事业单位档案管理信息化建设中的问题和对策探析

摘 要：当前，档案管理的地位日益提高，事业单位也将其提到了重要日程之上。随着信息技术应用范围愈加广泛，通过将信息技术与档案管理充分结合，无疑能够为档案管理提供更多便利。基于此，有必要重视事业单位档案管理，引进先进的信息技术，优化事业单位档案管理架构，全面提升档案管理效率和工作质量，激发事业单位的发展活力。

关键词：档案管理；信息化建设；問题；对策

引言

事业单位有必要有条不紊地推进档案搜集、归类整理、保管、统计和检索等多项工作，保证档案资料信息的完整性，确保档案目录的条理性，便于合理利用档案，推动事业单位发展。随着社会发展，档案信息资料不断增加，对档案管理的要求不断提高。若是仍旧以传统的人工方式或者简单的技术处理方式管理档案，就难以落实档案管理任务。为适应新的发展环境，有必要以信息技术作为优化档案管理的方式，加快档案管理信息化系统建设。

一、事业单位档案信息化管理介绍

事业单位档案信息化管理是基于信息技术、计算机技术和互联网技术等，对事业单位档案开展的一系列档案搜集、归类整理、保管、统计和检索等管理工作，旨在保证档案管理效果，提高信息资源利用率，激发事业发展活力。在信息时代，应用科学技术成为事业单位档案管理的重要发展方向。为此，更加需要积极利用先进的信息技术，完善事业单位档案信息系统，科学借助信息技术管理档案。

二、事业单位档案信息化管理价值分析

伴随着社会发展，事业单位档案信息数量与日俱增，信息类型具有多样化的特征。倘若仍旧采取传统的档案管理模式，就容易加大档案管理人员的工作压力，也容易发生档案管理混乱问题，不利于科学利用档案。如今，信息技术发展水平日益提高，应积极将信息技术应用在事业单位档案管理中。由于信息技术的性能强大，具有智慧化、自动化等特征，有助于大幅提高档案管理效率，清晰呈现档案条目。在这种情况下，就可以更好地为事业单位管理人员提供高质量的档案信息，保证其决策水平。同时，还可以帮助档案管理人员以及其他人员快速找到所需的资料信息，可以为他们提供检索便利，加快工作进度。综上，事业单位档案的信息化建设符合社会发展趋势，也符合事业单位档案管理的发展规划，应有序开展事业单位档案信息化管理工作，提高管理水平。

三、事业单位档案管理信息化建设中的问题

1.档案信息化管理意识淡薄

在不转变传统档案管理的模式下，不引进先进的科学技术，事业单位档案管理工作就容易处于止步不前甚至倒退的状态，对档案管理以及事业单位发展建设产生消极影响。目前，有的事业单位难以认识信息技术在档案管理中的重要性，缺乏利用信息技术的意识，无法有效开展档案管理工作，在一定的程度上影响了管理效果，使事业单位管理工作落后于其他单位。主要表现在以下方面：一是存在重业务，轻管理问题。事业单位多关注业务，侧重提高业务水平，但是缺乏关注档案信息化管理工作。而在得不到充分重视的情况下，事业单位档案管理工作就容易出现问题；二是受传统观念的影响。在传统观念的影响下，一些工作人员难以发现信息技术在档案管理中蕴含的重要价值，缺乏关注信息技术，也缺乏将两者建立可靠的联系，常常采取传统的人工管理手段对档案信息资料管理；三是其他部门工作人员缺乏大局意识。通常情况下，其他部门工作人员多认为自身做好本职工作即可，不用提出档案信息化管理建议，也没有必要做好这些工作。事实上，档案信息化管理与每个工作人员都具有密切联系。例如，在档案信息化管理不高的情况下，其他部门工作人员也就无法获得准确、全面的档案信息，导致在工作的过程中受到极大的阻碍。

2.缺乏搭建数字化档案管理平台

伴随着数字技术发展，数字技术性能不断提高，能够更好地为档案管理提供技术支持，科学优化档案管理工作。然而，事业单位对数字技术在档案管理中的作用认识并不深刻，极少借助先进的数字技术构建档案管理平台，未能使档案管理具有数字化发展特征。由于缺失数字化档案管理平台，加之原有的档案管理系统缺乏对接，事业单位需要在多个系统中开展档案管理活动，难以提高工作效率，加之系统缺乏对接更是降低了档案工作质量。搭建数字化档案管理平台能够更好地顺应时代发展趋势，事业单位有必要采取科学的措施，积极搭建数字化档案管理平台。相信通过搭建数字化档案管理平台，将会显著提升事业单位档案管理工作效率。

