建设政务服务电子档案馆存在问题及解决策略

摘 要：随着经济社会和科学技术的快速发展，人们对政府服务的要求也不断提高，尤其是企业和群众，对政府部门政务服务水平和办事效率的要求也越来越高。在信息化如此发达的时代，企业和群众对政府部门办事过程中实现“无纸化”“便利化”的需求也越来越强烈。这一过程中出现了一系列新的问题，可以通过依托一体化政务服务平台等渠道汇聚政府各业务部门在为企业和群众办事的过程中产生各类政务服务电子信息，将这些电子信息按信息化建设要求转换为电子档案，利用现代信息化技术手段将电子档案进行分类储存，将分类储存的电子档案通过政务服务信息化共享等模式，进一步提升政务服务电子档案服务功能的方式加以解决。

关键词：政务服务；电子档案馆；存在问题及策略

新修订的《档案法》明确指出：各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。建设政务服务电子档案馆是政府信息化建设不可缺少的一个重要组成部分，它将决定政府部門如何更好地服务企业和群众以及营造良好的政务服务营商环境。

政务服务电子档案馆是指各级政务服务部门为适应信息社会日益增长的政务服务电子档案信息资源管理和利用需求，依托一体化政务服务平台对服务企业和群众产生全生命周期政务服务电子档案信息进行分类、储存、管理和运用，通过一体化政务服务平台中的档案管理服务模块提供电子档案信息服务和共享利用的电子档案管理系统。该系统属于一体化政务服务平台中的一个子系统，由各级政务服务信息化建设牵头的政府数字办负责采购开发，政务服务中心信息技术部门负责日常管理工作。

1 建设政务服务电子档案馆的重要意义

依托一体化政务服务平台建设政务服务电子档案馆，主要是在不同级别、不同地区，甚至同一个地方的不同政府部门之间，利用政务服务电子档案管理系统服务功能，打通部门之间信息壁垒，实时传送和汇聚政务服务电子信息，将所有政务电子信息汇聚成规范有序的电子档案，通过信息化技术进行科学归档，形成“一人一档、一组一档、一物一档、一事一档”的电子档案管理模式，建设政务服务电子档案馆，实现政务服务电子档案共建共享共用，既便捷又安全。

1.1 促进政务数据整合，降低政府行政成本

从内部管理的角度看，政府部门服务需要降低行政成本，提高决策的科学化服务水平。目前，政府部门保存着大量的、关键的“政务数据”，是数据时代的财富拥有者，但以往由于信息技术、体制机制等限制，各级政府部门之间的信息网络往往自成体系，相互割裂，相互之间的“政务数据”难以实现互通和共享，导致政府部门掌握的“政务数据”处于割裂或休眠状态。同时由于政府各部门信息系统分割，许多“政务数据”往往需要重复采集，数据采集成本较高。随着大数据和云计算技术的发展，通过依托一体化政务服务平台建设政务服务电子档案馆，就可以实现“政务数据”统一的标准和统一的格式，加上政务服务电子档案应用广泛、保存便捷等特点，既可以提高政府部门办事效率，又降低行政成本。

从对外服务的角度看，政府部门提供政务服务以及促进经济社会发展同样需要“政务数据”支持。目前，政府部门掌握了大量关于人口、法人和城市空间地理等数据，利用一体化政务服务平台电子档案管理系统将传统的纸质材料转为电子信息，也便于政务服务工作人员归档保管。因此，科学合理利用一体化政务服务平台电子档案管理系统，可以促进政务服务电子信息有效整合，实现跨部门的政府信息资源共享和政务协同，减少提交纸质材料，有效提升政府部门服务效能。

1.2 促进政务数据共享，提升政府服务能力

当前政府各业务部门基本以自身的业务要求为出发点，未建立规范的数据共享机制和数据交换流程。建设政务服务电子档案馆，就可以打通政府部门之间的信息孤岛，将分散在各业务部门系统中的原始信息资源进行加工处理和分析挖掘，形成统一、完整、有序的电子信息资源，通过共享交换系统，实现跨行业、跨部门、跨区域的综合应用和数据共享，满足企业和群众个性化、多样化的政务服务需求。

