PDCA循环理论在医院档案管理中的运用研究

摘  要：PDCA循环理论是成熟的管理学利用，对于探索在大数据背景下提升档案管理水平具有重要理论意义。本文从该理论的特点和步骤出发，深入分析了PDCA循环理论视野下，医院档案管理存在的问题，并提出了可行性的路径分析，以期为转型时期的医院档案管理工作提供可借鉴的经验。

关键词：PDCA循环理论；医院档案管理；实践路径

PDCA循环理论作为管理学中的经典理论，广泛应用于各项管理实践。在新一轮信息化浪潮下，医院档案管理进入了新阶段，把PDCA循环理论应用于现代医院档案管理实践，能够构建现代化的医院档案标准化模式，提升档案资源服务能力，展示档案的独特应用价值。

1 PDCA循环理论概述

PDCA循环理论是美国管理科学家Walter A.Shewhart提出的著名管理理论，由管理学家戴明将其进行推广应用，因此又被称为“戴明环”。PDCA循环理论是“Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）、Dction（行动）”的简写[1]，虽然该理论字面意思较为简单，但是作为循环理论，需要不断地优化各环节，进行有目的和针对性的改进，是符合认识论的通用办事程序。

1.1 PDCA循环理论的主要特点

PDCA循环理论的主要特点是完整性、统一性、连续性。在实际应用中，PDCA循环理论的每一个环节都是一个整体，缺少任何一环都无法达到预期效果。同时，该理论的四个阶段是对立统一的集合体，形成一个大环套小环，一环扣一环，互相制约，互为补充的有机整体。PDCA循环理论又是四个连续较强的整体，上一级的循环是下一级循环的依据，下一级的循环是上一级循环的落实和具体化。虽然PDCA循环是四个环节周而复始地轮转[2]，但不是低水平重复，而是阶梯式上升的过程，每一次循环都能解决问题，并创造新的经验和做法，推动管理质量的不断提升。

1.2 PDCA循环理论的八个步骤

PDCA的核心在“閉环”，就是要在不断地循环往复中，螺旋式地提升，因此该理论每个环节都不能确实。P环节作为基础项，主要囊括前四个步骤：一是找问题，通过分析现状，发现症结所在；二是找原因，分析问题的影响因素；三是找要因，抓住事物发展中的主要矛盾；四是定计划，根据矛盾的主要方面，设定发展目标，制定可行性的计划。D环节作为实施解决，主要包含第五步，既按照计划加以实践，严格按照流程操作，没有遇到特殊情况，不得更改计划。C环节是第六步检查阶段，按照计划进行检查、验证实践效果，评估是否达到预期，如果没有达到预期，就需要重新制定最佳的实施方案。A环节包括第七步和第八步，主要是标准化和问题总结，对已经证明了的效果方案，进行标准化固定下来；对于需要更改的措施和问题，进行归纳总结，为下一轮PDCA循环理论提供依据。

2 PDCA循环理论视野下医院档案管理存在的问题

2.1 档案管理体制不够顺畅

根据《机关档案管理规定》，机关应该加强对档案管理的组织领导，确保上下贯通、执行有力。从医院档案管理的现状来看，突出的问题是医院各类档案管理各行其是[3]，缺乏统一领导。

2.2 档案门类发展不够均衡

面向以服务人民群众健康服务的指导宗旨，医院病例档案管理规范化、数据化、标准化程度高，比其他门类档案数字化率高、规范程度高，其主要原因是病例档案受关注高、关系医院的长远发展和社会声誉，其他档案门类属于医院内部管理，利用率较低，规范化要求不高。

2.3 档案互联互通困难重重

档案综合档案和专业档案互联互通不够通畅，各档案系统基于专业化保密要求，搭建了不同的数据管理系统，造成了各门类档案都建立个性化的管理模式，不利于档案工作的统一集中领导。病历档案涉及医保报销等涉及群众切身利益的问题，但是这些政策大都存在于机关综合档案中，由于档案信息互联程度不够，群众报销时需要重新提取文书档案进行佐证或查询，降低工作效率。

2.4 档案数据化程度不一

目前，大部分医院的病例档案已经实现了存量电子化和增量数据化，为群众和教学科研提供更为扎实的信息服务。但是，文书档案、会计档案、党建档案等综合档案数据化程度远低于病例档案。笔者对某三甲医院进行了详细调研，发现综合档案数字化率为61%，党建档案和存量文书档案的数字化最低，仅为48%，而病例档案的数字化率达到98%。