3.信息化硬件基础设施不健全

事业单位档案管理信息化建设需要先进的科学技术基础设备设施作为硬件支持，否则就难以保证事业单位档案管理信息化建设效率。然而，在普遍的事业单位中硬件基础设备设施大多数处于缺乏的状态。主要表现在：（1）缺乏高性能的计算机设备，不利于开展档案管理工作；（2）缺乏存储和档案数字化加工设备设施等。在新的发展阶段，事业单位工作事项增加，运行加大压力，而在此期间形成的资料信息更是不断增加，使工作量逐渐加大。同时，档案管理难度也在增加。而当前事业单位档案管理硬件基础设备设施建设水平并不高，不利于提升事业单位档案管理水平，因此，需要加强反思，不断完善信息化硬件基础设备设施。

4.存在档案资料信息安全问题

增强档案资料的安全性，防止出现信息被泄露问题是档案管理的目标。但是，在管理档案时容易出现一些信息安全问题。例如，利用病毒窃取与破坏档案信息。有的非法分子会借助病毒的传染性、破坏性和潜伏性窃取档案信息，甚至直接破坏档案信息。在这种情况下，事业单位档案信息的安全性就会受到影响，影响档案利用效果。如果窃取或者破坏的是事业单位关键性的档案信息，则不仅降低档案管理水平，甚至阻碍事业单位稳定发展。另外，还有直接攻击事业单位网站。有的不法分子会直接攻击事业单位网站，导致网络崩溃，使事业单位难以高效开展档案管理信息化工作。事业单位档案资料信息安全问题是不容忽视的，为解决资料信息安全问题，需要采取可靠的措施解决问题。

5.档案管理人员工作水平不高

若是档案管理人员工作水平不高，就难以适应档案管理信息化建设，降低档案管理利用率。目前，事业单位的档案管理人员素质水平有待提高。主要表现在：一是专职档案管理人员不多。档案管理信息化建设对档案管理人员综合素养、专业技能以及工作经验等要求比较高，以更好地将信息技术运用到档案管理工作中，并为信息系统构建提出科学建议。如今，高素质档案管理人员数量不多，事业单位中有的档案管理人员没有档案教育背景，工作经验不够丰富，在工作的过程中也容易遇到档案管理问题，无法顺利开展档案管理信息化建设工作。另外，虽然有的管理人员是档案专业出身，但是因为缺乏工作经验，针对档案管理中的突发问题应对能力低，缺乏掌握先进信息技术应用的能力，对档案管理信息化工作也缺乏体验与工作心得，加之思维不够活跃，不能够很好地提出创新性的档案管理信息化发展观点，同样影响信息化建设效果；二是缺少专业的档案管理培训教育。缺乏对提升档案管理人员工作水平、专业素养的有力措施，没有对开展专业化培训教育，难以提高他们的专业素养。

四、事业单位档案管理信息化建设中的措施

1.开展培训教育，增强档案人员信息化管理意识

对于事业单位来讲，有必要树立先进的档案管理观念。其中，可以借助宣传教育的方式，影响档案管理人员的思想与行为。一方面，针对档案管理人员开展宣传教育活动。增强他们的档案信息化管理意识，开展宣传教育活动，如可以在微信公众号和官网宣传信息技术在优化档案管理中发挥的价值，便于深刻认识信息技术的优势，积极将先进技术应用在档案管理中。同时，还可以组织竞赛活动，使他们在参与竞赛的过程中，提高对档案信息化管理工作的认识；另一方面，针对事业单位对其他部门工作人员开展宣传教育活动。其他部门工作人员是开展档案信息化管理工作的辅助者，在他们积极配合的情况下，就容易形成档案信息化管理合力，强化档案信息化管理效果。为实现该目的，可以推进宣传教育活动。其中，要侧重在宣传教育的过程中确保其能够树立大局意识，使他们认识到自身工作与档案信息化管理工作是密切相连的，从而积极推动档案管理工作。无论是针对档案人员还是其他工作人员开展宣传教育活动，都需要保证工作开展的常态化，并及时优化宣传教育手段，提高宣传教育水平。

