新医改背景下医院档案管理工作创新性研究

摘 要：进入数据化时代，医院档案管理进入了新的发展阶段，质量和水平得到大幅度提升。面对新时代医院事业发展要求，档案管理还存在技术应用不足、安全性能较弱的问题，要持续强化数据化管理、加强安全性建设和档案资源开发，提升医院档案治理效能，以转型升级的新作为推动医院事业高质量发展。

关键词：医院档案管理；现实困境；创新

2009年新医改政策实施以来，医疗事业进入了转型升级的快车道，更多优质资源惠及人民群众，医疗获得感显著提升。医院档案事业作为这一历程的参与者、记录者，要以提升群众幸福为导向，加强管理创新，以新技术助推管理创新，更好地服务人民群众。

1 新医改背景下医院档案管理工作的新业态

1.1 档案管理效率大幅度提升

伴随医疗卫生事业的快速发展，档案数据也呈几何级数增长，档案管理的难度越来越大。传统的档案管理方式已远不能适应医院管理的要求，以海量管理为基础的大数据管理模式应运而生。该模式以新一代信息技术为依托，将档案资源管理的空间拓展云端，以云计算技术为保障，突破传统的档案模式保管量有限、流程烦琐、安全性差的束缚，实现了管理体量与效率的同步提升。目前，云技术已广泛应用于现代档案管理中，从根本上解决了管理难的问题，提升了档案数据化管理的层次。

1.2 档案共享效率大幅度提升

信息共享利用是大数据技术高速发展的新结果。对于医院内部管理来讲，文书档案、病例档案等应用率较高，涉及文书档案涉及医院管理决策、方针制定，病例档案涉及患者医疗保障、医院科研教学应用等。这就迫切需要建立共享利用平台，打破介质壁垒，实现档案数据的有序畅通。对于医疗事业发展来说，我国医疗事业发展不平衡的矛盾依然突出，将分散的优质医疗资源进行整合，服务于国家卫生事业发展全局成为现实所需。因此，建立档案资源跨地区、跨部门的共享利用成为关键。在档案信息化和数据化基础上，建立档案共享平台，实现专业档案的共享利用，推动医学的事业发展，已在部分地区开展了先行先试，取得良好的效果。

1.3 档案安全性能大幅度提升

以传统的中心化档案管理模式，档案安全性能得不到有效保障，信息泄露事件不断增多，安全隐患问题成为关键。目前，区块链技术被大幅度应用于医院档案管理，该技术的去中心化、可塑性和不可篡改性，使得档案数据稳定性提高，一旦档案数据形成就会永久保存下来，即使信息错误需要修改，也需要经过烦琐过的过程，而且不能在区块链中进行操作。区块链技术作为新型网络技术的一种，所有数据的交换都不可能被修改，最大限度的保障了档案安全。医院档案涉及众多病人隐私，加强档案安全性也是维护人民利益的根本要求。

1.4 档案文化建设大幅度提升

推动医院事业高质量发展，离不开文化的滋养和支撑，而医院软实力和内涵的发展来源于档案的充分挖掘。档案作为研究医院历史文化的第一手资料，通过展示老一辈的曲折、艰辛和新一代的开拓、创新，能够激发全体人员的自豪感、荣誉感和归属感。协和医院在抖音号定期刊播老教授访谈，以口述档案和图片的形式，讲述协和精神和协和人不屈的奋斗故事，展现了医院雄厚的人文精神。当前，医院实力的竞争越来越激烈，充分挖掘医院档案资源内涵，展现医者情怀，成为软实力竞争新方向。

1.5 档案管理精细化大幅度提升

精细化管理理念作为管理学的重要成果，在提高工作效率方面发挥重要作用。随着医院档案门类的增多，实行精细化管理的要求也越来越高。对档案资源建设来说，档案收集源头从中心化转向了去中心化，数据实现了以人为中心的收集体系，档案数据极大丰富、门类收集实现齐全完整。对档案管理人员来讲，医院档案不再是收管的问题，重点倾向于利用和共享，这就对档案管理者提出了更高的知识性要求。从实践维度来看，管理较为科学的医院已经实现了团队型治理模式，把档案管理专门作为一项重点工程来推进。

