《实物档案数字化规范》的内容解读及相关问题探讨

周泓妍

摘要：《实物档案数字化规范》（DA/T 89—2022）是国家档案局为规范我国实物档案数字化工作出台的档案行业重要标准，为各级各类档案室、档案馆的实物档案数字化工作提供科学指导，有利于信息化时代档案资源体系的深入建设，以及完善档案工作的全数字化管理。论文通过对该标准的制定背景和主要内容进行介绍和说明，并就其核心术语表述有待改进、条目集中度不够，以及部分内容有待完善方面的不足，提出了相应的修改建议。

关键词：实物档案 档案数字化 档案行业标准

Abstract：The Specification for Digitization of Physical Archives （DA/T 89—2022） is an important standard for the archival industry implemented by the National Archives Administration of China to standard？ ize the digitization of physical archives in China， provid？ ing scientific guidance for the digitization of physical archives at all levels. It is conducive to the in-depth construction of the archival resource system in the in？ formation age and the improvement of the full digital management of archival work. The article introduces and explains the background and main contents of the standard， and proposes corresponding amendments to the shortcomings of its core terminology， lack of concentration of entries and the need to improve some of its contents.

Keywords：Physical archives； Archival digitization； Archival industry standard

為了指导与规范数字时代我国实物档案的管理，国家档案局发布了《实物档案数字化规范》（DA/T 89—2022）（以下简称《规范》），该标准于2022年7月1日起开始实施。《规范》规定了实物档案数字化的工作流程和管理要求，设计了数字化登记的相关表单样式，是指导各级各类档案室、档案馆对实物档案数字化工作进行管理的重要标准。与传统的档案数字化规范相比，《规范》在实物档案的处理、采集工作等方面补充了不足，填补了我国在实物档案数字化管理标准领域的空白。《规范》的正式实施，对加快推进新时代档案资源体系深入建设，提升我国档案数字化管理水平具有重要的示范作用和应用价值。本文将在对《规范》的制定背景进行介绍与说明的基础上，阐明《规范》的主要特点及主要内容，并就《规范》中存在的问题与不足提出相应的修改建议。

一、制定背景

（一）《规范》的制定符合我国档案资源体系建设的战略要求

档案资源数字转型战略的提出，最早来源于2013年召开的全国数字档案馆（室）建设推进会，国家档案局于会上首度提出“存量数字化、增量电子化”这一理念，强调要完善我国档案数字化建设。近年来，随着国家信息化建设的深入，档案数字化转型再次提上日程。2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》。该规划提倡在档案管理中贯彻新发展理念，借助信息化手段优化国家治理体系，推动治理能力现代化，从而提高档案管理的效率。规划中提到的一项主要任务，就是要深入推进档案资源体系建设，加快档案资源数字转型，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，实现档案资源结构的优化。由此可见，《规范》的制定迎合了国家档案事业数字化发展、高质量发展的重要机遇，符合宏观层面上国家顶层的战略部署要求。

（二）《规范》的制定符合我国档案数字化管理的现实需要

随着国家信息化建设不断深入，为了更好地提升我国档案数字化建设水平，完善档案数字化相关行业标准迫在眉睫。从理论上来看，可以将纸质档案视作实物档案中的一种传统载体档案，而我国现已制定了较为完善的纸质档案数字化规范，那么理论上实物档案数字化的工作流程与管理要求，在一定程度上可以参照纸质档案数字化相关规范进行。然而，从现实来看，纸质档案数字化规范必然是无法满足实物档案数字化的多方位需求及应用趋势的。一方面，与传统的纸质档案相比，实物档案由于自身特殊的材质、复杂的形状等，在搬动的过程中容易造成破坏，特别是有些珍贵的实物档案，例如古文字画、石刻档案等，由于所处年代久远且本身材质不易保存，一旦实体有所损坏便是不可逆转的伤害。另一方面，纸质档案数字化的工作重点在于识别与保存其内容信息，而实物档案数字化需要采集和处理的还应包括实物档案本身的外形轮廓、空间结构及色彩等特征信息。然而，从实践来看，大部分实物档案的数字化工作只是简单的拍照利用，没有得到完善的数字化采集与处理，无法清晰直观地反映档案的具体情况。另外，还有部分实物档案在经过长期保存后，其外形、色彩等特征与原貌产生了较大变化，对于这部分实物档案来说，现有的规范显然难以满足其数字化需要。因此，在目前我国实物档案数字化规范性建设较为落后的情况下，制定相应的管理规范与标准，能够在一定程度上有效保护实物档案的完整性，延长其保存寿命，这是符合国家档案数字化管理的基本趋势与现实需要的。

