搭建数字化不动产档案管理利用发展平台探索

2023-10-18刘烨

兰台内外 2023年26期

摘要：档案管理工作人员为了适应移动网络的发展，需借助数字不动产档案管理平台开展相关工作，在信息化平台中完成档案的采集、存储和更新等日常工作，以提高工作效率与质量，缓解工作压力。同时，相对于传统工作手段而言，此工作模式还可以提高不动产档案的开发和利用，从而使其发挥最大的作用。基于此，文章对数字化不动产档案管理利用平台的应用价值与关键技术展开综述，分析了其在发展中所面临的一些问题，并从建立长效投入机制、重视人才队伍建设、构建多元化保护体系等角度，对信息管理平台的发展提供了一些建议。

关键词：数字化；不动产档案管理；发展平台

不动产是私人财产重要组成之一，因此，要管理这一类的财产，就必须严谨而又精确的记录，以确保不动产所有人的利益不会受到侵害。由于私人财产的独有性，不动产档案也就有了一定的独特之处，导致我国各地区在不动产档案的管理上存在着一些差别。但是，不管管理方式有多大区别，其基本管理模式相同，即都必须遵守法律法规，并在其监管之下，由国家相关部门统一管理和调配不动产有关资料，从而保证不动产档案的完整性和真实性。

一、数字化不动产档案管理概述

第一，不动产的基本含义。我国《不动产登记暂行条例》第2条将“土地、海洋、房屋和林地等固定财产”的概念界定为“不动产”。

第二，近代不动产文件同时包括了狭义和广义两种观念。狭义概念是指借助现代化技术手法、服务制度以及技术设备完成不动产档案收集、处理、传输、编目、流通、检索和统计等工作，实现不动产档案的自动化管理。广义概念是指不动产档案管理工作的整体现代化，主要是从藏档结构、人员结构、管理、技術手段、服务手段和材料装备等方面开展的。以电子文件、纸质文件、数字文件为特色，以多样化的文件为载体。传统的不动产档案馆、电子档案馆、数字档案馆等，也包括了各种形态的混合型档案馆。馆藏包括两个方面：真实馆藏，如纸质原始档案、电子档案和虚拟馆藏，如数字档案。

第三，在数字化行政文件中，档案信息的使用和存储以电子文件和数字文件为主。在有关档案信息的调用中，要开展信息的查询工作，就需要利用电脑网络，如果利用信息系统，则可以使档案的资料更为完整，从而使档案的管理工作更为便利和有效。通过构建数字不动产文件系统，达到了对数字不动产文件系统科学管理的目的。

第四，将数字储存技术运用到实际工作中。在运用数字化技术管理不动产档案时，要在信息数据库中高效地存储不动产档案信息，就必须运用信息化储存技术，这种方法既能提高工作效率，又能保证文件资料的安全。同时，该技术还保证了档案信息存储的多样性，突破了在传统档案管理工作中的信息存储方式所存在的局限，既可以高效存储文字档案信息，又可以进一步存储视频、图片、声音等。

第五，利用计算机搜索档案信息。与传统信息档案保存相比，借助数字化不动产档案信息管理平台，使用者只需要借助档案信息编号或关键词就可以完成不动产档案信息查询。即将数字化技术运用到不动产文件的管理和使用中，既可以提高信息管理的效率，又可以保证有关用户可以更加方便地检索文件。

第六，利用网络系统管理不动产。在现代信息技术的高度普及下，科学地运用现代网络系统管理不动产档案是数字化不动产档案管理利用发展平台的一个主要特点，相比于传统的文件管理，科学地运用该技术，既可以提高工作效率，又可以更好地保证其准确度，防止因人因错误引起的管理问题，又可以节省人力，极大地降低有关工作人员的工作负荷，从而提高工作效率。

二、搭建数字化不动产档案管理利用平台价值分析

1.档案管理信息化发展背景下的客观要求

随着信息时代的到来，以互联网、大数据、云计算为代表的现代信息技术正日益广泛运用于各领域、各行业、各单位当中。根据不动产档案管理的特殊要求，有必要建立一个数字化档案管理利用平台，为各项工作创造一个良好环境提供必要支持。以不动产档案的搜集与归档为例，该工作环节既是不动产档案工作中最基本的一个步骤，又是充分挖掘与利用不动产档案资源的先决条件。利用不动产档案数字管理平台，档案馆的工作人员不必到不同的地方去搜集资料，而是可以利用互联网的传送，及时方便地获取不动产有关的资料和文件，再对其进行筛选、归档、编目和分类，完成对不动产档案信息的保存。

