新时期高校院系行政秘书工作的思考

赵梦

摘要：众所周知，高校院系行政秘书是院系进行行政管理的主要保障，也是相关任务全面执行的重要助力，在行政管理工作中起到联系内外、承上启下的作用。新时期背景下高等院校院系行政秘书工作主要包括常规事务性工作、协调辅助性工作、应急性事务工作等。要想优化新时期背景下高等院校院系行政秘书工作，进一步提高工作效率，就要及时更新工作理念、合理设定工作职能，加大岗位学习力度、显著提升职业素养，选择科学合理的方法、统筹完成工作任务，科学开展沟通协调工作、构建和谐的人际关系，注重体现人文关怀、打造良好的外部环境。

关键词：高等院校；院系行政秘书；工作特点；实践策略

中图分类号：G647文献标志码：A文章编号：1008-3561（2023）29-0065-04

高等院校是以教学工作与科研工作为核心的教育单位，相关的行政秘书具有联系上级和下级、开展组织活动等重要作用。随着高等教育事业发展及高校教学改革工作的不断深入，高等院校发展环境发生了明显的改变，其在为高校院系行政秘书工作指明发展方向的同时，也对行政秘书工作提出了更高要求。在此背景下，高校院系行政秘书应当积极转变传统工作理念，进一步明确自身所肩负的重要岗位职责，具有良好的学习意识与学习能力，不断提升自身的人文素养与道德素养，选择更加合理的工作方法，科学做好组织协调工作，建立和谐的人际关系，创设优质的工作环境，确保行政工作效率稳固提升。下面，笔者从几个方面分析新时期背景下高等院校院系行政秘书工作特点，并且提出与之相应的实践策略。

一、高校院系行政秘书工作特点分析

1.常规事务性工作

高校院系行政秘书工作以常规事务性工作为主，其中主要包括年度考核工作、资产管理工作、考勤考核工作、职称评定工作、经费报销领取工作等，以上都是具有重复性、可预见性的工作内容。院系行政秘书是学院师生与二级学院职能部门之间沟通的桥梁，首先需要做好沟通工作与协调工作，这是院系行政秘书的重要工作职责[1]。办文工作也是院系行政秘書的重点工作内容，包括文书撰写、文书拟订、文书处理，其中最为基础的是收文发文、文档整理、文档信息归档、网络公文管理、记录会议纪要、撰写各类工作总结与工作计划等。其中，工作总结与工作计划及学院公文撰写工作，要求院系行政秘书不仅要具有良好的写作能力与信息整合能力，还要具备丰富的工作经验、专业的工作思维、良好的职业素养及与时俱进的创新精神。这需要行政秘书勤学苦练，在实践过程中不断总结工作经验，提升自身的岗位胜任能力。另外，会议筹备与接待工作、重要文件资料扫描与复印工作、办公用品与设施管理工作也是院系行政秘书的常规工作内容。除此之外，院系行政秘书还需要配合学院党政办公室做好人事工作。要积极对外引进高素质人才，不断优化师资队伍结构，并构建更加完善的人员信息资料库，便于学院针对全体教职人员开展一系列科学化、规范化管理工作，针对教职工开展年度考核工作、工资发放工作及专业技术资格证书评价审核工作[2]。

2.协调辅助性工作

院系行政秘书工作主要围绕教学工作、科研工作、学生管理工作展开，与学院中心工作高度契合，乃是院系管理工作者的助手与参谋。随着时代的变化，高校所面临的环境也会发生一些变化，因此行政工作有时可能遇到一些问题。这些问题若长时间没有得到有效解决，将会造成问题堆积，引发一系列问题。为此，院系行政秘书需要做好院系领导的参谋与助手，配合院系领导完成关系协调、来访接待及误解澄清等辅助性工作[3]。

3.应急性事务工作

除了最为基础的常规事务性工作及协调辅助性工作之外，院系行政秘书有时还需要应对一些不可预见的紧急性事务工作。比如紧急下达的临时性工作任务，事发突然，需要在规定时间内完成。这需要院系行政秘书能够正确面对复杂的工作环境，积极肩负起相应的职责，顺利完成突发事件处理工作或紧急事件处理工作等紧急性事务工作[4]。