二、主要特点

《规范》主要具有以下几个方面的特点。

（一）首创性

《规范》是我国首个有关实物档案的行业推荐标准。随着我国档案事业的发展，实物档案数字化工作已成为各级各类档案室、档案馆开展“互联网+”和建设智慧档案馆等的重要内容，以促进新时代档案资源体系深入建设。但在实物档案数字化实践中，由于缺乏相关标准规范，目前各地各单位在开展实物档案数字化工作中仍存在较多问题，影响了实物档案数字化工作的有效开展，不利于档案工作的整体发展。作为国内首个有关实物档案的行业推荐标准，《规范》从国家层面提出实物档案数字化工作的统一要求，规范了实物档案数字化的流程，从管理制度、人员培训、设备配置、质量控制等方面提出了具体要求，使各级各类档案室、档案馆在开展实物档案数字化工作时有规可依、有矩可循，有利于提高实物档案数字化工作的整体质量。可以看出，《规范》的出台和实施推动了我国实物档案数字化标准的统一，是我国档案信息化建设中的一项重要成果。

（二）适时性

《规范》是适应新时代档案资源体系建设和档案数字化实践变化的产物，具有很强的适时性。一方面，随着我国档案数字化建设水平不断提升，作为档案资源体系的重要组成部分，实物档案近年来也越来越受重视，很多单位在开展传统载体档案数字化工作的同时，开始尝试将实物档案数字化。然而，在具体实践中，由于缺乏相关标准规范的指引，实物档案数字化工作在技术和管理方面都存在许多问题，导致无法顺利进行。因此，《规范》的出台满足了当前各地各单位实物档案数字化实践的需求。另一方面，《规范》的内容也具有很强的适时性。例如，关于“数字化”这一术语的定义，《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）将其定义为“利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程”，而《规范》中将其定义改为“利用信息技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程”，显然，实物档案数字化工作涉及的处理技术不仅有计算机技术，还包括了通信、传感技术等，因此采用包括计算机技术在内的“信息技术”更为合适。由此可以看出，在研究制定《规范》时，档案学界的专家与学者在术语和定义的使用上并不拘泥于已有标准的表述，而是与时俱进，对其进行针对性的修改。

（三）现实指导性

数字化档案的操作流程主要包含管理环节和业务环节，前者通过计划、组织和控制等手段对档案数字化工作进行部署，是档案数字化工作的主体部分，后者则通过模数信号转换、数据库建设等方法获取有效档案信息资源，为业务环节提供必要保障。[1]随着档案行业数字化实践的不断发展，特别是数字化外包工作的兴起，使得档案数字化工作的全流程管理成为新的关注焦点。就实物档案数字化工作而言，这不仅是一项技术处理工作，还应该考虑到组织与管理方面的需求。一方面，《规范》对实物档案数字化的工作流程与组织管理要求都做了明确规定与详细说明，为各级各类档案室、档案馆开展数字化工作的具体实践提供了行动指南。另一方面，《规范》考虑到各单位开展实物档案数字化工作的实际情况，提出多种数字化采集方式，满足了不同类型、不同规模的实物档案在数字化采集与技术处理工作上的需求，以便更全面、更清晰地指导实物档案数字化具体实践。

