高校档案管理嵌入数模整合系统研究

向理琛

【摘 要】随着互联网技术的发展和信息化建设的深入，各类档案的数字化为现代档案管理工作带来了便利，同时档案资源信息安全问题也面临全新的挑战，我们提出将档案数字化技术和模拟影像存储技术整合运用，对档案资源进行数字化扫描存储的同时进行缩微影像技术存储，这种数模整合技术为高等院校档案资源的安全存储和高效利用开拓了新的领域。

【关键词】档案数字化；缩微胶片；数模整合；高校

0 前言

在互联网发展普及的今天，网络是人们获取文献资料信息的主要途径，而各类高等院校的档案管理者也利用互联网最大限度的发挥了档案资源的服务作用，使广大研究学者和利用者面对永不闭馆的档案馆，这不仅提高了档案文献的利用率，同时也节省了人力和物力，提高了利用时效，而通过网络传输的文献资源是以数字文件形式存在的，数字文件也是数字档案馆的资源建设重要基础，但目前搭载档案管理的网络环境以及存储硬件却存在着诸多漏洞和安全隐患，因为网络的开放性导致黑客利用系统后门对目标数据进行窃取、攻击和破坏，而存储硬件则由于其机械构造的不可靠性或介质本身先天不足而产生存储风险。如何能在保障数字档案的存储安全和不断扩大的存储容量之间进行平衡，是目前摆在档案管理者面前的一个新课题。为此我们提出利用缩微影像和数字存储技术融合的数模整合系统对高校档案资源进行管理的新方法。

1 缩微影像存储技术和数字文件存储技术各自优劣的解析

1.1 缩微影像存储技术解析

缩微影像技术是一种模拟存储技术，从技术形态和行业标准方面都比较成熟并趋于完美，通过一次性在缩微胶片上记录档案资料的影像，获得成像的缩微胶片有不可编辑、不可组合和无法处理的特性，符合反应文件的原始值貌的档案利用特性，对此国际信息与影像管理协会（AIIM）和“中华人民共和国档案法实施办法”中都确定缩微胶片的法律效力和原件同等。同时缩微产品的体积较小，在恒温恒湿的环境保存条件下能存储五百年甚至更长时间，而目前数字存储介质中光介质存储载体和磁性介质存储载体的数据损失风险较高，信息丢失损坏几率也较大。相对于数字存储方式，缩微胶片更加安全可靠，不易感染病毒或因误删除而导致档案文件的损坏和信息丢失，其安全可靠程度是现代数字存储技术无法比拟的。缩微胶片技术的特性也为其带来了明显的局限性，如缩微品的保存条件要求较高，需在恒温（13-20℃）恒湿（15-40%）的环境下保存，其次胶片制作过程和工艺较复杂、专业性较强，缩微胶片档案需要人工阅读手工检索、速度慢，且暂时无法实现远程快速传输，只能记录静态图像，对动态的声像文件无法存储。

1.2 数字文件存储技术解析

近年来由于网络建设的飞速发展，各高校也通过对档案进行数字化，将档案资源发布到互联网上，大量经过数字化加工的档案资料被存储到各种数字存储介质当中，这其中应用最为广泛的两类存储设备是光介质存储载体和磁性介质存储载体。首先光介质存储载体指的是CD、DVD和蓝光DVD等光盘存储介质，这类存储设备的最大优势是能够存储大量的数据，并且能够囊获几乎所有数字化的文件系统，如图像、音（视）频、文本文档、数据文档等各种电子文档，有操作简便、兼容性好、单位数据成本低、可批量复制、容量大密度高的特点，同时光盘读取速度相对缩微胶片快，并可以通过网络进行快速的检索和查阅。但光存储载体也存在着很多弊端，如电子文件容易感染病毒，导致对文件的破坏和丢失，其次数字档案文件均可以通过技术手段对其进行修改、编辑、加工，这直接导致了数字档案文件失去了档案原始值貌的特性，而不具有公认的法律效力。另外光存储载体的致命弱点是其使用寿命较短，一般可擦写光盘的理论使用寿命是20-30年，但在实际使用当中光存储载体的平均寿命只有15年。

磁性介质存储载体也具有光介质存储载体类似的优势，兼容性好、单位数据成本低、容量大密度高、检索速度快等特点，磁性介质存储载体有磁带、闪存盘、软磁盘等多种类型，目前应用最为广泛的是硬磁盘存储器，随着技术提高，硬磁盘的单盘存储容量不断的增大，硬磁盘的单位存储成本也在日渐降低，但硬磁盘也有类似光存储介质一样弊端，磁盘本身的机械构造导致其物理故障风险较大，同时磁性介质也对环境有一定的要求，高湿、高温、强磁场对磁盘驱动器同样有着一定的损害，这也增大了数据损失的风险，同时磁盘的使用寿命目前也只能达到5-10年，并且是在非连续运转和磁碟本身不存在制造和设计缺陷的情况下的理论值，数据存储方为了保证数据的安全性也必须定期更换新盘从而增加了存储成本，同时也产生了因数据复制而发生文件损失的风险。综上所述目前光介质存储技术和磁性介质存储技术也不是档案数据存储中最理想的永久存储方案。