2.搭建数字化档案管理平台，保证管理水平

目前，事业单位档案管理人员需要认识到搭建数字化档案管理平台，对于保证档案信息化建设水平的重要性。事业单位有必要全力搭建数字化档案管理平台。一是搜集档案信息资料，做好备案工作，把握档案管理工作，避免在管理中出现疏漏之处。二是分类处理档案信息资料，确保管理效果。其中，档案主要分为文书档案、财务档案、科技档案和业务档案等类别。档案管理人员可以按照这些类别对档案归类整理。同时，还需要根据事业单位档案信息资料，增加档案类别，科学管理档案。三是搭建数字化档案管理平台，依托数字技术，处理档案类别和内容等。其中，可以将采集管理、档案管理、业务管理、档案库管理、档案统计查询和系统管理等板块作为系统建设的重要内容，提高档案管理效率（图1）。另外，还需要根据实际情况，不断优化系统。

3.完善档案信息化基础设备设施，加强硬件支持

事业单位档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势，也是事业单位发展的必然需求，為此，需要加大对信息技术的投资和开发利用。引进与完善高性能的现代化设备设施，是促进档案管理信息化发展的基础，有必要购买高性能的现代化设施，并结合档案信息化建设情况，完善硬件设备设施，有利于多项管理工作高效开展。其中，需要开展调查研究活动，掌握信息化建设情况，并了解信息化建设要求，便于建立健全硬件基础设备设施。还需要引进功能强大的计算机，作为开展档案管理的工具。同时，还需要配置大型高速交换机、路由器、光端设备和并行处理的高性能服务器等，从而提高档案管理质量。另外，有必要根据事业单位档案管理工作需求，增加存储设备和档案数字化加工设备设施等的数量，便于提高档案信息处理水平。

4.采取多种管理措施，以保证资料信息安全

为加快事业单位档案管理信息化建设步伐，有必要关注资料信息安全问题，保证资料信息安全，否则容易导致事业单位在运行发展过程中产生一定的损失。一是聘请专业技术人员。在信息时代，事业单位在管理档案的过程中不可避免地会使用到信息技术。而由信息技术引发的安全问题，无疑会对事业单位的快速发展带来负面影响。通过聘请专业技术人员为事业单位档案管理信息技术建设提供安全技术支持，防止病毒入侵，防御不法分子对网络的攻击，有必要聘请专业技术人员。专业技术人员则需要根据安全管理要求，编写防盗信息安全软件，降低档案管理安全风险，促进事业单位健康发展。同时，还需要定期升级安全系统，提高档案安全管理水平；二是完善档案安全管理制度。当前，需要以制度规范行为，使档案管理人员在处理档案的过程中遵守安全管理规范，可明确保密条款，并签订保密协议，也可深入研究档案安全管理规范，便于细化管理规范，优化档案管理制度。

5.提高档案管理人员工作水平，强化管理质量

通过全面提升档案管理人员素养，更好地服务于事业单位档案管理信息化建设。针对档案管理人员工作水平并不高的问题，可以采取以下措施：（1）引进专业档案管理人员。引进熟悉事业单位档案信息化建设技术，并对档案信息化管理工作具有深刻认识且工作能力强的人员作为档案管理者，保证其能够高效开展档案管理信息化建设工作。可以采取人才引进和公开招聘的方式，做好人才引进工作。在引进人才的过程中，需要对其展开全方位考察，提高人才引进水平；（2）加强档案管理培训教育。通过培训教育的方式，使档案管理人员在参与培训教育的过程中增强专业能力。其中，需要构建培训教育专题，如围绕“档案信息系统建设、档案工作科学化管理、档案数字化、档案管理信息系统维护、新时期档案资源的开发利用”等形成培训教育专题，从而做好培训教育工作。与此同时，在开展培训教育活动的过程中，还需要主动与档案管理人员互动和交流，帮助他们掌握信息技术应用技巧，便于合理运用信息技术把握档案管理环节。另外，还可以利用互联网教育平台，开展在线网络教育活动，使其能够随时随地接受培训教育。

五、结语

综上所述，事业单位档案管理信息化建设是一项具有远瞻性的工作。在新时期，有必要直面事业单位档案管理信息化建设挑战，及时解决档案管理信息化建设问题，加快信息化系统建设进度，优化档案管理人才，更好地服务事业单位档案管理工作。

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作者简介：牟林辉（1983—），女，汉族，山东潍坊人，硕士研究生，档案馆员，研究方向：档案管理。