三、主要内容

《规范》主要由13个章节和2个资料性附录组成，本文将其内容分为5个部分进行解读。

（一）总体要求

从开展工作依据来看，要按照一般性原则和利用方法确定数字化实物档案对象，只有真正符合合法性原则、价值性原则与抢救性原则的实物档案才能够进行数字化。合法性原则是指实物档案必须符合《中华人民共和国档案法》中规定的属于开放范围内的实物档案；价值性原则是指实物档案应具有永久保存或长期保存的较高利用价值；抢救性原则是指根据实物档案的不同材质进行损坏预测，继而安排数字化的优先顺序，从而尽可能地减少自然因素对实物档案造成的损坏或是更早地修复已损坏的实物档案。

总体上来说，实物档案数字化需要因档制宜，尽可能地使数字化后的实物档案信息资源能够得到完整、准确、安全的利用，从而满足国家、社会组织及个人的使用需求。

（二）组织与管理

基于日益复杂的数字化环境，实物档案数字化工作不再只是简单的技术工作，而需要技术与组织管理协调统一。

1.组织机构、人员配备及基础设施。一项工作的顺利进行，离不开组织机构的协调运转。首先，实物档案数字化工作需要建立专门的工作小组，配备具有相应管理能力与技术能力的工作人员。其次，要理清各类工作人员承担的职责与任务，以此减少组织运转中的责任糾纷，有效提高数字化效率。除了完善组织架构，实物档案数字化工作还需要配备专用的场地与设备，以此形成高质量的数字化成果，《规范》在加工场地选址、工作布局设置、数字化设施设备选择及防护系统等方面都做了明确的要求。

2.工作方案与管理制度。采取科学合理的工作方案，建立科学规范的管理制度，有助于提升数字化工作效率与质量。工作方案应当全面且详细，涵盖技术方法与指标、成本核算等具体事项，要分析可能出现的突发状况并提出应对措施，还要进行专家论证，以保证工作方案的科学性。管理制度要对岗位管理、人员管理、数据管理等方面进行规定，避免工作过程中出现责任不明确的问题。

3.工作流程控制与文件管理。制定科学合理的工作流程并对其进行规范管理，是贯彻全程管理思想的重要体现。工作流程中产生的各类过程文件是对数字化工作的完整记录，对其进行规范化管理，有利于及时发现问题、纠正错误，同时也有助于规避工作过程中产生权责不清的风险。

4.档案数字化外包。与纸质、音像等传统类型档案的数字化相比，实物档案数字化对技术要求更高，因此在各级各类档案室、档案馆的具体实践中，仍需要委托外包单位进行数字化加工。《规范》关联参考《档案服务外包工作规范》（DA/ T 68），对实物档案数字化外包提出相应要求，例如应该严格审查外包单位的相关资质，评估考察其技术水平与管理能力。另外，由于实物档案本身的特殊性，还需要提高外包的市场准入门槛，加强保密性和安全性审查，严格监控整个数字化过程。

（三）数字化前准备工作

1.档案出库。与其他类型的档案相比较，实物档案出库更多强调的是权责维度上管理责任主体发生的变更，这是因为有些实物档案由于本身体积较大或是受损程度较严重，不方便直接进行保管场所的转换。

2.数字化前处理。高质量的数字化成果离不开数字化前严谨的处理工作。首先，在进行数字化工作前，需要对档案实体的外观、质量等进行检查。其次，根据档案管理的来源原则，在进行数字化工作时，应慎重处理档案实体在保管期间形成的痕迹，如存在不利于数字化加工的问题时，可以由专业的技术人员对实物档案进行技术处理。但如果会影响档案本身的性状或性质等，那么修复工作将不予考虑，这是档案工作的原始性原则在档案检查环节中的重要体现。