二、新时期背景下高等院校院系行政秘书工作优化策略

1.及时更新工作理念，合理设定工作职能

当前有的学校对行政秘书工作存在片面认知，认为行政秘书的工作内容只是简单的重复性劳动，对从业人员的职业技能与职业素养并未提出严格要求。部分行政秘书也对自身所处的工作岗位缺乏深刻的认知与理解，未能将自身所掌握的知识技能及工作经验合理应用于工作岗位，严重影响到工作效率[5]。可见，为了显著提升院系行政秘书工作质量与工作效率，高校需要引导院系行政秘书从思想层面提升对自身所处工作岗位的认知，及时更新工作理念。

国际秘书联合会曾经对秘书这一岗位提出明确定义：秘书是上级领导的特殊助手，需要掌握办公室工作领域的专业技能，能在没有上级领导指导的情况下表现出自己的责任意识，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所规定的职责范围内做出正确的决定。国际秘书联合会针对秘书岗位工作做出的精准描述，足以体现高校院系行政秘书工作的重要性。因此，作为院系行政秘书应该及时更新工作理念，明确院系行政秘书的工作职能，这是顺利完成工作任务的前提条件与基础保障[6]。例如，院系行政秘书主要负责文书工作、人事工作、会议工作、档案工作及对外联系工作等。其中文书任务属于最为重要的部分，也是非常基础的部分，涉及草拟任务、校准分析任务、打印任务等，或是将相关信息按照要求存入系统。而人事工作则需要对院系内部全体教职人员开展考察和评价等工作，落实有关的奖励制度或惩罚制度。对于会议工作而言，行政秘书需要按照流程标准提前做好各项准备，合理进行协调，记录和汇总分析相应信息，并通知有关人员按照时间要求参与活动。档案工作则需要根据实际情况进行各类信息采集、档案信息整理、档案信息保存及档案信息归档工作。对外联系工作涉及与有关部门的交流，或者是与合作部门建立长期稳定的合作关系及与院系内部学生家长取得联系，顺利实现资源共建与资源共享。

2.加大岗位学习力度，显著提升职业素养

信息时代的到来，使得知识的新旧更新速度明显提升。院系行政秘书若缺乏学习意识与创新意识，未能随着时代发展及岗位调整及时学习新的知识与技能，就有可能被时代所淘汰。高等院校是以教学工作、科研工作为核心的单位，院系行政秘书经常需要与专家教授进行沟通协调，若缺乏良好的职业素养，就难以顺利完成沟通与协调任务[7]。只有具备终身学习意识，行政秘书才能在实践过程中不断提高职业素养，不断成长，不断进步，为工作效率与工作质量的进一步提升提供保障。

首先，院系行政秘书需要及时了解党的路线、党的方针及党的政策，具有政治敏锐性和鉴别力，确保工作具有创造性、系统性、原则性及预见性[8]。要自觉树立和践行社会主义核心价值观，有着良好的责任意识，形成正确的服务观念，懂得如何结合具体情况顺利完成工作任务。这方面要多向院系领导学习，院系领导通常由各个领域的专家教授担任，不仅具有丰富的专业知识，而且具有很强的行政管理能力。要认真学习、细心体会院系领导处理问题及事件的方式方法，不断汲取工作经验与养分。其次，部分科班出身的院系行政秘书需要强化对不同学科、不同专业知识的学习和理解，如法律层面、安全层面、心理层面的知识等。院系行政秘书要认真学习与自身工作相关的各方面知识和专业技能，确保在工作环节中能够合理应用多元化知识，掌握工作的主动权。除此之外，对于内部专业知识也需要具有较为深刻的认知与理解，这样才可以在实践工作中做到有的放矢。