2.提升不动产档案的管理与利用水平

不动产文件的高价值特性，要求档案工作者不仅要按照有关部门的规定做好前期的收集、归档和保存等日常管理工作，还要按照使用者的需要，对文件价值的挖掘和利用。不动产文件的数量庞大、类型繁多，受传统工作模式的局限性影响，给文件的查询和保存带来了很大的困难。建立一个不动产档案数字化管理利用平台，能够使用计算机来实现对其快速检索，并在庞大的档案数据库中用关键词搜索的方法来寻找到用户所需要的档案资料，从而提高了档案的服务质量。在此基础上，还可以通过电脑定期备份和更新不动产档案信息，使其更加具有实际意义。

三、数字化不动产档案管理利用平台的核心技术

1.基于大数据的快速检索技术

不动产档案信息数量浩如烟海，能否以最快速度找到所需文件，体现了档案管理工作者的工作效率。在建立并应用了数字化管理平台之后，可以运用大数据技术，在电脑查询系统中输入关键字，从而迅速查找到所需要的文件。通过使用快速检索技术，不仅可以提高数字化不动产档案的管理效率，还可以为档案借阅者节约等候的时间，改善使用者的服务体验。

2.基于云服务器的安全存储技术

与传统的纸质档案资料相比，电子化的档案资料可以降低纸质档案资料易损坏和丢失问题，但同时也存在一定的安全性问题，尤其是一些价值高的档案资料，更是成了不法分子觊觎的目标。近几年，由于黑客攻击、病毒入侵而导致的数字不动产档案信息泄露问题屡见不鲜。为解决该问题，在建设不动产数字文件的基础上，可以采用云计算为基础的信息安全存储技术。其主要特征是将传统的物理服务器作为数据的储存方式，转移到了云端。这种云服务器一般都是特定的企业经营，如阿里云、百度云等。它不但具有巨大的储存能力，还具有更高的安全性。不动产档案管理部门根据文件的价值将文件分类，将具有更高价值的文件通过云端服务器保存起来，从而有效保障不动产档案信息的安全与隐私。

3.基于AI的开发利用技术

不动产档案管理的终极目标，就是基于档案数据，并从这些数据中挖掘出有用的信息，为不动产管理工作提供必要的参考。为此，将人工智能技术应用于建设数字信息系统中，以提高信息系统的整体效率。从具体的应用角度来观察，其具体体现在以下几个方面：一是预警预测功能，也就是分析不动产交易、政府回收信息，从而精确预测不动产市场的发展，从而使政府各职能部门可以采取相应的管理措施，保证不动产市场的良性和有序发展；二是“市场分析”职能，它可以构建一个完整、全面、有价值的房产交易数据库，发现房产市场中各种类型房产的状况和未来的发展趋势，并将这些数据及时传递给社会，从而指导房产开发商合理地投资，实现科学的决策和规避风险的目标。

四、不动产档案管理面临的问题

1.因体量巨大，不利于管理

由于我国人口众多，使得不动产档案的管理变得非常困难。现代不动产的档案具有多样性，且相对分布较为分散，各地对其的管理方法也不尽相同。目前，不动产档案管理工作还不能够完全由人工智能完成，需要依靠手工完成初步资料的归类和整理。要想达到真正意义上的数字化管理，就要求所有的部门都可以对其展开统一管理，并要掌握好各自的责任和权利，做到两者合一，使其应用价值在法律法规的监管下，得到最大限度地发挥。

2.工作效率低下

因为不动产档案体量庞大，从最初的搜集到后期的整理、利用是一项十分繁重的工作。数字化不动产档案资料是不动产档案管理的重要环节。在当今社会，很多行业、领域都已经与信息化技术相融合，不动产档案管理也必须与时俱进，与信息技术紧密结合，真正实现档案管理数字化。这是一个巨大的挑战，但也是开展不动产档案管理信息化的机遇。