3.目录数据库建立。《规范》规定在制定目录数据库数据规则时，应满足《档案著录规则》（DA / T 18）对档案著录的要求，注意著录的层级性、相称性、关联性和动态性。《规范》明确规定目录数据应包括档号、保管期限及各类技术参数等信息，要检查目录数据质量并及时修改不合格的数据。在选择目录数据库时，要充分考虑数据格式的转换，选择可转换为通用数据格式的目录数据库，以免各档案馆、档案室在档案信息交流时遇到阻碍。

（四）数据采集与处理

1.数字化采集。这部分是《规范》中关于实物档案数字化采集与数据处理的核心内容，主要对数字采集方式与方法做了具体规定。

在数字化采集前，《规范》要求应对相关设备与场所进行清洁、检查和调整，根据实际情况调整和设置相关参数。建议全部采用彩色模式进行扫描或拍摄，这样能够最大限度地保留原件信息。如果实物档案尺寸过大，可以采取分幅扫描和拼接的方式进行数字化采集。对于形状规整的实物档案，应采用多角度拍摄。另外，在采集过程中要注意对档案实体的保护，以确保实物档案的安全。

对于像奖杯、标本等这类可以用三维立体影像展示的实物档案，建议采用三维扫描进行数字化采集。扫描后的实物档案的纹理精细程度，还应满足如下要求：第一，真实反映实物档案的质地、纹路等；第二，纹理长宽比不能相差太大；第三，要对图像做校正处理，消除不必要的眩光与阴影；第四，图像要真实自然，分辨率不得低于100 dpi；第五，画面不能有拼接痕迹，过渡自然；第六，扫描完成后要进行色卡校正。

对于像生产工具、设施设备等这类用三维全景图像进行展示的实物档案，建议采用环形摄影的采集方法。在进行数字化采集时，要注意确认镜头与拍摄对象之间始终保持正射状态，并保证每30度一个拍摄角度，不遗漏任何特征点。

2.影像处理。实物档案数字化产生的影像需要经过一定的技术处理才能保证数字化成果的质量。为了确保视觉上影像足够清晰、没有偏斜，应对影像进行旋转还原或纠偏处理。在进行去污处理时，要尽量保留档案在保管期间原有的样貌。对于三维扫描形成的影像成果，如有需要可以进行降噪和数据平滑处理，去除由外界因素或扫描仪自身因素造成的无效点，提高轮廓识别度，使影像更加符合实物档案的几何特征。

（五）成果验收移交与档案归还入库

1.数字化成果验收与移交。《规范》对数字化成果合格率的验收要求是100%，换言之，不存在抽检一说，验收标准十分严格。验收合格的数字化成果需按照预先规定的工作方案及时移交，验收不合格的数字化成果，则视情况经重新加工或修改后方可通过验收。

2.档案归还入库。在对实物档案原件进行盘点并确认无误后，依照相关规定办理归还入库手续。与出库一样，实物档案的归还入库，强调的依然是在工作流程上管理职责的转变。

四、存在问题及修改建议

作为我国首个有关实物档案的行业推荐标准，《规范》既对实物档案数字化工作的组织与管理要求做了明确规定，又对其技术指导进行了详细说明，填补了我国在实物档案数字化管理标准领域的空白，表现出明显的进步性。与此同时，《规范》中仍然存在一些问题需要进一步探讨与完善。

（一）核心术语表述有待改进

对于核心术语“实物档案”的定义还有待改进。“实物档案”一直是档案领域里讨论的热门话题，从目前的各种研究来看，对“实物档案”问题的讨论，主要聚焦于究竟存不存在“实物档案”这一概念之争。对此持反对意见的学者认为，实物档案的定义只停留在外延罗列和内涵揭示，未触及其核心本质且逻辑上存在不合理性，使实物档案理论在概念上就站不住脚。[2]另外还有学者认为，实物档案的非文字性混淆了实物反映信息与书面记录信息的界限，会导致档案馆（室）存文物，文物馆（室）存档案，造成两个部门职能交叉打架的情况。[3]对此持赞成意见的学者则认为，实物档案的三维性与非文字性及其定义的非科学性，不是否定实物档案存在的理由，不应混淆实物与实物档案两者的区別。[4]