3 PDCA循环理论在医院档案管理中应用路径

3.1 计划阶段（Plan）

医院档案管理的顶层设计和实施计划对于医院档案规范化、标准化程度具有决定作用。因此，要全面分析档案事业发展的方向和趋势，制定可操作的政策规定。一是制定档案管理规范。要根据《机关档案工作规定》《档案事业“十四五”规划》《归档文件整理规则》等工作规范要求，修订机关档案“三合一”制度，推进《电子档案移交接收操作规程》《电子档案单套制管理一般要求》《电子档案证据保全规范》《电子会计档案管理规范》《档案服务外包工作规范》等标准落实，提升档案整理和收集的规范化。二是明晰档案管理体制。医院档案分类多，涉及部门广泛，需要形成党委领导、执行有力的组织结构。要建立以综合办公室为核心的架构，统一制定发展规划，加强各业务部门之间的协调配合，着力解决在档案数据化、互联互通、规范化建设方面的问题，解决工作配合出现的困难和问题，在人力、物力上争取医院的支持和保障。三是加强以人为核心的要素建设。信息化技术的加速变革，对档案管理人员的要求越来越高，要及时加强对档案管理人员在大数据、区块链、互联网+等技术培训力度，了解数字社会发展现状和方向，精准定位档案管理的方式、手段，更新管理思维和模式。要加强岗位的职责分工和考核，推动档案管理目标的实现。四是加强资金支持力度。档案数字化加工、信息系统的建设和维护都需要必要的资金支持。医院档案管理部门要提前谋划好档案数字化建设的步骤和方向，做好资金预算编制，积极争取把资金预算纳入医院长远发展规划。医院管理层要从战略高度和长远角度深刻认识做好医院数据化管理的重要性，将数据化建设工作作为常规重点工作来抓，以档案现代化管理推动医院整体工作提升。

3.2 实施阶段（Do）

在计划实施阶段，要按照提升档案治理能力现代化的要求，加强档案管理和服务的一体化建设，发挥档案在推动医院转型方面的独特作用。一是加强“三合一”制度的落实。该制度是落实医院档案保管范围、整理和归档的指导性文件。医院档案由于门类繁杂，易出现档案归档不齐全的问题，在落实保管范围时要对形成的档案材料进行系统地梳理，对新兴的新媒体档案、照片档案及时归档。比如，疫情防控期间，医护人员拍摄的短视频、手稿等真实反映了医者大爱无疆的精神，具有重要的教育价值。这些档案的收集整理，能够更好地留存好珍贵的历史记忆，有利于医院文化建设和软实力的提升。因而，医院落实档案归档范围时，要实时关注不同载体和介质档案的涌现，提高归档质量。二是强化互联互通。随着档案信息化的深入，档案管理逐步走向“聚、通、用”。目前，医院档案管理已实现信息的聚合力，专业数据管理系统实现了搭建，向着“通和用”的方向发展。“通”指的是利用档案管理系统建立一个综合档案管理中心平台，将档案信息资源一体化建设纳入“档案库”数字体系，统一档案接收标准的基础上，实现了档案互联互“通”的数据共享体系。这种做法在一部分三甲医院得到了应用推广。“用”指的是档案管理系统平台实现了档案信息数据即时性统计、分析，针对档案管理平台可实现档案的共享共用、扫码即知的“码上办”“即时办”“零跑腿”等服务新举措。在医院内部可实现线上资料共享，以及跨部门、跨地点的业务推进，有力的发挥“档案服务”的关键一步，避免职员在工作中形成信息孤岛。三是加强档案开发。档案资源的开发宣传是档案服务的新延伸和档案事业的新增长点。医院要将档案开发和宣传作为提升单位竞争力和软实力的新抓手，根据医院档案结构，依托档案编研开发、主题展览、宣传推介等手段，展示医院深厚的历史底蕴和医者仁心的大爱精神。