五、数字化不动产档案管理利用发展平台创建策略

1.强化档案管理意识

在管理利用不动产档案信息时，要保证档案管理人员具有先进的档案管理意识，这是开展不动产档案管理信息化建设的关键基础。只有档案管理人员拥有較高的档案管理意识，才能保证在归档、整理和利用档案资料的过程中具有更高的规范性，从而更大程度地实现不动产档案数字化建设，更好地保障城市建设。对于今后不动产档案管理工作的开展方向，档案管理工作人员要有清晰的认知，并以此不断提高不动产档案的管理水平，保证在城镇化进程中档案管理工作可以迅速地提供所需的、精确的参考资料。

2.构建档案信息数据库

在不动产档案管理中，数字化管理与发展平台拥有以电子数据方式保存的不动产档案文件，想要有效管理这些数量巨大、类型众多的不动产文件，就需要根据不动产档案文件的复杂程度，建立一个科学的信息数据库，并将有关的档案文件加以安全保存，确保市政工作人员可以有效地查找和使用这些文件，从而提高城市化工作的效率。在建立数据库的时候，要保证既能高效地保存不动产档案文件，还要能细致分类不动产档案文件，并能对其高效处理。在信息数据库建立完毕，要配备专门的运维人员，对计算机系统展开科学的管理和维护，还要有一个独立的部门定期维护信息数据，以保证不动产档案文件的安全。

3.建立长效的投入机制

要确保不动产档案管理信息应用系统的正常运行，就必须有长期投资的计划安排，还要有完善的硬件设备设施，以保障信息技术应用系统的正常运行。比如，档案管理机关应该配备一名专职的平台管理员，经常检测硬件设备设施，在日常维修的同时，还必须及时淘汰和更新过时的设备设施，从而提升数字化管理平台的运营效能。在应用软件上，也要及时升级，为不动产档案管理和使用等工作提供更多的便利。此外，可以组织专项的培训教育，通过聘请教授、讲师等方式，培训在岗档案管理人员，从而提升其对不动产数字文件管理与使用平台的运用能力。

4.强化档案信息整合

在具体管理不动产档案时，必须保证其管理工作具有较高的信息化程度。不动产档案管理大数据化是发展的必然趋势，在不动产档案数字化的具体实施中，各行业、各部门的工作人员都要通力合作，光凭个别工作人员的能力是达不到高效、有序开展不动产档案管理信息化建设的。数字化体系要与经济和社会的发展同步，要注重信息化技术的应用，还要有机地结合起来，同时，要对其加强宣传，以达到更高层次的数字化建设。

5.设置档案管理指标

开展数字化不动产档案管理工作，要先明确各环节的工作目标，档案工作人员在工作时应制定科学、合理的工作方案。此外，我国有关部门应制定相应的法律法规，以保障不动产档案管理工作顺利开展。在制定不动产档案数字化管理计划时，要注重各个部门之间的合作，避免业务冲突，部门领导要对工作计划展开科学评估，保证计划的可行性，并严格把控计划的实施。

6.设置信息查询系统

在城市的发展进程中，会出现很多的不动产档案信息，利用手工搜索过于烦琐，导致工作效率不高。所以，必须建立一个科学、便捷的查询体系，以对不动产档案信息开展动态管理，保证有关的档案数据可以得到实时更新，并能确保工作人员可以实时查询信息。

7.加强档案信息的保密

对于数字化不动产档案管理平台建设工作而言，由于工作内容烦琐，需要各部门协调共同完成，因此，各部门之间的高效合作是非常关键的。同时，受不动产档案的特殊性影响，各部门在收集、整理和利用档案时，必须加强档案信息的保密性，以免因信息被泄露，给不动产档案用户带来巨大的经济损失。

六、结束语

总之，要提高不动产档案的管理和使用效能，必须构建一个数字化不动产档案管理与使用的发展平台。因此，要加强档案管理意识、建设档案信息数据库、加强档案信息整合、设置档案管理指标、建设档案信息查询系统、加强档案信息保密等措施，才能科学构建数字化不动产档案管理利用发展平台。

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