做好单位档案管理工作的高效方法探索

2023-11-23邱巍

兰台内外 2023年30期

摘要：单位档案的高效管理，对于组织的正常运营和长期发展十分重要。本文首先对单位档案高效化管理在资源管理、法律合规、信息共享与协作、制度化与规范化、历史传承与文化建设方面具有的重要性展开分析，明确了解单位档案高效化管理存在的问题，包括档案管理工作过于表面化、档案管理设施更新不及时、档案管理观念缺乏先进性、缺乏对档案管理工作的关注、无法及时更新档案信息、档案管理人员缺乏专业性。在此基础上，结合具体问题，从更新档案管理模式、增加档案管理资金投入、提升单位档案服务水平、推动档案资源数字化发展、增强单位档案管理人员整体实力、加大档案高效化管理推广力度几个层面入手，论述单位档案高效化管理的有效路径，以期为单位档案管理工作实现长期、稳定、可持续发展提供依据。

关键词：单位档案；管理工作；问题；高效方法

单位档案管理工作是指组织或企业为了保管、管理和利用自身产生、收集和积累的各类档案资料而进行的一系列活动，包括对档案的收集、整理、归档、保管、检索、利用等方面的管理和操作，旨在确保档案的完整性、可靠性、安全性和合规性，同时满足组织内外对相关信息的需求。单位档案管理是保障单位正常运转和发展所必需的重要工作，然而在实践中，许多单位仍然面临着档案管理效率低下、档案利用不便等问题。单位档案高效化管理工作能够提供可靠的信息支持、保护和维护单位资产、加强单位文化建设、提升工作效率和协作效能，满足合规要求和应对风险挑战等，意义重大。单位应重视档案高效化管理工作，将其纳入战略规划和日常运营管理中，推动单位的可持续发展。

1 单位档案高效化管理的重要性

1.1 资源管理

单位的档案涵盖了丰富的信息和数据。这些信息对于组织的决策制定、业务运营等方面至关重要。高效管理单位档案可以确保信息的及时获取与准确性，提高决策的科学性与准确性。合理利用和管理档案资源，可以最大化地发挥其对组织运营的支持作用。

1.2 法律合规

档案管理涉及一系列的法律法规和规章制度，包括数据保护、隐私保护等方面。高效管理单位档案可以确保其合法合规，遵循相关法律法规的要求，避免因档案管理不当而引发的法律风险和法律责任。

1.3 信息共享与协作

单位档案记录了组织的历史信息、经验教训、项目成果等，对于组织内不同部门之间的信息共享和协作具有重要的作用。高效管理单位档案可以实现信息的快速查询、共享与传递，促进部门间的合作与协同，提高工作效率和团队协作能力。

1.4 制度化与规范化

单位的档案管理应该遵循一定的制度和规范，包括文件的分类、归档、保管、销毁等流程。高效管理单位档案可以建立科学有效的档案管理制度，规范管理流程，防止档案遗失、损坏或泄露等情况的发生，保障档案的完整性和可靠性。

1.5 历史传承与文化建设

单位档案记录了组织的历史沿革、文化传承和价值观，高效管理单位档案可以保留并传承组织的历史与文化，加深员工对组织的认同感和归属感，营造积极向上的企业文化，促进组织的稳定发展。

2 做好单位档案高效化管理必须解决的问题

2.1 档案管理工作表面化

单位对档案管理的重要性和价值缺乏充分认识，将档案管理仅仅看作是一种形式上的义务，忽视档案对单位日常运作、决策和发展的支撑作用。这种认识的缺失，会导致档案管理工作流于表面化，无法深入贯彻到实际工作中；也会导致档案管理人员只顾应付工作而不思进取，加剧档案管理工作表面化程度。

2.2 档案管理设施更新不及时

单位没有深刻认识到档案管理设施更新对于提高档案管理效率和质量的重要性，导致档案管理设施长期处于滞后状态，无法满足档案管理工作的需求。由于单位在经费投入上缺乏应有重视，档案管理设施很难得到及时更新和维护，限制了档案高效化管理的有效实施。