3.3 检查阶段（Check）

在PDCA循环理论中，检查阶段是承上启下的环节，在提升效能和检查落实上起到了关键作用。从医院档案角度来看，检查阶段主要是从档案收集的“规范性”、系统运行的“有效性”和档案保管的“安全性”上进行。从档案收集角度，主要检查档案收集是否按照“三合一”制度要求在范围上做到齐全完整，电子档案归集是否符合《电子档案单套制管理一般要求》，纸质档案和电子档案归档是否同步和统一；档案征集力度是否在可及范围内做到应收尽收。要着眼于利用和服务的两大主题，对档案收集的效果进行全面的评价和分析。从系统运行角度，主要检查系统运行过程中能否提供便捷有效地服务，不同主体间信息交换是否做到有限度地畅通，对系统运行的情况能否自动进行反馈。比如，档案管理涉及的审批、提醒、反馈与改进等方面，系统需要进行及时发送给用户，并提出改进意见；再比如，档案的编研、利用、宣传工作是档案工作应用的重要领域，系统要能够进行资源深度分析、整合内容等功能。同时，档案系统能否与其他业务系统进行有效衔接也是检查的重要内容，电子档案管理信息系统、办公自动化系统、业务系统等常用的信息化系统都是医院实现信息化办公、高效运营的重要工具。为了提高内部的工作效率，这些系统需要相互衔接，实现互联互通。检查数据库、API接口、网络协议等是否合理有效，成为系统检查的新内容。从档案保管“安全性”角度，档案安全的需要贯穿档案工作全过程，要对档案库房安全、实体安全、信息安全、安全保障机制方面工作开展检查，对出现的安全管理机制不顺畅、安全设施设备不完善、安全应急演练不规范、执行“八防”标准不到位、档案信息系统不健全等问题提出整改意见，实现档案管理的全面提升。

3.4 处理阶段（Action）

PDCA循环理论下，处理阶段要对突出问题进行规范性和系统性改造，提升档案管理标准化水平。处理阶段主要包括整改和创新两方面内容，在检查的基础上汲取经验教训，明晰原因和方向，在此基础上形成更为符合要求的档案管理方案，提高管理的科学化。要针对档案收集不完整、不齐全或档案整理标准化程度偏低等问题，加强收集的督导考核和技术培训，对归档范围提出更为严格的要求。要把档案资源建设面拓展，把网络媒体、口述档案、名人档案一并纳入收集范围，打造结构优化、内涵丰富的档案资源体系。对于系统运行来说，要充分发挥电子档案在医院治理中的作用，在数据交换、便捷查询、开发利用等方面彰显数据化管理的优势。针对档案系统整理能力不强的问题，系统可以设置数字化工具，通过现行文件目录、行业技术标准目录等，形成各种专题目录、文件汇编等数字化编研成果，并自动发布这些成果，使档案利用工作更好地为医院发展服务。针对资源协作不顺畅的问题，系统通过优化升级，突破复杂数据同步共享难题，打破“烟囱式”、“项目制”系统之间的集成和协作壁垒，打造数据仓库、大数据平台，提供实时准确的数据服务。对于档案安全来说，信息安全是出现隐患较多的方面。从利用大数据技术，推动档案安全创新角度来看，区块链技术无疑是档案安全保障的首选，医院档案安全性的指向主要是患者个人信息安全和教学科研资料的安全，这两方面安全涉及公众权益和医院的核心竞争力，区块链技术为这两方面提供良好的安全保障，也符合《电子文件管理办法》中对安全性的实践要求，区块链能够构建出信任的逻辑在于它的分布式节点构成的多方维护和运营，以及依靠密码学确保传输和访问的安全，从而让数据不能被篡改，也难以抵赖。区块链融合了大量信息安全方面的技术，包括数字签名、可信时间戳、分布式数据库、哈希加密等使数据保持高度安全性以及可驗证性。总之，处理阶段的问题解决和创新举措，为下一循环的“计划阶段”奠定了基础，在循环创新中提升医院档案治理体系的现代化。

参考文献

[1]王永玉.PDCA循环在中职教育车工实训中的应用[J].科学大众（科学教育），2012（10）：20.

[2]曾瑶.基于PDCA管理循环的高校学生党员教育管理创新研究[J].才智，2013（03）：10.

[3]王艳峰.大数据云时代医院档案信息化建设面临的挑战[J].财经界，2022（04）：10.

作者简介：王建军（1978— ），大学学历，山东大学齐鲁医院德州医院病房管理科馆员，研究方向：档案管理，档案利用。