1.3 提高窗口服务水平，助力新型城镇建设

新型城镇化的核心在于实现城乡基础设施一体化和政务服务便利化，促进经济发展、社会和谐。在新型城镇化背景下对政府政务服务水平提升提出新的要求，将城市和乡村的政务数据通过政务服务电子档案管理系统进行整合，实现数据共享与联动，缩小城乡数字鸿沟；借助互联网等手段，提供不受地域限制的政务服务，进一步扩展“政务数据”资源的覆盖范围，使得企业和群众在城乡之间、不同群体之间都能享受到便捷高效的政务服务，有助于提升政务服务标准化规范化便利化工作，促进城乡区域协调发展，推进服务型政府建设，避免企业和群众总是在城乡之间“来回跑”“多头跑”。如推行“助残扶残”事项“一件事”套餐办理，群众只需在政务服务电子档案管理系统嵌入的闽政通APP自助模块，通过人脸识别或身份证感知等方式，按照操作指令，一键调取与个人有关的电子信息，在办理事项就能实现精准预约，定时领取结果，真正给企业和群众办事带来便利。

2 建设政务服务电子档案馆存在的问题

以作者所在福鼎市为例，虽然我市在建设政务服务电子档案馆方面取得了一些成就（见图1），初步形成政务服务电子档案馆对外服务模式，但目前未真正实现跨区域政务服务电子档案馆的统一对外服务模式，在建设政务服务电子档案馆过程中仍存在不少问题，亟需加以解决。

2.1 机制体制不健全

当政府部门为企业和群众提供政务服务时，除了通过政务服务系统推行电子证照感知业务外，要求政府部门窗口及时将办理结果的电子信息生成电子证照，并推送到指定的电子证照库，但大部分政府部门窗口工作人员只顾及本部门业务需求和便利，不愿意花更多时间做好电子信息汇聚或电子证照生成和缺失登记等工作。因政府部门机制体制未建立健全，窗口工作人员未能将调取的纸质材料及时生成电子信息，并纳入政务服务电子档案管理系统监管，更无法在短时间内形成完整的政务服务电子档案，若单靠政务服务监管部门督促跟踪落实该项工作是远远不够的。在这种机制体制下，应由政府出台相关政务服务电子档案管理制度，对电子信息汇聚或电子证照生成等工作进行规范化常态化管理，将该项工作纳入政府信息化建设的考核内容。

2.2 电子信息不共享

企业和群众到政府部门办理事项，必须自己带齐相关纸质材料，政府部门工作人员最多履行一次性告知义务，但很难做到让企业和群众到窗口未带齐相关材料就能“办成事、快办事、好办事”，特别是企业和群众无法当场提交的材料，工作人员也未能通过各类网络平台调取所需的材料，让企业和群众“来回跑”“多次跑”。存在这种问题通常是政府部门之间的政务服务电子信息未对外实现共享，工作人员主要是站在部门自身安全和便利方面考虑，将办理的材料只保存于本部门自建的内网数据库中，或者只允许企业和群众通过部门开发的自助终端机查询获取，未能实现电子信息“一次录入，多方共享”。

2.3 部门认识不到位

政府部门只从自身的利益出发，未能真正秉持“把工作留给自己，把方便留给群众”的服务方式，未真正认识到建设政务服务电子档案馆的重要性，也未以便利企业和群众为出发点，解决企业和群众办事中的“堵点、难点”，存在思想不开放，认识不到位，参与不主动等。政府部门应顺应时代要求，真正创建一个便捷、高效、开放的服务型政务窗口，让企业和群众到一个部门办事，通过信息共享，就可获取相关的电子信息，真正实现“零材料”和“最多跑一次”，甚至“一次不用跑”。

3 建设政务服务电子档案馆的解决策略

3.1 加强统筹规划，推进集约化建设

一是做好电子档案系统日常维护。充分利用现有政务服务信息化建设牵头的政府部门统筹规划所购买开发的政务服务电子档案管理系统，整合政务服务信息资源，完善电子档案管理系统建设工作。该项工作依托政务服务中心信息技术人员做好政务服务电子档案管理系统日常维护工作。

