事业单位档案信息化的重要性及建设路径探析

摘 要：事业单位档案信息化建设是当前数字化时代的必然趋势，具有重要的现实意义和深远的历史意义。社会发展和科技进步背景下，实现档案信息化建设，能够保障档案的安全性和完整性，提升档案利用效率，促进档案管理现代化，优化工作流程，提升公共服务水平。因此，本文主要分析事业单位档案信息化的重要性，并提出建设路径，旨在发挥事业单位档案信息化建设的价值。

关键词：事业单位；信息化建设；档案；重要性

引言

随着数字化技术的不断发展，档案信息化已经成为事业单位档案管理的必然趋势。事业单位档案作为历史文化遗产和重要的社会资源，对于公众、企事业单位和政府机构都有着重要的参考价值。然而，传统的档案管理方式存在着许多问题，如信息不透明、查询不便和管理不规范等。这些问题不仅影响档案管理的效率和质量，也制约着档案资源的有效利用和共享。因此，事业单位档案信息化建设，不仅是一个重要的现实问题，也是一个深远的历史问题。

一、事业单位档案信息化的重要性

1.保障档案的安全性和完整性

事业单位档案信息化建设可以将实体档案转化为数字档案，通过信息化技术手段，将档案以数字的形式保存在计算机或服务器上，避免档案出现遗失、损坏和篡改等风险。数字化档案可以通过密码、权限控制和备份等技术手段来确保档案的安全性和完整性。此外，数字化档案还可以实现远程备份和跨地域共享等功能，进一步提高档案的安全性和完整性。

2.提高档案利用效率

事業单位档案信息化建设可以实现档案的快速检索、查询和共享，大大提高了档案利用效率。传统的实体档案需要人工检索和查阅，效率较低且容易出错，而数字化档案可以通过计算机软件实现全文检索和关键词搜索等功能，大大提高了档案的检索和查询效率。同时，数字化档案还可以实现共享功能，多个用户可以在同一时间、同一地点共享档案信息，方便快捷，节省时间和成本，为事业单位的决策和管理提供有效支持，使其能够更加准确和快速地获取所需的档案信息，做出更加科学、合理的决策。

3.促进档案管理现代化

档案信息化可以实现档案管理的规范化、科学化、自动化和信息化，促进档案管理现代化。传统的实体档案管理方式存在管理不规范、信息不全面、效率低下等问题，而数字化档案管理可以通过计算机系统实现档案的自动化管理和信息化管理，规范档案管理流程，提高管理效率和管理水平。数字化档案还可以实现档案的在线申请、借阅和归还等功能，实现档案管理的自动化和信息化，使档案管理更加科学、便捷和高效。此外，数字化档案还可以通过数据分析和挖掘等技术手段，提供更加科学、准确的档案管理决策支持，促进档案管理现代化。

4.优化工作流程

档案信息化可以实现档案管理和工作流程的优化，提高工作效率和工作质量，为事业单位的发展提供有力支持。传统的实体档案管理工作流程烦琐，需要大量的人力、物力投入，而数字化档案管理可以通过计算机系统实现档案的自动化管理和信息化管理，进一步优化工作流程，提高工作效率。数字化档案可以在多个环节自动化处理，可以实现档案的在线共享和协同工作，使工作流程更加高效和便捷。因此，档案信息化对于事业单位的发展具有非常重要的意义。

5.提高公共服务水平

档案信息化可以实现档案管理的公开和透明，提高公共服务水平，增强公众对事业单位的信任和支持。数字化档案可以实现档案的在线共享和公开，方便公众查询和获取相关信息，提高信息的公开透明度。数字化档案还可以提供多种查询方式，如关键词搜索和按时间顺序查看等，方便公众快速查询所需信息。公开、透明的数字化档案，能够促进社会和谐发展。

二、事业单位档案信息化建设路径

1.提升对档案信息化建设的重视，形成科学管理意识

首先，要树立正确的思想观念，认识到档案信息化建设的重要性和必要性，将其作为事业单位现代化发展的重要内容和支撑手段。要坚持不懈地推动档案信息化建设，把其作为事业单位转型升级的重要载体和项目，积极争取政府和社会的支持，为档案信息化建设提供必要的条件和资源。其次，要坚持不懈地抓好职工思想工作，加强职工思想政治教育，提高职工的思想觉悟和工作积极性。要通过多种形式来开展职工思想工作，加强对职工的关心、引导和帮助，让他们在工作中更加积极主动、团结协作，为档案信息化建设提供有力的支持和保障。最后，要重视档案信息化建设工作，明确工作目标、任务和责任，将领导的组织和管理作用展现出来，制定科学的管理制度和规范，加强技术支持和保障，不断提高档案信息化建设的管理水平和效率。只有这样，才能使档案信息化建设工作落到实处，实现事业单位全体工作人员上下联动和配合，进而取得预期的效果，为事业单位的现代化发展提供有力支撑。

