康带来极大的危害，包括原因不明的群体疾病、重大传染疾病等。

突发公共卫生事件的科学档案管理，能为今后的工作指明方向，其主要是指政府与相关职能部门一同应对突发性公共卫生事件过程形成的有保存价值的不同形式的历史记录，根据该记录，能让后人有依据可循[2]。

1.1 突发公共卫生事件档案的特征

1.1.1 事件的突发性发生极其突然，且速度比较快，涉及面比较广的事件就是所谓的突发公共卫生事件，其对广大群体的健康安全带来很大的影响，保存突发公共卫生事件形成的档案资料，能使政府及各部门团结一心地真实记录突发灾难。由于突发公共卫生事件的发生比较突然，由此存在类型较多的档案材料，且内容比较复杂，处理起来存在一定难度。

1.1.2 涉及范围较广涉及范围广，且有地区性、季节性、不确定性是突发公共事件的特征所在，比如禽流感等，收集突发公共卫生事件的档案材料，应该要注意全面、广泛地收集，不能出现材料遗漏的现象[3]。

1.1.3 材料综合性材料来源的形式具有多样化特征，其中有文书类、科技类，且载体的方式也有所差异，档案材料载体包括纸质、声像、电子等。这些材料是构成突发事件档案的主要内容，不仅能为疾病预防提供参考依据，且在疾病控制、突发事件的处理方面能提供真实有效的依据。

1.1.4 资料的保密性突发疫情将会给公众的健康带来危害，同时，还会影响社会的稳定发展，所以，在档案工作中应该全面了解整个突发事件，在处理突发事件时，档案的收集与整理是关键，特别要注重对档案资料进行保密。

1.2 医疗卫生机构档案管理的意义

在当前大数据时代下，提升医疗机构卫生档案管理质量具有重要意义。①能详细地记录突发公共卫生事件的真实性，为后续对该事件的处理过程等提供有效参考依据[4]。对于追溯事件起源、发展、过程等资料，记录相关的文字、图片等，能对突发公共卫生事件的发生过程进行回溯性研究，并为所发生事件的后续走向提供有效参考依据。②积累实践经验，落实好战略整体部署，由此在处理突发公共卫生事件时，卫生管理机构应加强自身的应急处理能力。

2 医疗卫生档案管理的作用

医疗卫生档案在国家卫生管理工作中占据重要地位，在管理、记录与保存中需遵循相应的原则，包括统一领导、分级管理，且需要保障档案记录的科学性。另外，还需要全面地把控档案的归档管理、利用与开放、管理机制等管理体系，突显医疗卫生档案的完整性、安全性，由此满足国家对公共卫生的管理与记录的需要。在信息化时代背景下，医疗卫生档案的管理中开始应用信息技术，其逐渐朝着网络化的方向发展，使得档案管理工作质量得到提升，为突发公共卫生事件的处理提供有效参考[5]。

在突发公共卫生事件背景下，要想强化医疗卫生档案管理，可以从这几个方面着手：①通过记录真实的事件，能够保证信息来源的真实性、可靠性，为更好地处理突发卫生事件提供有效依据。详细地记录公共卫生事件的发生过程，溯源处理突发公共卫生事件，由此使人民群众不会受到健康安全的威胁，同时，医务人员在疾病治疗中，通过参考真实的信息资料，能更好地判断患者疾病发展，以此提升疾病治疗效果，且在消灭疾病方面能提供有效参考依据。②通过积累可靠的经验与战略部署工作，在面对公共卫生突发事件，能快速地采取有效措施应对，从而控制突发事件的发生，避免事件的进一步发展。医疗卫生档案通过记录突发公共卫生事件的相关内容，包括防控、应急措施等，能为后续事件的发展提供有效的参考依据，由此更好地促进医学事业的发展。③社会信息档案建设工作在一定程度上能满足社会文化共享资源的需求，尤其是其中的历史资料与实践经验发挥重要作用[6]。历史纪录的主要方式为记录档案信息，其能使人们更好地回顾历史相关内容。

3 突发公共卫生事件医疗卫生档案管理的基本要求

公共卫生安全是保障人们健康生存的关键，对于突发公共卫生事件医疗卫生档案管理上应做到这几点：①需及时归档相关档案资料，在档案资料的收集过程中，医疗卫生机构应对档案资料进行总结，且需要按照相关制度规定做好这项工作，对于归档工作来说，应按照其规律与特征出发，以保障医疗档案资料的完整性，避免资料丢失的问题发生[7]。②为了提升档案管理质量，需规范档案管理，并建立完善的管理机制，编制科学的医疗机构卫生档案分类方案，并合理设置奖惩制度，使得工作人员认真地做好自己的本职工作，从而大大提升医疗机构卫生档案资料管理水平。在整理相关资料时，需充分尊重客观事实，并根据突发公共卫生事件的实际情况做好资料的归纳与整理，同时，还需要重视档案管理相关信息化系统资源的开发，备份相关文件，防止文件丢失的现象发生，将管理制度落到实处[8]。③对于档案管理人员，应该从服务的角度出发，充分发挥医疗机构卫生档案管理工作，同时，借助信息技术的优势，提升档案管理工作效率与服务质量，为资源利用提供有效保障[9]。