二是规范电子档案系统科学管理。按照政府出台的相关制度和考核办法，督促业务部门落实政务服务电子信息汇聚，特别是政府部门自建系统所存储的原始“政务数据”，及时有序的进行统筹规划整合和集约化管理，让政府部门围绕“业务数字化、数字业务化、档案信息化”的要求，精准开发和迭代升级系统应用、网络应用和数据应用，及时向一体化政务服务平台电子档案管理系统推送电子信息，并通过信息化手段对推送的电子信息进行科学处理和优化完善，形成规范统一的政务服务电子档案，实时纳入政务服务电子档案管理系统，并对电子档案进行智能化、科学化、多样化分类储存，实现标准统一、资源共享、技术支撑和安全保障的政务服务电子档案馆。

三是提升电子档案系统服务功能。建设政务服务电子档案馆不仅能给企业和群众办事带来便利，通过向档案馆开通政务服务电子档案管理系统端口，可以将储存档案馆的纸质档案扫描上传到政务服务电子档案管理系统，提升政务服务电子档案管理系统服务功能。同时，申请人到档案馆调取纸质档案，还可以通过人脸识别或身份证感知调取个人全生命周期政务服务电子档案。

3.2 夯实支撑能力，抓好一体化服务

按照“统一标准规范，統一身份认证，统一数据共享，统一应用管理”的要求，由政府信息化建设牵头部门进一步规范政务服务电子档案管理系统运行性能、应用管理、安全监测等，做好政务服务电子档案管理系统中政务数据和网络安全防护、日常监测、风险预警、应急处置机制等工作。各部门要按照政务服务电子档案管理系统统一标准规范进行接口开发、应用接入、界面交互等，确保接入的服务模块应用功能（下接12页）

（上接09页）完备、运行稳定、体验良好。尤其是目前全国在推行政务服务“一网通办”“跨省通办”的服务机制，政务服务窗口提供统一身份认证公共支撑，实现用户身份信息跨地区、跨部门互信互认，做到共建共享共用，不断扩大电子证照等电子档案的应用领域，通过政务服务电子档案管理系统，调取储存在数据库中的相关电子档案，推动更多政务服务“网上好办、掌上可办、自助能办、跨区域通办”。

3.3 优化平台功能，提升便利化水平

建设政务服务电子档案馆，要优化电子档案管理系统服务功能，推动各项便民利企政策和办事服务直达直享，实现精准化调取和个性化推送，不断提升企业和群众体验感和获得感，结合政务服务“最前一公里”服务创新工作，在政务服务电子档案管理系统中嵌入“智能搜索、智能问答和人工解疑”等服务模块，方便企业和群众快捷精准获取相关服务信息。利用政务服务电子档案管理系统端口与政府部门自建系统无缝对接，及时将部门电子信息汇聚到政务服务电子档案管理系统，形成完整有序，资源丰富的电子信息，然后将这些电子信息进行信息化处理完善，汇聚形成规范统一的政务服务电子档案馆，通过开通政务服务系统端口，部门在为企业和群众服务时就可以感知调取应用，无需让企业和群众到档案馆调取相关材料，提高政务服务便利化水平。

结语

依托一体化政务服务平台建设政务服务电子档案馆是贯彻上级政府关于深化“放管服”改革和优化政务服务营商环境的具体要求，也是推进“互联网+政务服务”的重要举措，是提高政务服务效率的重要手段，为我市的电子信息汇聚、共享、协同、城市精细化管理和“最多跑一趟”改革提供有力支撑。随着政务服务电子档案管理系统的广泛应用，在不动产、民政、卫健、市管、人社、教育等业务系统横向打通，汇聚所有的政务服务电子信息，通过信息化技术转化成电子信息，就可以形成一个功能齐全、使用便捷的政务服务电子档案馆，企业和群众到政务服务窗口只要凭着一张身份证等相关信息就可以获取所需的电子档案，真正实现政务服务“无纸化”“零材料”的服务型政府。

作者简介：黄兆贺（1980— ），本科，福鼎市公共资源交易中心馆员，从事档案管理工作。福建省档案学会会员。