2 数模整合系统引入高校档案管理系统的论证

2.1 数模整合系统的构建方案

数模整合系统既将以光介质存储载体、磁性介质存储载体为主的数字存储技术和以缩微胶片为载体存储技术有机的结合起来，两者通过硬件设备和软件系统对档案数据进行共同的储存、管理和利用。系统运作的基本方案如下，首先利用各种扫描设备对纸质文件进行扫描生成数字文件，通过系统软件将数字影像文件进行检验校对、排序、建立索引、编目存档进入数字存储系统进行存储，存档同时将制作好的电子影像文件输出到缩微胶片数字存档机中制作缩微胶片，如i9600-16mm数字存档机和Polycom-35mm数字存档机，通过缩微辅助设备对胶片冲洗显影定影烘干即可成品，对形成的胶片进行检验、校对、在编目排序、建立索引即可入库进行长期保存和利用。缩微胶片存储的同时可利用缩微胶片阅读器进行查阅，也可利用缩微胶片扫描仪将胶片数字化扫描成电子文档进行网络系统利用，如MS6000MKⅡ/ MS7000MKⅡ缩微胶片扫描仪，而达到对档案数据资源的长期保存和快速集成的管理。具体系统构建方案如下图。

图1 高等院校数模整合系统构建方案

2.2 数模整合系统的应用方式

现在各高校的实体档案资源日渐增长，同时数字档案数据库容量随着各类研究成果和档案资源的增加而日益庞大，如何有效运用数模整合系统方式，让其高效便捷的提供利用也成为一个系统性的问题。为了解决过于膨胀的数据库积压导致数字存储系统的臃肿和庞大，我们可以采用“利用率分层法”对数据进行分类储存。对存储时间不长且查询频率较高的档案，就采用数字存储系统如磁盘整列进行存储；对需要较长期保存的档案采用光介质存储的形式进行存储；对需要永久保存的专利性、历史性资料，并且须具备法律性、原始性的档案则采用缩微影像技术进行存储。举例来说，笔者考察了国内多所211工程重点大学，比如拥有悠久建校历史和大量珍贵历史档案资料的四川大学，该校档案馆2014年已开始在对本校历史档案文献进行分批分阶段数字化工程，为此档案馆成立专家小组对各种数字储存技术和应用方案进行了多方的研究和考察，最终确定以数字存储技术为主、缩微胶片技术为辅的数模整合系统存储方式对学校历史档案进行保护存储，由此可见采用缩微影像存储与数字存储结合的数模整合系统已经在高校中得到了切实有效的运用。

2.3 数模整合系统的可行性

数模整合存储系统解决了数字文件档案存储过程中易产生的各种风险和问题，我们从以下几方面论证：

1）数字影像文件长期保存的可能；首先缩微胶片的理论保存期限是500至800年，据美国国家标准学会（ANSI）委托以IT9.0委员会制订的标准中认定，采用定影剂处理的银盐胶片即可达到“档案级”的胶片，既永久存储。达到了其他影像存储介质都无法企及的极限存储时间。

2）容灾和抗物理损害能力；曾有报道在1995年1月17日发生在日本震惊世界的阪神大地震中，某公司档案管理部门存储在磁性存储介质中的档案信息被破坏而无法读取，但保存在缩微胶片柜中的胶片信息却完好无损；而在2008年发生的5.12四川汶川特大地震中，由于东方汽轮机厂的工业图纸保存在缩微胶片中，该厂宝贵的技术图纸也得以幸免，由此可见缩微胶片的抗物理破坏能力也优于其他介质。

3）互联网信息共享安全问题；在网络普及的今天，研究人员和利用者大量获取文献资源都是通过互联网，并且获得信息的主要内容也是数字文档和数字图像资料，通过数模整合的档案管理系统就能有效的避免网络系统漏洞，有效的防止黑客、木马和病毒的袭扰，通过双模式的存储方案在出现数据丢失、被篡改和损坏的情况下，利用异地异质的缩微备份数据进行恢复补充，有效降低和彻底解决数字信息资源的安全风险。

4）在数字化档案趋势下保证档案资料的法律效力；近年来档案数字化趋势越发加快，通过网络可以对大量的文献资源进行快速的检索利用，但也因为数字档案文件容易被修改、编辑而使得档案的原始性真实性遭到破坏和质疑，因此缩微影像存储技术在此弥补了这个不足，国务院1990年10月24日批准的《中华人民共和国档案法实施办法》第4章第21条规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以微缩品代替原件。档案微缩品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”。“21条”的规定确立了缩微品在国家法律层面上的地位，使得缩微胶片的使用具有了法律依据。

5）巧用外包实现技术整合；缩微技术有着更复杂的制作工艺和较贵的制作成本，但笔者走访过多所高校均采用数字化外包的方式实现档案资料数字化和缩微存储，在对各种档案进行数字化时采用招标专业的数字化公司，利用专业的人员和设备对档案资源数字化，同时进行缩微技术处理，相对于自己购买设备、培训人员进行数字化缩微制作，这种方式更加高效、专业和节约成本，并且后续也能继续接受数字化公司的各种质保和服务，让高校档案管理者更多的精力投入到“管”、“存”和“用”上，而把“制”交给更专业的人来做[1]。

3 结语

在数字技术高度发展的时代，缩微胶片存储技术和数字存储技术紧密的结合，利用数字技术快速、高效、便利的特点，结合缩微技术存储的安全性、永久性、法律性、真实性，发挥出缩微技术长于“存”、数字技术长于“用”的特点，让二者互为补充、互相转换，解决了档案资源长期保存和快速利用之间的矛盾。因此只有将多种存储介质结合使用，实施数模整合系统存储方案，才能有效提高档案管理“存”与“用”的效率，在着眼全球的数字信息服务体系中，以网络技术为依托、以缩微胶片、磁盘整列为载体的数模整合系统将具有更加广阔的应用前景。

【参考文献】

[1]尹群.数模整合技术——数字与缩微技术合理并存的桥梁[J].河南图书馆学刊，2012，12，32（6）.

[责任编辑：汤静]