2.制定档案信息化建设管理机制，实现数据整合共享

在事业单位档案信息化建设过程中，应该制定相关管理制度，实现数据整合与共享，具体而言，可以从以下几种方式入手：

第一，创建档案信息化工作小组，根据档案信息化建设的具体情况，确定工作小组成员，包括档案管理部门的负责人、信息技术人员和档案工作人员，明确各自的职责分工，包括档案信息化建设的规划、设计、实施、运行和维护等方面。同时，制订详细的工作计划和时间表，明确各项工作的进度和负责人，并细致梳理档案信息化建设的各个环节，包括档案信息的采集、整理、存储、查询和利用等流程，制定相应的操作规程和标准，明确档案存储格式，如元数据格式和数字化存储格式等，保证档案信息的准确性、完整性和可靠性。另外，根据具体实施情况，建立健全档案管理制度，包括档案信息的分类、命名、存储、备份和恢复等方面的规定，使档案信息化建设有章可循、有据可依。

第二，整合各种档案数据资源，推动信息化建设进程，特别要关注基础性建设。事业单位信息化建设是一个复杂的系统工程，需要统筹考虑各类要素，如硬件设备设施、软件系统，将其作为档案数据资源开发和利用的基础性条件，提升信息化建设质量和效果，在满足当前需求的同时，还能为今后的发展提供充足的空间条件。为确保信息化建设顺利进行，还要充分考虑事业单位档案管理的特点，综合当前状况的数据系统开发，可视化管理各类档案资源，提升数据分析和梳理的能力。另外，为确保档案安全，要明确档案安全管理职责和制度，制定相关规章制度和操作规程，建立健全档案安全管理体系，增设各类防火墙和杀毒软件，加固和加密网络系统，保障档案信息的安全性。并且，建立网络监控、异常监测和应急处理机制，及时发现和处理网络安全问题，做好突发事件应对和处置工作。

3.加强档案信息化建设人才管理，提升人才队伍素质

档案信息化建设人才管理是档案信息化建设过程中非常重要的一环，做好人才管理，可以提升人才队伍素质，为档案信息化建设提供强有力的人才保障。在档案信息化建设过程中，要制订完善的人才培养计划，包括培训、学习和交流，确保档案信息化建设人员的专业知识和技能不断提升，在有必要的情况下，通过制订合理的招考和选调计划，吸纳一些具有专业技术能力的人才，完善人才隊伍。需要注意的是，在招考和选调中，除关注专业素质外，还要注重招考和选调对象的综合素质，如创新能力、沟通能力和团队合作能力等。同时，还要加强教育和培训工作的落实，为新进人员提供学习和交流的机会，让其能够了解并掌握最新的档案管理技术，不断提升自身的专业素质和能力。另外，还可以制定合理的薪酬制度、晋升机制和奖励制度等，建立良好的团队氛围，鼓励档案管理人员之间的合作与交流，提高团队的凝聚力和协作效率。

4.充分应用先进的区块链技术，实现档案信息化建设

当前，很多事业单位在档案信息化建设过程中，数据体量较大，涉及内容较多，虽然现阶段区块链的发展较快，但仍处于初级阶段，还需要进一步的技术创新和应用探索等方面的努力。因此，为确保事业单位档案信息化建设过程中数据的安全性和准确性，防止数据被篡改、丢失或泄露，就要充分应用先进的区块链技术，实现信息化建设。

（1）结构设计

在事业单位档案数据区块链结构设计中，如图1所示，由多个GH块构成树枝节点，10秒就可以对哈希值进行计算，得到Gufh树的树根。在计算过程中，要注意数据安全，避免出现被篡改的情况。因此，可以应用混合共识机制，共享档案数据，还能将原始档案的数据通过多重加密的方式存储到DFG中，确保档案数据安全。

首先，初始化处理。在这一环节，处理应用的公式如下所示：

其中，为访问权限（公开、私有），GID为全局唯一标识符，c为文件完整性，为历史记录（修改记录、审核记录、访问记录），M为元数据（文件名称、创建时间、作者信息、文件格式）。