2.3 档案管理观念缺乏先进性

单位在档案管理工作中习惯于传统的模式和方法，忽视了信息技术的应用和现代化管理的需求，对数字化档案管理和信息化技术的运用持保守态度，造成管理观念的滞后。管理层对档案管理的先进观念缺乏认识和重视，缺乏对档案工作的引领和推动，导致高效化档案管理观念难以得到有效传播和贯彻。

2.4 无法及时更新档案信息

由于單位档案信息更新工作由多名人员分散进行，或者由其他岗位人员兼职负责。在这种分散和兼职状态下，更新工作没有得到专门人员的全面关注和集中管理，导致档案信息容易出现更新延误和质量问题；现代档案管理需要借助信息化技术实现档案信息的及时更新和统一管理，如果单位没有建立合适的档案信息管理系统或技术工具缺乏完善性，档案信息的更新工作就受到限制。长期使用手工方式记录和管理档案信息，增加了错误和遗漏的概率，无法满足档案更新和高效管理的需求。

2.5 档案管理人员缺乏专业性

档案管理是一个实时发展和演变的领域，新的理论和技术不断涌现。如果档案管理人员没有得到持续学习和专业知识更新的机会，他们便无法掌握最新的档案管理理念和实践技能，难以适应和满足档案高效化管理的要求；如果单位没有建立起明确的档案管理人员的岗位职责和晋升机制，缺乏对专业发展的动力和目标，便会降低档案管理人员学习专业知识和技能的主动性，影响其专业水平的提高。再加上单位对档案管理职位的待遇和评价不够重视，还会引发人才流失，使团队建设陷入困境；档案管理需要与其他相关领域的专业人员进行交流和合作，才能获得更多的专业支持和共享经验。如果单位没有建立和专业机构的联系与合作关系，档案管理人员的专业交流和能力提升渠道就会受到限制，影响其专业性的发展。

3 单位档案高效化管理的有效路径

3.1 更新档案管理模式

随着信息技术的快速发展，将传统的纸质档案逐步数字化是更新档案管理模式的重要举措。通过建立电子数据库、电子文档管理系统，能够实现单位档案的数字化整理、存储、查询和共享，提高档案管理的效率和准确性。通过云存储技术，实现远程访问和备份，能够提高单位档案管理的安全性和可靠性。利用人工智能、大数据分析、自动化设备等技术手段，能够提升单位档案管理的智能化水平。通过文本识别技术和自动归档系统，可以提高档案的分类、索引和检索准确度，节约人力资源；通过数据挖掘和分析技术，可以实现档案数据的深度分析和利用，为单位决策提供科学依据。

3.2 增加档案管理资金投入

通常情况下，单位档案管理设施包括档案库房、存储设备、保护材料等。投资于建设和改造符合标准要求的档案库房，提供恰当的环境和保护条件，可以有效防止档案的损毁和遗失。适时更新和提升存储设备，如数字化存储设备、精密的防火防水设备等，有助于提高档案存储的安全性和便捷性。随着信息技术的发展，投资于档案管理系统和相关的技术工具，引进和使用智能化档案管理软件，可以实现自动化的档案整理和索引，提高单位档案检索的准确性和速度。投资于人工智能、大数据分析等前沿技术的研发和应用，有助于实现单位档案的智能化管理和资料的深度挖掘。

3.3 提升单位档案服务水平

通过制定明确的档案查阅和借阅制度，规范用户申请和档案服务流程，能够确保单位档案服务顺畅运作。建立档案借阅预约系统、在线查询和申请服务平台，为档案管理提供便捷的服务渠道，优化用户体验。通过举办宣传活动、编制档案宣传材料、开展文化活动等方式，加强对单位档案管理和档案利用的宣传和教育，能够提高用户对档案服务的认知和重视度。加强与用户的沟通和互动，借助用户反馈机制和满意度调查等手段，不断改进和优化档案服务，打造出优质的档案服务品牌。

