浅议信息化建设在医院档案管理中的价值及地位

吴琦

摘要：随着社会的发展和进步，医院改革也进入了深水期和攻坚期。在网络信息化时代，档案与信息科技的结合，将是一种必然的发展趋势，面对日益激烈的竞争，医院档案管理也必须与时俱进，以实现档案管理的信息化为基础，不断提升档案管理的工作效率和服务质量。

关键词：信息化建设 医院档案管理 策略

传统模式下的医院档案管理水平取决于档案管理人员的职业技能和责任心、医院对档案管理的重视程度、医院管理能力以及硬件设施条件，因此各个医院的档案管理会存在较大程度上的差异。随着社会的进步，信息化水平不断提高，信息化管理也越来越普及，传统的档案管理手段逐渐跟不上时代发展的步伐，实现信息化管理成为适应网络时代下档案管理工作内在需求的必然选择。

一、医院信息化发展的现状分析及意义

当前，我国大部分三级医院已经将信息化管理运用到档案管理中，建立起了比较规范的信息管理系统，实现了网络挂号和电子取号，一定程度上解决了挂号难、排队难等问题，并且在收费、发药，病号入院、医嘱处理、出院结算以及药品采购、入库、出库等方面运用了计算机管理，大大缩短了就医时间，提高了工作效率。这种电子化办公的运用，改变了纸质环境下信息的传递和查阅方式，在为医院工作带来高效快捷的同时，也打破了传统的档案管理和利用模式。从单纯的纸质卷宗，到光盘存储，再到网络管理系统，从卷宗的翻阅，到光盘的浏览，再到网络信息平台搜索，档案管理的信息化在日益增强，对人们的影响也日益深远。因此，只有不断加快医院档案信息化建设步伐，才能适应网络信息技术发展的客观要求，才能满足网络时代人们的多元化需求。

首先，信息手段下的档案管理可以利用高速扫描仪、字符识别仪、语音识别仪、光盘刻录机等数据录入和存储设备实现档案材料的电子扫描和数据转换，不仅节约了纸张耗材，同时还可以对数据资料进行永久性存储和保护。其次，传统的档案管理多以纸质为存储介质，容易受潮、生虫、腐烂，对档案管理的建筑面积和室内温控提出了诸多条件和限制。而信息时代下的档案管理，海量的光盘介质和网络空间为大量文件的保存提供了可能，不仅节省人力、物力和财力，还易于保存。再次，传统条件下的档案查询不仅繁琐，且效率低下，出于保护目的，某些珍贵档案还禁止借阅，而且档案的查询和借阅也局限于档案室内，借阅和归还流程相对复杂。而信息化建设可以使所有档案在网络上共享，通过加密、为各级档案管理员和一般使用者设置权限等行之有效的手段划分管理者权限，让用户在线检索和查阅档案，不仅简化了档案使用流程，也使用户可以足不出户随时随地查阅档案，在优化资源配置，提高档案利用率的同时，也提高了管理效率。

二、当前医院档案信息化管理存在的主要问题

（一）档案信息化管理意识缺乏

尽管档案信息化管理能为医院带来诸多好处，也是适应时代发展的必然趋势，但当前仍然有部分医院领导对档案管理的信息化建设重视程度不够。这就导致在档案信息化建设上的资金投入不到位，而医院档案管理要实现信息化，无论是硬件设备的购置还是网络基础设施的建设，都需要资金的支持。资金的短缺在一定程度上限制了档案管理信息化建设的进程。

（二）档案管理人员素质有待提高

部分医院现有的档案管理人员年龄偏大，计算机网络管理知识和技术能力相对欠缺，即使有电脑知识较好的年轻管理人员，也因为医院对其业务能力要求不高，培训不够，致使档案管理人员技能普遍偏低。医院档案管理的信息化不仅要求提高管理者的思想认识，而且要求大幅度提升管理者的能力和素质。在传统管理体制下，医院对档案工作普遍重视程度不够，不少医院档案管理人员是非专业出身的，有的甚至是兼职做档案管理工作，在缺乏重视和激励的体制下，档案管理工作者的工作积极性大打折扣，也很少关注自身能力的提升。

三、改进医院档案信息化管理的建议

实现医院档案管理信息化是医疗事业可持续发展的重要保障，是医院现代化信息管理的重要组成部分，是提高医院竞争力的重要手段之一。只要能够抓住机遇，更新理念，注重人才培养和新技术应用，调动医院各职能科室积极参与配合，确定科学的发展战略，基层医院档案管理的信息化工作必然会适应时代的发展，实现一个历史性的飞跃。

信息化档案管理在遵循规范性、安全性、实用性、效益性原则的同时，还要兼顾前瞻性、归档双轨制、协作交互及长期储备的原则。要进一步完善医院档案管理信息化建设，首先，必须加强领导对健全档案管理制度的重视，只有领导重视档案建设，才能在软硬件投入上亮绿灯，档案管理工作的信息化才能顺利开展。其次，加大对档案管理人员的业务培训，加强业务考核，将评奖评优、职位晋升与业务能力挂钩，激励档案管理人员不断提升自己的业务技能和综合素质。在新的档案管理员的招聘过程中，提高准入门槛，优先录取科班出身的管理人员。再次，建立健全医院档案管理中的规章制度，结合单位实际，规范电子存档步骤，网络查阅权限，做到有法可依，有章可循。

四、结语

在当前竞争日益激烈的形势下，医院档案管理信息化符合时代发展的需要，而在医院信息化过程中，我们要对其要全面认识，在为我们带来便利的同时，也不应放松警惕，应具有安全防范意识。在建设医院信息化和医院档案管理现代化的同时，应全面把握两者之间存在的联系，并采用多种方式处理阻碍医院档案管理信息化的因素，为整体提升医院管理水平奠定坚实基础。

参考文献：

[1]朱月恒.对医院档案管理信息化的思考[J].中国医药指南，2012，（35）.

[2]王珊珊，张燕.浅谈如何加强医院档案管理的信息化建设[J].档案天地，2010，（11）.

（作者单位：四平中心医院保卫处）