4 新形势下突发公共卫生事件医疗卫生档案管理存在的问题

从实际情况来看，管理优势的欠缺是突发公共卫生事件医疗卫生档案管理最突出的问题，同时，有的工作人员没有认真地对待医疗卫生档案管理工作，在工作中经常出现差错，工作效率较低[10]。另外，由于没有重视档案管理过程中存在的问题，特别是医疗卫生档案管理逐渐朝着信息化的方向发展，使得以往的纸质档案与电子档案存在混搭的现象，存在不明确的编码分类、不及时的归档存档等问题，会增加人为的工作量，使档案资料管理工作无法得到保障，由此对医疗卫生档案管理的整体质量带来不利影响。突发公共卫生事件导致的极大负面影响会导致医疗卫生档案工作内容更加复杂，由此会加大管理工作难度，使档案管理工作的滞后性暴露出来[11]。突发公共卫生事件医疗卫生档案管理工作的执行规范存在欠缺，且对于管理工作的执行存在随意的现象，比如，归档时限过于随意，采用的信息技术也不太规范等，档案管理仪器设备有所缺乏等，由此对整体工作效率带来极大的影响[12]。

另外，缺乏基层公共卫生人才也是一个突出的问题，当前公共卫生部门存在着一种“假饱和”的人才现状，这种情况体现在两个方面：①公共卫生部门存在的数量较少，且很少接受正规的系统培训，特别是在农村很常见；②我国城乡发展存在不平衡的现象，由此使得公共卫生人才都集中在大城市，而基层人员的综合水平不高，所以，通常在大中城市存在基层公共卫生隐患，如果在农村流行一些重大传染性疾病，后果将十分严重[13]。

5 突发公共卫生事件医疗卫生档案管理的对策

突发公共卫生事件医疗卫生档案管理存在的诸多问题，势必直接影响医院的稳定、长远发展，所以，结合其中存在的问题提出有效解决对策是关键，可以从以下几个方面着手。

5.1 医疗卫生档案管理网络化新体系的建立

对于纸质化的档案管理来说，其工作效率相对较低，且极易出现犯错的现象，使得档案管理经常出现失常的问题。纸质档案资料具有特殊性，在调取、传输方面存在不利影响，这给医院等机构带来极大的损失[14]。所以，完善医疗卫生档案管理的网络化体系是建立档案数据库时需要引起重视的部分，要避免数据库出现不安全的因素，由此使数据的真实性、完整性得到保证，进一步提升档案数据传输效率，使数据调取更加方便，统一档案，且实现数据库的不断更新与升级。

5.2 医疗卫生档案管理基础设施建设的加强

数据基础设施建设、发展与维护的保障是突发公共卫生事件医疗卫生档案管理事件数据化管理的重要部分，这说明不仅需要对档案管理功能进行细致化，还需要重视各部门之间的交流与合作，实现跨部门之间的通力合作，使档案管理朝着数字化的方向发展，还需要强化医疗卫生档案信息化管理工作物质基础、技术支持。

①医疗机构应获取多部门之间的技术支持，对于医疗卫生机构的政策与资金方面，政府部门应提供支持，使医疗机构建设朝着数字化的方向良好发展[15]。另外，医疗机构还需要借助技术部门的支持，建立完善的医疗机构数据管理系统，定期培训档案管理工作人员，提升其整体工作效率与水平，由此稳定数据库的运转。②各地医疗卫生机构需加强重视数据库的维护，需结合自身的实际情况展开这项工作，使工作人员熟练掌握数据的操作。另外，为保障数据体系的稳定性，还需要定期地维护数据基础设施，并在资金支持方面加强重视。

5.3 聘用专业化的档案管理人员

医院的发展受到一定阻碍，主要原因为应对突发医疗卫生事件的档案管理工作存在不足，与此同时，档案管理人员专业方面还有待提升，从而对医院的长远发展带来不良影响[16]。所以，医疗机构在招聘工作中，需要重视招聘人员的专业知识，对于新入职的人员，需要加强对其进行培训，使其专业水平与综合素质得到提升，高效地进行医院档案工作。

5.4 互联网思维的树立

医疗机构的档案管理工作人员需转变传统的思想观念，同时，完善互联网思维的建立，在解决问题时需采用互联网、数据化方式。当前大数据技术得到广泛应用，在档案管理工作中采用大数据，不仅需要工作技能、基础设施的更新换代，且需要更新思想观念[17]。这就说明，医疗机构需要密切结合“互联网+”的发展趋势，通过更新观念以及升级新技术，在日常工作中应用互联网思维。

5.5 深化改革，保障档案管理工作规范化

顶层设计的完善是保障档案管理工作的基础内容，以《卫生档案管理暂行规定》为基础，对新形势下突发卫生公共事件应对的条例规范进行完善，并对医疗档案的内容、程序进行进一步的强化，使突发公共卫生事件发生时，能够有模板作为参考依据。其次，通过将信息技术应用于档案管理工作中，使医疗机构卫生档案管理的工作效率得到提升，实现“互联网+医疗”的目的，使医疗档案管理工作质量不高的问题得到改善，使其充满生命力。另外，通过梳理突发公共事件防控档案资料，能为今后防控与应对突发公共卫生事件提供依据支撑，实现管理的集中化[18]。