3.4 推动档案资源数字化发展

制定一份内容清晰、目标明确的数字化档案发展规划，精准定位数字化档案的目标和步骤，为数字化工程提供指导和框架。规划中应包括数字化档案的范围、标准和要求、相应的资源投入、技术支持、管理措施等，确保数字化档案发展具有系统性、规范性、可持续性，为单位档案管理提供有力支撑。数字化档案发展需要依托于先进的数字化设备和技术，通过投资和引进这些设备与技术，使单位数字化档案的采集、整理、存储、检索等环节更加高效、智能。例如，引进高速扫描仪和图像处理软件，可以实现大量纸质档案的快速数字化；引入文本识别技术和自动化归档系统，可以实现档案信息的自动化整理和索引。因此，适当增加数字化设备和技术的投入，对推动档案资源的数字化发展具有重要意义。建立一套专业的数字档案管理平台和系统，实现数字档案的集中管理和共享。该平台应具备安全、可靠的存储和传输机制，便捷、高效的检索和查询功能，完善、全面的权限管理和审计功能，可以促进档案资源的整合和利用，为单位提供便捷的数字化档案服务，提高档案管理的效率和质量。

3.5 增强单位档案管理人员整体实力

建立健全的档案管理人员培训机制，包括组织内部培训、外部培训和专业认证，提升档案管理人员的专业知识和技能。培训内容可以涵盖档案管理理论、法律法规、信息技術等方面，帮助管理人员掌握更全面、专业的档案管理知识，提高其整体实力。除了专业知识和技能，档案管理人员的综合素质也极为重要。单位可以通过组织员工培训和职业发展规划，提升管理人员的沟通能力、团队协作能力、问题解决能力等。鼓励档案管理人员参与学术研究、行业交流和实践活动，培养其独立思考和创新能力，适应变化多样的档案管理工作环境。单位可以实施薪酬激励、岗位晋升、荣誉表彰等多元化激励手段，激发档案管理人员的工作动力和创造力。建立绩效评估体系，对档案管理人员的工作表现进行绩效考核和奖惩，促进其工作质量和效率的提升。在档案高效化管理过程中，档案管理人员往往需要与其他部门和专业人员密切合作。单位可以组织跨部门的项目团队，推动彼此间的沟通与协作，促进知识共享和工作流程的优化。鼓励档案管理人员参加相关行业组织的研讨会、研讨会和培训课程，与其他专业人士进行交流和学习，借鉴其他单位的成功经验。

3.6 加大档案高效化管理推广力度

单位应选择其他典型单位或部门，作为档案高效化管理的示范项目，展示其在档案管理方面的优秀做法和成果，建立经验交流平台，定期组织档案管理人员交流会议或座谈会，分享经验、解决问题，促进跨单位之间的学习和借鉴。单位应与国家档案局、档案学会等相关机构和专业组织积极合作，共同推动档案高效化管理的发展。合作可以包括联合开展研究项目、举办专题研讨会、共同编制指南和标准等。借助这些合作，获取更多的支持和资源，加速档案高效化管理推广的进程。单位应建立档案高效化管理的评估指标和考核体系，对档案管理进行定期评估和排名。

结语

单位档案管理工作的高效方法探索是一个持续不断的过程，通过科学规范的档案管理，可以为组织的决策制定、业务运营和文化传承提供重要的支持和依据。本文介绍了一些提高档案管理效能的方法，并强调了制度建设、人员培训和数字化管理的重要性。然而，档案管理的需求和挑战在不断变化，未来还需要进一步深化研究和实践，不断探索和创新，以适应信息化时代的发展要求。相信通过不断努力和改进，单位档案管理工作将实现更高水平的效率和质量，为单位的发展提供源源不断的支持。

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