档案数字化管理建设中存在的问题及对策

王慧芬

摘 要：随着时代的不断发展以及互联网的普及，信息安全以及信息存储成为了一个不可忽视的课题，随着互联网科技的创新，传统以纸质进行档案管理的方式，由于其存储量极其有限，因此已经逐渐遭到社会的淘汰，代替其产生的是新兴的数字化档案管理方式。

关键词：数字时代；档案数字化；策略探讨

随着科学与技术的不断进步，全球范围内已经进入了互联网时代，伴随而来的就是数据的爆发，大数据时代的来临改变了社会的各个领域，档案数字化建设工作也不例外。在这种背景下，笔者主要进行了数据时代的特征探析，并且通过对数据时代的发展问题以及其发展价值的分析来得到档案数字化建设工作的创新策略，希望能够为档案数字化建设工作的顺利进行提供一定的参考。

一、档案数字化建设存在的问题探究

（一）硬件设备不足

进行档案数字化工作建设所需要的设备可分为信息采集、存储以及利用等三类设备，这三种设备在档案数字化建设工作当中的作用各有不同，相辅相成，因此缺一不可，但是在实际的档案管理单位中，由于资金的缺乏等原因，造成其设备的购买出现阻碍，因此导致档案数字化转变的困难。

（二）缺乏统一标准

在现阶段的数据存储当中，由于储存格式多样，导致档案管理工作的不便。虽然有着大量的格式转变工具，但是进行大批量的数据格式转变依然需要大量的人力物力，不仅影响数字化的效率，也影响档案数字化建设的质量。

（三）档案载体使用期较短

档案是存储着大量实用信息以及某领域相关机密的文件，由于其性质的特殊，导致在其存储的实际过程当中，信息安全受到了最大程度的关注。虽然档案数字化管理能够大大的提升其信息储存的数量以及质量，但是由于电子载体储存的环境要求较高，因此存在着受到恶劣环境影响而丢失信息的风险。

（四）技术过时风险较高

互联网时代最突出的特点就是科学技术更新迅速，在这种背景下，计算机的硬件以及软件、技术等都在不断的进行更新，而伴随其更新产生的就是格式的识别问题。档案的储存年限一般较长，如果在此期间电子技术不断的更新，那么势必导致信息格式的识别出现问题，成为一项重大风险。

二、档案数字化建设策略研究

（一）加大硬件投入力度

针对上述档案数字化设备的短缺问题，笔者提出以下建议：想要实现真正的档案数字化转变，必须要进行相关设备的购置，除此之外，还要注重设备的更新，要紧跟科技的脚步进行设备的采购，保证档案数字化建设的硬件条件。

（二）进行标准的统一

实施档案储存标准的统一是进行档案数字化管理的必要途径，此项举措不仅可以有效的节约档案管理工作的时间，还可以保证信息储存的质量。目前针对这一问题，我国已经出台了相关规定：由于格式对于档案储存工作的重要性，各个档案储存机构应当制定统一的数据保存格式以及读取格式，以确保档案数字化建设工作的顺利进行。

（三）延长载体使用期

解决档案数字化管理的载体使用寿命问题，笔者认为可以从管理系统以及文件格式等两个方面入手。针对前者，应当建立起TDR系统来保证档案的维护工作；针对后者，我国相关文件已经给出了明确的标准，为未来档案管理的统一归档工作做出了祭奠。

（四）及时进行数据更新，防止技术过时

所谓的进行数据更新，就是将原有的储存有档案信息的介质进行转移，使其转移到新的媒体上，这样的举措能够有效的保障原始信息的保存，使其不会由于技术的更新而丢失。但是在实际进行数据更新的过程当中，要注意更新技术的使用，保证备份内容以及频率等的一致性，除此之外，还要结合现有的软硬件环境进行数据资源的定期更新。

（五）注重档案加工工作管理

随着信息的爆发，机密信息的安全问题需要得到人们的重视，在信息共享的过程当中如何实现信息安全，是当今档案数字化建设实际过程当中的重要课题。档案数字化管理人员在进行相关文件的整理以及收集工作时，不仅要完成纸质文件的数字化转换，同时还要进行源文件的记录和整理，以此来保证其起到凭证作用。这种通过进行源文件的记录来构建安全系统环境的方式，能够有效的保证其产生和管理的电子文件存在有效来源。

结论

进行档案管理的大数据时代的改革是一个长期过程，应注重以下几方面：首先，想要进行企业新型的档案管理制度的建设，就要从提升人员的档案管理意识入手，不论是社会还是企业，遵循的首要原则都是“以人为本”，因此，只有使工作人员充分的认识到档案管理的重要性，才能全面发展档案文化的作用，其次，要注重专业人才的培养，再次，建立数字化档案管理制度要从企业自身情况入手。除去上述的几点之外，还要进行现代档案管理相关制度的建立。企业想要实现现代化档案管理工作的顺利进行，必须要先进行相关职能部门的建立，只有如此，才能够使档案管理工作持续有序的进行，保证其科学化管理。

参考文献

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[2]顾健.浅析数字化档案管理存在的问题与对策[J].中国科技信息，2015，05：49.

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