开展建设企业档案数字化工作的途径探讨

何凤仪

摘 要：本文首先探讨了档案数字化工作对建设企业的重要性，接着从档案数字化工作的准备、工作的环境以及数字化档案管理三方面探讨了开展建设企业档案数字化工作的途径，最后对档案数字化工作开展应注意的问题进行总结。本文认为，档案数字化工作的开战时建设企业档案工作发展的必然走向，数字化档案则对建设企业运营起到重要的促进作用，希望本文能够为建设企业档案工作的发展有所帮助。

关键词：建设企业;档案数字化;途径

引言：企业档案是对企业在某一段时期的工作内容的细节汇总，企业的档案管理工作不但能够为企业提供发展建议参考，还能够为企业提供工作经验总结的资料。对于建设企业来说，档案对企业的服务作用表现在通过档案资料的分析，总结企业建设技术和建设项目发展方面，这对建设企业的全面发展和企业目标实现是十分重要的。

1.开展档案数字化工作对建设企业的重要性

1.1档案数字化能够提高建设企业档案的服务作用

档案数字化指的是应用计算机和电子信息技术，使原本的纸质资料和实物资料转化成为信息资料。档案数字化能够使原本只能展示在图纸和工作报告上的建设资料和信息以视频、音频的方式呈现，使档案资料本身的内容更加丰富，对企业发展的服务作用更高。

1.2档案数字化工作能够提高建设企业档案工作的效率

档案工作包括了对企业档案资料的收集、管理和调取，将传统档案转化为数字档案，能够大大缩减档案工作的时间，使档案调取不受时间和空间的限制，是提高建设企业档案工作效率的方法之一。

2.开展建设企业档案数字化工作的途径

2.1对档案数字化工作进行统筹规划

档案数字化建设是一项长期的系统工程，必须从工作的全局出发，从档案利用需求出发，综合考虑，科学、合理、务实地制定出近期目标和长远规划;企业档案数字化工作又是一项涉及多个业务部门的综合性工作，必须加强统筹，确保各部门的协调一致。只有这样才能确保整个数字化的健康有序发展。因此，开展建设企业档案数字化工作的第一步，是建立档案数字化工作制度，除了对企业现存的档案进行数字化扫描、建立各种档案表格并将建筑档案、员工个人档案和企业发展规划档案等进行分门别类的电子信息输入和归档之外;还需要根据企业实际需要，对各类档案的提交格式、提交时间等进行规定，以便档案工作人员能够顺利将档案归档;另外，如果企业有能力进行档案数据库建设，则档案工作人员应该充分发挥自身的数据管理能力，对企业档案数据库进行定期的整理和管理。这些都应该体现在档案数字化工作制度之中。

2.2对档案数字化工作进行硬件和软件准备

档案数字化工作的实现需要一系列与电子信息有关的硬件设备和软件设备。硬件设备包括电脑、打印机、扫描仪、移动硬盘等;软件设备则包括适合于建设企业的档案数据库系统软件、办公软件等。作为档案管理工作人员，首先应该以档案数字化工作的实际内容为基础，对企业目前已有的硬件和软件资源进行考察和整合，争取实现资源的最大化利用，并列举出数字化档案工作发展中可能需要到的硬件和软件，提出申请材料，进行设备申请。档案数字化工作的硬件和软件准备并不是实现数字化工作的真正基础，有了数字化工作环境而档案工作人员的职业能力不足，数字化工作也是难以实现的。因此，建设企业档案工作人员应有意识地进行自身职业能力的提高，要经常阅读档案工作相关书籍并学习档案数字化工作的先进技能，使档案数字化工具的作用发挥到最大。

2.3对档案数字化工作进行精细化管理

档案数字化工作以档案资料的数字化存储和提取为基础，而档案资料的数字化工作是十分庞大的，如果建设企业各部门呈报的档案都是纸质资料，那么这个工作量对于档案工作者来说几乎是难以完成的。因此，要全面开展档案数字化工作，还需要对对档案数字化精细管理，即明确数字化档案的来源责任、管理责任和服务责任。数字化档案的来源是建设企业各个部门，例如施工部门呈报的施工总结、财务部呈报的企业季度收支报表等，在数字化档案工作实现的过程中，需要企业和档案工作人员对数字化档案工作进行企业全员宣传，敦促企业各部门负起档案来源责任，按照数字化档案管理制度提交符合档案管理规范的文书;另外，档案工作者还需要明确自身对档案的管理责任和服务责任，认真学习数字化档案的安全管理技能，指导并帮助企业员工熟悉自助调取档案的程序，提高档案工作的服务效率。

3.开展建设企业档案数字化工作应注意的问题

开展企业档案数字化工作的途径比较复杂，每种方法对档案工作的影响也作用不一致，因此，数字化档案工作的实施应符合企业需要，这是数字化档案工作发挥其积极作用的基础;另外，进行档案数字化建设行不免要耗费企业资源，因此，瑞档案工作硬件、软件的准备等工作应在企业实力允许的范围内进行。

4.结语

综上所述，档案数字化工作的基础是企业对档案数字化工作从制度到实际实施各方面需要的支持，而档案数字化工作发挥其对企业运营的协助作用以及对员工的服务作用的基础是企业全员对数字化档案工作的深刻理解。因此，在建设企业中发展档案数字化工作是一项任重而道远的任务，相信随着企业发展，档案数字化工作也会不断完善，最终使档案工作成为建筑企业发展的助力之一。

参考文献：

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