其次，上传请求合法性验证。在档案数据上传过程中请求合法性验证是非常重要的一步，在GH1节点接收到上传请求后，先要合法性验证，包括验证上传的数据是否符合规定格式、数据是否存在重复和是否存在安全隐患等。如果数据合法，那么就要对数据采取加密操作，将其存储到DFG中，并在GH块中记录相关数据信息。在GH1节点无法处理上传请求时，可以将请求转发给GH1中的其他节点进行处理，以便及时处理上传的请求，以确保上传的数据安全可靠，并方便后续的查询和管理。

最后，数量检查并发起共识信息。在Guhf树中，每个节点都有一个共识算法，用于计算新的区块和验证其他节点的区块。当GH块的数量超过10个时，Guhf树上的节点就需要对自己的区块计算，以获取新的区块K。这个计算过程可能需要一定的时间，需要耐心等待直到计算完成为止。计算完成后，节点就可以向其他节点发起共识消息。需要注意的是，在发起共识消息之前，节点需要确保自己的区块是最新的，并已经通过共识算法的验证。

其中，为输入参数（第 k 个节点的区块信息，可能包括区块头、交易记录、难度值等），为中间变量（第 k 个节点的输出当值节点，可能是一个节点的地址、公钥、哈希值等），为常量（该数据节点的签名参数，可能是一个数字签名或其他形式的验证信息）

（2）安全共享机制构建

在上述完成事业单位档案数据区块链结构设计之后，为提升信息化建设的安全性和有效性，还可以构建安全共享机制，让用户与档案数据之间实现共享，这一机制主要由系统节点、分账比结构、迅速检索机构和控制访问机构等构成。

系统节点：系统节点是整个档案数据区块链系统的核心，负责维护区块链的完整性和一致性。系统节点需要确保每个区块链节点都按照规则上传数据和验证，并负责处理数据的共识和同步，保证数据的一致性和完整性。

分账比结构：分账比结构是为确保数据在共享过程中的隐私性和安全性而设计的，是一个基于Hath树的结构，这是Merkle树的变种，它可以支持哈希树的所有操作，也支持动态节点插入和删除。在分账比结构中，每个节点都有一个独立的账户，用于记录其对档案数据的访问和使用情况。每个用户的账户都与其公钥相关联，以确保数据的安全性和隐私性。当用户请求访问数据时，系统节点会先验证用户的身份和访问权限，然后根据用户的请求提供相应的数据。由于每个系统节点只接收一个用户的请求，所以，增加系统节点的个数可以提高数据互通效率。同时，分账比结构的使用可以保证数据的安全性和隐私性，防止未经授权的访问和数据被泄露。

迅速检索机构：迅速检索机构是为提高数据的检索速度和准确性而设计的。在这个机制中，迅速检索机构负责建立索引和搜索引擎，以便用户能够快速地找到自己需要的数据信息。同时，迅速检索机构也需要确保查询接口的安全性和可靠性，防止恶意攻击和数据被泄露。

控制访问机构：控制访问机构是为保证数据的访问和使用权限而设计的。在这个机制中，控制访问机构负责管理用户的访问权限和角色，以便用户能够按照需要访问和使用数据。控制访问机构需要确保访问权限的安全性和可靠性，防止未经授权的访问和数据被泄露。

通过这些机制的构建和协同作用，可以实现档案数据的安全共享和有效利用，提高信息化建设的水平和效率。同时，也需要不断优化和完善这些机制，以应对数据不断变化的安全性挑战和需求。

三、结语

总之，实现事业单位档案信息化建设，可以提高档案管理的效率和质量，也可以保护档案的安全性和完整性，为事业单位的发展和决策提供更加可靠和科学的依据。

参考文献：

[1]梁 明.提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略探究[J].兰台内外，2023（07）：55-57.

[2]王兆欣，郄 波，宋培炎.基于区块链技术的事业单位档案管理信息化系统研究[J].中国管理信息化，2023，26（02）：178-180.

[3]王俭奎.浅议机关事业单位档案管理中存在的主要问题及应对策略[J].兰台内外，2023（02）：52-54.

[4]王俭奎.浅谈新时期如何做好机关事业单位档案管理工作[J].兰台内外，2022（34）：46-48.

[5]魏 华.提升事业单位档案管理信息化水平的合理途径分析[J].黑龙江档案，2022（05）：261-263.

[6]姜 娜.以高质量的档案管理工作助力事业单位高质量发展[J].才智，2022（31）：132-134.

作者简介：李根（1988—），男，汉族，山东菏泽人，本科，馆员，研究方向：档案管理。