《规范》中将“实物档案”定义为“国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的，以特定有形物品存在的具有保存价值的实物”，实际上是将“实物”看作“实物档案”的属概念，混淆了实物与实物档案的区别。根据《中华人民共和国档案法》的第二条规定，档案是指“过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。可以看出，档案必须具有以下几个特点：一是在主体活动过程中直接产生的历史记录，记录的是主体活动，而不是档案自身；二是在某种载体上具有明确的信息记录，档案应该包括存储和反映信息的实体和以符号形式展现的具有查考价值的信息，信息一旦消失，档案也就不称其为档案了。换言之，如果实物没有与明确且清楚的原始资料联系起来，不具有“档案”的内涵，那它仅仅只是实物，而不能作为实物档案保存。

因此，不能将“实物”作为对“实物档案”进行定义的属概念，“实物档案”的根本属性还是“档案”。由此，笔者建议可以将“实物档案”的术语说明改为“国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的，与原始资料相联系，具有保存价值和参考价值的，以特定有形物品存在的档案”。而对于那些没有与明确清楚的原始资料联系起来但又承载着一定历史信息的“实物”，则可以作为博物馆或纪念馆中的“文物”加以收藏，将“实物档案”与“文物”或“实物”区别开来，以此规避档案部门广泛收存，与文物部门职能交叉的情况。

（二）部分条目内容分散

条目集中度不足，属于同一部分的内容分散在不同地方，容易导致利用者对相关内容无法较好地形成整体性认知。例如，“目录数据库”的相关内容在第七章“数字化前处理”和第八章“目录数据库”建立中均有所表述。在提及“目錄数据库的数据规则”时，该项表述首先出现在了“7.3目录数据准备”中，但对于数据规则的具体制定要求却出现在后面的第八章中，即“应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。”这显然是不符合逻辑的，应该加以调整。

（三）部分内容有待完善

从组织管理要求到技术规范，从档案出库到数字化成果验收移交与档案归还入库，再从数字化前准备工作到数据信息采集与处理，《规范》都做出了较为详细的规定，然而，对于数据备份、存储及数据挂接的相关要求，《规范》中却并未涉及。在实物档案数字化实际工作中，会采用三维扫描、环物摄影等不同的数字化采集方式，在数据采集过程中难以保证不出现任何意外，所以必须借助特定的软件对生成的影像数据进行备份与存储，与此同时，还应该标记相应的备份媒体以便后续的搜索与管理。

另外，实物档案数字化工作中产生的数据不仅包括被采集的实物档案本身的实体数据，还应该包括数字化工作过程中产生的数据，如材质与技术的数据等，这些数据对于整个数字化工作的顺利开展都是不可或缺的，必须要对这一系列数据进行分离、标识、备份与存储，因此从标准上规范数据备份与存储是非常有必要的。

总而言之，作为我国档案行业首个实物档案管理领域的行业推荐标准，《规范》的发布与实施不仅能够提升实物档案数字化工作的规范性，提高我国档案数字化能力与管理水平，还能够进一步助力国家档案治理体系与治理能力现代化建设，提升档案治理效能，深化档案信息化战略转型，全面推进国家档案事业高质量发展，开启档案事业数字化发展新篇章。

注释及参考文献：

[1]王英玮，陈智为，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2015：363.

[2]王先发，康蠡.反思“实物档案”本质及其对档案工作的影响[J].档案管理，2011（6）：16-18.

[3]“实物档案”概念应该否定[J].档案，2004（4）：34.

[4]郭东升.实物档案矛盾与概念本质[J].档案与建设， 2016（9）：13-16.

作者单位：中国人民大学信息资源管理学院