3.选择科学合理的方法，统筹完成工作任务

院系行政秘书的工作任务较为复杂烦琐，需要其具备良好的逻辑思维能力，可以分清轻重缓急，不能顾此失彼。为此，院系行政秘书要注重选择科学合理的工作方法，制订行之有效的工作计划，统筹完成工作任务。要不断进行反思，总结经验教训，了解各类工作任务的规律与流程，确保人力资源、物力资源及信息资源可以实现合理分配[9]。例如，院系行政秘书在实际工作中需要按照各类工作任务的重要等级和程度，将工作分成特殊类型、较为特殊类型和普通类型几种形式，然后按照优先等级执行任务，严格规范工作流程[10]。又如，院系行政秘书在行政楼工作期间需要遵循系统性原则，逐一完成行政楼各个职能部门的待处理事项，这样可以节约时间成本，显著提升工作效率，避免遗漏重要工作内容。再如，一个人的精力与时间毕竟有限，院系行政秘书需要与政治辅导员建立良好的协作关系，还要建立一支數量充足、人员结构合理的学生干部队伍，如信息收集整理、一般文件发放等工作都可以交由学生干部队伍完成。另外，院系行政秘书除了要把注意力放在重要的工作内容上之外，还需要和教学秘书有着良好的沟通。教学秘书的主要职责是在上级领导的指导下开展和教学相关的工作，虽然行政秘书和教学秘书两种工作有所不同，但都是为教学这一中心任务服务的。因此，院系行政秘书需要发挥自身的岗位优势，积极配合教学秘书的工作。

4.科学开展沟通协调工作，构建和谐的人际关系

协调主要是指为实现共同目标，整合资源，确保人力资源、物力资源可以实现相互配合。需要注意的是，协调并非是在完全排斥的两极之间做出非此即彼的选择，而是选择具有关联性的内容，对差异之处进行协调与整合，达到构建和谐的关系这一目标。院系行政秘书处于中枢位置，起着承上启下、协调内外的作用，需要面对各种复杂的人际关系。这就要求院系行政秘书科学处理与各级职能部门、院系内部教师及兄弟院系之间的关系，在做好沟通与协调工作的同时，构建和谐的人际关系。例如，院系行政秘书需要与学校人事部门、教务部门、财务部门、党政办公室及后勤部门开展协调工作。院系行政秘书应在坚持原则的基础上，采用灵活多变的方法，科学开展沟通协调工作，有效化解各种矛盾冲突，保质保量地完成各个职能部门的重要部署。要将院系内部存在的实际困难与实际问题精准反馈给相关部门，从长远角度出发助力学校实现稳定发展与和谐发展。另外，院系行政秘书需要协调好与院系领导之间的关系。不同的院系领导在工作中的职责和观念有所不同，所以工作的切入点也不尽相同，看问题的角度可能存在差异性。这就要求院系行政秘书充分发挥润滑剂的作用，始终坚持协调性原则与适度性原则，坚决杜绝影响团结的行为与话语。顾全大局，构建和谐、愉悦的工作氛围，是行政管理工作顺利开展的重要保障。

不仅如此，院系行政秘书作为院系领导的助手与参谋，在实际工作环节还需要注重分析与领会院系领导的意图，在思想层面与领导同频共振，在行为层面要与领导做到步调一致，坚决杜绝越位、错位、出位等现象发生。除此之外，考虑到有关岗位工作的特殊性，院系行政秘书还需要和学校管理层之间有一定的互动。同时，部分教师也可能会将行政秘书当作管理层和自身的沟通桥梁。因此，院系行政秘书需要注意自身的言行举止，在日常工作中不能盛气凌人，也不能低声下气。要切实肩负起自身的岗位职责，不能因为自己提前知道行政事务的原委就大放厥词，自以为是，而要始终保持严于律己、宽以待人的良好品行，秉承真诚态度对待他人，必要时可以为他人提供帮助与心理疏导。作为一名合格的院系行政秘书，还需要为其他教育工作者顺利开展工作提供必要的助力与支持，竭尽所能解决实际问题，确保每项工作都能互相配合，使相关工作顺利开展。需要注意的是，随着高等教育事业的日益发展，高校教学改革工作日渐深入，各个部门之间都必须加强联系，无论是教学还是科研工作都不能局限于所在院系，所以相关工作应该得到优化。比如，学术活动、师资调配及重要课题申报等，需要多个院系之间通力合作，实现信息共建与资源共享。而院系行政秘书需要成为各个院系之间的沟通纽带与沟通桥梁，使高校内部形成良好的人际关系，使相关工作能够高质量地有序开展。

