建筑工程档案资料有效管理措施的应用研究

2015-03-12傅可立

科学中国人 2015年26期

傅可立

中国建筑西南勘察设计研究院有限公司

前言

档案资料管理不仅能保护档案资料，避免档案资料丢失，更能够延长档案资料使用寿命，使其使用价值得以体现。这些工程档案资料既是工程建设凭证，又是建筑工程科学研究的可靠资料，能够为建筑工程质量分析与评估、事故鉴定、责任判定提供重要依据。在建筑市场竞争日益激烈的今天，对建筑工程档案资料进行有效管理至关重要。但当前许多建筑企业档案资料管理有效性差，无法将档案资料管理工作落到实处，仍采用传统管理模式。想要提高档案资料管理水平，建筑企业应加强模式创新，采取有效管理措施，构建合理管理机制。

一、建筑工程档案资料管理的特点

建筑工程档案资料管理的对象主要包括：基建文件、施工资料、工程监理资料、工程质量评估文件、工程验收文件、建筑工程设计图、工程可行性评估报告、工程收益评估报告等一切相关档案资料[1]。这些档案资料涉及面非常广泛，是工程项目建设前、建设过程及竣工验收的真实记录，不仅对工程建设前后有着重要参考价值，更对工程后期维护管理有着重要意义，直接影响着建筑工程质量。工程质量评估便需要建立在这些档案资料的基础上，质量评估中几乎每一项综合评价都需要建筑工程档案资料提供的现场实施资料，才能进行有效评估。但想要有效发挥建筑工程档案资料职能，提高档案资料利用率，就必须保障工程档案的完整性、精确性、真实性，做好档案资料管理。由于建筑工程周期较长，涉及项目、内容繁多，施工过程中几乎每一项工程事件都会产生相应档案资料，这些档案资料涉及工程建设的所有环节，并且产生的这些档案资料都必须要保证能够真实反映建筑工程真实情况，所以管理难度较大。建筑工程档案资料的特点是复杂性、分散性、时效性、继承性、真实性、随机性、综合性、专业性。建筑工程档案资料关系着整个建筑工程的方方面面，做好档案资料管理十分重要。

二、建筑工程档案资料管理现状

（一）缺乏对档案资料管理的重视

实际上目前许多建筑企业并不注重建筑工程档案资料管理，对档案资料管理缺乏正确认识，认为档案资料并无实际用处，所以在档案资料管理中存在着不重视、敷衍应付等现象，甚至一些建筑企业不设置档案资料管理部门，也没有相应管理制度和机制，所以管理有效性较差。

（二）档案资料整理不够规范

通过调查发展，目前许多建筑企业在档案资料管理工作开展时没有配备专业档案资料管理人员，多临时抽调其他人员兼职管理，这些临时抽调的人员自身并不具备专业档案资料管理技能，也没有受到过系统的档案资料管理培训，所以在档案资料收集、整理、归档等工作开展中都存在问题，时常造成档案资料的丢失和遗漏，管理十分混乱并不规范[2]。

（三）档案资料管理方式落后

目前仍有许多建筑企业档案资料管理方式停留在人工管理模式中。人工管理效率低下，有效性差，易发生遗漏，不能真正发挥档案资料管理职能。并且近些年，建筑工程投资规模越来越大，建筑工程中涉及到的档案资料内容越来越多，信息量不断增加，这给档案资料管理带来了挑战。传统档案资料管理模式已经很难满足新形势下档案资料管理工作需求。

三、建筑工程档案资料有效管理措施的应用

（一）提高对档案资料管理的重视

建筑工程档案资料在质量管理控制，工程后期维护管理等多个方面都起着不可代替的作用，如果缺少这些建筑工程档案资料作为依据，管理者思维很容易受到误导，做出错误判断，使企业遭受不必要的经济损失，可见档案资料管理的重要性和必要性[3]。想要提高建筑工程档案资料管理的有效性，就必须转变观念，正确认识档案资料管理的重要性和必要性，提高对建筑工程档案资料管理工作的重视。设置专门的档案资料管理部门，构建符合企业实际情况的档案资料管理机制，把档案资料管理落到实处。

（二）完善档案资料管理制度

档案资料管理工作的开展离不开制度的支持和协调，制度不仅能够约束管理人员行为，增强管理人员责任心，更能够为档案资料管理工作开展指明方向，明确管理目标，保障档案资料管理的科学性和有效性。制度制定时必须结合建筑企业实际情况，制定切实可行的制度，为档案资料管理创造有利条件，促进建筑工程档案资料管理走向规范化。