2 新医改背景下医院档案管理工作创新性面临的现实困境

2.1 档案数据化管理难度较大

數据化是档案信息化的升级版。目前，各综合医院大多已完成存量数字化工作，但是数据化管理范围较为狭窄。医院的专业档案量大、门类多，每天依然产生大量的纸质档案。虽然目前能够做到电子档案的统一管理，但是二者的不同步性造成部分涉及患者的档案资料无法进行统一管理，在医疗报销、集中会诊、事故纠纷等情况下无法提供较为全面的原始档案。同时，数据化的共享机制不成熟，在实践中出现两种倾向，一种是共享力度过大，易造成数据泄露或者更改；另一种是共享有限，无法实现档案资源本身价值。造成这些情况的原因主要是数据化模式未能真正落实，大多尚处于实验阶段，无法对传统的档案管理做到全方位重塑。

2.2 档案安全性隐患较大

电子档案信息安全在大数据时代比以往任何时候都显得重要，也面临着更多风险。大数据、物联网等技术给医院档案管理带来便利的同时，也带来负面效应。有些医院的病历档案系统防护措施不到位、防火墙形同虚设，黑客等网络攻手可以轻而易举地突破系统防护，造成诸多患者个人信息的外泄，造成了严重的负面影响。出现这种问题的主要是医院管理人员网络安全意识淡薄，未能真正认识网络空间斗争的复杂性、坚决性，忽视网络安全的潜在威胁。

2.3 档案软实力建设差距较大

医院档案资源开发力度与新时代文化建设要求的矛盾成为医院软实力提升的结构性矛盾。医院档案资源开发主要存在以下几个问题：一是档案开发利用的范围狭窄。主要的开发对象是文书档案，对于照片档案、音视频档案、新媒体档案、口述档案开发利用不足。在三年的疫情防控期间，许多白衣天使奋战在一线。他们的口述材料形成的档案对于记录历史、传承精神具有重要史料价值，但在实践中却很少有医院关注到这些点。二是档案开发利用的手段落后。从目前的档案事业发展趋势来看，传统与现代、线上与线下交相辉映，共同唱响档案协奏曲成为发展方向，但是医院档案开发依然采取编写书籍、举办展览等传统形式，新颖性和创新性不足，吸引力不足，受众面狭窄，档案文化的影响力未能得到充分提升。三是档案开发利用人才不足。缺乏具有前沿性视野、历史学背景的复合型人才，难以推出高质量的档案产品，使得档案开发利用工作难以取得创新性的成果。

3 新医改背景下医院档案管理工作创新性的实践路径

3.1 以云平台建设为引领，提升医院档案数据化水平

随着移动互联网、云计算、大数据、物联网等技术的发展，远程办公、数据共享已经成为现代医院档案管理的主要模式。医院档案的云平台是现代科学技术的最新成果，利用云端技术，依托数字化设备，将医院各类档案数据进行汇总、整合、审批、归档等操作，并最终形成一套可视、可管理、可追溯的档案数据管理平台。云平台建设的基础是档案资料的数据化，包括存量档案数据化和增量档案电子化。数字化加工完成和电子文件管理流程化后，医院可自主或者外包企业进行云平台搭建服务。云平台搭建过程中，要结合医院工作实际，尤其是要以服务患者和提升诊疗能力为导向，合理构建模块和服务权限。要搭建云平台互联互通机制，将电脑、服务器、仪器设备等通过网络进行互联，建立云端连接，使其能够直接接入云端数据管理平台，平台要自动编写与标准对应的管理文件、规程，建立组织、内容分类，并在云平台上建立相应的主题文件夹。数据库建设是云平台的支撑性系统，分类整理医院内部数据，包括Excel表格、数据文件、图片、音频、视频等，将数字化数据集中存储在云平台上，形成可供检索的数字化档案库。要合理设置查询利用权限，建立用户和角色体系，授权给不同的用户不同的角色，实现数据访问权限的设置和管理。云平台建设对于医院来说，是简单、安全、快捷、高效的现代档案管理模型，能够为医院决策提供精准、高效的服务，同时云技术为医院档案管理开拓了良好的发展空间，成为医院数据化管理的重中之重。

3.2 以区块链技术为依托，提升医院档案管理的安全性

对于医院数字档案来说，安全性保障是重中之重。在区块链技术中的数据有一定的顺序性，每个数据区块都有一个“哈希值”代码，在链状数据结构中，任意区块中的数据改变都会影响后续与之相关所有区块的信息变化。这一技术确保区块链上的每个区块数据都不能随意被篡改、删除或破坏[1]。因此，区块链技术在保证电子档案完整、真实的基础上还具有较强的追溯性，有关人员可以通过借助区块链技术，对电子档案原件进行追溯，实现电子文件生命周期的可信管理。区块链技术的安全性应用能够保证病例档案资源信息的安全真实。