5.注重体现人文关怀，打造良好的人文环境

从组织行为学及管理学角度来看，满足组织内部员工的五项需求是组织工作顺利开展的前提条件与基础保障。五项需求中最为关键的一项是对社会整体及周围环境的认同感，对工作环境及工作岗位缺乏认同感的人员，将会失去工作的积极性与主观能动性，缺乏工作自信心，将难以实现自我激励与自我优化。为了有效解决这一问题，高校需要注重人文关怀，打造良好的人文环境，通过各种途径有效激发院系行政秘书的主观能动性与工作积极性，帮助行政秘书建立岗位自信心，确保院系行政秘书积极主动、全情投入，借助工作经验、专业知识及专业技能创造性地开展工作，为校内师生提供高质量的服务。例如，为了体现人文关怀，高校应该为院系行政秘书提供公平的职务竞争机会与岗位晋升平台，秉承知人善用这一原则，充分发挥院系行政秘书的潜能。要通过各种渠道了解院系行政秘书的工作信息，针对院系行政秘书的具体工作进行科学评价。在此基础上，要为院系行政秘书提供培训机会及业务进修机会，针对有意继续深造的院系行政秘书，需要鼓励其通过继续教育向更高学历冲刺。这样可以充分调动院系行政秘书的工作积极性与主观能动性，充分挖掘院系行政秘书的工作潜力，确保院系行政秘书工作效率与工作质量的稳固提升，为其指明良好的职业发展前景，拓展广阔的职业发展空间，努力为高等教育事业发展贡献自己的力量。

三、結语

总而言之，高等院校院系行政秘书是高校院系行政管理工作的重要力量。为了确保院系事务始终处于正常运转状态，要合理设定工作职能、显著提升职业素养、选择科学合理的工作方法、构建和谐的人际关系、打造良好的外部环境。院系行政秘书需要具备良好的学习意识与学习能力，在具体的工作中积极反思和分析，根据具体情况进行相关工作模式的优化，确保工作的创新性、稳定性和可靠性，为高等院校稳定发展、健康发展贡献自己的智慧与力量。

参考文献：

[1]王玥.中英高校行政秘书管理工作的对比分析———以华南理工大学、英国兰卡斯特大学为例[D].广州：暨南大学，2019.

[2]何敬业.目标管理视域下高校办公室工作探析[J].宿州教育学院学报，2019，22（03）：71-74.

[3]黄晓征.缓解高校行政管理人员职业倦怠的路径探究———基于工作匹配视角[J].湖北理工学院学报：人文社会科学版，2016，33（04）： 45-50.

[4]赵心.高校行政、教辅人员“三全育人”创新实践探究———以河北师范大学新闻传播学院为例[J].党史博采，2022（02）：61-62.

[5]鞠琳，凌云，曲莎莎，等.现代大学治理体系建设中高校行政人员胜任力及其提升策略研究———以A大学为例[J].高等理科教育， 2021（02）：1-9.

[6]胡玥.OKR工作法在高校后勤行政管理中的实践探索———以南京审计大学总务委员会为例[J].高校后勤研究，2020（04）：45-48.

[7]韦柳丝，欧阳文兵，张琰，等.高校附属医院行政文秘队伍构建及公文培训实践探索———以广西医科大学第一附属医院为例[J].现代医院，2022，22（08）：1228-1231.

[8]郑巍.基于服务与管理意识的高校二级学院行政办秘书的能力培养[J].人才资源开发，2016（22）：21.

[9]黄松花.高校院系优秀行政秘书的三重支撑———一条原则、两类服务、三种能力[J].办公室业务，2021（15）：90-92.

[10]梅萍.提升高校二级学院行政秘书工作执行力的对策[J].渤海大学学报：哲学社会科学版，2015，37（04）：159-160.

Reflections on the Administrative Secretary Work of University Departments in the New Era

Zhao Meng

（Jiangsu Vocational College of Information Technology， Wuxi 214000， China）

Abstract： As is well known， the administrative secretary of a university department is the main guarantee for the administrative management of the department， and also an important assistance for the comprehensive execution of related tasks. It plays a role in connecting internal and external and connecting the past and the future in administrative management work. In the context of the new era， the administrative secretarial work of departments in higher education institutions mainly includes routine routine work， coordination and auxiliary work， and emergency work. In order to optimize the administrative secretarial work of departments in higher education institutions in the new era and further improve work efficiency， it is necessary to timely update work concepts， reasonably set work functions， increase job learning efforts， significantly improve professional literacy， choose scientific and reasonable methods， coordinate work tasks， scientifically carry out communication and coordination work， build harmonious interpersonal relationships， pay attention to reflecting humanistic care， and create a good external environment.

Key words： higher education institutions；departmentadministrativesecretary；job characteristics；practicalstrategies