3.2.1重塑病例档案管理平台建设。传统的病例档案管理平台以便捷、开放为依托，医生通过二维码等能够掌握患者的所有相关资料，但是权限的泛扩大化使病例信息的修改简单化。在病例档案管理平台中嵌入区块链技术，将所有患者的信息统一纳入存储中心平台，对就诊过程中信息的查询、病情的描述、诊疗过程等全过程地监控，特别是患者的信息，一经形成就无法篡改，查询利用患者信息全程留痕，确保患者档案信息的私密性。

3.2.2建立区块链医疗档案体系。医疗档案与医疗保险相结合贯通已在部分医院开始试行，依靠区块链对医疗档案安全性，确保医疗档案不受经济利益驱使而被篡改。同时，二者相互结合后能够改善医疗保障系统报销效率，提升患者的幸福感。区块链技术作为新兴安全保障技术，档案管理人员特别是医疗人员，要加强学习，对患者诊疗档案进行全过程跟踪，一经发现有更改迹象，要及時回溯权限，确保档案原始性、真实性。

3.3 以档案文化建设为引擎，提升医院档案管理软实力

医院档案资源开发和文化建设与数据化管理具有天然的耦合性。医院数据化管理为医院档案文化建设、提升医院软实力开拓了广阔的平台和空间。档案文化建设的要素主要包括档案资源的开发、文化平台的建设与宣传推介。从档案资源开发来讲，要深入研究医院档案结构，打造医院档案特色，要特别重视影像、图片、短视频的收集与研究，以期能够深度挖掘出有深度、有温度、有力度的医院文化内涵[2]。要创新资源开发方式，档案管理人员要从编写大事件、文件汇编等传统的方式解脱出来，坚持以面向公众为着力点，以公众需求为导向开展编研开发。有的医院开辟了抖音号，对公众关心的病症或者公共卫生事件，以简短、通俗的语言讲解知识，答疑解惑。类似这种形式就及时抓住了公众的关心什么、喜爱什么，哪种方式最有效，真正地提升了医院的影响力。从平台建设来讲，目前大多数医院都有微信公众号、抖音号等，做到新媒体的全覆盖，但是平台建设的内容却参差不齐，有的医院内容过于刻板单调，难以引起公众兴趣。从档案角度展示医院成就和内涵，能够增强平台的吸引力和兴趣度，讲述某份处方背后的故事、展示疫情战书中的家国情怀等形式。这些形式能够体现医院厚重的人文情况，从档案中汲取精神力量，起到影响人、激励人的独特作用。从宣传推介来讲，要积极走出去加强合作，通过电视媒体、党报党刊，开设档案文化专栏、专题讲座、线上展览等形式，紧扣关键节点需求，以档案的厚重感提升宣传的层次感，既引人入胜又富含教育性，体现档案的育人功效。

3.4 以高质量要素支撑为基础，提升医院档案管理保障力

对于医院专业化部门来说，档案工作重视程度不够、支撑力不足的问题严重阻碍档案工作的高水平推进。新时代，档案工作的重要性越来越凸显，医院管理层要以时不我待的紧迫感做好档案工作。从领导机制来说，建立健全组织领导机构，统一领导协同档案工作事宜，尤其是落实档案工作长远规划、人才配备、资金支持等方面给予协调处理；坚持档案工作与医院业务工作有机结合，打破两张皮现象，为档案工作发挥作用提供更广阔的平台和空间。从人才配备上讲，要配足配齐档案管理人员，在数据化建设、信息维护等领域，要安排有相关知识背景的人员匹配。要打破人才晋升通道，多年来档案工作人员处于领导不重视、晋升困难的尴尬地位，医院领导层要及时转变思维，在平台建设、职称晋升、培训力度上给予保障，提升档案人员职业荣誉感，激发工作热情。从资金保障来讲，档案工作是一项高投入的工程，其效果是隐性长期的。管理者要从医院文化建设的角度看待档案工作的历史性和现代价值，在智慧医院搭建过程中同步开展档案工作的数据化建设，充分挖掘档案资源的内生潜力，用新技术展现档案独特魅力、时代价值和育人功能，以档案的软实力提升医院的硬实力，推动医院综合实力的提升，更好地为人民群众的健康服务。

参考文献

[1]汪海英.区块链技术在电子档案管理中的应用探讨[J].中国管理信息化，2022（08）：15.

[2]孙大东，向晓旭.新《档案法》实施背景下档案文创产品价值共创策略探析[J].档案与建设，2021（09）：16-20.

作者简介：马茂盛（1979— ），山东省单县中心医院档案室主任、副研究馆员，研究方向：档案管理。